兽药店各种管理制度.docx
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兽药店各种管理制度
质量方针目标和承诺
为了强化质量意识，提高兽药经营质量管理水平，特订立本企业质量方针目标和承诺。
本公司坚持“质量第一”的原则，全面贯彻落实《兽药管理条例》、《浙江省兽药经营质量管理规范实施细则》等法律法规，加强基础管理，完善各项质量管理制度，确保各项质量管理制度的有效实施，强化全员的质量意识，提高员工素质，不断提高兽药经营质量管理水平。
企业质量管理方针为：
质量第一，用户至上。
企业质量目标如下：
1确保企业经营行为的规范性、合法性；
2确保所经营兽药质量的安全有效；
3确保质量管理体系的有效运行及持续改进；
4不断提升公司的质量信誉及品牌效益；
5最大限度地满足客户的需求。
企业质量承诺：
我公司销售的兽药产品均为兽药GMP企业生产的合格兽药产品；我公司保证出售的兽药产品符合国家法定兽药质量标准。
质量管理制度
为规范兽药经营，提高兽药产品质量，特订立本企业兽药经营质量管理制度。
1、业务经营原则：
（1）在兽药经营活动中，应严格遵循《产品质量法》、《经济合同法》、《兽药管理条例》及《浙江省兽药经营质量管理规范实施细则》等有关法规要求办理。
（2）在兽药经营工作中，应围绕着公司的战略目标，采取切实可行的措施，保障战略目标的完成。
（3）以“浙江省兽药经营质量管理规范实施细则”的要求，促进公司在业务经营活动中实现全面、全员、全过程的规范化管理。
（4）在营销策略上，要继续追求市场占有率的最大化，逐步实施总经销、总代理制，逐步发展营销网络。
2、业务经营计划：
（1）制订业务经营计划，以市场需求为导向，企业营销策略为基础，作好严密的调研和科学预测。
（2）在实施业务经营计划时，做到满足需求，防止脱销、勤进快销、合理库存，提高库存商品适销率，加速资金周转。
（3）在贯彻执行业务经营半年度、季度计划中，按月分解完成指标，进行检查和及时修订调整。
3、购销对象选择原则：
（1）购进兽药时应选择“证照”齐全，具法人资格，管理水平高，产品质量优并稳定，信誉高的合法兽药生产经营企业。
（2）销售兽药不允许把兽药销售给“证照”不齐的兽药经营单位。
（3）建立购销单位台帐档案，每年对购、销对象进行一次分析和评价，巩固和发展企业信誉高、产品质量优的企业购销关系。
逐步建立总经销、总代理制。
4、购销合同：
（1）凡购进兽药，须依法签订合同，合同的签约人须是法人或法人委托人，应审核客户的资质，授权委托书。
（2）购销合同签订的内容：
a、品名、规格、厂牌、单位、数量、单价、金额、包装；
b、质量标准、验收方式，进口兽药须提供口岸兽药检验所检验报告书并加盖供货方红色印章；
c、付款方式及期限；
d、交货地点及办法、费用承担；
e、双方单位信息；
f、双方其他约定条款。
（3）购销合同的履行，合同一经签订应严格按期履行，并定期检查合同执行情况。
如有困难须以书面形式（电报、函件）通知对方进行注销或更改，并留底存查，否则将承担违约责任。
（4）合同的管理，审核确保合同的合法性、有效性；保证合同的依法执行；分析合同履行情况，效益好坏；建立健全合同档案管理。
5、购销凭证和质量管理：
（1）购销活动中应严格审查购销双方所使用的增值税发票的合法性，非增值税发票要做到格式统一规范适用。
（2）收到供货方的收款凭证后，核对无误后，财会人员凭质量管理人员签章的付款凭证方可付款。
（3）购销凭证应建档妥为保存，以利分析备查。
（4）填制的购销凭证发票，要内容准确无误，票面干净整洁，经复核后，做到票货同行。
6、供货单位与采购兽药
（1）供货单位，应按“对供货单位和采购兽药的质量评估制度”规定，由采购人员填报“供货单位审核表”，经审核批准后方可经营。
（2）凡采购的兽药，应按“对供货单位和采购兽药的质量评估制度”规定，由采购人员填报“采购兽药审核表”，经审核批准后方可经营。
质量责任制度
为明确员工质量责任，使之符合兽药经营质量管理规范要求，特订立本企业质量责任制度。
1、本制度旨在使企业的兽药产品质量、工作质量、服务质量符合“浙江省兽药经营质量管理规范实施细则”要求，适用于公司每个员工。
2、本制度依据《浙江省兽药经营质量管理规范实施细则》要求制定。
3、总经理对公司经营兽药质量服务和工作质量负全面责任。
4、质量负责人负责对全公司的质量监督、考核、管理等工作，并对总经理负责。
5、业务部门及仓库管理人员为本部门的质量负责人，负责质量管理制度和质量法规，文件的具体执行，对商品的进、销、存进行严格的质量管理，严防购销假劣兽药。
6、企业全体员工都应按照“浙江省兽药经营质量管理规范实施细则”要求，对本岗位的工作质量、服务质量和相关的兽药质量负责。
7、全体人员认真执行公司的各项管理制度，对现实的和潜在的质量问题不断地进行检查、发现，及时采取预防或补救的措施。
8、公司设立质量奖励基金制度，用于各种质量管理工作的奖励。
总经理岗位职责
为明确总经理的责任和工作守则，规范其行为，促进企业发展特订立本企业总经理岗位职责。
1、总经理是公司最高行政管理领导人，全面负责、主持公司的日常行政和业务活动。
2、拟定公司发展规划、年度经营计划和财务预算方案以及利润分配和亏损弥补方案。
3、任免和调配公司各级员工，确定对员工的奖罚。
4、代表公司和授权公司员工外签合同和处理业务。
5、建立健全公司规章制度和工作流程。
6、财务审批权和投资决策权。
对公司财产的安全、保值、增税负责；有对经济效益、利润的追求义务。
7、遵守国家法律、法规的义务；遵守公司规章的义务；履行经济合同的义务；对公司诚信、忠诚、勤勉的义务。
8、不参与其他经济组织对本公司的商业竞争行为。
9、尊重员工的合法权利，保障员工有正当权益；改善员工待遇、福利和工作生活环境。
质量管理负责人岗位职责
为明确质量管理负责人的责任和权利，确保公司兽药产品质量，特订立本企业质量管理负责人岗位职责。
1、负责贯彻执行国家有关兽药质量管理的法律、法规和行政规章。
包括：
①组织学习国家有关兽药质量管理的法律、法规和行政规章。
②宣传、贯彻、执行国家有关兽药质量管理的法律、法规和行政规章。
③指导企业在兽药的购进、验收、储存与养护中严格按有关法律、法规办事。
2、负责起草、编制企业兽药质量管理制度，并指导、督促制度的执行。
3、负责首营企业的质量审核。
包括参与现场考察首营企业。
4、负责首营品种的质量审核。
包括参与现场考察首营品种。
5、负责建立企业所经营品种包含质量标准等内容的质量档案。
6、负责兽药质量的查询和兽药质量事故或质量投诉的调查、处理及报告。
7、负责兽药的验收管理。
8、负责指导和监督兽药保管、养护和运输中的质量工作。
9、负责质量不合格兽药的审核，对不合格兽药的处理过程实施监督。
包括对不合格兽药的确认、处理、报损和监督销毁。
10、负责收集和分析兽药质量信息。
包括企业的外部信息和内部信息的收集、分析和报告。
11、负责协助开展对企业职工兽药质量管理方面的教育或培训。
采购人员岗位职责
为规范经营业务人员行为，把好进货关，保证兽药质量。
特订立本企业采购人员岗位职责。
1、树立“质量第一”的观念，严格执行《兽药管理条例》和《浙江省兽药经营质量管理规范实施细则》等法律法规；
2、对企业依法经营、规范市场行为承担主要责任；
3、坚持按需进货，择优采购的原则，把好进货质量第一关；
4、认真审查供货单位的法定资格，考察其履行合同的能力，必要时配合质量管理人员对其进行现场考察，签订质量保证协议，确保购进渠道的合法性；
5、负责建立合格供货方及合格经营品种目录，建立完善的供货企业管理档案；
6、签订购货合同时必须按规定明确必要的质量条款；
7、对首营企业、首营品种的初审报批承担直接责任，负责向供货单位索取合法证照、生产批准证明文件、产品质量标准和首批样品等审核资料；
8、了解供货单位的生产状况、质量状况，及时反馈信息，为质量管理人员开展质量控制提供依据；
9、协助质量管理人员对不合格兽药实行严格控制，在质量管理部的监督下，承担报损、销毁不合格兽药的相应工作。
仓库管理人员岗位职责
为确仓库管理人员职责，保证产品质量，特订立本企业仓库管理人员岗位职责。
1、树立“质量第一”的观念，认真执行《兽药管理条例》等法律法规，保证在库兽药的储存质量，对仓储管理过程中的兽药质量负主要责任；
2、负责对库房储存条件的监测，并采取正确措施有效调控；
3、按照兽药储存性质的要求，合理的对兽药进行分类储存；
4、按兽药储存温湿度条件要求，储存于相应仓库中；
5、做好仓库温、湿度管理工作，每天记录一次库房温、湿度，如温湿度不符合规定要求，及时采取措施予以调整；
6、凭入库凭证收货，对货与单不符、质量异常、包装不牢或破损、标志模糊等情况，予以拒收并报告质量管理人员；
7、搬运和堆垛应严格遵守兽药外包装图示或标志的要求，规范操作。
怕压兽药应控制堆放高度，合理利用库容；
8、做好货位编号及色标管理；
9、兽药应按批号、效期分类相对集中存放，按批号及效期远近依次或分开堆码，并有明显标志，不同批号兽药不得混垛；
10、毒性及麻醉、精神药品应当专柜或专库存放，双人双锁保管，专帐记录，帐物相符；
11、客户退回的兽药，存放于退货兽药库（区），并做好退货记录；
12、负责对不合格兽药进行有效控制，专人专帐管理；
13、设立保管帐卡，按批号正确记载兽药进、出、存动态，保证帐货、帐卡相符，及时分析、反馈兽药库存结构及适销情况；
14、做好兽药的效期管理工作，一年内近效期兽药按月填写效期催报表；
15、严格按先产先出、近期先出、按批号发货的原则办理出库；
16、做好兽药出库复核管理工作，严格把好兽药出库质量关。
销售人员岗位职责
为明确销售人员的责任，扩大公司兽药产品销售。
特订立本企业销售人员岗位职责。
1、认真执行《兽药管理条例》、《浙江省兽药经营质量管理规范实施细则》等及有关法规，依法经营，安全合理销售兽药；
2、负责对陈列的药品按其药理性质分类摆放，做到清洁整齐；对效期不足3个月的品种，必须将药品的名称、数量、有效期等逐一登记并及时上报质量负责人；
3、正确销售兽药，对客户正确介绍药品的性能、用途、用法、用量、禁忌和注意事项，根据顾客所购兽药的名称、规格、数量、价格核对无误后，将兽药交与顾客；
4、认真执行处方药与非处方药分类管理规定，按规定程序和要求做好处方药的配方、审方、发药工作；
5、收集兽药产品市场信息。
对缺货兽药要认真登记，及时报告，货到后及时通知客户购买；
6、收集用户、经销商的兽药不良反应信息，毒副作用信息，报告质量管理人员。
7、兽药销售应定时定期将资金回笼，门市销售的应现卖现付。
8、做好相关记录，字迹端正、准确、记录及时，做到帐款、帐物、帐货相符，发现质量问题及时报告质量负责人；保存销售记录至该兽药有效期后一年（无有效期保存三年）。
9、了解本公司用户兽药使用情况。
应提供咨询服务，为消费者提供用药咨询和指导，指导顾客安全、合理用药。
10、负责对营业场所环境卫生的清洁与保持，每日班前、班后应对营业场所进行卫生清洁；
首营企业与首营品种
审核管理制度
为确认供货企业的合法资格和质量保证能力，保证购进兽药的合法性和质量。
特订立首营企业与首营品种审核管理制度。
（一）企业对首营企业进行审核，供货企业应符合下述条件：
1、国内兽药应当为具有合法资格的兽药生产企业生产或者兽药经营企业经营的；
2、进口兽药应当为国外企业依法在国内设立的销售机构或者依法委托的国内代理机构；
3、供货企业有较好的质量信誉、商业信誉和较强的供货能力。
（二）企业首营品种进行审核，兽药产品应符合下述条件：
1、国内兽药应当为具有合法资格的兽药生产企业生产或者兽药经营企业经营的，进口兽药应当为国外企业依法在国内设立的销售机构或者依法委托的国内代理机构销售的；
2、国内兽药应当为具有依法取得产品批准文号的，进口兽药应当为具有依法取得进口兽药注册证书的；
3、兽药包装、标签和说明书应当为符合国家兽药管理有关规定和储运要求的；
4、中药材应当为符合注明产地要求的；首营企业指购进药品时与本企业首次发生供需关系的药品生产或经营企业。
（三）首营企业审核程序
1、由采购人员按规定填写“首营企业审批表”。
2、质量负责人会同经营负责人对首营企业进行审核，必要时可到首营企业进行现场考察。
3、企业负责人批准。
（四）首营品种审核程序
1、采购人员按规定填写“首营品种审批表”
2、质量负责人会同经营负责人对首营企业情况进行审核。
3、企业负责人批准。
首营企业审批表
编号：
填表日期：
企业名称
类别
兽药生产企业□
兽药经营企业□
拟供品种
详细地址
邮政编码
E-mail
传 真
联系人
联系电话
许可证
许可证名称
许可证号
企业名称
负责人
许可范围
有效期至
年 月
企业地址
发证机关及发证日期
年 月 日
营业执照
企业名称
注册号
法定代表人
经济性质
注册资金
经营范围
经营方式
企业地址
发照机关
发照日期
年 月 日
GMP证书与编号
有效期限
业务部门意见
负责人：
年 月 日
质量信誉
实地考察结论
考察人：
年 月 日
审核意见
质量管理部负责人：
年 月 日
审批意见
□同意作为合格供货方
□不同意作为合格供货方
总经理/主管副总经理：
年 月 日
注：
附兽药生产许可证、营业执照、兽药GMP证书复印件。
首营品种审批表
编号：
通用名称
商品名称
规格
单位
生产企业
药品性能、质量、用途、疗效等情况
批准文号
质量标准
GMP证书号
认证时间
装箱规格
有效期
储存条件
正常出
厂价
采购价
批发价
零售价
申请原因
采购员意见
签字：
日期：
业务部门主管意见
负责人签字：
日期：
质量管理部门意见
负责人签字：
日期：
经理审批 意见
□同意进货
□不同意进货
负责人签字：
日期：
注：
附兽药产品批准文号、标签说明书批件、质量标准、出厂检验报告书等相关资料复印件。
兽药采购管理制度
为加强兽药采购环节的质量管理，确保采购兽药的质量和合法性。
特订立本企业兽药采购管理制度。
1、把质量作为选择兽药和供货单位条件的首位，严格执行“按需采购、择优选购，质量第一”的原则采购兽药；
2、严格执行《兽药采购程序》，认真审查供货单位的法定资格、经营范围和质量信誉等，确保从合法的企业采购符合规定要求和质量可靠的兽药。
3、采购兽药应签订有明确规定质量条款的采购合同。
如购货合同不是以书面形式确立时，应与供货单位签订质量保证协议书，协议书应明确有效期限。
4、严格执行《对供货单位和采购兽药的质量评估制度》，做好供货单位和采购兽药的审核工作，向供货单位索取合法证照、生产批文、质量标准、检验报告书、标签、说明书、物价批文等资料，经审核批准后方可采购。
5、采购兽药应有合法票据，做好真实完整的采购记录，并做到票、帐、货相符。
兽药采购记录和采购票据应保存至超过兽药有效期一年，但不得少于两年。
6、兽药采购记录应包括：
采货日期、兽药通用名称（商品名）、剂型、规格、生产厂家、供货单位、采购数量、有效期、批号、采购人员、备注等内容。
兽药验收管理制度
为明确验收人员的责任，保证产品质量，特订立本企业兽药验收管理制度。
（一）兽药质量验收
购进兽药的检查验收是兽药经营过程中的关键环节，检查验收的主要内容包括：
兽药质量、相关证明文件、数量三个方面。
兽药质量的检查验收包括：
兽药外观质量的检查和兽药包装质量的检查。
但对兽药内在质量有怀疑时，应送法定兽药检验部门检验，合格后方可收货。
（1）兽药质量检查验收
①兽药外观质量检查：
主要检查购进兽药是否符合相应的外观质量检查标准的规定。
A.兽药包装质量检查
外包装：
包装箱是否牢固、干燥；封签、封条有无破损；外包装上应清晰注明兽药通用名称、规格、生产厂商、生产批号、批准文号、有效期；有关特定储运图示标志及危险兽药的包装印刷应清晰标准，危险兽药必须符合危险兽药包装标志的要求。
内包装：
兽药的每件包装中应有产品合格证，容器使用合理、清洁、干燥、无破损；封口严密，合格；包装印字应清晰，品名、规格、批号等不得缺项；瓶签粘贴牢固。
B.标签和说明书检查
兽药的标签或所附说明书上应明确印有兽药的通用名称、成份、规格、生产企业名称、批准文号、生产批号、生产日期、有效期等。
标签或说明书上还应有适应症或功能主治、用法、用量、禁忌、不良反应、注意事项以及贮藏条件等。
C.中药材和中药饮片的检查验收，必须注意以下内容：
应有包装，并附质量合格的标志。
中药材每件包装上应标明品名、产地、发货日期、供货单位。
中药饮片每件包装上应标明品名、生产企业、生产日期等。
（2）合法性审核
1、必须是经供货单位审核合格的兽药生产、经营企业。
企业信息与供货单位审核的内容一致。
2、必须是经供货单位审核合格的兽药产品。
兽药产品的通用名、规格、批准文号、作用用途等项目与采购兽药审核的内容一致。
（3）兽药数量的验收
进行购进兽药数量验收时，应根据所购进兽药的原始凭证逐一核对实物。
（二）兽药产品的拒收
1、验收人员，应对兽药产品进行逐批（次）验收，特殊管理药品必须实行双人验收。
2、验收兽药时，应有该批号药品的质量检验报告书。
3、当出现以下情况时，可直接将所验收药品判定为不合格兽药，予以拒收：
（1）未经兽药管理部门批准生产的兽药；
（2）整件包装中无出厂检验合格证的兽药；
（3）标签、说明书的内容不符合兽药管理部门的批准范围，不符合规定、没有规定标志的兽药；
（4）购自非法兽药市场或生产企业不合法的兽药；
（5）拒绝验收时应根据实际情况填写“拒收报告单”。
兽药质量验收、养护、外观质量检查项目
剂型
类型
外观质量检查项目
片
剂
压制片（素片）（含脏器、蛋白质制剂）
性状（色泽）、明显暗斑（中草药除外）、麻面、黑点、色点、碎片、松片、霉变、飞边、结晶析出、吸潮溶化、虫蛀、异嗅、其他
包衣片（糖衣片、薄膜衣片、肠溶衣片）
性状（色泽）、花片、黑点、斑点、粘连、裂片、爆烈、掉皮、脱壳、霉变、瘪片（异形片、凹凸不平）、片芯变色变软、其他
胶
囊
剂
硬胶囊剂
性状（色泽）、褪色、变色、破裂、漏粉、霉变、异嗅、查内容物无结块、其他
软胶囊剂
性状、胶丸大小均匀、光亮、粘连、粘瓶（振摇即散不算）、破裂、漏油、异嗅、畸形丸、霉变、其他
滴丸剂
性状、胶丸大小均匀、光亮、粘连、粘瓶（振摇即散不算）、破裂、漏油、异嗅、畸形丸、霉变、其他
注
射
剂
注射用粉针
性状（色泽）、澄清度、粘瓶、吸潮、结块、溶化、色点、色块、黑点、白块、纤维、玻璃屑、封口漏气、铝盖松动、其他
冻干型粉针
性状（色泽）粘瓶、溶化、萎缩、铝盖松动、其他
水针剂
性状（色泽）、长霉、白点、白块、玻璃屑、纤维、色点、结晶析出、瓶盖松动、裂纹、其他
散
剂
散剂
性状（色泽、混合均匀）、溶解、结块、溶化、异物、破漏、霉变、虫蛀、其他
含结晶水药物的散剂
性状（色泽、混合均匀）、风化、潮解、异物、异嗅、破漏、霉变、其他
颗粒剂（冲剂）
性状（色泽）、结块、潮解、颗粒均匀、异物、异嗅、霉变、软化、破漏、虫蛀、其他
酊
水
剂
酊剂
性状（色泽）、澄清度、结晶析出、异物、混蚀、沉淀、渗漏、其他
口服溶液剂
性状（色泽）、澄清度、结晶析出、沉淀、异物、异嗅、酸败、渗漏、霉变、其他
口服混悬剂
性状（色泽）、酸败、结块、异嗅、异物、颗粒细微均匀下沉缓慢、渗漏、霉变、其他
口服乳剂
性状（色泽）异物、异嗅、分层、霉变、渗漏、其他
流浸膏剂
参照酊剂
软膏剂
油脂性基质
性状、异物、异嗅、酸败、霉变、漏药、其他
乳剂型基质
性状、异嗅、异物、酸败、分层、霉变、漏药、其他
气雾剂
性状、异物、漏气、破漏、喷嘴（揿压费力、喷不出或连续喷）
栓剂
性状、霉变、酸败、干裂、软化、变形、走油出汗、其他
药品拒收报告单
编号：
通用名称
商品名称
检查验收人
剂型
单位
数量
规格
批号
有效期至
生产企业
供货企业
验收时间
质量问题
保管员：
日期：
业务部门意见
负责人：
日期：
质量管理部门意见
负责人：
日期：
兽药入库管理制度
为明确兽药入库程序，规范入库程序管理，特订立本企业兽药入库管理制度。
1、质量职责：
①企业应设置符合GSP要求、与企业经营规模相适应、适宜兽药分类储存要求的库房。
②仓库保管员负责兽药在库的储存管理，并做好库内储存环境与条件的监测与控制。
③仓库保管员负责库存兽药的养护检查工作，并做好库内储存环境与条件的控制工作；
④质量管理员负责对仓库布局与设施设备的配置，对兽药储存与养护工作进行质量监督与指导。
2、程序规定：
①库房与设施设备。
根据GSP对兽药分类存放的规定，提供符合要求的仓库和配备相应设备。
②兽药入库：
A．购进兽药或销售退回兽药到货时，保管员通知质量验收员对到货兽药进行质量验收。
B．保管员凭质量验收员签字或盖章的“兽药入库单”收货。
C．保管员对兽药的名称、剂型、规格、批号、数量等核对无误后，在入库单上签收，办理入库交接手续，并做好兽药台帐。
D．对出现单货不符、质量异常、包装不牢或破损、标志模糊或其它可疑质量问题的兽药，有权拒收，并填写“兽药拒收报告”报质量管理部。
兽药陈列管理制度
为明确兽药陈列管理规定，保证产品质量。
特订立本企业兽药陈列管理制度。
兽药按品种、规格、剂型、用途或存放要求进行分类，类别标签放置准确、字迹清晰，针对具体兽药应参照以下规定陈列存放。
１、处方药与非处方药分柜摆放，并且不得开架自选；
２、特殊管理药品，按国家有关规定存放；
３、危险品不陈列。
如需要必须陈列时，只能陈列代用品或空包装；
４、拆零药品，集中存放于拆零专柜，保留原包装标签；
５、中药饮片，装斗前需复核，不得错斗、串斗，药斗标签应采用正名正字。
兽药储存与养护管理制度
为了强化兽药储存管理，加强养护，保证兽药质量，特订立本企业兽药储存与养护管理制度。
（一）兽药的储存管理制度
1、色标管理
为有效控制兽药储存质量，对兽药按其质量状态区分管理，杜绝库存兽药存放差错，对在库兽药实行色标管理。
兽药质量状态的色标区分标准为：
合格兽药―绿色；不合格兽药―红色；质量状态不明确兽药―黄色。
三色标牌以底色为准，文字可以白色
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