会展策划.docx
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会展策划
一、活动背景
现如今，我们的生活水平不断提高。
人们的对生活的品质不再只停留在物质上，精神的消费更是大势所趋。
无论是在“吃，喝，穿，住”上，还是在不断追求质的享受。
这在无锡这个二线城市得到了一定的体现。
眼镜不再只是近视人群的独有，眼镜可以没有镜片;女士的包包不再是为了装饰；男生也图染了指甲…………这一切都说明了人们在不断的追求美的享受；在不断的与时代接轨；在不断的跟进潮流。
潮流从一定的角度上来说“是‘抵制’变老的有效工具”。
是的，每一个人都希望青春永驻‘永远年轻美丽。
我们虽然无法抗拒时间带给人们的沧桑，但我们可以用时尚的造型遮掩我们已逝去的青春。
而且，大学生是跟潮的主流，他们要从稚嫩的中学生蜕变成一个成熟的大学生。
这不仅需要他们从课本中汲取知识来使自己变得有内涵。
而且，外在也需要他们不段的打造打造与改变。
毕业大学生的走出校门面对的将是迈入社会的第一步，好的造型不仅能够增添一份自信，而且能够给别人留下一份非常好的印象，赢在起跑线上。
因此，一个好的造型设计将是他们必不可少的“武器“。
为此，我们小组提出了一份关于潮流、时尚发型相关的会展策划方案。
其主要的目地就是为了让更多的青少年，甚至是中年人都能与时俱进，跟得上世界的时尚潮流的发展水平。
在适当的经济条件下给予他们一份美丽的回报。
同时在促进造型事业的提升的基础上，拉动城市之间的竞争力。
二、活动的目的
一、经济效益
1.首先，我们明确本次会展的主要目的是为了获取一定的经济收入。
其次，我们为了商家能够打出自己的品牌，达到预期的宣传效果。
2.营造优雅生活品位与生活方式。
3.满足消费者日常生活的需求。
4.传播时尚潮流发型的最新动态信息。
5.树立沙龙等形象设计公司的形象。
二、社会利益
1.拉动城市之间的竞争力，促进地区经济的繁荣。
2.传播潮流文化，以文化带动经济的发展。
3.与世界潮流接轨，从一定程度上打压“韩文华、日文化”在中国的影响力。
三、市场分析
现如今人们的生活呈现出一幅繁荣的画面，精神消费的人群不断增加。
那么，跟进时尚潮流使我们会展迎来了更多的机会与挑战。
如果我们能够把握机会，不断的跟进与创新，那么我们必定能够在会展这个领域拥有一片属于自己的天地。
那么我们需要把握市场，赢得先机。
所以我们将对市场进行一次简单的分析：
SWTO
一、S即（strength）优势
1.春天是旅游的旺季，会展的宣传效果会高于每一个季节。
2.在这个社会上我们赚的是女士、学生及青少年的钱，所以我们将会有强大的消费人群作为支持。
W即（weakness）劣势
1.现如今大多数学生或消费者想更变发型，但是却没有专业的设计师给予他们足够的建议。
大批消费者与我们擦肩而过。
因此我们需要在这次展会上尽量满足消费者的需求。
1.一些青少年自认为的潮的发型往往不能被家长及老师接受。
2.甚至舆论的作用下，有些人认为烫发、染发产品有致癌的成分。
那么我们需要一分产品90化验报告证明来减少大家的怀疑。
O即（opportunity）机会
1.无论社会怎么发展，理发永远不可能被替代。
所以理发的行业将永久存在。
2.而且这次展会将是无锡的第一届，必定能够赢得消费者的关注。
3.媒体也会关注这次展会。
T即威胁
1.发型设计是一个很小的公司，这可能无法像大公司那样有权威。
关注的人也可能会少。
2.本次展会主要人群是针对青少年，很有可能得不到家长的支持。
即使宣传效果再好，发廊的业务也不一定会增加。
3.可能会有新产品代替我们的产品。
四、活动概述
拟由无锡科技职业学院主办，无锡市发廊有限公司的协办，无锡科技职业学院文秘1101班级承办的“今天，你GO潮吗？
”__非常非常发廊的发型设计会展举办活动。
将于2012年6月2日—3日在无锡科院美食城一楼镭射厅及无锡新区宝龙广场一楼举行。
活动设置两大区域：
商品即发型展示区和休闲娱乐表演区。
商品展示区用于给商家展示商品、应景设计好的发型和专业设计师之间的较量。
休闲娱乐表演区用于举办各种娱乐活动、抽奖、游戏等。
本次活动可乘35、35（大）、765线到达，鼓励人们到现场参与活动。
二、活动的主题
“你GO潮吗？
”
主题诠释：
1.首先，以反问的语气组成，巧妙地点名了本次活动的展示方向。
2.“go“一词解释为：
”去、够、加油“的意思。
有利于推广浪漫主义的氛围。
3.反问的形式，提醒了消费者对自身的思考。
是会展活动备受关注。
4.同时，能够表达出参展商与活动的激情、喜悦与自信的心情。
5.格调激情、生动易于传播，影响深远。
三、活动时间与地点
活动时间：
2012年6月2日—3日
活动地点：
无锡新区宝龙广场一楼、无锡新区无锡科技职业学院美食城一楼
合作与活动方式
大型发型形象设计会，融商品展示与休闲娱乐于一体的大型会展活动。
由各个沙龙、美甲及理发用品专卖店审定方案，提供使用场地费用。
承办单位无锡科院文秘11级学生负责报批，提供现场协调和维持秩序的人员，但不投入资金；无锡市发廊设计投入前期启动资金，确保在现场同类企业的唯一性；文秘1101班级级负责整体方案策划，整体宣传，活动运作。
同时确定主办单位为无锡科技职业学院、协办单位无锡市形象设计有限公司，承办单位为无锡科院11级文秘班，联合协办单位为各参展商。
包括无锡市沙龙形象设计、美甲店、理发用品专卖店、发卡专卖店等。
五、推广与招商方案
1.协调各方关系，总体方案确定以后，由广州市艺廊装饰有限公司全面负责活动的招商工作，广州市智勇广告有限公司提供协作。
招商日程安排：
2.方案确定后至活动举行前一天拟于5月20~28日；
招商对象：
主要为各个沙龙形象设计公司
以上招商在执行过程中保持同类企业的唯一性。
3.参展数量与形式：
参展商总量保持在10家左右，参展商可以进行实物展销、形象展示，在参展过程中要体现出现场促销的“实惠性”，确确实实为消费者和前来参与的活动其它客户提供与其它时间相比的“实惠”，竭力促进现场成交，活跃现场气氛。
促销手段视商家的具体情况而定，但要求，每位参展必须提供50份价值50元的礼品，以便现场活动免费赠送给业主和观众。
六、发型展招商流程
目标参展商数据库的建立
（一）信息来源
由小组成员与目标合作的沙龙（商业街，崇安寺等地）联系收集该行业的基本资料和其他相关产业（即发胶，发蜡，发饰等）商家的名称，地址，联系方式
（二）建立目标参展商数据库，并制作成电话单
招商方式
1、主要是电话联系，其次可以用邮寄信封，传真，电子邮件，上门拜访，朋友介绍等方式，邀请相关产业参加展会
2、小组成员在联系过程中,要详细介绍展会的基本信息,比如说展会面积有多大，参展人员有几个，并向其说明参加展会的益处（例如:
在发型展会上，面对面的与顾客进行沟通，可直接了解他们的需求战略及动向,宣传新产品,获得新客户和行业信息，为您的商务行为奠定基础）
3、深入了解目标公司各项产品，并针对性的为其提供专业，全方位的参展推介方案
招商价格
1、展位的出租价格
2、宣传广告，水电和展具租赁等有偿服务的报价
划分展区展位
１划分原则：
按专业题材划分展区，如洗发露在一个展区，发胶在一个展区，可以使观众更能够区别，有助于增强参展商的样品效果．
1、通过与参展商的沟通联系,基本确定参展商对展会的参展达成意向,做好预报工作确定展会位置,展位面积
2、预排展位:
由小组成员与参展商联系,得到明确回应后,签订展位合同,支付定金．招展人做好沟通联系，掌握参展商信息、每次工作会议中做好报告．
招商步骤
1、发布信息，主要通过电话,传真,邮件等方式,把项目邀请函发给客户名录单上的单位．
2、上门拜访，找准负责人
3、招展中用到的文书：
项目邀请函，展位确认书，参展商指南，合同书等发给参展商
4、展会结束后可安排其在学校的参观
5、跟参展商确认展位的布置，及样品运输等事情
七、展会时间安排表
（一）3个月前：
（尽量具体到年月日）
1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、综合意见，确定这次展览计划；
2、与展览主办单位或代理公司联系，取得初步资料；
3、选定场地
4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。
（二）2个月前：
1、设计展览结构：
2、取得展览场地的设计批准：
3、选择并准备参展产品：
4、与客户联系：
5、制作展览宣传册：
6、以广告邮件等进行推广活动：
7、确定旅行计划：
8、预付展览场地及其他服务所需款项：
9、复查参展说明书、传单、新闻稿等：
10、安排展览期间讲解人员：
11、向服务包商及展览组织订购单位促销广告。
（三）一个月前：
1、最后确定参展样品，并准备大量本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签：
2、将展位结构设计做最后的决定:
3、计划访客回应处理程序：
4、训练参展人员：
5、安排展览现场或场外的招待会：
（四）半个月前:
1、再次检查所有准备工作：
2、展会模拟：
3、确定展会安全：
（五）五天前：
1、工作人员全部到位：
2、视察展览场地
（六）三天前：
1、抵达饭店，等记:
2、指示工作人员将展会物品送至场地：
3、与展览组织代表联络，告知通讯方法：
4、安排好会场.
（七）两天前：
1、确定所有物品运送完成：
2、查看租用的设备及所有用品，了解其功能;
3、布置展会位置。
4、具体时间方案
6月2日
9：
30——9：
35
主持人宣布参展名单，介绍活动内容。
9：
35——9：
45
负责人、参展商讲话，推介产品及服务。
9：
45――12：
00
专业设计师pk赛
12：
00-----13：
00
节目演出，包括模特、男女声独唱与合唱、街舞表演。
13：
00——14：
50
互动游戏
15：
15――15：
30
与您有礼大抽奖活动
15：
30
产品拍卖
4月24日
9：
30——9：
35
宣传活动开始
9：
35——9：
40
参展商讲话，推介产品及服务。
9：
40——11：
40
节目演出，模特走秀，展示发型与美甲
11：
40——13：
00
产品推介、新娘、新郎的发型设计表演
13：
00——14：
05
互动游戏：
现场选出五队情侣，有设计师设计。
选出最佳情侣，并给以奖励。
14：
05——15：
10
节目演出，大型舞蹈、男女声独唱与合唱、
15：
50――16：
00
与您有礼大抽奖活动
节目、活动说明：
1、产品推介：
每位参展商规定5分钟中心舞台产品或服务介绍，说明优惠措施；
2、互动游戏：
对对碰、夹汽球、成语接龙，送礼品，由参展商提供，奖励参与者。
3、现场游戏：
飞镖、寻宝
4、与您有礼大抽奖：
统一制作认购、定购产品书，按编号抽奖，设置奖励视情况而定。
5、表演活动：
以上只是界定表演方向，即基本内容，待方案确定以后，再提供详细节目单，供主办方和协办方确认。
每场节目、每天节目内容不同，演出演员不同。
八、活动现场布置方案
（一）
活动地点：
长江俱乐部广场
1、现场布置创意：
现场布置遵从活动的主题“今天你go潮吗”体现出现代人对时尚的追求，展现出现代人所推崇的潮流。
2、现场布置主色系—淡紫色、白色
为了使这次活动在人流量较大的长江俱乐部广场吸引更多人驻足，所以在喧闹中寻求一分宁静以便吸引人们的注意力。
以淡紫色和白色为主的色彩搭配显得清新脱俗、淡雅高贵，与主题所体现的时尚不相违背。
3、现场布置分区：
活动现场平面图（按专业题材划分）
①比赛区
6张样的白色梳妆台镜面朝外围成一个正六边形，每张梳妆台左上角摆放好一盆小盆景。
每张梳妆台前摆放一张紫色旋转凳子，右方放上一个小型落地工具架，工具架里放上吹风机、剪刀等必备工具。
②展示区
展示台：
长6米，宽4米，高0.3米
展示台位于广场中心，展台铺上红色地毯，展台外用紫色气球拼成五个爱心环绕展台。
另外再用白色和紫色相间的气球铺两条线形成一个小道，通至比赛区。
展示台两边各放一个音响。
③观众区
观众区设置一百五十个座位，座椅摆成圆弧形状，观众区位置如平面图所示。
如此安排以便观众可以清楚地看到比赛区和展示区。
④工作区
工作区位于活动场地西北角。
放置四张桌子，桌子拼成四边形，四边形内放一个大纸盒用于放置一些必须品，相对两张桌子各放置一台电脑。
（二）
活动地点：
美食城三楼
1、现场布置创意：
现场布置遵从活动主题“今天你go潮吗”展现出大学生对潮流的喜爱，充分体现出现代大学生的青春与活力。
2、现场布置主色系—橙色、绿色
橙色属于暖色代表着大学生的热情，而绿色则是勃勃生机象征着大学生的青春活力。
3、现场布置分区
活动现场平面图
1比赛专区
测试区：
用两张桌子相对拼在一起，两张桌子上各相对放上一台电脑用于测试，桌子上铺上红色桌布。
设计区：
六张桌子分成两排相对，每排三张桌子，每张桌子之间间隔1.3米。
每张桌子上放置好吹风机、剪刀等必备工具。
②展示区
展示台:
长5米，宽3米，高0.3米
展示台位于大厅中心，展示台用红色地毯覆盖，展台四周用橙色和绿色的气球相环绕（留两个缺口可方便人上台）
③观众区
观众区分为三块，分成三个圆弧。
将观众席拼成如图所示的两个小圆弧和一个大圆弧，小圆弧各设三十个座椅，大圆弧设置六十个座位。
4、现场装饰
用橙色和绿色的彩带在大厅墙壁上拼出主题“今天你go潮吗”的字样，在上图A、B两面墙上各拼出三个字——A墙上拼“今天你”B墙上则是“go潮吗”。
每个字之间相隔两米，在相隔的两米之间贴上时尚海报，每个海报都选一个角粘上三个绑在一起的橙色和绿色的气球。
八、展会所需的资源
已有资源：
场地、发型师、礼仪小姐、部分人员（主持人、模特）
所需资源：
人力资源：
平面模特、广告模特、设计师、展览展示施工工程师、服务人员、保安人员、摄影师
财力资源：
大量的资金包括场地的租金、策划、广告和开幕式、清洁费、假发、头饰、化妆品、化妆间、各种服饰、舞台搭建、彩幕、投影仪等离子电视、灯光、音响、看台、升降舞台、彩砖、地毯、力压架、探照灯、摇头灯、染色灯、频闪灯、数字调音台、话筒、彩虹机、烟机、泡泡机、礼仪用品，升空气球、展架、易拉宝、遮阳伞、精美小礼品、演讲台、横幅条幅、桌子、椅子、宣传海报、鲜花、拱门、帐篷、一些安全设施（灭火器）
九、展会活动经费预算
一、活动经费由以下几部分组成：
1、宣传费用包括海报设计，传单印刷、《潮流网》。
2、现场布置费用（包括舞台、空飘、音响、背景板、展位布置等）约2万元左右；
3、演出费用，每天预计1000，两天共二千，由我们学院十佳歌手及达人秀、街舞社组成。
4、总计约：
2.2万元
二、费用分摊：
1、形象设计发廊投入2万元，用作活动启动资金。
2、其它参展位按10个展位预计，每展位收取600－1000元的展位费；
3、承办单位投入活动审批、场地及展位、负责业主邀请
十、可行性分析
1、感召力空前
本次活动由无锡科院主办，决定了本次会展活动的影响力与感召力必定会达到一个最高峰，同时，也为众商家提供了一个提升档次与品位，增进可信度、美誉度的绝佳机会。
2、多个相关行业联展
本次活动整合了发型形象设计公司、指甲设计店、发卡专卖店、发型用品专卖店等多个店，组成产业优势资源联合参展。
这样，即避免了单个行业促销冷场的局面，又不会造成相关目标消费群的流失。
3、会展传播影响力久远
本次活动的举办，整合各行业优势，启动发型设计、指甲设计的消费市场，拉动内需，促进经济增长。
凡参展商均可共享这一传播效应，达到推广企业形象宣传之目的。
4、群星荟萃，精彩无限
为期二天的会展活动，不仅有歌舞的精彩演绎，还有有趣的各种游戏，另外还专门邀请了乐队、劲舞组合，让参众的激情得到无限升温。
一系列丰富多彩的节目，让人们看得开心，玩得开心。
除此之外，还为每一个参赛者准备了丰富的奖品及精美的纪念品！
互动参与性强。
十一、展会应急预案
（一）总则
编制目的：
建立健全发型展会突发公共安全应急机制，有效预防、及时控制和消除展会突发公共安全事件的危害，指导和规范展会突发公共安全事件应急处理工作，最大限度地减少展会突发公共安全事件对参展人员、设备、场所的危害，保障参展人员的生命财产安全和合法权益，保持良好的展会环境。
工作原则
以人为本，预防为主。
未雨绸缪，快速反应。
全面衡量，统一指挥。
适用范围
本预案适用于展会内的突发公共事件的应急处置工作。
涉及有关法律法规、政策及规定，按照有关规定办理。
（二）、组织指挥体系及职责
（一）展会应急协调小组
由相关单位组织相关人员履行值守应急、信息汇总和综合协调等职责。
展会期间，负责展会应急管理工作。
（管理者需留下其联系方式）
展会应急协调小组的职责
1.保卫安全方面
包括展会场保卫工作，以及保障发生突发事件时的人员疏散安全，由应急协调小组负责组织实施，其他相关人员协助开展工作。
2.消防安全方面
包括消防监测、排除消防隐患和消防应急准备工作，由应急协调小组负责组织实施，其相关人员协助开展工作。
3.交通安全方面
保障相关人员出行路线的交通顺畅、交通安全。
由应急协调小组负责组织实施，其他相关人员协助开展工作。
4.供电保障方面
包括展会期间的日常供电保障和临时供电保障，由应急协调小组责组织实施，其他相关人员协助开展工作。
5.其他未列明情况
其他未列明情况由应急协调小组研究部署、统一指挥、协调有关人员组织实施。
（三）、应急响应
应急协调小组接到展会突发公共事件信息后,应急协调小组根据情况做出启动应急预案决定后，指挥和组织协调应急处理工作。
协调有关工作人员做好下列工作：
（一）立即赴现场调查处理。
（二）配合相关人员开展应急管理工作，应及时向相关领导汇报工作进展情况。
（三）应急协调小组对展会突发公共事件发生的原因、性质、危害程度、波及范围等情况进行调查分析，提出下一步防范措施。
（四）、突发事件应急处置程序
火灾事故应急预案
1、报警程序：
（1）根据火势灵活处理，如火势大，需要报警则立即就近用电话报告消防中心（电话119），如火势较小根据现场情况利用现有的消防器材进行及时的扑灭。
（2）迅速向应急协调小组成员或组长报告。
2、组织实施
（1）事故发生后应立即疏散人群并向上级报告。
（2）要迅速组织人员有序逃生，防止发生踩踏等事故。
原则是“先救人，后救物”。
（3）组织人员撤至安全地带，调查是否有人困在火场。
（4）消防车到来之前，所有工作人员均有义务参加扑救，消防车到之后要听从消防人员的指挥，做好配合工作。
3、注意事项：
（1）火灾事故首要的是保护人员安全，扑救要在确保人员不受伤害的前提下进行。
（2）火灾第一发现人应将火灾发生的准确位置和火灾情况告知校保卫科，如是电源引起，应立即切断电源 。
（3）发现火灾后应掌握的原则是边救火，边向上级报告。
（4）人员在逃生时应组织有秩序的撤离。
（5）应急小组人员应维持现场秩序，防止有人乘机捣乱和展品受到损失。
（6）所有人员都必须支持、配合事故救援，并提供一切便利条件。
突暴力事件应急预案
若发生治安、刑事案件，尤其是踩踏、聚众斗殴、盗窃、抢劫、爆炸案件
1、执勤人员、工作人员立即劝解无效可采取强制手段，将当审人带离现场处理。
2、迅速报告应急小组，保护在场的人员及展品安全。
3、在事情得到解决之前要将当事者双方稳住在现场，防其事后逃跑，并保护好现场。
4、受伤即使送往医院或医务室。
5、组织各方面的工作人员最短时间内恢复展览的正常秩序。
电源故障的应急处置
电源超负荷运转导致停电
预防办法：
分成多个电路铺线区域，在每个区域设置总电源，将总电源量分摊至负荷内。
处理办法：
电路铺线区域安排多名电工进行紧急处理，同时防止他人进入电路区。
备注：
在现场布置之前将各区域总电源准备好，后勤组负责落实，领导小组进行线路检查，确保线路无误。
音响故障：
A类：
单套音响出现线路故障
预防办法：
备用1套临时处理音响，2套音响电源线路分开，以便现场紧急调配。
备注：
音控师在活动前一天下午进场将音响及各配件调试到最佳状态。
B类：
麦克风故障
预防办法：
增加麦克风的传音端口，在一个端口出现问题的情况下不影响麦克风发生效果。
（有线无线均可）
处理办法：
马上调换麦克风，故障期间音控师播放混响，以避免出现冷场现象。
C类：
歌曲带子出现卡带现象
预防办法：
备用多套曲带。
处理办法：
出现曲带问题时马上换频。
备注：
提前调试各类曲带。
安全标记：
参加人员（包括观众）因碰到现场线路而摔跤
预防办法：
在各个危险区域（如电源、滑湿地带等）作好危险标示。
人员保障
根据实际需要，有关部门成立相应应急保障队伍，为应急工作提供必要的人员配备。
展会应急协调小组确保展会突发公共事件一旦发生，人员及时到位。
下雨：
预防办法：
为来宾准备雨伞，在广场搭建帐篷
人员情况：
礼仪小姐迟到
预防办法：
接待小组工作人员提前2个小时集中人员，统一乘车至活动现场。
处理办法：
如出现个别礼仪小姐迟到的情况，接待小组在安排礼仪小姐时增加2—3个名额，以增补。
伤情问题：
如现场人员，包括工作人员及观众出现因各种情况出现的伤情
预防办法：
常用药品的准备，如创口贴、红药水等。
处理办法：
出现伤情对伤员进行现场救护，如严重者马上将其送往医院抢救。
人流拥挤：
预防办法：
在各个区域（停车区域、主席台区域等）由领导小组安排保安人员统一指挥，并事先设立多个疏散通道。
处理办法：
一旦出现挤场情况，各个区域工作人员在该区域的多个疏散通道按序进行秩序维护。
备注：
在各个区域尽量多设置秩序维护线，同时工作人员充足
新闻问题：
预防办法：
新闻通稿及口径统一。
处理办法：
如现场出现任何异常问题时，协调各新闻媒介对该问题不予以报道。
活动领导未出席
处理办法：
有在场职务最高的领导代理。
发生偷盗，被盗等事件时
1、第一个接到报警的工作人员及时与安保人员取得联系由安保人员带领受害者报警备案。
2、财产损失严重时，配合警方对相关人员进行一一核查。
争取在最短时间内弥补损失。
后勤保障活动前1日到位。
后期处置
（一）报送调查报告
应急处理工作结束后，展会应急协调小组要组织相关成员及时写出调查报告，报上级有关部门。
调查报告主要内容包括：
1.事故发生的时间、地点、原因、人员伤亡和直接、间接经济损失情况；
2.应急救援参加单位、投入人员和设备情况；
3.应急救援过程、经费决算、实际效果；
4.诱发事故的主要责任单位和个人。
展会现场服务和管理
1、专业观众的服务与管理
1、专业观众登记与入场
（1）设置观众登记柜台
（2）引导专业观众填写登记录
（3）领取参观指南（包括展会的基本信息、展会的简单介绍、展区和展位划分安排、其他有关图表即展会交通图、相关活动安排）
（4）参观引导
2、对专业观众的服务
（1）现场咨询
（2）贸易配对服务
（3）餐饮、休息和娱乐活动
2、参展中的服务与管理
1、参展商行为管理
2、安全管理（消防安全、人身安全、展品安全、公共安全）
3、展区保洁服务
4、现场餐饮和接待服务
5、现场咨询服务
布展期间主要工作
工作内容
工作描述
布展前
到管理部门办理相关手续
到学校相关部门申请办展
与各服务商协调和沟通
①共同讨论和解决展位搭建．展品运输．现场环境布置中出现的问题
②安排展会现场提供的各项服务，如餐饮服务，咨询服
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