管桩行业销售部管理制度汇编.docx

管桩行业销售部管理制度汇编.docx

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管桩行业销售部管理制度汇编

一、销售流程管理制度2

二、合同评审管理制度3

三、合同签订管理制度4

四、合同实施管理制度5

五、合同货款回收制度6

六、合同结算制度7

七、工地签收单的管理制度8

八、开具收据的管理制度9

九、开具发票的管理制度10

十、欠款跟踪管理制度11

十一、应收帐款和呆死账的管理制度12

十二、客户档案管理制度13

十三、驻外堆场管理条例14

十四、离职、调职业务员的交接和提成发放制度15

十五、办事处经理岗位交接制度16

十六、办事处管理制度17

十七、未计件办事处费用报销制度19

销售流程管理制度

一、销售流程包括：

项目跟踪、合同报价、合同评审、合同签订、合同实施、烂桩处理、合同收款、合同结算、客户档案管理。

二、销售管理流程图及相关责任人：

责任人

合同意向、信息备案

論报价报价

合同评审、客户资料

合同签订

办事处业务组业务员

办事处业务组销售部勤

办事处业务组业务员

销售勤销售部经理（技术部、

财务部经理）办事处

办事处业务组业务员

合同实施

销售部计划调度统计办事处业务组业务员

合同归档——__合同排产合同发货统计统

合同结算、发票开具、退款

技术部办事处业务员

办事处

业务组业务员法务部

统计财务部业务员

合同评审管理制度

一、所有销售合同在签订前必须如实、全面、准确地填写《合同评审表》。

二、销售部勤主管针对供应能力，预审《合同评审表》，并核算管桩出厂价（即将端板摊销、运输费用扣除后的金额），报销售部经理批准后按照批准要求签署销售合同。

三、若订单上要求的是特殊型号或非常规产品，或有特殊要求的，销售部组织生产部、技术部、供应部、财务部针对性地对其可行性、质检能力、生产能力、财务制度、流程等进行评审。

四、若在合同执行过程中将出现价格、数量、型号等任实质容的变更时，应先填写新的《合同评审表》进行补充，通过后作为原合同评审表的附件，按新的评审结果实施。

五、合同评审表及其附件由统计员分类存档管理，每一合同对应一份，编号与销售合同一致。

六、评审表的响应时间为24小时以，有效期为五天，超出有效期限，公司有权拒绝签订合同。

合同签订管理制度

一、合同签订必须格按照《人民国合同法》及公司有关规定执行，对已评审确认的意向性合同要及时签订。

各项合同条款应与合同评审表中确定的容相符。

二、签订合同前，责任业务员（合同签约经办人即为该合同的责任人）必须先对客户的经营运作和经济情况全面、深入了解，做好信用调查。

有疑问的，业务应向上级领导请示；对客户不了解或敷衍蒙骗公司签署合同而造成公司经济损失的，由责任业务员承担全部的经济损失和法律责任。

三、签订合同的当事人必须具备法人、法定代表人或委托代理人资格，并加盖该公司合同专用章或行政公章，并将该公司有效的营业执照等相关资料复印件交公司存档；如遇与个人签定合同时，应附身份证复印件和财产状况证明等资料，如赊欠货款的需购货个人在合同上加盖手指模。

四、填写合同，应当由一人、以同一书写用笔、同一颜色墨水笔填写，做到字迹工整明晰，不得错填或字迹模糊不清，不允合同有涂改的现象出现，信息录入要准确无误。

五、客户名称要求与其行政公章或营业执照上的名称完全一致、不得有多字或漏字

情况出现，工地名称要写全称，桩型、规格、数量、供桩期限、配桩、付款式、签收人等事项不得遗漏。

六、如客户有尾款未付、留部分货款作为保证金、质保金的，其付清该款时间必须

明确到某年某月某日或其他可确定的时间，不得出现模糊的、附加任条件的表述。

七、违约条款要充分考虑供需双权利义务的对等性，应尽量避免对客户承担违约责任的条款出现。

八、对于垫款或按进度付款的工地尽可能提供客户的财产凭证原件，并签订担保合同。

九、个人提供房地产担保的应提供相关证件原件、经过其夫妻双签名的结婚证或者户口本复印件、身份证复印件，并由其夫妻双在担保书上签字。

合同实施管理制度

一、销售合同由销售部勤审核、经理确认，统计员归档并建立合同台帐，做好跟踪记录。

二、统计员对销售数量、金额等进行统计，确保数据的准确性、及时性、性，并做好月度、年度各种销售统计报表。

三、销售部勤根据合同数量及库存下达生产计划，按合同付款式、交货期及发桩要求发桩。

四、发桩计划坚持统筹、充分利用库存的原则，根据合同中工地指定的桩长、配桩等要求发桩。

除特殊情况经销售部经理批准外，要坚持没有合同或没有确认单价及付款日期并加盖了公章的书面通知（指试桩）不发桩、超过合同付款进度不发桩（以合同约定为准）、超过合同数量达10%不发桩的原则。

落实好发货计划，并充分提高运输车辆的效率。

五、超越合同条款需发货的，须填写超量发桩申请表，注明还款日期，客户签字盖章确认、责任业务员签字、办事处经理签字、最后由销售部经理签字同意后可发桩。

六、业务员在发桩前必须实地勘察施工现场，了解场地照明、进场道路等施工准备状况，并与工地的委托签收人做好现场签收的确认和沟通工作,如不能保障24小时有合格的签收人在现场,需在发桩前重新办理委托签收人的相关手续。

业务员有责任按《管桩基础施工规》向需提出建议和要求，保证运输车辆安全进场，卸车作业。

七、业务员对合同执行过程期间工地发生的有关问题、矛盾要及时处理，做好售中、售后服务，并做好建设、施工、设计、监理等相关部门的协调工作，保

证合同的顺利实施。

合同货款回收制度

一、回款率是考核销售工作的重要指标。

二、合同收款主要由责任业务员为主、办事处负责，销售部及法务人员协助共同完成。

三、业务员必须格按照合同签订的付款式执行，确实掌握收款期限，并随时注意客户的信用情况，经常与客户保持密切联系，了解客户的经营和支付情况，确保对如期付款。

对逾期付款的客户要及时催收，降低公司坏帐风险。

四、收取货款时，对客户开出的银行票据中我的公司名称、帐号、金额、时间等容须认真审核，如有不明之处及时与财务部门沟通和联系，避免因错漏造成延误或损失。

五、收款开出的收据的付款单位应与合同签订的需单位名称一致。

若实际付款单位与签订合同的需单位不一致时，收据上需注明出票人或付款人（具体见财务部收据管理办法）。

六、业务员工作不细心等自身失误造成损失的，如期票不能按时进账、所收回支票因不符合票据规定不能进账等情况，应由业务员自行解决，并承担由此引发的经济责任。

公司不允收取期票。

七、办事处应于每月月底27号前将下月三色台帐欠款回收计划表提交给销售部，销售部统计员根据欠款回收计划表督促、加强收款业务。

销售责任业务员对所负责的客户赊欠货款承担工作责任，直至把货款收回为止。

合同结算制度

一、对供桩完毕的合同，统计后勤人员须在三天按合同条款开具结算单并及时交给业务员。

结算单一式四份，客户一份，财务部一份，销售部存档一份，办事处存档一份。

二、结算单上的客户名称、工地名称须与合同、发货出仓单上相符。

结算单管桩规格、数量以实际发货为准，单价必须与合同一致。

如有退或断桩情况的，应把米数、单价、金额如实在调整项目里注明。

三、工地供桩结束后业务员应在合同双约定的结算日围与客户办理好相关结算手续，准确填写结算日尚欠金额与尚欠货款的付款日期，并及时交回公司统计员处存档，结算时间最迟不得超过十五天。

四、结算单原则上由客户的经济责任人（法人代表、合同签署人、合同约定签收人）签署，是企业法人购桩的须加盖签订该合同公司的合同专用章或行政公章，并注明签章日期。

五、因业务员结算手续不及时办理而造成客户赖帐，责任业务员必须承担相应责任。

六、对于拖欠货款的客户，要抓紧追收余款，并且要求客户签订具有法律效力的还款协议，双予以确认。

否则造成的一切经济损失由责任业务员承担。

七、业务人员收到发票后必须在三天将发票交给客户，十天不交给客户所造成的退票责任由业务人员承担，并需办理客户签收手续，未办理者处以100元/罚款

八、其余退票情况格按照财务制度办理。

工地签收单的管理制度

一、签收单是作为客户收到我公司货物的原始凭证，是结算的重要依据，因此要确保签收单的及时、完好回收，签收人属实并且笔迹无误。

二、签收单丢失的，车队责任人承担责任且每单处50元罚款。

若勤人员查出签收人不符合同约定，需车队相关责任人拿回重签。

要求业务员配合车队确定签收人的，业务员应积极做好配合工作。

三、每月与运输公司结算当月应付款项，双在5号前必须把所有未回单对好，打印出明细表，双签名确认，由销售部催促运输公司追回。

四、车队没有按合同书中指定的签收人签收，如因此产生纠纷造成损失的，按车队与公司签订的运输合同中的约定，由车队承担全部货款赔偿责任。

五、勤人员如发现签收人与合同中指定人员不相符，应立即通知调度停止发桩，待相关人员（业务员、车队领导、司机）更正后可发桩。

六、在勤层层把关过程中，如果勤没有及时通知调度停止发桩或调度在得到通知而未停止发桩的，由此产生的损失由责任承担。

七、业务员要加强与该客户和工地签收人联系，发现问题及时解决，问题尚未解决前，应通知公司停止发桩。

开具收据的管理制度

一、业务员在收到客户货款时，应按公司统一下发的《收款收据》开具，要格按照填写样板的要求填写，收据正文的容包括客户名称、合同号、工地名称、金额小写、金额大写、票据、收款式、备注栏等项。

二、收款收据中的单位名称、工地名称不允缺字和漏字，不允省略，不允使用简称。

合同编号要与合同上的一致。

三、收款收据中的大小写金额必须一致。

四、收款式的种类有：

现金（现金指实在的现金，收到私人存折的转账应在收款式上填转账，不应填写现金）、转账（含电汇、存折转账）、支票、汇票、银行承兑汇票、本票。

收款收据中的收款式必须与实际收款式一致。

五、收款开出收据的付款单位名称应与合同上的需单位名称及《产品出仓单》上的

收货单位名称一致。

若出现不一致的情况，责任业务员必须要求合同上的订货单

位以其名义开出付款委托书。

六、人民币大写封顶用封顶符号注明，不能用零代替。

七、收款收据不允划线涂改和重描，一经写错就立即作废，重新开具合格的收款收据。

八、收款收据在核销前，已经收到款的收据的存根联必须都要有出纳的签名确认，作废的必须四联齐全，否则财务不予核销。

九、已经收到款的必须尽快将收据等手续交与出纳，出纳及时进行款项入账。

十、禁打白条收款。

如出现此种情况，处相关责任人100元/次罚款，若因此产生货款损失由责任承担全部责任。

十一、客户若是以现金存入或汇入我银行帐户式付款时，业务员在开给对收款收据

时必须要回对其上面由银行开具的存、汇款凭单原件或要求客户在原件上注明付款原因。

开具发票的管理制度

一、各办事处勤填写《开票申请表》通知销售部统计开票后，交由财务部开出。

《开票申请表》应注明发票名称、所属客户、发票金额等事项，并根据需要提供工地结算的管桩规格、米数及单价等信息。

二、开增值税专用发票必须做到四相符，即：

发票上客户名称、付款单位、合同中需单位名称、《产品出仓单》上的客户名称一致。

如发生代付款时，发票上客户名称可以与付款单位不一致，但必须有经三（即我、付款和签订合同的需）确认的委托书。

三、不允开错发票（含多开、重开发票），否则引起的公司税款损失由责任办事处承担。

四、未发桩的，不得先行向客户开具发票收款。

五、各工地所开发票金额最终要与结算金额相符，并按照公司要行两票制，运费按照实际的发生数开具运费发票，管桩按实际的发生数开具管桩发票，管桩发票和运费发票需同时配套开具，总发票金额不能超过实际结算金额。

六、不论任情形，公司向工地供桩完毕后60日，业务员应明确管桩发票和运输发票的接收单位，并将该工地的管桩发票和运输发票足额开具完毕。

遇有特殊情况的，在该期限届满前10日将延期开票申请交销售部和财务部经理批准后给予适当延期。

否则，到期没有开具发票的或到期没有足额开具发票的，以及延期开票申请未能得到销售部和财务部经理批准通过的，公司不再向该客户开具发票。

七、违反以上规定，视情况每次对办事处处以20-500元罚款。

欠款跟踪管理制度

为了减少办事处的欠款和赔偿风险，使公司能及时掌握欠款情况，并能及时委派法务人员协助和配合欠款催收工作，特制定本制度：

一、各办事处在每月的15日前对上月新进入的黄色台帐的合同按公司要求填写《欠款情况汇报表》交予销售部指定勤。

二、各办事处在每月的15日前对上月的黄、红色台帐中的每个合同的变更情况按公司要求填写《每月欠款情况变化分析表》交予销售部指定勤，以便公司能及时了解情况并委托法务部协助催收。

三、对销售部指定有代表性的欠款并通过法务人员协助已完成欠款回收的合同，责任业务员和办事处经理必须填写《欠款形成原因及得失分析总结表》，以备培训案例之用。

于每月的15日前将上月的《欠款形成原因及得失分析总结表》交给销售部指定勤。

公司将根据办事处对该欠款的主观判断出现的失误，手续的完善与否，客户的了解深度以及欠款跟踪的全过程来对相关责任人作出评价及处理。

应收帐款和呆死账的管理制度

一、结算单最后还款日期的签订必须根据合同约定签署，若有变更，滞后合同约定的在1个月需经办事处经理认可，滞后合同约定在1个月以上〜3个月以需报销售部经理同意可签订，超出3个月的需报总经理同意可签订。

二、根据客户意愿可由客户单面出具还款计划，但我司不予签署确认；若需签署还款协议则需报公司法务专员、销售部经理同意后可签署。

三、销售部和各办事处勤需建立绿、黄、红三色应收账款预警报表，供完桩15天尚未签回结算单的或超出合同约定付款期限在三个月以的合同进入绿色台账；供完桩30天尚未签回结算单或帐龄3个月以上〜6个月以的进入黄色台账；超出合同约定付款期限6个月或进入诉讼程序的进入红色台账，办事处勤和销售部勤于每月定期进行核对。

上述结算单的签署以销售部认可为准。

1.绿色台账中的欠款原则上由办事处自行负责追收，法务专员提供协助；在绿色台账期限的合同提成全额发放。

2.黄色台账、红色台账中的欠款，法务专员可随时介入了解情况，办事处定期按法务专员的要求将书面欠款情况说明交给法务人员，如有拖延或隐瞒情况不据实汇报的，处以200元至1000元罚款。

黄色台账和红色台账中合同的提成，法务专员可根据合同的履行程序、清收情况及办事处和业务员是否尽责等情形提出处罚建议，经销售部同意后实施扣除。

3.各办事处和业务员必须无条件配合法务专员的工作，在法务专员的管理下完成三色台账欠款的催收任务；如有不配合的，根据情况可对办事处或责任业务员罚款200元至1000元，直至停止责任人的工作。

四、经济损失的责任分担：

追讨欠款所产生的诉讼费等外部支出费用由公司承担；出现呆死账的合同欠款，若销售程序符合公司要求，经法务专员和销售部认可，其呆死账损失金额由承包的办事处承担40%,其余由公司承担；若销售流程有明显失误（未按公司销售程序执行的）或有蒙骗公司等行为的，由此造成的损失由办事处全额承担,直至追究相关责任人的法律责任。

五、本制度中所扣的提成和罚款，公司没有明确办事处和业务员的分担比例的，均由办事处承担，不得转嫁给业务员。

六、法务专员外出工作所产生的差旅费用由公司审核报销。

客户档案管理制度

一、客户资料应当在办事处和销售部分类存档。

二、业务人员应定期在每月15日和月底前把与有过业务往来或是沟通联系的客户信息报至销售部勤处，勤根据相关信息进行详细记录，建立档案，若有特殊情况也可随时更新信息。

三、客户档案里包含客户营业执照或身份证复印件、公司（或个人）详细办公（或住宅）地址、经营情况、其它财产资料、已合作项目相关明细、合同付款执行状况等信息。

四、参与客户档案管理的勤人员必须对所掌握的客户信息，不得外泄。

驻外堆场管理条例

为进一步加强公司各驻外堆场管理，便于明确管理责任，特对堆场管理做如下规定：

一、各堆场管桩的货物进出由公司销售部统一调配，堆场的数量、质量及日常管理责任由堆场所在地的办事处承担，办事处经理为第一责任人，负责组织堆场管桩的收、发、存及盘点等工作。

二、凡工地需退桩至堆场或卸船直接转入堆场，由经手业务员提交书面报告，由办事处勤核对规格、数量后，交办事处经理审批，传至公司销售部，确认后由公司销售部通知车队，同时管桩入堆场须经车队堆场负责人签字确认所退管桩的规格及数量，经公司销售部确认无误后，由统计人员调整数量，否则公司不予认可。

三、堆场管桩调配增减后，办事处勤需在次日将实际发生的出仓单传真回公司销售部存档，并在每月1日上午停止发货，由堆场所属办事处经理（负责人）负责组织堆场管桩盘点，1日下午2点前将盘点底稿传回公司销售部，并编辑堆场管桩盘点表报销售部审核签名，交财务部备案，作为存货处理。

盘点若发生误差，损失由办事处负责人负责承担。

离职、调职业务员的交接和提成发放制度

一、对于正常人事调动的业务人员，自调离交接之日起，其个人所签合同在绿色台帐以的合同按其个人应得提成的70%分配，30%分配给接任其工作的业务人员，对于进入黄、红色台帐的合同提成，其合同签订人与后任人员各发放提成的一半，合同签订人有协助收款的义务。

二、对于按正常手续办理离职的人员，离职后没有继续从事同行业管桩销售的，须积极配合其所签合同的收款工作，按照自离职之日起六个月已收回款原未发提成的50%进行提成分配并给予一次性发放，六个月还未收回款的合同提成不再发放；

三、对于按正常手续办理离职，但离职后继续从事同行业管桩销售的，或是自动离职、未办理离职手续的销售人员，自离职之日起，其个人提成全部扣除；对于仍有欠款和资金风险的，其个人必须对在职期间的相关责任负责到底，必要时公司将追究其相关的法律和经济责任；

四、办事处勤可依据业务人员的工作日志和领导批示的请假条记录考勤，对于连续10天无考勤记录的可作自动离职、除名处理，并扣除其未发放的全部提成；

五、业务员在办事处之间的正常调动，公司补贴三个月工资，具体数量由各公司根据本地工资水平和经营状况自行确定，原则上，二年的业务员按***元/月，二年以上的业务员按***元/月。

办事处经理岗位交接制度

一．前后两任经理对办事处所有工作的责、权、利均以交接日为界定时间，即交接日前的办事处工作的责、权、利由前任经理承担，交接日后的由新任经理承担。

后任经理接任后办事处的所有责任均由新任经理负责；

二．办事处的所有财产含办公用品、日常用品、所有办公资料、公司配车等均属公司财产和资源，任个人不得占为己有；作为办事处财产，单件价格2000元以下的无偿交接给新任经理，单件价格2000元以上（含2000元）的以三年作为折旧年限折价后交接给新任经理。

（以发票或报销时间开始计算）

三．关于办事处房租、物业管理费、水电费及办事处勤、驾驶员、非包干业务员的年终奖金等，前后任经理以交接日为界限按全年比例分别承担；

四．关于办事处全年烂桩考核的奖罚，以交接日算起，以在任的合同号为计算依据，按照公司的烂桩考核计算法进行分别计算，分别承担；

五．新任经理全权负责办事处的日常管理工作及前期所签订的合同的履行和收款，前任经理有配合协助收款的义务；

六．关于在交接日前所签合同提成的分配：

依据销售部提成分配制度及办事处提成分配案分配给二级办事处或业务员，提成余额部分以前任经理60%，新任经理

40%的比例分配。

对于前任经理以个人名义签订的合同可按业务员的分配案以业务员的身份进行分配，然后余额部分参照以上分配比例再进行分配；

七．关于在交接日前所签合同提成的发放：

正常按月发放；八．对于前任经理在任职期间所签合同若在交接后出现死帐，由公司综合分析后界定责任归属，并作相应处理；

九．以上交接属于正常交接，如办事处经理自动离职、辞职、被公司辞退的则必须对在任期间的责任负责到底，追收完全部货款并完善相关交接手续，否则提成

一律不予发放，并且公司还将追究其相关的法律责任

办事处管理制度

一、驻外办事处的设立根据企业经营发展、拓展市场的需要，营销部经理提出报告，经公司总经理批准设立驻外办事处。

驻外办事处的驻地、人数、人员由营销部经理确定，驻外办事处主任由营销部经理推荐，经公司总经理批准后聘任。

二、办事处的职责完成公司的经营目标及为完成目标所开展的市场调研、项目跟进、招投标、签订合同、销售回款、销售服务、公共关系等经营活动。

服从公司的决定，维护公司的权益，对公司负责。

三、办事处管理

1、行为规办事处必须格遵守法律、地法规、遵章守纪、依法经营、尽职尽责、努力工作。

商务活动要衣冠整洁、语言文明、礼貌待客、微笑服务，以良好的礼仪形象和精神面貌展现天和集团优秀的企业文化和企业形象。

2、主任负责制办事处在公司营销部的直接领导下，实现主任负责制。

主任执行公司的决议，对本部门经营目标、经营活动、人员管理、固定资产及生活办公用品管理负责，对营销部经理负责。

公司按照本规定不定期检查办事处的管理工作，如不能切实执行本规定的要求，将予以办事处主任200元/次的处罚。

3、目标负责制办事处最根本的任务就是完成公司下达的经营目标。

主任要按照公司下达的经营目标进行经营策划、指标分解、责任到人，负责领导目标实施。

对目标完成情况按月度、季度、年度进行检查诊断。

并对存在的问题提出整改措施。

对业务员工作进行业绩考核，并按公司的有关规定进行奖罚和二次分配。

4、办公管理

办事处主任应合理安排人手，做好办事处的清洁工作，保证办公室的整洁、干净。

要求在办事处入住人员保证个人务，铺床叠被，妥善整理个人物品。

办事处所有业务人员需每天填写《业务人员日程表》，按照差旅费和业务费等项目列出当日发生的费用，以便于统计和核对管理。

四、月工作业务汇报制度

办事处主任要认真检查、总结本部门的业务开展情况、指标完成情况并定期向营销部经理汇报。

工作汇报正常程序是直接对营销部经理或经理委托的负责人。

五、销售费用管理

1、业务费用是指为业务开展需要而发生的办事处办公费用、差旅费，通讯费用和业务招待费用。

业务人员个人生活及其它开支不在其。

2、业务招待费的借支、使用、报销应格按照公司有关规定执行。

借支、使用、报销要先经本办事处主任签字，再经营销部经理签批。

招待费一月报销一次，报销凭证按财务的规粘贴。

主任要加强业务招待费的使用管理。

任人不得假公济私，非公务吃喝玩乐，一经发现，肃处理。

4、房租、办公费、话费、广告费（标书费）、差旅费、交通费等按公司现行的有关规定执行。

每个星期六按照费用的分类分别贴报，无正式发票的费用单独列出报销，并有相关人员证明。

5、所有费用的票据要求真实，如无正式票据，需出具书面说明，不得出现使用假发票或虚报费用行为，否则按发生额的10倍处罚。

六、销售合同、客户档案、应收账款的管理合同文本，包括已签订的合同、协议，以及客户档案等凡不能公开摆放的文件物品都必须妥善保管，不得在桌面随意置放。

客户档案按《客户档案表》格式全面填写，一式两份，一份每月未报营销部整理归档。

办事处应派