第一章 项目监理档案资料管理办法.docx

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第一章项目监理档案资料管理办法

项目监理档案资料管理办法A0版第一章武汉中建监理有限公司现场监理工作标准之一项目监理档案资料管理办法一、目的为加强项目质量管理体系的有效运行，进一步强化项目实施手册的可操作性管理，规范项目工程监理资料管理工作，做到统一的分类、存档、编号、移交和归档，强调项目资料的统一规范性，制定本办法。

二、适用范围各监理处文件的收集、编号、审核、发放、立卷、归档和移交。

三、经办部门公司部门：

工程管理部综合办公室项目：

项目监理处四、职责4.1、工程建设监理档案资料，是项目监理部在监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的原始记录。

监理档案资料管理是否规范，是公司对项目监理处工作考核的主要内容之一。

各项目监理处必须按公司统一要求认真做好此项工作。

4.2、各项目监理处负责本部门文件资料与质量记录的实施和管理，项目总监（项目负责人）是实施的第一负责人。

负责监理工程文件档案的审核、批准。

对外发放监理工程文件和对内重要信息必须经项目总监或其授权代表批准并签署。

4.3、项目监理处资料员是实施与管理的主要责任人，负责监理档案资料的接收、编号、登记、发放、回收、分类、归档及移交。

1

项目监理档案资料管理办法A0版4.4、监理处各专业工程师是实施责任人，必须按照监理归档文件规定要求进行过程管理活动，负责监理文件的形成、回复、积累、配合归档。

4.5、公司管理部门—工程监理部每季度对项目监理处进行例行检查时，对工程监理资料是否满足公司相关规定，进行考核并提出整改意见，项目监理处按照要求进行整改并回馈整改状态，如经整改后不能满足要求，工程监理部可建议人力资源部进行有关责任人的更换。

4.6、公司综合办公室保存项目监理处移交到公司的项目监理资料，并在符合查阅的情况下给予工作支持。

4.7、监理档案资料应在各阶段监理工作结束后，由资料员负责及时整理归档；工程竣工后，向建设单位、城建档案馆、公司移交工程监理档案资料。

4.8、监理资料的日常管理应做到：

注意时效、及时整理、真实可靠、内容齐全、分类有序。

五、项目监理资料的质量要求5.1、项目监理处监理资料管理除执行本办法外，同时应符合《建设工程质量管理条例》、《建设工程监理规范》（GB50319—2000）、《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）、《城市建设档案案卷质量规定》（建办[1995]697号）等规范或文件的规定及地方城建档案部门和合同要求。

5.2、为保证监理档案资料的完整、分类有序，工程开工前，总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。

5.3、公司归档的工程监理文件应为原件（特殊情况需采用复制件的，应注明原件存放处）。

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项目监理档案资料管理办法A0版5.4、工程监理文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工等方面的技术规范、标准和规程。

5.5、工程监理文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

5.6、工程监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

5.7、工程监理文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

5.8、工程监理文件中文字材料幅面尺寸为A4（297mm×210mm）。

图纸应采用国家标准图幅。

5.9、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张（70g/m2及以上）。

图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

5.10、其他幅面的纸张应折叠成A4幅面。

工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面且图标栏露在外面。

六、项目监理档案资料的立卷原则和方法6.1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

6.2、一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷，对于监理的管理文件可按建设工程项目进行组卷。

6.3、立卷可采用如下方法：

6.3.1、单位工程：

可按照工程管理过程、施工过程控制组卷；6.3.2、建设工程项目：

可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。

6.4、立卷过程中宜遵循以下要求：

6.4.1、案卷内不应有重份文件；3

项目监理档案资料管理办法A0版6.4.2、不同载体的文件一般应分别组卷。

6.5、卷内文件的排列6.5.1、文字材料按事项顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

6.5.2、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

6.5.3卷内文件的装订：

案卷可采用装订和不装订两种形式。

文字材料必须装订。

既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。

装订应采用打孔左侧装订法或胶装，要整齐、牢固，便于保管和利用；装订时必须剔除金属物.七、项目监理档案资料的分类7.1、项目文件收发必须建立监理档案资料往来收发登记薄。

详见附件一：

收发文登记样表收发文封面、格式7.2、项目监理档案资料统一按三册14类31卷分门别类建档，监理资料按照详见附件二：

项目监理处文件分类及立顺序编码体系进行存放管理。

卷标准八、项目建立档案资料的归档详见附件8.1文件归档统一使用A4幅面的塑料资料盒，盒厚度可选用6公分三。

8.2、项目监理处日常工作中产生的监理档案资料原件统一由项目资料员登记归档，并填写《卷内目录》，存档的文件要求是签字盖章手续完备的正式文本。

8.3项目监理处资料员应负责建立项目资料、材料等台账，应建立的台账及标详见附件四。

准格式8.4项目监理处资料员负责按公司要求在规定的时间每月向公司提交项目情4

项目监理档案资料管理办法A0版详见附件五。

况报表，项目监理处报公司的报表内容及格式九、工程档案资料的移交9.1、移交当地城建档案馆——按照移交目录进行移交（见武建（2004）272号文件）详见附件六。

9.2、移交公司档案资料——按照移交公司档案目录进行移交9.3、移交建设单位档案资料——按照业主要求执行。

9.4、移交公司的档案资料管理要求：

9.4.1、项目监理部应在工程竣工验收合格后30日内向工程监理部移交档案，并办理“工程监理档案资料移交清单”；9.4.2、工程监理部在办理完与项目监理部的移交手续后10日内将工程项目监理档案移交综合办公室，并办理“工程监理档案资料移交清单”。

二〇一二年二月5

项目监理档案资料管理办法A0版附件一收发文登记样表6

项目甲方收发文登记（工程指示、图纸、图纸会审、设计变更）年月日——年月日武汉中建工程监理有限公司第监理处

项目施工方收文登记（报验表、月周计划、工程联系单、方案、资质、工程款、其它、验收单）年月日——年月日武汉中建工程监理有限公司第监理处2

项目监理发文登记（监理通知、罚款单、会议纪要、监理函件、监理月报、月周计划、工程联系单、工程款）年月日——年月日武汉中建工程监理有限公司第监理处3

项目业主指令确认单收发文年月日——年月日武汉中建工程监理有限公司第监理处4

项目安全发文登记（安全监理通知、安全奖罚单、安全会议纪要、安全函件、其他安全资料）年月日——年月日武汉中建工程监理有限公司第监理处5

收文登记工程名称：

编号：

序文件文件发文收文文件主题签单人份数签收人备注号类别编号单位日期附注：

本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。

武汉中建工程监理有限公司印制6

发文登记工程名称：

编号：

序文件文件收文签收文件主题签单人份数签收人备注号类别编号单位日期附注：

本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。

武汉中建工程监理有限公司印制7

工程联系单收发文登记工程名称：

编号：

工程联系单联系单回复序施工监理甲方签编号联系单内容收文收文签收发文收文收文发文号单位经办份数经办份数收时间单位人时间时间单位时间人人人附注：

本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。

武汉中建工程监理有限公司印制8

施工计划收发文登记工程名称：

编号：

施工计划计划回复序施工甲方编号内容收文监理经收文签收发文收文收文签收发文号单位经办时间办人单位人时间时间单位人时间人附注：

本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。

武汉中建工程监理有限公司印制9

监理通知收发文登记工程名称:

编号:

监理通知通知回复序编号通知内容收文发文收文收文发文号经办人签收人份数签收人单位时间时间单位时间附注：

本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。

武汉中建工程监理有限公司印制10

材料进场验收单、工程质量验收单收发文登记工程名称：

编号：

验收单（发甲方）验收单（返施工单位）收发序施工监理编号内容收文文签收发文收文甲方经收文文签收号单位经办份数份数时间单人时间时间办人单位人时人位间附注：

本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。

武汉中建工程监理有限公司印制11

图纸收发文登记工程名称：

编号：

收文收文发文序号图纸名称图纸编号份数签收人备注时间单位时间附注：

本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。

武汉中建工程监理有限公司印制12

业主指令、确认单收发文登记工程名称:

编号:

工程指令指令确认单（施工方）确认单回复（业主）序指令编号指令内容收文施工发文收文签单签收发文发文收文份签收号发文签收人份数时间单位时间时间人人时间时间时间数人人附注：

本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。

武汉中建工程监理有限公司印制13

业主指示、回复单收发文登记工程名称:

编号:

工程指示指示回复单（施工方）指示回复单（业主）序指示监理编号指示内容收文施工签收发文收文签收发文收文份发文号发文份数经办签收人时间单位人时间时间人时间时间数时间人人附注：

本表为监理机构内部用表，由监理工程师留存。

武汉中建工程监理有限公司印制14

附件二项目监理处文件分类及立卷标准15

文件分类及档案编号档号/分档号/档号/分类缩微号/卷名各类文件所包含的具体资料内容备注册分期一期A1类：

项目A1/项目机构文件监理项目机构设置通知书、总监授权任命书、总监代表任命①扩展资料（考勤、人员异动统或二机构文件书、监理处印章启用文件、监理中标通知书、项目机构图、计表、项目图纸中明确的规范期（顺监理人员上岗证（含见证员、安全员）、监理进场服务时间业目录、业主项目架构图）；序编主确认函、工程概况表、公司营业执照、资质证书、项目总②项目结构图应做到随时更新；码）监委托书、项目成员任命书、工资表、考勤表A2类：

监理A2-a监理规划、细则土方工程监理细则、基坑支护工程（降水）监理细则、基坑①扩展资料：

工程建设强制性条文体系文件支护工程（喷锚）监理细则、人工挖孔桩工程监理细则、钻执行审查A册孔灌注桩工程监理细则、预应力管桩工程（锤击）监理细则、管理文预应力管桩工程（静压）监理细则、深层搅拌桩监理细则、件人防工程监理细则、防水工程监理细则、主体结构工程监理细则、钢结构工程监理细则、砌体工程监理细则、装饰工程监理细则、门窗工程监理实施细则、幕墙工程监理细则、保温节能工程监理细则、建筑给排水工程监理细则、建筑电气工程监理细则、建筑消防工程监理细则、建筑智能化工程监理细则、通风空调工程监理细则、电梯工程监理细则、市政管网、道路工程监理细则、室外园建绿化工程监理细则、测量工程监理细则、旁站监理实施细则A2-b监理行政文件制度、岗位职责、公司内控、管理文件、公司级文件、内部①扩展资料：

项目目标管理责任会议纪要、内培记录、晴雨表、固定资产登记表、业主满意书（保密类文件）、考核记录、度调查表、工程获奖证书、监理业务手册员工信息登记表、A2-c监理行为文件监理工程师通知单（进度、质量）及回复单、监理工作联系单A2-d监理记录文件监理月报、监理日志、监理旁站日志、音像文件、视频文件、①土建监理日志按照栋号进行分监理阶段性总结报告、监理工程师检查记录表开记录；②音像文件和视频文件保存以目录的方式，在电脑中查对文件；

③监理工程师检查记录D表需分各施工阶段填写A3类：

合同A3-a合同文件监理合同、施工合同、分包合同、合同交底书、工程开工/复①扩展资料文件工报审表、工程临时延期申请表、费用索赔申请表、工程暂②无开工报审表但监理对业主要停令、工程临时延期审批表、工程最终延期审批表、求施工提出了书面意见；③分包报审应进行专业分包单位资格报审且识别；资质无或超资质等级需识别；2

A3-b费用审批文监理费用收取台账、工程款支付申请表、工程款支付证书、费①扩展资料（收取监理费发件用索赔审批表、工程量签证票复印件、项目商务策划书、项目费用报销台账）A4类：

传递类文件A4-a建设方函件建设工程立项批复、建设工程规划许可证及用地红线图、红线①有深基坑建设工程必须有深基坑工程施工图设控制点、建设工程图纸审查文件（含节能）、建设工程地质勘察成计审查意见书果审查文件（含地质勘察报告）、消防审核意见书、工程质量监②扩展资料：

招投标文件、督登记表、工程质量安全登记表、工程联系函件行政主管部门质量、安全交底书A4-b施工方函件施工许可证、承包单位通用申报表、工程联系函件A4-c政府文件政府下发文件A5类：

评估文件建设单位对工程项目安全分析报告、设计单位对工程项目安全分析报告、验收监督意见单（地基与基础、主体结构、工程竣工）、施工单位自评报告（专业分包—桩基、幕墙、节能、消防、人防等）、监理单位评估报告、参建单位工程评价意见报告（勘察、设计）、质量事故及处理记录桩基各项检测报告、各分部、子分部验收记录；各分部验收会①扩展资料：

结构五项检测A5-a评估文件议、单位工程竣工验收会议记录；混凝土试块强度统计、评定A5-b验收文件记录；砌筑砂浆强度统计、评定记录；防水工程试水检查记录；单位工程质量控制资料核查记录；单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录；单位工程质量竣工验收记录、工程竣工报验表、竣工验收报告、工程竣工验收备案证明书、项目竣工交付使用备案证A6类：

会议文件A6/会议纪要例会纪要、专题会议纪要（进度、质量）、其他与工程监理相关的会议纪要

文件分类及档案编号档号/分档号/档号/分类缩微号/卷名各类文件所包含的具体资料内容备注册分期B册一期B1类：

建设单位安B1-a建设单位安保12如无则应有书面敦促资料地下管网图○燃气保护协议、建设单位安保体系架构图、建○安全文或二全文件体系、前期准备文设单位下发安全管理函件件期（顺件序编码）B2类：

监理单位安B2-a安全监理规123安全规划○危险性较大分部分项工程专项监理细则○临○全管理文件划、细则时用电监理细则B2-b安全监理目a、项目安全监理目标及组织架构、职责分工及考核办法标、制度123项目安全监理制度○安全旁站监理制度○安全b、制度：

○4日常安全巡查制度检查制度○1231、审查施工组织设计实施审查施工组织设计○安全文明施工方案○临时用电方案○456是：

施工组织设计应有企应急预案等专项方案○塔吊安拆专项方案○特种设备事故○78业技术负责人签批，监理重大危险源应急准备及相应施工方案○三应急救援预案○910对施工组织设计中施工悬挑卸料平台专项方案○脚手架宝、四口及临边防护方案○1112多塔防碰撞方案○消防应急救援预案搭拆方案○工艺安全措施是否满足提出明确意见。

B2-c安全方案审查2、针对本项目施工特点，是文件否有按《危险性较大的分部分项工程安全管理办法》必须编制的专项施工方案，且必须督促施工单位对以上专项方案组织专家论证，且专家论证应附签到表。

B2-d安全制度审③施工单位安全生产岗位责任制、①②审查施工单位安保体系；核文件架构；④审查施工单位安全奖罚、考核制度；⑤审查施工单位B2-e安全投入审核安全保障措施；⑥审查总、分包单位是否按规定进行合同备案；2

文件⑦核查总、分包单位是否签订安全管理协议；B2-f安全管理人员12审查施工单位安全防护、审查○文明施工措施费支付总计划○资质审查文件34落实安全文明措施费的投入○审查安安全文明措施费支付○全防护用品的合格证①审查总分包单位项目经理、项目负责人、企业总工、安全主①检查并收集总分包单位各任、安全员的任命和从业资格；②审查三类人员安全考核合格类从业人员执业资格证②按3阶段收集特种作业人员资格总分包单位安全资质证（企业法人、项目经理、安全主任）○和安全生产许可证审核；证123①旁站重点审查现场安全人安全日记○安全监理通知单、整改回复单○安全旁站日志○员、特种作业人员持证上岗及（基坑工程、爆破与拆除工程、起重吊装、模板工程、脚手架B2-g安全监理记施工机械、材料准备情况工程、塔吊加节顶升必须旁站监理）④安全周检、月检报告⑤录文件78安全监理管理、记录文件○安安全会议纪要⑥安全奖罚记录○全监理工作联系单①现场施工机具、临电、脚手架、模板、起重吊装设备、卸料B2-h安全检查验平台、深基坑等进行检测检查验收（详见安全质量标准化达标收文件实施手册）②机械月检记录③深基坑监测记录④起重吊装设5机械设备定期维修保养记录备安拆书面告知○B3类：

施工单位安B3/施工单位安全①各分项、各专业安全技术交底记录（详见安全质量标准化达全教育文件教育文件标实施手册）②三级安全教育记录3

文件分类及档案编号档号/分类缩微号/卷名备注档号/分档号/各类文件所包含的具体资料内容册分期C册一期C1类：

体系C1-a资格审查文件施工单位项目架构图及上岗证、质保体系、分包单位资格报审表、桩基、总包、必须有测量工上技术文或二审查文件试验室资质、商混站资质等岗证件期（顺C1-b方案审查文件①审核方案的针对性、时效施工组织设计、各类施工方案（A2表）序编性、闭合性码）C2类：

图纸C2/图纸变更文件①采用表格为监理用表；②参管理记录文加会审人员应有签到表；③对图纸会审、设计交底、变更确认（A2.1表；A2.2表）件已变更设计应在有效的施工图中标识。

红线控制点交接记录；原始场貌相片；测量设备报审；（施工测量放C3类：

定位C3/测量成果文件按栋号分别归档线报验单-A12表——工程定位测量记录；桩基测量记录（或地基验控制文件槽记录）；楼层放线记录）；沉降观测记录；单位工程垂直度观测记录C4类：

质量C4-a工程物资文件①按栋号分别归档控制文件②不合格工程材料、构配件和设备在A9表填写“不（工程材料/构配件/设备报审表——A9表：

钢材、砌块、安装管材和设备、节能材料、砌筑水泥、、防水材料、机械设备等）、工程原合格项处置记录”并见证材料登记台账退场。

③钢筋原材应有进场直径和称重检查记录。

C4-b隐蔽报验文件见建筑工程质量管理系统施（报验申请表A4表）焊接试件、钢筋、模板、砌筑、水电、消防、试块等工用表D、E、F、G类表格C4-c混凝土浇筑申按栋号分别归档A11表-混凝土浇筑申报表报表桩基施工记录、中间检查交接记录、样板验收记录、混凝土同条件C4-d交接记录文件养护温度记录、安装试验记录、电梯功能类调试记录、通风记录、人防地下室给排水、电气、通风与空调记录、消防联动调试类记录、C5类：

进度C5/进度控制文件上墙进度计划跟踪图审核总进度计划、月进度计划、周进度计划、节点工期计划、专项施工计划、进度类监理通知单及回复单、进度会议纪要、进度相片控制文件4

附件三：

档案盒编号范例

A册A册A册A册A册项监监监监目理理理理机规行行记构划政为录文细文文文件则件件件从号至号从号至号从号至号从号至号从号至号中建监理中建监理中建监理中建监理中建监理123456

A册A册A册A册A册合评费建施用设工同估审方方文文批函函文件件件件件从号至号栋号从号至号从号至号从号至号中建监理中建监理中建监理中建监理中建监理6107897

A册A册B册B册B册验会安前建安期设全全准单监收议规备位理文安目划文纪件保录细体制件要系度则栋号从号至号从号至号从号至号从号至号中建监理中建监理中建监理中建监理中建监理11121314158

B册B册B册B册B册安安安审安安全全全查全全方制投文管监案度入件理理审审审人记查核核员录文文文资文件件件质件从号至号从号至号从号至号从号至号从号至号中建监理中建监理中建监理中建监理中建监理16171819209

B册B册C册C册C册资方图安教施全育工质案纸检文单审审变查件位安验查更查收全文文文文件件件件从号至号从号至号从号至号从号至号从号至号中建监理中建监理中建监理中建监理中建监理212223242510

C册C册C册C册C册测工隐砼交量程蔽浇接成物报筑记果资验申录文文文报文件件件表件栋号栋号栋号栋号栋号中建监理中建监理中建监理中建监理中建监理262728293011

C册进度控制文件从号至号中建监理3112

附件四项目监理处应建立的台账及样表13

卷内目录范表相关合同目录表序号编号施工单位内容收文时间备注14

某某项目重大危险源台账（机械设备）（栋号、片施工方安拆单备案情维保情月检情作业人人员证序号类别数量型号备注区）案位况况况员名单件核查123456789101115

某某项目重大危险源台账（脚手架）（栋号、片施工方案（搭悬挑次论证情验收情定期检查人员证件核序号责任单位类别备注区）设拆除）数况况情况查123456789101116

某某项目重大危险源