分公司办事处工作规章制度.doc
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17.0分公司办事处工作规章制度
17.1管理大纲
总公司的规章制度为驻外机构员工作业的基础，驻外机构章程是该员工的行为指南，各员工通过认真学习，从而使得业务操作正规化、工作条理化，树立公司良好的的公众形象。
17.1.1负责人职守
a严于律已，做好表率；
b心胸宽大，悉心听取意见；
c善于团结员工，做好引导工作；
d办事公正，职责分明；
e注重业绩，重视开拓，做好市场管理工作；
f要敢于承担责任。
17.1.2财务运作（实行电算化管理）
a资金流转：
用款先申请后使用，资金回笼及时；
①货款管理：
货款管理：
全部转入总公司帐上，不得当地扣留；
应收帐款管理：
对应收帐要每月定期核对，及时催收，业务员要做好清理工作。
②备用金管理：
固定费用：
书面形式向总部传真申请，由总公司负责人签字确认，由总部汇出；
办公费用：
由总公司负责人批准后报销，每月末由总公司财务部处理；
③采购费用：
小批量元件采购费用管理，采购人员按获总部批准的额度填写资金使用申请单，由总公司会计审批，并支付货款即可当地执行；
b物流监控：
做到“严格、准确、安全、迅捷”每个关键环节必须无一遗漏，货物进出仓库必须凭有效的单据，做到“货到有单，货走单随“。
①本公司产品（详见仓管员职责）
向总部申请发货或通知收货；
发货：
销售发货；样品发货；
退货：
客户退货回分公司或总公司；办事处退货回总公司；
②当地外购物品
办公用品：
集中统一购买，归仓库保管，领用时填写领用单；
生产用货物品：
原则上是需要时购买。
17.1.3业务管理
a销售业务
市场人员：
严格业务作风，培养技术型销售工程师，控制业务费用，每位业务必须掌握3~5个长期客户；
市场巩固及开拓：
对原有市场的巩固和分析，开拓新的市场；
市场信息收集及反馈：
建立客户源库，做到行业资源共享，分析行业特点，便于市场定位，并及时反馈总部；
建立权威杂志档库，同行业商家情报文档库，技术支持文样库；
业务研讨会，总结业务经验，对暴露出问题应及时反馈并解决，制定计划（日、周、月）；
业务每日晚汇报当天工作情况，集体参考，并作出下一步计划，由经理安排下日的工作；
对疑难案例当日填写疑难案例反馈表传回总部，总部产品部参考后作出方案，指导业务员的下一步行动。
b执行《XXX科技销售人员职责》。
17.1.4内务管理
a、宿舍管理：
见宿舍管理规定；
b、考勤管理及人事考核，详见办事处工作规章制度。
17.1.5表格管理：
因为管理和统计的需要，制订以下一套表格，各有关人员按要求填写；
a、每月财务部会计要完成各种表格的填写，包括对外报送的各种税务报表和内部统计表格（月度费用统计报表、销售回款情况统计表）；；
b、出纳员要填写：
存货日报表、现金日报表（每日填写）、进销存表、物料仓库差异清单（每月末填写）；
c、业务人员填写：
——业务员销售、回款情况统计表（每月）、一周工作总结样品外借、收回情况统计、新客户业务处理反馈单。
17.1.6驻外机构的财务直接受总公司的管理与监督。
17.2驻外机构仓库职责
17.2.1对库存物进行妥善保管，保证物料堆放整齐，不混杂、不变质，有明确的名称、存放地和记录物量的收发卡；
17.2.2对物料实施“先进先出”式的管理方法，入库颜色按春夏秋冬四种颜色警示。
超过三个月的物品应重新检测，重新将当季颜色贴在盒子上，有问题的应及时返回总公司；
17.2.3区分不同出入库方式，向总部申请收货，销售发货、样品发货、客户退货回办事处，办事处退货回总公司、当地采购入库等各种记录出入库凭证，保证凭单据出入库，按凭证入帐。
具体操作：
a、以总部标准品的安全量为参照，实行安全库存量（各地根据具体情况制定）调度管理，具体样例附后；
b、财务部出纳兼仓管员，出入库单据实行电脑管理，电脑打单，会计负责打单。
c、中小客户货品物流控制：
业务员递交正规合同 财务部审批 分公司经理审财务部开具出库单业务员或客户签单出库
d大宗货品物流控制：
业务员递交正规合同财务部审批分公司经理审批总部审批财务部开具出库单业务员或客户签单出库
e、新产品（OEM）及库虚产品物流控制：
需求
加工意向
客户 业务员 分公司经理审批 总部产品部审批转
60%定金、全额货款
财务部开具出库单工厂生产或仓库（总部）备货
业务员或客户签单出库
f、当地采购物流控制：
采购申请单分公司经理审批总部采购部审批总公司财务审批
分公司采购验收入库
保存完整的出库凭证；
17.2.4对出入库的物料进行数量和品质上的核查；
17.2.5进行每月一次的月底盘存工作，核查帐、卡、物是否相符，发现问题及时向财务部汇报并查明原因；
17.2.6对仓库进行定期清理，针对死库存、库存过大或少的情况向分公司经理及时的反映，使库存趋于合理。
根据周转时间，设置合理间段，采用经黄牌报警。
（红牌返回总公司，黄牌抓紧出售）；
17.2.7每月末配合总部财务部进行盘点，盘盈盘亏及时查明原因，并拿出处理意见交审计；
17.2.8对出入库单的记录要求有明确的物料来源（供应商）、去向（用户）及其他标注，并保存完整的出库凭证；
17.2.9外借样品返回时，须检查配件说明书是否齐全，是否有损坏等不良情况，产品配件说明书不齐全者，存放仓库暂存区并督促经办人打欠条。
外借或外购产品无技术部签字时，不得办理正式入库手续（可停放暂存区）；
17.2.10设立样品专柜，每种产品至少需保存样品一块，贴“样品”标签，并有技术部人员加贴的“合格”标志。
17.2.11对出入库的物品须做全面的开箱检查；
17.2.12对元器件的存放应注意同一品种的单件包装数量要一致；
17.2.13物品出入库必须有书面凭证，内部领用填写借货单，销售人员借货必须有财务部的单据，退货时必须有合同；
17.2.14出货单处理：
a送货上门的业务情况
分公司会计据经审批的销售合同打印一式五联出货单，并由分公司经理据合同验单签名后将单据交给仓管员，仓管员对一式五联的出货单确认并签字认可，一联返回财务存根，四联随货交付发货员，发货员对于接收的货物清点确认无误后在出货单签字认可，其中一联返还仓管，三联随货同行，要求客户签名盖章后，一联返回财务做帐，一联发货员留存，一联给客户。
b通过货运公司的业务
办事处经理据经审批的销售合同打印一式五联出货单，并由分公司以理据合同验单签名后将单据交给仓管员，仓管员对一式五联的出货单确认并签字认可，二联返回财务（其中一联为存根，一联做帐），三联随货交付发货员，发货员对于接收的货物清点确认无误后在出货单上签字认可，其中一联返回给仓管员，自己留存一联，一联随货同行。
随货同行联要求客户签字盖章后传真回公司。
若在发货10天内还没收到由客户签名盖章的出货单传真件，由发货员打电话确认客户是否已收到货物，发货员在电话确认客户收到货物后，在出货单上写明何时打电话确认并签字认可，将此单复印交财务。
若客户未收到货应与货运公司联系并查实货物下落情况。
17.2.15对于无入库单的货物不得入库，禁止仓管员不允许私自存放任何物品。
17.2.16货物发运时要保单价的80%以上，否则后果谁办谁负责。
17.3办公区域划分和职能机构设置外人员组成
17.3.1办公区域划分
a接待区、展示区（内墙贴装公司形象灯片；设立展示架）
b业务区、办公室
c经理室
dOQC区
e仓库区
17.3.2职能机构设置及人员组成（见职能机构图）
17.4分公司办事处经理职责
17.4.1对公司的发展方向，以经营方针进行分析总结并交公司总经理过行决策；
17.4.2推行公司制定的政策及相关的制度，使之落到实处；
17.4.3每日晚听取各部门人员的工作汇报，每周六上午召开市场会议，中午12：
00将情况传回总部，并保持对他们工作的指派和监察；
17.4.4具有对公司人员的考察权，可把人事任免计划提交总经理批示；
17.4.5对辖区范围的市场环境分析并提出开拓方案；
17.4.6主管办事处的重大外交事务；
17.4.7协调各部门的运作关系；
17.4.8处理内外的重大突发事件；
17.4.9有随时召集召开各部门会议的权力，并作出会议记录；
17.4.10负责市场人员也差情况的安排并对出差时限审批；
17.4.11负责客户投诉处理；
17.4.12处理一些特殊订单（低价单、大客户、特殊行业用户、特殊行业贸易）
17.4.13质量、防火第一责任人；
17.4.14对公司的人、财、物负全面责任；
17.4.15负责所有管理表格（月度费用统计表格、销售回款统计表、三天内预计四项计划、存货日报表、进销存表、业务员销售回款情况统计表、一周工作总结、新客户业务处理反馈清单、样品外借、收回情况统计表）的审核和按时传回总公司；
17.4.16每月15、30日检查仓库坏品区，对坏品交加回总部处理。
17.5办事处技术部职责
17.5.1负责处理公司对客户的技术支持；
a客户购买公司产品后，不会使用；
b客户使用公司产品时，出现技术问题；
17.5.2负责处理对办事处内部的技术支持；
a临时性的整机装配；
b对外购品的入库检测；
c客户退货品由业务员和技术人员共同判断是否为本公司产品，对属于本公司的产品进检测。
17.5.3销售业务
市场人员：
严格业务作风，培养技术型销售工程师，控制业务费用，每位业务必须掌握3~5个长期客户；
市场巩固及开拓：
对原有市场的巩固和分析，开拓新的市场；
市场信息收集及反馈：
建立客户源库，做到行业资源共享，分析行业特点，便于市场定位，并及时反馈总部；
建立权威杂志档库，同行业商家情报文档库，技术支持文档库；
业务研讨会，总结业务经验，对暴露出问题应及时反馈并解决，制定计划（日、周、月）；
业务每日晚汇报当天工作情况，集体参考，并作出下一步计划，由经理安排下日的工作；
对疑难案例当日填写疑难案例反馈表传回总部，总部负责人员集体参考后作出方案，指导业务员的下一步行动。
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