合同模板管理系统需求分析说明书模板.docx

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合同模板管理系统需求分析说明书模板

xxxx合同管理系统

需求分析说明书

合同管理系统项目组

2008年12月

版本控制

0.1文档信息

创建人

邓海鸥

创建日期

2008-12-02

审核人

审核日期

0.2版本历史

日期

版本号

作者

更改情况

2008-12-02

0.1

邓海鸥

创建文档模板

2008-12-18

0.2

邓海鸥

增加部分需求

2008-12-25

0.3

邓海鸥

增加部分需求

第1章概述

1.1文档目的

本文档作为中国xxxx分公司（以下简称xxxx）合同管理业务调研及需求分析报告，文中全面、详细描述及分析了xxxx移动办公工作业务现状，并在此基础上提出了项目实施建议和工作内容，文档是项目业务调研的工作总结，同时也为项目开发阶段设定了具体工作内容和目标。

本文档预期读者为：

xxxx总经办

xxxx合同管理系统项目组

1.2项目背景

xx市xx有限公司（以下简称“xxxx”）自成立以来，公司和业务规模都在飞速发展，取得了非常瞩目的成绩。

而随着公司不断的发展，公司与外界签订的各种类型的合同数目也在不断地飞速增长，但xxxx目前在合同管理上主要采用的还是手工纸质审批，从而导致在合同审批流转过程中，相关领导和人员无法及时掌握审批过程中暴露的问题和意见；同时由于没有相应的IT系统来集中统一的抽取合同中的关键信息，因而无法做到全面的后期跟踪和统计分析，存在较大的局限性。

随着公司的进一步发展，建设集中统一的合同信息管理建设系统也就势在必行。

1.3目标与范围

1.3.1目标

本工程的项目目标是对xxxx现有的合同管理模式进行调研分析，在最短的时间内建成一套足以满足日常合同管理工作所需的合同信息管理系统，以满足xxxx日益迫切的全面合同管理需求。

同时，在系统建设的过程中，也将充分考虑合同信息管理系统将来的发展和其它IT系统的整合需求，为将来的扩容升级留下足够的空间。

1.3.2范围

组织范围包括xxxx中各个部门

功能范围包括系统管理，应用管理，合同管理，合同执行管理，统计分析，工作流管理。

业务范围包括综OA系统、网上报销系统、投资管理系统，CRM系统，合同管理系统等办公管理类系统，

1.3.3建设原则

总体上采用统一建设、统一管理的原则，避免重复开发并降低建设和运维成本。

具体实现上，为适应xxxx企业移动应用平台大规模应用和业务发展需要，系统技术实现应遵循开放性和标准化技术路线，采用.NET技术架构和B/S应用模式，支持XML规范，支持SqlServer等大型标准关系数据库进行数据集中存储与管理。

这样，保证xxxx企业移动应用平台具有良好的跨软、硬软件平台能力，强大的系统扩充能力以及健壮性，以满足xxxx不断发展的业务要求。

该系统应遵循开放、标准化技术实现，具有良好稳定性、可靠性和可扩展性，支持大并发用户量处理能力，以满足xxxx股份公司集团性质大规模化应用需要。

该系统将集中部署于xxxx大型应用服务器上，利用xxxx成熟的内部企业网实现各级用户对移动应用日常操作与管理。

系统将全公司重要移动应用数据进行集中存储管理。

1.4术语解释

术语

描述

系统（System）

指为解决用户需求的计算机软件程序的集合，这里指数据采集与核算子系统

平台（Platform）

指为提供一系列计算机软件产品的基础运行环境，是计算机产品能够运行的必要基础，可能是一些更为基础的软件，也可能是一些硬件

架构（FrameWork）

指为设计产品和平台的宏观构思，是描述产品与平台关系的理论体系

功能（Function）

指为计算机产品、系统或解决方案等提供的，为用户准备好的一些操作的集合。

是用户使用的基本操作单元

1.5参考资料

《xxxx合同管理系统总体技术要求》2000年11月

第2章整体业务分析

2.1组织机构

xxxx具体的组织机构如下图所示：

2.2业务职责

在公司上述架构中，市场部、个人客户部、工程建设部、网络部、总经理办公室、计划部、经营财务部、人力资源部、专家办公室、党群工作部及行政事务部为公司的二级部门，其中市场部、个人客户部、工程建设部、网络部下设三级部门，这些三级部门与不设三级部门的二级部门一样，是具体合同的承办部门。

合同经办人在启动电子化审批流程时，首先需要其所在承办部门的领导审批；承办部门审批通过后，其他部门的职责主要有：

（详细的流程请见附件1，合同审批流程）

1.在合同涉及固定资产投资及设备赠送的情况下，由计划部负责审核会签。

2.支出类合同或合同条款突破公司制定的标准的，需经财务部会签。

3.网络品质或服务承诺超出公司标准需经网络部会签。

4.计划部负责承办的设备采购合同需工建部、网络部、财务部会签。

5.其他二级部门及其下三级部门的会签由承办人员选择，二级部门及三级部门领导复核。

2.3工作内容

2.4管理流程

2.5用户描述

系统用户主要有：

合同经办人，合同管理员，合同会签部门，合同审核人员，各级领导，系统管理人员，业务管理员。

2.5.1合同经办人

合同经办人即合同审批流程的发起人，主要负责在审核对方签约资质并经商务谈判后填写合同审批要素、包括合同概况、签约依据、签约对方的基本情况等信息后，选择模板合同文本/起草非模板合同并提交部门领导审批。

负责汇总审核意见，对原合同进行修订后，根据具体情况再次提交审核。

2.5.2合同管理员

合同管理员负责合同在各级部门的送审。

各级部门都有自己的合同管理员。

2.5.3合同会签部门

由会签部门相关领导负责审查合同中与本部门职能相关的项目并进行会签，会签部门领导有分工的，由该部门合同管理员负责按领导分工分送不同领导会签。

2.5.4法律审核人员

负责合同文本内容的合法合规性，完整性审核及相关资质等的复核，对于存在问题的可直接退回合同经办人或合同经办人员所在部门领导进行修改。

并可选择会签部门。

按部门分配合同法律审核人员。

2.5.5各级领导

领导分为：

三级部门领导，二级部门领导，分管副总，总经理。

分别按各自的工作职责负责合同的审核，对于有修改意见的，可直接退回合同经办人员或发法律人员，由法律人员退回合同经办人员。

2.5.6系统管理员

系统管理员进行系统的配置和日常运维管理工作，比如基础数据管理，用户管理，权限管理等等。

2.5.7业务管理员

主要是对系统中和业务相关的基础数据管理，比如审批流程的设定,合同类型管理，合同编号管理等等。

第3章合同管理系统

3.1业务组成

3.1.1起草/修订合同模板

由相关业务部门人员或法律人员负责发起合同模板的起草修订工作，需要填写合同模板相关信息包括：

合同模板名称，合同正文，附件、起草或修订发起部门等。

然后送审部门领导。

3.1.2会签合同模板

送审部门主管审核通过后，可选择由相关业务部门领导对起草合同模板进行会签，发表其会签意见，并将会签意见返馈法律人员。

然后送法律审核人员审批。

3.1.3审批合同模板

法律人员审核后提交分管副总审批。

由法律部门的合同管理员将审批通过后的合同模板按合同类别添加到系统中，进行归类发布，供经办人员合同起草时查询参照。

3.1.4发布合同模板

由法律部门的合同管理员对经过法律部门审批通过的合同模板，进行归类发布，以提供其它人员合同起草时查询参照。

3.1.5起草合同

由合同经办人负责起草合同，首先选择签约主体（xx分公司或网络资产分公司）、模板适用，根据合同审批要素，并填写合同审批表，合同审批表由四部分构成：

合同概况、签约对方、承办情况及意见汇总。

（详见附件2）

然后送审部门主管。

3.1.6新建合同变更/补充协议

当一个合同发生变更或有补充协议时，需要创建新的合同变更或补充协议。

其中的合同中止，合同解除，合同终止都将以新建补充协议的方式进行处理。

新建时需要选择母合同，新建的子合同的流水号要以母合同为基准。

再在后面手工加上编号。

具体规则？

将来合同统计时将以合同的子合同的编号来统计是否有中止，是否有解除等。

新建子合同的审批流程和母合同流程一样。

3.1.7会签合同

三级部门会签：

由送审部门主管选择会签部门，并由会签部门领导对起草合同，发表自己会签意见。

二级部门会签：

由送审部门领导，先送给会签二级部门的合同管理员，由管理员选择部门领导会签。

如果会签部门中有不同意通过的，将退回到合同经办人。

二级部门签的全部同意将流转到法律审核人员。

3.1.8法律审核

指合同会签后，流转到法律部门，法律审核人员对文本内容的合法合规性，完整性审核及相关资质等的复核。

法律审核人员提供三种审核意见：

完全同意，带意见同意，不同意。

如果选择不同意时，法律审核将退回给合同经办人，并可决定合同经办人修改后是否走流程，还是直接送到法律审核人员。

3.1.9审批合同

1.指二，三级部门领导的审批，审批通过转流转到下一个流程。

审批不通过直接退回到合同经办人。

2.指合同起草、会签、法律审核后交由公司分管副总审批，部分合同由分管副总联签，超过财务规定权限的合同送总经理审批。

公司领导审批通过后，将由承办部门的合同管理员，打印，盖章。

公司领导审批不通过，将跟回到法律审核人员。

3.1.10批量审批

当待办任务中审批的合同的类型为同一种，且都为模板合同时。

支持批量审批。

来加快审批速度，提高工作效率。

3.1.11合同归档

合同签订后/履行完成后进行归档，归档的合同不再进行合同流转。

系统将自动生成PDF文件。

由合同管理员进行合同归档，归档时选择归档类别。

归档后的合同可通过年度、承办部门、合同类型、关联交易、合同号等关键词进行浏览查看。

3.1.12合同授权管理

1、承办人外出等情况下可以选择指定人员作为被授权人（代办人），代理处理授权期间的相关工作。

2、公司负责人授权，需求部门按填写授权申请书，按流程经各级审核，法律复核，总经理签批后生成授权书，保存或打印。

3.1.13合同台账管理

所有处理的合同及相关工作均建立台帐。

用户可以通过查询条件（台帐类别、合同类别、合同关键词、……）进行查询。

对任何一个台帐记录可以查看记录详情，不同台帐类别记录详情有所区别。

3.1.14框架协议管理

合同经办人可以添加框架协议，框架协议内容主要包括：

协议编号，协议名称，开始时间，结束时间。

框架协议分成：

签署结算协议的框架协议和不签署结算协议的框架协议。

所有合同起草时需要选择是否为框架协议。

支持对框架协议的执行情况进行统计查询（如：

输入框架协议号或相对方名称、合同名称，可查询框架及结算协议签署时间、付款金额、付款时间等相关信息），而且结果可自动转换为EXCEL表格。

对任何一个框架协议，可以查看其关联的所有合同。

3.1.15律师函申请管理

1.合同承办部门可以申请律师函，申请时填写申请单。

（应写明申请事由，金额、期限等要素）

2.填写完成后由本部门主管领导进行审批，

3.审批通过后转交法律部门审核，法律同意后负责委托外聘律师出具律师函。

4.审批通过后进入台帐。

（台帐见附件4）

注：

具体律师函工作线下完成。

3.1.16合同翻译申请管理

1.合同承办部门可以申请合同翻译，申请时填写申请内容、附加合同文本。

2.首先由本部门主管领导进行审批，

3.审批通过后转交法律部门审核。

4.审批通过后进入台帐。

（台帐见附件5）

注：

具体翻译工作线下完成。

3.1.17合同签署、执行情况统计

支持由具体承办人回填合同签署时间（有效期）；

支持按不同条件查询要求、实时对合同执行情况进行跟踪、统计；

支持提前终止已经过审批但最终未能签署的合同，但承办人员要说明原因并需获得部门领导审批确认意见；且相关信息可以依照权限查询；

3.1.18*合同付款申请

合同履行过程中，满足合同付款条件的付款信息会自动提醒。

合同承办人员可以对符合条件的付款记录提出付款申请。

注：

财务系统也有合同付款申请、审批功能，该功能可能放到财务系统中完成。

3.1.19用户投诉/争议、合同纠纷管理

合同发生纠纷，合同承办人需要进入系统填写用户投诉/争议、合同纠纷协助处理申请，填写信息包括纠纷类别，纠纷内容和处理情况

填写完成后提交主管领导审批。

审批通过后提交法律部门记录合同纠纷信息，以备后期查询统计。

关联律师函功能。

3.1.20合同查询统计管理

系统可自动提取关键项生成合同、律师函、授权书、翻译申请等各项台帐，并可按照关键项进行筛选。

可进行合同执行、签署情况的筛选和统计。

3.1.21效能分析管理

为了监管各部门工作效能，需要就合同处理效能分部门进行分析统计。

通过统计可以分部门分合同处理阶段查看合同数量，各部门对应各阶段延期处理的合同数量。

统计结果支持报表和图形方式展示。

3.1.22统计报表

合同统计报表作为企业内部合同运行状态的分析决策数据，有很重要的意义。

同时作为xx集团的分公司，还需要定期向总部提交总部要求的报表。

（详见附件6）

统计报表需要能够自动产生xx集团要求的报表并提供导出、打印功能，还需要根据内部自身情况提供相应的统计报表。

同时因为报表变化的频次一年为单位，所以可以不考虑使用报表设计工具，而有系统直接根据指定需求生成报表，报表变更时再由开发或运维人员修改提供。

3.1.23信息发布功能

合同系统也是企业内部信息交流、业务培训、政策法规、通知公告的窗口。

需要可以发布相关类别新闻信息，登陆用户都可以查看。

发布的信息所有登录合同系统的人都能看到。

3.1.24流程管理

系统管理员可以根据不同合同类型，自定义不同的审批流程。

自定义各个流程环节中的参入者，以及对流程的监控。

3.1.25基础数据管理

由系统管理员维护系统运行基础数据，由合同类型，合同编号等等。

3.1.26系统管理

系统管理员可以进行系统管理，包括系统参数设置、用户管理、组织机构管理、接口配置和管理、系统运行状态管理等，以便完成系统配置及运维工作。

3.1.27待办提醒功能

系统对各个环节设定审批/执行期限，超过期限未进行办理的，自动进行代办提醒。

3.1.28合同承办人变更

因为某种原因合同承办人需要发生变化，发生变化后而不影响合同正常的审批流程和执行。

所以系统需要提供合同承办人变更功能来满足实际业务需求。

3.2业务流程

3.2.1合同模板审批和发布流程

3.2.2二级部门经办合同审批流程

3.2.3三级部门经办合同审批流程

3.2.4合同翻译申请流程

3.2.5律师函申请流程

3.2.6授权委托流程

3.3人员岗位

人员岗位名称

涉及功能

人员岗位说明

1

合同经办人

2

合同管理员

3

合同会签部门

4

合同审核人员

5

各级领导

6

系统管理员

3.4业务需求

业务需求编号

业务需求列表

业务需求描述

A001

A002

A003

A010

A011

B001

B002

B003

B010

B011

3.5用户场景

3.5.1UC00合同起草

用例名称

合同起草

参与者

合同经办人

用例描述

合同起草人输入合同相关信息，送审并保存。

前置条件

用户进入合同管理系统，可以看到合同起草功能菜单

后置条件

部门审批领导收到审批待办任务

基本操作流程

1.用户点击合同起草功能

2.系统显示合同起草页面，显示合同相关的信息，包括：

合同名称

合同类型

合同编号（根据选择的合同类型系统自动生成）

选择相对人信息

付款信息

是否模板合同。

合同文本内容

合同附件

是否关联交易，根据输入的相对人信息，系统自动判定

合同签约依据

3.选择送审部门或领导。

4.点击保存按钮，提示保成功。

A1用户输入的值不合法

备选流程

A1:

1.提示用户对应的配置项输入不合法，以及提示参考信息

转3

异常流程

无

3.5.2UC002三级部门领导审批

用例名称

三级部门领导审批

参与者

三级部门领导

用例描述

三级部门领导对合同经办人提交上来的合同进行审批，如果没有问题送审二级部门领导或选择三级部门会签。

前置条件

有审批待办任务

后置条件

二级部门审批领导收到审批待办任务或三级会签部门收到会签待办任务。

基本操作流程

1.从待办任务或合同审批列表中选择一个打开。

2.输入审批意见

3.可选择：

退回或送审二级部门审批或送相关三级部门会签。

4.

A1用户输入的值不合法

备选流程

A1:

审批条件不能为空。

异常流程

无

3.5.3UC003三级部门会签

用例名称

三级部门领导会签

参与者

三级部门领导

用例描述

三级会签部门领导，对会签合同中和本部门相关的条款，提出自己会签的意见。

前置条件

有会签待办任务

后置条件

如果为最后一个会签部门，将给二级部门审批领导发送审批待办任务

基本操作流程

1.从待办任务中或合同会签列表中选择一个合同打开。

2.输入会签意见

3.点击确认完成。

A1用户输入的值不合法

备选流程

A1:

会签意见不能为空。

异常流程

无

3.5.4UC004二级部门领导审批

用例名称

二级部门领导审批

参与者

二级部门领导

用例描述

二级部门领导对三级部门领导提交上来的合同进行审批，如果没有问题送审法律人员。

前置条件

有审批待办任务

后置条件

法律人员收到审核待办任务。

或二级会签部门合同管理员收到待办任务。

基本操作流程

1.从待办任务或合同审批列表中选择一个打开。

2.输入审批意见

3.选择：

退回或送审法律人员审批或送相关二级部门会签。

4.

A1用户输入的值不合法

备选流程

A1:

审批意见不能为空。

异常流程

无

3.5.5UC005二级部门会签

用例名称

二级部门会签

参与者

二级部门领导

用例描述

二级会签部门领导，对会签合同中和本部门相关的条款，提出自己会签的意见。

。

前置条件

用户进入合同管理系统，有会签待办任务。

后置条件

如果为最后一个会签部门，将给法律审批人员发送审批待办任务

基本操作流程

1.从待办任务中或合同会签列表中选择一个合同打开。

2.输入会签意见

3.选择是同意还是不同意。

然后点击确认完成。

A1用户输入的值不合法

备选流程

A1:

会签意见不能为空。

异常流程

无

3.5.6UC006法律人员审核

用例名称

法律人员审核

参与者

法律审核人员

用例描述

法律审核人员对合同从法律角度进行审批，如果没有问题送审公司主管部门领导审批或退回合同起草者修改。

前置条件

用户进入合同管理系统，有审批待办任务。

后置条件

公司领导收到审批待办任务。

或合同经办人收到修改待办任务。

基本操作流程

1.从待办任务或合同审批列表中选择一个打开。

2.输入审批意见,三种类型意见。

一完合同意，二带意见同意，三退回意见

3.选择：

退回或送审公司主管领导。

A1用户输入的值不合法

备选流程

A1:

审批意见不能为空。

异常流程

无

3.5.7UC007分管副总审核

用例名称

分管副总审核

参与者

分管副总

用例描述

分管副总对法律人员审核通过提交上来的合同进行审批，如果没有问题报呈总经理。

前置条件

进入合同管理系统，有审批待办任务

后置条件

基本操作流程

1.从待办任务或合同审批列表中选择一个打开。

2.输入审批意见

3.选择：

退回或其它副总会签或报呈总经理。

A1用户输入的值不合法

备选流程

A1:

审批意见不能为空。

异常流程

无

3.5.8UC008合同翻译申请

用例名称

合同翻译申请

参与者

合同经办人

用例描述

合同经办人输入合同翻译申请，送审并保存。

前置条件

用户进入合同管理系统，可以看到合同翻译申请功能菜单

后置条件

部门审批领导收到审批待办任务

基本操作流程

1.用户点击合同翻译申请

2.系统显示合同翻译申请页面，输入合同翻译申请的信息，主要有：

选择翻译申请的合同

申请时间

3.选择送审部门或领导。

4.点击保存按钮，提示保成功。

A1用户输入的值不合法

备选流程

A1:

必须选择翻译申请的合同

异常流程

无

3.5.9UC009授权书申请

用例名称

授权书申请

参与者

合同经办人

用例描述

合同经办人输入授权书申请，送审并保存。

前置条件

用户进入合同管理系统，可以看到授权书申请功能菜单

后置条件

部门审批领导收到审批待办任务

基本操作流程

1.用户点击授权书申请

2.系统显示授权书申请页面，输入授权书申请的信息，主要有：

授权书申请名称

授权书申请文本内容

申请时间

3选择送审部门或领导。

4.点击保存按钮，提示保成功。

A1用户输入的值不合法

备选流程

A1:

必须输入授权书名称

异常流程

无

3.5.10UC010律师函申请

用例名称

律师函申请

参与者

合同经办人

用例描述

合同经办人输入律师函申请相关内容，送审并保存。

前置条件

用户进入合同管理系统，可以看到律师函申请功能菜单

后置条件

部门审批领导收到审批待办任务

基本操作流程

1.用户点击律师函申请功能菜单

2.系统显示律师函申请页面，输入律师函申请的信息，主要有：

律师函申请名称

律师函编号

律师函申请文本内容

相关合同

申请时间

3选择送审部门或领导。

4点击保存按钮，提示保成功。

A1用户输入的值不合法

备选流程

A1:

必须选择申请的合同

异常流程

无

3.5.11UC011合同归档

用例名称

合同归档

参与者

合同管理员

用例描述

合同管理员对已经完成审批的合同进行分类归档。

前置条件

用户进入合同管理系统，可以看到合同归档功能菜单

后置条件

基本操作流程

1.用户点击合同归档功能菜单

2.选择要归档的年份

3.选择要归档的类别

4.点击添加合同按钮，弹出合同查询窗体，所显示的合同合部为已审批通过的合同。

5.选择要添加的合同，点击确定关闭查询窗体。

6分类归档完毕。

A1用户输入的值不合法

备选流程

A1:

异常流程

无

3.5.12UC017合同纠纷申请

用例名称

合同纠纷申请

参与者

合同经办人

用例描述

合同经办人输入合同纠纷申请相关内容，送审并保存。

前置条件

用户进入合同管理系统，可以看到合同纠纷功能菜单

后置条件

部门审批领导收到审批待办任务

基本操作流程

1.用户点击合同纠纷申请功能菜单

2.系统显示合同违约申请页面，输入合同纠纷申请的信息，主要有：

纠纷情况说明

处理建议