《用户操作手册》word版.docx

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《用户操作手册》word版

第一章用户系统登陆

正式内网地址：

http:

//192.168.0.6:

8888/portal

正式地址用来进行协同办公的正式操作，适用于全员应用等特点。

1.系统登陆界面

登陆协同界面，点击插件管理，弹出插件管理对话框，点击WORD模板安装插件，下载并安装。

此界面为协同办公系统的登录界面，输入对应的用户名和密码，登录系统。

如果信息有误，系统会自动提示无效的用户名和密码，自动进行验证信息，并且无法进入系统进行业务操作。

目前系统采用ECM与NC组织基础档案一致，用户体系是分离的，在NC系统中存在人员信息的用户均可登陆ECM系统，账号需要通过管理员根据NC系统的人员编码获取，密码是默认bam123456或bam@123456。

如有问题，请与管理员联系。

集团及子公司管理员联系人：

周佳、姚杰

协同办公系统账号设置

2.登陆账号和密码

协同办公系统的账号命名规则：

通过NC系统的人员编码获取（管理员统一下发）初次登陆的密码为bam123456或bam@123456，针对个人信息和密码的维护，请参照3.2节进行更改；如果登录失败，请与集团管理员联系。

3.个人信息和密码

为保证个人账号的安全性，在初次登录进入ECM系统后，需要进行更改密码；为保证个人信息的完整性，在初次登录进入ECM系统后，需要维护个人信息；下图显示的是个人的操作界面，如图：

首页点击“更多”-“修改密码”：

点击“修改密码”

修改密码修改，保证账号的安全性，建议保证密码强度为必须是英文+特殊字符+数字组合。

第二章信息发布管理

信息浏览

普通用户浏览信息的节点，用户可在此看到有查看权限的全部信息。

操作

用户在【协同办公】→【信息发布】→【信息浏览】功能节点，如下图所示：

第三章公文管理

发文操作

公文设置涉及到如下节点：

领域

产品模块

功能节点

协同应用

公文管理

发文拟稿

1.发文拟稿

【发文拟稿】节点用于根据发文类型建立新的发文单，由拟稿人填写发文阅文卡和正文信息，然后提交流程进行审批；有发文权限的人员可以按照已预制好的发文类型选择发文的文种格式，填写发文基本数据项和发文正文。

可以根据发文类型，查看自己作为拟稿人提交和暂存的发文单。

支持word正文编辑，正文修改留痕，手写签批和电子签章。

填写发文单的阅文卡、正文，提交后进入公文审批流程，流程过程支持发文单的引用正文模板、签发、编号、套红、用印等操作。

用户在【协同办公】→【公文管理】→【发文管理】→【发文拟稿】功能节点，如下图所示：

操作：

打开【公文管理】->【发文拟稿】页面：

第一步，选择要发文类型，并点击后，系统弹出发文单窗口，如图所示：

第二步，在阅文卡页签上系统默认带出了发文类型、拟稿人、发文组织、拟稿日期这几项；填写标题后，可进行主送、抄送进行编辑；

发文拟稿

第三步，在正文页签，必须调用正文模板编辑正文；进行暂存或提交。

字段说明：

发文文号：

根据发文字号和文号配置规则，通过编写文号生成发文文号。

行文方向：

公文中根据工作需要和行文关系，公文向不同层次的单位或组织运行的去向。

可依据公文的基础档案自定义，一般包括上行文、下行文和平行文。

密级：

指公文描述事务秘密程度的等级。

可依据公文的基础档案自定义，一般包括普通、秘密、机密和绝密。

紧急程度：

紧急程度是对公文传递和办理速度的要求。

可依据公文的基础档案自定义，一般包括一般、较急、急和特急。

保密期限：

指秘密信息具有法律效力的时间。

可依据公文的基础档案自定义，一般包括无、半年、1年、5年和永久等。

文件分类：

指按照公文描述的内容性质，将公文标记种类。

可依据公文的基础档案自定义，一般包括函、纪要、任免和奖惩等。

主送：

正式的发文接收对象，可选择公司组织、部门、人员，作为主送范围。

其他主送单位：

非系统内的接收对象，在生长正式的发文时，与主送一起作为主送单位。

抄送：

正式的发文接收对象，可选择公司组织、部门、人员，作为抄送范围。

其他抄送单位：

非系统内的接收对象，在生长正式的发文时，与抄送一起作为抄送单位。

依据文件：

指发文单依据的文件描述，可填写文件名或者相关说明文字等。

主题词：

指在标引和检索中用以表达公文主题的规范化的词或词组。

一般由一个或多个词组组成。

印发单位：

指公文的打印发送机构。

按钮功能：

编写文号：

在发文单上选择字号后，可在弹出框中填写公文文号。

将最后确认的文号回写到发文单上。

正文模板：

在新建一个正文时使用预先保存的、有权限使用的正文模板，正文模板通过指导性文字模板诠释正文的写法与格式。

用印：

接入集成的电子印章控件，在正文中进行盖章和手写签批。

分发：

根据选择的分发范围，将发文发送给本组织内部范围的人员，也可发送给系统内的外部组织，在公文交换中将其发送出去。

注结：

确认文件已经办理完毕。

撤销注结：

将已经注结的公文进行反向撤销，使公文回到注结前的状态。

归档：

对已注结的、确定办理完毕的文件，由有归档权限的流程处理人进行归档操作，向文档管理的归档管理发出归档通知，然后在文档管理中再进行正式归档转文

档中心专用目录存储。

撤销归档：

将已经归档的公文进行反向撤销，使公文回到归档前的状态。

撤销归档只能在发出归档通知、还未正式归档，或者归档后被退回到待归档状态时才可以使用。

2.发文审批

公文审批主要在个人首页面中的待办或流程中心的“我的工作”。

第一步，在首页待办流程中点击相应要审批的发文，如图所示：

第二步，在弹出的审批界面中填写意见和审批结果，如图所示：

注：

在设计流程的时候可以选择特定流程活动节点文单的权限，在审批活动节点上设置了“签发”的操作权限，则在提交后，填写的意见和提交时间将回写到发文单的阅文卡上。

3.最新发文查看

【最新发文】公文分发后组织内的员工可以在系统平台内的“最新发文”栏目上查看。

最新发文可以在门户中的“最新发文”中查看。

注：

最新发文可以在信息发布中的信息阅览。

第四章文档管理

1.文档中心

【文档中心】节点主要是用户查看个人和团队网盘的入口。

用户在【协同办公】→【文档管理】→【文档中心】功能节点，如下图所示：

操作：

打开【协同办公】→【文档管理】→【文档中心】页面：

团队网盘：

✧新建文件夹：

点击该按钮，弹出空白的新文件夹信息卡片，进行填入和保存操作；

✧上传文件：

点击该按钮，弹出文档上传界面，选择浏览本地文件，将本地文件上传到当前目录或文件夹下；

✧删除：

点击该按钮，可对所选的全部单据执行删除操作，用户删除选中的目录；

✧移动：

点击该按钮，可对所选的全部单据或文件夹执行移动操作，文件夹或单据被转移到选中的新目录或文件夹下；

✧重命名：

点击该按钮，可对所选的文件夹执行重命名操作；

✧设置权限：

点击该按钮，可以对所选文件夹执设置权限。

包括新建文件夹、上传、下载、删除，以及管理，勾选管理后相当于勾选了之前的四个权限，如果不勾选，则表示用户只有查看权限。

个人网盘：

✧新建文件夹：

点击该按钮，弹出空白的新文件夹信息卡片，进行填入和保存操作；

✧上传文件：

点击该按钮，弹出文档上传界面，选择浏览本地文件，将本地文件上传到当前目录或文件夹下；

✧删除：

点击该按钮，可对所选的全部单据执行删除操作，用户删除选中的目录；

✧移动：

点击该按钮，可对所选的全部单据或文件夹执行移动操作，文件夹或单据被转移到选中的新目录或文件夹下；

✧重命名：

点击该按钮，可对所选的文件夹执行重命名操作；

2.文档借阅

Ø【文档借阅】节点用于OA用户对文档的借阅申请。

操作：

打开【文档管理】→【归档文档】→【文档借阅】页面：

✧借阅：

点击所选文件的借阅两字,填写相关资料即可,详情见下图：

第五章协同工作

1.发起协同

可以在【发起工作】节点建立新的协同工作，【发起工作】节点为公共节点，不局限

于发起协同工作。

支持通过建立的协同工作模板，快速建立协同工作单。

支持在拟稿状态定义灵活的流程，还可以保存模板和调用模板。

用户在【任务中心】→【发起工作】→【发起协同】功能节点，如下图所示：

操作：

打开【流程中心】->【发起工作】

✧发起协同：

点击发起协同，进入发起协同编辑页面，编辑内容、流程设置、归档本国、编辑正文并提交。

2.流程设置

流程设置：

第一步，通过部门、企业分组、个人分组及本部人员快速选择人

员；设置流程的进行方式（串行、并行）如是并行则选择并发规则（会签、抢占）；设置活动类型（协同、知会），第二步中编辑流程、设置提醒方式、设置正文和基础信息的修改权限；

归档配置：

点击“归档配置”链接，在弹出的“归档配置”页面，设置归档目录，是否自动归档。

3.处理协同

4.存为模板

存为模板：

将编辑好的协同工作存为常用的模板，已方便用户进行发起协同和调用模板一起使用。

5.调用模板

调用模板：

当调用模板时，点击“调用模板”可以在调用模板页面进行选择模板，并查看模板的正文及流程。

第六章流程操作

1.发起流程

根据用户需求制作发布的自由表单，用户通过表单入口或表单菜单可以填写表单并发起流程。

第一步，填写表单

用户在【协同办公】→【流程中心】→【新增】页面中，如下图所示：

2.流程审批

审批人可以通过在门户的“待办流程”或流程中心的“待办”可以进行流程表单审批。

第一步，用户在【个人首页】→【待办流程】组件中，打开需要审批的流程，如下图所示：

或用户在【流程中心】→【我的工作】的待办分类中审批流程，如下图所示：

第二步，进入审批页面中，审批内容后填写意见和结果并做审批操作。

如图所示：

3.流程查看

在“流程进度”可以查看流程的流程节点、节点审批信息、已审批记录。

打开表单后可以点击“流程进度”在弹出的流程任务窗口查看流程的执行情况，如图所示：

第七章个人办公

个人日程

第一步：

日程安排

用户在【协同办公】→【个人日程】→【我的日程】功能节点，如下图所示：

【我的日程】节点的展现区域主要分为左侧的日历表、我的日程类别过滤区和他人分享过滤区，右侧的时间维度视图（日、周和月视图）和任务列表。

Ø日历表：

以月为时间范围展示，在日历表中当前日期用红色圆形图标明显标注，有日程事件的日期有下划线明显标注。

Ø我的日程类别过滤区：

列出日程的四种类别：

工作日程、任务日程、会议日程和私人日程，通过勾选框可以过滤右侧需要显示的日程类别，默认为全部选中。

Ø他人分享过滤区：

列出共享给自己的日程给当前用户的其他用户列表，通过勾选框可以过滤右侧需要显示的他人共享的日程，默认为全部选中。

Ø右侧视图：

可以通过切换日、周或月视图的方式形象地展示范围内的日程图，特别提供了直接切换到今天的日视图。

任务列表将当前视图时间段中的任务列表显示出来。

操作：

打开【沟通与协作】→【个人日程】→【我的日程】页面：

✧设置：

点击该按钮，弹出日程设置卡片，可以设置视图中显示的默认时段，以及显示的日程条数；

⏹事件主题：

固定的时间段，为拖拽的时间区间，不可修改。

⏹开始时间：

拖拽起始时间，可修改。

⏹结束时间：

拖拽终止时间，可修改。

⏹日程分类：

可选择工作、任务、会议或私人日程。

⏹优先级：

日程的紧急或重要程度，可选择高、中或低。

⏹事件状态：

日程所处状态，可选择正常、取消。

⏹提醒方式：

可选择日程提醒的方式，可包括协同消息、邮件、短信等。

⏹提醒规则：

提供提醒的提前时间值，包括枚举的提前的分钟数、小时数以及天数。

⏹共享给：

可选择共享给本部门可见、本部门负责人可见、其他部门。

⏹是否重复周期事件：

如果重复周期事件，则打开重复周期设置窗口，可以选择重复周期的重复时间段、重复类型、重复频率、结束类型和提示内容。

✧新增：

以加号图标显示的按钮，快捷新建一条日程信息，也可以在视图中点住鼠标拖拉新建一条日程信息。

第二步：

日程视图

用户在【协同办公】→【个人日程】→【我的日程】功能节点，如下图所示：

第三步：

协作任务

1.新增协作任务

用户在【协同办公】→【个人办公】→【协作任务】→【任务制定】功能节点，如下图所示：

【任务制定】用于用户填写制定任务单，然后将任务下达给负责任务的用户，同时发送任务单给需要协办或需要关注该任务的用户；作为任务发起人，也用于接收汇报的任务进度详情信息，接受来自于任务负责人对该任务的汇报或者拒绝接受，以推进任务进度。

操作：

打开【协作任务】→【任务制定】→【任务列表】页面：

✧新增：

点击该按钮，弹出空白任务单据卡片，进行填入和后续操作；

⏹任务主题：

必填，描述任务的简要内容，属标题性质。

⏹主办：

必填，任务的承接处理人，可以填写汇报并提交给任务发起人确认，负责人为单选。

⏹优先级：

任务的级别，按程度不同分为高、中、低。

⏹开始日期：

必填，任务的开始日期，在任务提醒时可根据开始日期进行设置。

⏹结束日期：

必填，任务的结束日期，在任务提醒时可根据结束日期进行设置。

⏹任务内容：

描述任务的详细内容。

⏹完成标准：

任务完成的说明性文字，负责人根据标准填写汇报和进度。

⏹父任务：

任务的上级任务，可以选择到其他任务作为此任务的父任务。

⏹协办人：

协助负责人完成任务的角色，不可填写汇报，可多选。

⏹允许查看人：

需要关注此任务的角色，不可填写汇报，可多选。

⏹提醒方式：

提供多种发送提醒的方式，例如：

通知、邮件和IM消息。

⏹备注：

可以填写提供任务辅助或补充信息。

⏹附件：

可以上传附件。

⏹发布：

任务保存并形成正式任务，发布给负责人填写汇报，协办人和允许查看人可接收到此任务。

✧删除：

点击该按钮，可对所选的全部单据执行删除操作，用户彻底删除选中的任务及该任务关联的汇报信息；

✧发布任务：

点击该按钮，可对所选的全部草稿状态的单据执行发布任务操作，将任务发送给负责人、协办人及需要关注的人，任务从草稿状态变为未开始状态。

已经发布的任务不会再次发布。

✧查看汇报：

点击该按钮，可对所选的单据执行查看汇报信息操作，弹出任务汇报详情界面，按照每次汇报确认情况展示该任务的所有汇报信息；

✧催办任务：

点击该按钮，可对所选的单据执行催办任务操作，弹出催办信息界面，可以填写催办内容并选择提醒方式。

✧取消任务：

点击该按钮，可对所选的所有单据执行取消任务操作，将任务的状态置为已取消。

2.任务进度汇报

用户在【协同办公】→【个人办公】→【协作任务】→【我负责的任务】功能节点，如下图所示：

打开【协作任务】→【我的任务】→【我负责的任务】页面：

✧任务主题：

描述任务的简要内容，属标题性质。

✧开始日期：

任务的开始日期，在任务提醒时可根据开始日期进行设置，此处只读。

✧结束日期：

任务的结束日期，在任务提醒时可根据结束日期进行设置，此处只读。

✧任务状态：

按任务的不同阶段，可分为未开始、按时、延迟、提前和已完成。

✧任务进度：

负责人描述的任务进度，当发起人确认汇报后，更新到实际的任务进度；若拒绝则不更新。

✧完成情况说明：

任务完成的说明性文字。

✧备注：

汇报情况备注。

✧成果附件：

汇报的附件。

3.任务查看

用户在【协同办公】→【个人办公】→【协作任务】→【我协办的任务】功能节点，如下图所示：

4.新增个人任务

用户在【协同办公】→【个人办公】→【协作任务】→【我的任务】功能节点，如下图所示：

操作：

打开【协作任务】→【我的任务】→【个人任务】页面：

✧新增：

点击该按钮，打开一张新的任务单详情卡片；用于个人任务页签。

✧删除：

点击该按钮，可对所选的全部单据执行删除操作；用于个人任务页签。

✧完成任务：

点击该按钮，可对所选的全部单据的状态置为已完成；用于个人任务页签。

✧加入到日程：

点击该按钮，可对所选的全部任务单据形成一份日程安排信息，日程安排中的信息来自于任务信息。

用于个人任务、我负责的任务和我协办的任务页签。

✧汇报任务：

点击该按钮，可对所选的任务进行汇报内容的填写，然后提交给任务发起人，发起人可在待确认汇报中查看汇报信息。

用于我负责的任务页签。

发送微邮

用户在【协同办公】→【信息交流】→【微邮】功能节点，如下图所示：

1.发送微邮

微邮的接收和发送有两个入口，一是门户中的消息中心，一是协同办公下的【微邮】节点。

二者区别在于消息中心中只能看到未读的的微邮不能看到已读的和已发送的，【微邮】节点中能看到全部的微邮。

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