采购管理流程相关制度628.docx

采购管理流程相关制度628.docx

《采购管理流程相关制度628.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购管理流程相关制度628.docx（8页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

采购管理流程相关制度628

采购成本的管理流程及方法

一、目的

为加强采购成本管理，降低采购成本消耗，提高公司的市场竞争力，现根据国家有关成本费用的管理规定，结合本公司实际情况，特制定本制度。

二、采购成本的构成

采购成本包括维持成本、订购成本及缺料成本，具体细分如下所示。

1、维持成本：

为维持物资的原有状态而发生的成本资金成本、搬运成本、仓储成本、折旧及陈腐成本、保险费用、管理费用等；

2、订购成本：

为实现一次采购而进行的各种活动的费用请购手续成本、采购成本、进货验收成本、进库成本等；

3、缺料成本由于物资供应中断而造成的损失安全库存成本、延期交货成本、试销成本、失去客户的成本等

三、采购成本控制的管理职责

1、采购负责人具体负责指导、监督采购成本控制工作。

2、商务专员负责采购成本具体控制工作。

3、采购部其他人员及其他部门需配合执行采购成本控制规定。

四、采购成本控制要点

公司采购成本控制包含对采购申请、计划、询价、谈判、合同签订、采购订单、物资入库、货款结算等采购作业全过程的控制。

采购部应结合公司的具体情况明确采购成本控制关键点：

1、确定最优的采购价格；

2、确定合理的采购订货量；

3、采购付款控制。

五、成本控制的详细措施

1、采购计划控制

a物料的采购计划应由采购部计划管理人员根据采购申请、库存情况及用料需求计划制订，经采购部负责人审核审批。

b同时，采购计划应报送财务部门或其他相关部门审核，以利于公司资金的安排。

c采购部在实施采购的过程中，必须严格执行采购计划。

若采购计划变更，必须由总经理签字确认后方可执行。

d未列入采购计划内的物资一般不能进行采购。

如确属急需物资，应填写“紧急采购申请表”，经公司总经理审批、采购部核准后方能列入采购范围。

2、采购价格控制

a采购部实施物资采购时需填制“采购申请表”，采购价格应受到最高限价的限制审核。

b采购方式包括招标采购、供应商长期定点采购、比价采购等。

采购部应将各种采购方式进行对比，找出成本最低的采购形式组合，降低采购成本。

c采购部在确定采购价格时，可遵循以下四个步骤：

询价、比价、估价、议价。

3、采购订货量控制

a采购部人员在制订采购计划时，应在充分分析现有存货量（包括供应商或第三方物流的未达存货）、货源情况、订货所需时间、物资需求量、货物运输到达时间等因素的基础上，结合各种货物的安全存货量确定最佳订货量及订货时点。

b采购部根据各部门采购申请制订采购计划时，应在充分研究同期的采购历史记录、下期的销售计划的基础上，协助物资计划人员确定最佳安全库存。

c仓库管理报表，应反映现有存货物资的名称、单价、储存位置、储存区域及分布状况等信息，并及时将此信息报送给采购部。

4、采购入库及付款控制

a相关人员办理采购物资入库时，必须同时满足以下两个条件，否则仓储部一律不予受理：

1、到库物资符合采购订单要求。

2、到库物资经质量管理部检验合格。

b采购物资登记入账时，价格、质量、数量、规格型号须完全符合采购订单的要求；

c支付物资采购费用时，必须同时满足以下三个条件，否则财务部一律不予付款：

1、已经列入当期货币资金支出预算；

2、双方往来账核对无误；

3、“付款申请单”已经财务部经理签字批准；

采购质量的管理流程及方法

一、目的

目的对采购过程质量进行控制，确保本公司采购的原材料及产品能满足规定的要求；

二、职责

1、公司的物料采购由采购部负责归口管理。

2、采购部组织实施供方的调查评定及业绩考核，并负责向合格供方采购所需物料；

3、技术部门、质量部门按管理分工的范围，参与对采购质量的控制。

三、质量管理工作流程

1、供方分类：

为便于供方评定及控制，公司按重要性及安全性分为A、B、C、D四个类：

A类：

直接影响最终产品使用或卫生安全性能，可能引起人员伤亡的物料；B类：

直接影响最终产品使用或卫生安全性能，但不会造成人员伤亡的重大质量问题；C类：

不影响产品使用性或稍有影响，会引起客户投诉的物料；D类：

不影响产品使用性或稍有影响但可补救的物资，包装及辅助材

2、供方控制：

采购部应执行供应商管理制度，每年度适当调整《合格供方名录》；另外，供应商管理人员应根据质量管理体系的要求，对供应商的生产过程进行监督控制，以确保产品质量在源头得以有效的控制，减少避免不合格批次产品的出现；

3、供方质量记录：

供应管理人员应执行供应商管理制度，记录供应商供货质量，对于出现A、B、C、D四类问题的供应商，给出相对应的处理结果；

A类：

淘汰其供应资格，并追究相应法律责任

B类：

限期整改合格后保留期合格供方资格，但对其加严入厂检验及年度考核，若再次出现执行淘汰制度；

C类：

提出警告，并限期整改，并要求举一反三进行质量改进，对其供货产品加严入厂检验，保证其产品质量；

D类：

提出警告，供应商管理人员应帮助其提升产品质量，以提升服务质量；

4、采购质量检验：

质量管理人员，应承担采购物料的入厂检验、过程跟踪检验及产品出厂使用的质量情况跟踪的工作，使得供方物料全生命周期内均可以得到有效的监督控制；

5、质量控制：

对于出现来料质量问题的物料，采购部应配合质量人员对物料进行隔离，并进行反馈供应商处，完成整改工作流程，使得不良品得到有效的解决；

四、检验、验证判定及入库

1、检验/验证合格的在《送检单》上签字“合格”。

检验中发现的不合格品，由质检员作好标记。

按照《不合格品控制制度》进行退货处理。

2、所采购的原材料由供方提供原材料检验合格证明或报告；

3、检验合格材料。

由仓库保管员根据《送检单》中检验员签字进行验收入库。

物料的分类流程及方法

一、物料分类

1、目的：

为便于统一规范本公司物料管理和索检。

2、适应范围：

本分类标准适应于本公司的物料清单（BOM）、领料单、入库单、检验单、退库单、物料台帐、物料卡等。

二、物料分类原则

1、物料分类的作用：

便于识别物料、提高物料管理效率、物料编码的前提、提升物料购买的正确性；

2、物料分类的步骤：

确认目标、确认分类小组、拟定物料分类的工作计划、进行分类、核准试行、修改复试、完成及更新；

3、分类原则：

一致性、互斥性、完整性、渐进性、通用性

三、物料分类的方式及作用

1、物料分类的一般模式采取：

大分类、中分类、小分类的层级分类法；

2、物料通用的分类方式：

依据材质分类、购买地区分类、用途分类、使用地方分类

3、物料编码：

利用字母、数字等形成剪短的编码，代替物料的特性、型号、功能、分类、使用地方等一系列的信息，利于：

物料管理的正确性、提升工作效率、降低库存、信息化管理、防止物料盘亏。

4、编码应遵循的原则：

简单性、整体性、单一性、弹性、组织性、充足性、易记性；

采购资金支付管理流程及方法

一、采购资金支付范围：

采购部门发生的采购物料所需资金。

二、采购资金支付计划：

1、采购部门负责编制月度采购资金支付计划，编制标准：

合同约定应付款项、挂账时间达到规定的款项、特殊原因需支付的款项。

2、采购资金支付额度、采购资金支付计划报总经理审批。

3、临时采购资金支付计划由采购部门提出申请，得到相关批准后执行；其中现金付款一次超过10万元的，报总经理批准。

三、资金支付有关要求和说明：

1、采购资金计划批复后由采购部门反馈给客户。

财务部门严格按照计划付款，逾期未支付的计划一律作废，确需支付的列入下月计划。

2、采购部门要建立健全客户应付款台账、发票登记台账、合同管理台账。

3、财务部门要建立健全采购资金支付计划执行台账，台账主要登记付款时间、付款金额、付款方式等内容。

4、审计部门应审计资金支付计划编制和执行情况，并报总经理。

5、采购资金支付计划主要包括客户名称、付款金额、付款方式等内容，其中付款方式指现金、承兑等支付形式。

采购管理信息化建设及应用

一、信息化的建立

1、完善采购信息化标准：

信息化的本质是标准化，建立完善的标准化制度是信息化的基础；如物料编码制度、供应商编码制度、销售合同信息化、采购合同订单信息化等；

2、完善供应商数据库：

供应商数据库是采购的核心资源之一，可对供应商进行订单跟踪、评价管理、更新优化等措施；

3、重视信息化安全：

建立完善信息安全等级保护、风险评估制度。

二、应用

1、供应商管理

2、采购合同、物料信息的建立

3、存货管理

4、质量管理

5、财务管理

6、人力资源系统管理

7、……

供应链的协同方法及流程

一、目的

1、提升整体效率和有效性，力图使总成本降至最低。

2、协调与供应商之间的关系，做到和供应商之间的共赢。

3、明确与相关部门的工作接口，规范工作流程。

二、供应链管理工作流程

1、合格供应商选择：

依据供应商开发管理办法，做好供应商开发、管理、考核等工作，做到选择合适的供应商作为我们的合作伙伴；

2、供应商的管理：

依据供应商的管理办法要求，做好供应商的过程监督管理，确保其的服务水平不降低；

3、加强供应商的交流：

协同质量、生产、技术、研发等相关的人员，与供应商进行相关的工作沟通，明确沟通的目的，使达到双方能够明白互相的术语、质量要求等信息，从而使供应商能够更好的提供服务；

4、信息传达：

采取信息沟通单的方式，利用书面的语言，传递需求信息，减少避免口语沟通带来的歧义与误解；

5、任务准确性：

与供应商沟通时，应确保订单的准确性，建立供应商的信任度，可达到供应商主动备货的目标，从而可以缩短公司采购所需的时间；

6、质量反馈与提升：

当出现质量问题时，应及时反馈供应商，与供应商一道去解决出现的问题，并举一反三避免问题的再次出现，达到供应商的质量水平、管理水平的提升，从而使得供应商的配合度提升；