档案管理要求和规范.docx

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档案管理要求和规范

档案管理要求和规范

认识是实践的理性前提与基础，只有认识上清楚了，实际层的管理工作才能真正做好。

档案工作也不例外。

从事档案工作，考察档案的科学管理，必须从对档案的理性认识开始。

第一部分档案与档案工作概述

一、档案

（一）档案的定义

首先，我们先了解什么是档案。

对于档案，国内两个比较权威的定义：

1、根据《中华人民共和国档案法》的第二条：

档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

2、根据《档案工作基本术语》，档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

3、为了简便起见，也可表述为：

档案是原始的历史记录。

（二）档案定义的基本含义

这些定义里都包含共同的含义：

1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。

2、档案是保存备查的历史文件。

“今天”的档案是“昨天”的文件，“今天”的文件将是“明天”的档案，但并不是所有文件都会转化为档案，只有办理完毕、查考利用价值、按一定规律保存的文件才是档案。

3、档案信息的记录方式和载体是多种多样的，可以是文字、图表、声像资料，也可以是实物。

4、档案是原始的历史记录

（三）档案的分类

根据不同的分类标准，我们可以把档案分为很多种类：

1、按照档案的来源标准划分：

国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案

2、按照内容划分：

文书档案、科学技术档案、专业档案

3、按照档案的载体形式划分：

甲骨档案、金石档案、纸质档案、胶片、光盘等

4、按照档案的时间标准划分：

古代档案、近代档案和现代档案。

古代档案和近代档案称历史档案

5、按照档案所有权划分：

公共档案和私人档案

上面我们提到根据档案的来源分，有“企业档案”，那么，什么是“企业档案”，顾名思义，就是企业生产经营过程中产生的档案。

根据档案法的解释，企业档案是指企业在设立、生产、经营、管理等各项活动中直接形成的具有参考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

企业档案是企业的宝贵财富，它的利用价值主要体现在以下三个方面：

1、维护企业经济利益和合法权益。

因档案真实记录着企业各项活动，在处理是非和各种纠纷中，档案是最有说服力的证据。

办公大楼在装修过程中档案起到了很大的作用，如我们采购的会议桌椅等，初步验收基本符合要求，使用一段时间后发现有味道，找到合同，对照合同上的技术指标，经检查与合同要求出入很大，仅这一项就为公司挽回了几百万的损失。

2、维护企业历史真实面貌。

档案是在企业发展中积累和形成的，是企业历史的真实记录，它见证了企业的昨天和今天，是后人了解过去的最重要途径。

3、提高企业管理水平。

企业领导在作出某项决策前，都要查阅大量的资料，从中找出决策的依据；企业总结工作、制订计划、处理问题时，也需要了解情况和熟悉政策；正确指挥生产经营，更要靠有关的经济法规、统计数字和市场信息。

而这些文件和资料很多都保存在档案里。

它是企业各级管理干部加强企业管理的重要参谋。

二、档案工作

档案工作也有两种不同的解释，广义的档案工作指管理档案和档案事业的活动，包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作和档案出版工作等。

档案工作等同档案事业。

狭义：

指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等的活动，就是档案馆（室）的工作。

狭义的档案工作，也称档案管理。

档案工作主要包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计八大项内容。

第二部分档案的收集工作

档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中的和散失在其他地方的档案，分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆。

收集工作是档案工作的起点，没有档案的收集工作，就不可能有完整的档案，也就不可能有健全的档案工作。

那么，归档文件的收集有哪些要求呢？

主要有四个方面的要求：

１、数量充分——各级各类档案保管机构，要尽量补充档案数量；

２、质量优化——收藏的档案要达到一定的质量标准；

３、门类齐全——档案保管机构应收集各种门类和载体的档案；

４、结构合理——档案保管机构所收藏的档案在来源、内容等方面，要做到全面。

既有档案还应有资料。

要保证达到这四个方面的要求，我们在收集的方法上就要多加注意了，靠等、靠、要是不可能达到的。

根据我们的经验总结，要达到这四个方面的要求，保证收集材料的质量和数量，有以下十二种方法可以借鉴

1．办理完毕随时收

2．会议文件及时收

3．常用文件定时收

4．人员变动提前收

5．珍贵文件跟踪收

6．保密检查集中收

7．盖章之时立即收

8．制度约束按时收

9．责任到头督促收

10．“帐外文件”催促收

11．整理之前全面收

12．发现不齐反复收

第三部分档案的整理工作

档案整理工作是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案工作创建秩序化的管理对象基础。

讲到档案整理工作，我们不得不提到国家近几年在推行的文书立卷改革。

在我国，传统上采用案卷作为文书档案的保管单位，以立卷为归档文件材料的整理方法。

这种方法的弊端：

立卷方法烦琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量。

档案工作的外部环境的变化和机关办公自动化进程的加快，为立卷改革提供了新的方向和可能。

经过国家档案局组织多方讨论、论证，于2000年12月6日颁布了《归档文件整理规则》DA/T22——2000），并于2001年1月1日起开始实施。

在《归档文件整理规则》里就提出了归档文件是“件”为单位进行整理，新的立卷改革以其简化、兼容、衔接、适用、灵活的特点，给立卷工作带来方便

归档文件“件”的确定

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。

四川省规定，来文与复文各为一件。

来文与复文包括请示与批复、报告与批复、函与复函。

归档文件“件”的装订

装订前的工作。

修裱破损文件、复制字迹模糊或褪变的文件、折叠超大文件、去掉金属物。

件的排列顺序：

正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；汉文在前，少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。

国家档案局提出两种方式，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

四川省规定采用后一种方式。

一般使用缝纫机左侧轧边，文件较厚时，按“三孔一线”装订方法。

保管期限的确定

按照国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限为永久、长期（16——50年）、短期（15年）。

1、永久——凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家建设和历史研究有着长远利用价值的档案。

2、长期——凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料。

3、短期——凡在较短时间内，对本单位有参考利用价值的文件材料。

第四部分档案的鉴定工作

档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，而经常的业务工作则是后者。

所以，档案界通常所说的档案价值的鉴定，是对档案价值的鉴定。

档案鉴定工作的主要内容是：

制定鉴定档案价值的有关标准（包括单行规定和档案保管期限表）；判定档案的价值，并确定保管期限；对无保存价值和期满档案，按规定进行销毁或对保管期限进行升降处理。

档案鉴定是“去粗取精”，提高管理效益的科学措施；档案鉴定是关系“档案存亡”的重要工作。

第五部分档案的保管工作

档案保管工作是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全保护措施。

档案管理工作主要任务是防治档案损坏、维护档案安全、延长档案寿命。

保管工作主要包括以下三个方面：

档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；档案流动中的保护，即档案在各个流动环节中，一般的安全防护；档案保护的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。

下面，我们着重讲一下档案库房的一般要求：

①档案库房不能与办公室合用；

②库房不能放在机关办公楼的地层或顶层；

③不能设在办公楼的西侧或南侧，防太阳直射；

④不应靠近厕所，锅炉房。

⑤冬季，室内温度不低于14℃，夏季不高于24℃，相对湿度45%-60%

⑥档案柜的排放：

•整齐一致

•避光通风：

有窗库房的架（柜）子排列，应与窗户垂直。

•空间利用

•统一编号

•编号的方法是：

自门口起从左至右编架柜号，每个架柜子的栏也从左向右编号，每栏的格自上而下编号。

第六部分档案的检索工作

档案检索工具，是用以揭示档案馆（室）保存档案的内容和成分，报道和查找档案材料的工具。

基本职能：

两个方面。

一是存储，即将档案文件的有关特征著录下来，按照一定的顺序加以排列或进行客观描述。

二是查找，即向利用者提供查找档案的线索，供利用者了解和查找档案时使用。

一、编制检索工具的作用：

•桥梁作用；

•交流作用；

•管理作用。

二、检索工具的种类：

•按体例分：

目录、索引、指南

•按载体形式分：

书本式、卡片式、缩微式、机读式检索工具

•按功能分：

馆藏性检索工具、查找性检索工具、介绍性检索工具。

第七部分档案的编研工作

档案馆（室）的编研工作，是以馆（室）藏档案为主要对象，满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料、编写档案参考资料，参加编史修志，撰写专门著述。

一、档案编研工作的内容：

1、编辑档案史料和现行机关文件汇编；

2、编写档案参考资料；

3、编史修志。

二、档案编研工作的意义：

积极提供利用服务的有效方式

提高工作水平的重要途径

有利于档案原件的保管和流转

三、各种编研成果介绍

（一）大事记

•定义：

大事记就是按照时间顺序，用简明的文字记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。

•种类：

✓国家或地区性大事记

✓机关大事记

✓专题大事记

✓个人生平大事记

•大事记的具体选材范围：

✓本单位、业务部门召开的重要会议；

✓本单位领导的重要活动；

✓本单位重要的决定、决议、规划、部署；

✓本机关机构的建立、撤销、职能和隶属关系的变化；

✓本单位主要领导人的任免、奖惩；

✓本单位完成的重大任务或取得的重大科研成果

✓本单位及所辖范围内的重大灾情和事故；

✓上级领导机关对本单位的重要指示和检查活动；报刊登载、电台、电视台播放本单位的重要新闻，发表的文章、作品；

✓其它重要事件。

（二）组织沿革

•定义：

是记载一个国家、政党、机关、团体、地区或专业系统组织机关、人员编制和体制发展变革情况的参考资料。

•种类：

一个机关的

一个地区的

一个专业系统的

•主要用途：

便于各级机关领导人员和有关部门查考、研究本单位的组织机构、人员变化的历史情况。

在档案工作方面，可为编写“全宗介绍”的“立档单位沿革”提供系统的材料。

•内容要素：

单位概况、机构名称改变、地址迁移、成立和撤消或合并的时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人员变动等情况。

（三）专题概要

•定义：

用文章叙述形式，简要地说明和反映某一方面的工作、生产或某种社会现象的产生、发展变化的史料型参考资料。

•名称：

概述、概况、简介、集萃等

•结构：

•题名：

专题+

•总体概述：

•简要介绍本专题的概貌、性质、特点、影响、作用及所反映的时空范围和材料来源。

•正文：

全面系统地叙述本专题对象发生、发展的历史过程和现状或结果

详细介绍本专题对象的价值、效益、作用和社会影响

概要地指出本专题对象的发展方向或可能性的趋势

•附件：

凡能说明本专题对象基本情况的图、表、文献材料等，都可以附于全文的末尾。

（四）基础数字汇集

•定义：

基础数字汇集，又称基本情况统计。

就是以数字的形式反映一定地区或某一方面的基本情况的参考资料。

•特点：

内容明了，形式灵活，利用方面。

•类型：

从形式上看，记述式、表格式、图示式（常用）

从内容上看，综合性的和专题性的

从反映的空间范围看，有机关内部的和系统的。

（五）发文汇编

•定义：

发文机关将本机关的发文定期集中成册。

•特点：

便于按文号检索查阅

•注意：

发文汇编只限于本单位使用。

因为有的文件有密级，不能公开。

第八部分档案的利用工作

档案利用工作，也称“档案利用服务”，是档案保管部门通过一定的方式与方法，直接提供档案信息材料，为利用者服务的一项业务工作。

一、档案利用工作的基本内容：

1.了解和熟悉馆（室）藏档案信息的内容和成份，各种检索工具的使用方法；

2.分析和预测社会对档案信息的需求特点，把握档案利用需求的发展规律；

3.向档案用户介绍和报道馆（室）藏中相关的档案信息线索，积极开展档案咨询服务；

4.向档案用户提供他们所需的档案文献。

二、档案利用工作的指导思想：

为各级领导决策服务；为各部门工作服务；为社会各界和人民群众服务。

提高服务的主动性、及时性、针对性和有效性。

三、档案提供利用工作的意义：

1.是档案管理系统输出档案信息、发挥档案作用、实现档案价值的主渠道；

2.是档案工作联系社会的一个窗口；

3.利用工作在一定程度上体现了外界对档案的需求，对整个档案工作具有一定的检验的推动作用。

四、档案提供利用工作的要求：

•档案用户利用档案创造方便条件；

•应主动的开展档案利用工作；

•应注意掌握档案的利用效果。

五、提供档案利用的途径和主要方法

（一）提供利用的基本途径：

•1、提供档案原件；

•2、提供档案复制件；

•3、提供档案信息加工品。

（二）档案提供利用的几种主要方法：

•1、档案阅览服务；

•2、档案外借服务；

•3、档案展览与陈列服务；

•4、制发档案复本服务；

•5、制发档案证明服务；

•6、档案目录信息服务；

•7、档案咨询服务。

第九部分档案的统计工作

有档案的登记和统计两部分。

包括档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况的登记、档案利用情况的登记及档案机构、人员、档案构成、档案利用和其它专门问题的统计。