计算机二级高级办公室软件上机考试参考资料.docx

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计算机二级高级办公室软件上机考试参考资料

自动编号示例：

1．题目要求：

（1）对出现“1.”、“2.”…处，进行自动编号，编号格式不变；

（2）对出现“1）”、“2）”…处，进行自动编号，编号格式不变。

2．操作步骤：

（1）对“1.”、“2.”…处，进行自动编号格式设置。

逐次选中或置于“1.”、“2.”…处（若连续可同时选中），按下格式工具栏中的“编号”按钮即可；或选择菜单“格式”→“项目符号和编号”→“编号”，选中列表编号“1.”、“2.”…，按“确定”按钮。

（2）对“1）”、“2）”…处，进行自动编号格式设置。

方法同上，不再重复。

1.2分节、目录

1.2.1分节

“节”是文檔版面设计的最小有效单位，可以以节为单位设置页边距、纸型和方向、页眉和页脚、页码、脚注和尾注等多种格式类型。

Word将新建整篇文檔默认为一节，划分为多节主要是通过插入分节符实现。

插入分节操作可使用菜单：

“插入”→“分隔符”，如图1-15所示，然后选择“分节符类型”，按“确定”按钮完成。

设置后在普通视图方式下可以用删除字符的方法删除分节符。

分节符类型共有四种如下表所示。

表格1分节符类型

分节符类型

功能

普通视图方式显示

下一页

新节从下一页开始。

连续

新节从同一页开始。

偶数页

新节从下一个偶数页开始。

奇数页

新节从下一个奇数页开始。

分节设置示例：

1．题目要求：

对正文做分节处理，每章为单独一节，每节总是从奇数页开始。

2．操作步骤：

注意：

光标置在“第2章”文字后，使用菜单：

“插入”→“分隔符”→“分节符类型”：

奇数页→“确定”。

重复上述步骤，直到每章都分节完毕为止。

1.2.2目录

目录是通常位于文章之前，由文檔中的各级标题及页码构成。

可以手工创建和自动创建，当文檔做过修改其标题和页码就会发生变化，手工创建的目录修改起来很麻烦，使用自动创建方式，使用更新域的方式就可自动修改目录。

Word目录分为文档目录、图目录、表格目录类型。

通过下面实例介绍三种目录的自动创建方法。

目录设置示例：

1．题目要求：

在正文前按序插入节，使用“引用”中的目录功能，生成如下内容：

（1）第1节：

目录。

其中：

a.“目录”使用样式“标题1”，并居中；

b.“目录”下为目录项。

（2）第2节：

图索引。

其中：

a.“图索引”使用样式“标题1”，并居中；

b.“图索引”下为图索引项。

（3）第3节：

表索引。

其中：

a.“表索引”使用样式“标题1”，并居中；

b.“表索引”下为表索引项。

2．操作步骤：

（1）在文檔最前面插入三节。

光标置在“第1章”文字前，使用菜单：

“插入”→“分隔符”（如图1-15所示）→分节符类型：

下一页→“确定”。

再重复上述操作，再插入一个“下一页”、一个“奇数页”分节符。

（2）完成题目要求中

（1）~（3）中的a要求。

步骤1：

在第一个分节符（下一页）前输入文字：

目录，按两次“回车”键；在格式工具栏中，单击“编号”按钮，取消目录前的自动编号。

步骤2：

在第二个分节符（下一页）前输入文字：

图索引，按两次“回车”键；在格式工具栏中，单击“编号”按钮，取消目录前的自动编号。

步骤3：

在第三个分节符（奇数页）前输入文字：

表索引，按两次“回车”键；在格式工具栏中，单击“编号”按钮，取消目录前的自动编号。

（3）创建文档目录，即题目要求中

（1）中的b要求。

光标置于第一个分节符（下一页）的回车符前，使用菜单：

“插入”→“引用”→“索引和目录”（如图1-15所示）→“目录”→“确定”。

图1-15中“显示级别”根据实际需要设定，本题目不作改动。

（4）创建图目录，即题目要求中

（2）中的b要求。

光标置于第二个分节符（下一页）的回车符前，使用菜单：

“插入”→“引用”→“索引和目录”→“图表目录”（如图1-16所示）→“题注标签”选择：

图，选中“包括标签和编号”→“确定”。

图1-15创建文文件目录

图1-16创建图目录

（5）创建图目录，即题目要求中（3）中的b要求。

光标置于第三个分节符（奇数页）的回车符前，使用菜单：

“插入”→“引用”→“索引和目录”→“图表目录”（如图1-17所示）→“题注标签”选择：

表，选中“包括标签和编号”→“确定”。

图1-17创建表目录

从创建的三种目录可以看出，自动生成的目录都带有灰色的域底纹，都是域。

当标题和页号发生变化，与题注和交叉引用一样目录可以用更新域的方式更新。

即在生成的目录区或选中目录区右击，在快捷菜单中选择“更新域”命令，在“更新目录”对话框中选择“只更新页码”或“更新整个目录”，按“确定”按钮就可以完成目录的修改。

1.3页眉和页脚、域

在文档每页上方会有章节标题或页码等，这就是页眉；在每页的下方会有日期、页码、作者姓名等，这就是页脚。

在同一文档的不同节中可以设置不同的页眉和页脚、奇偶页页眉和页脚、不同章节中的不同页码形式等。

在页眉和页脚区域中可以输入文字、日期、时间、页码或图形等，也可以手工插入“域”，实现页眉页脚的自动化编辑，例如在文档的页眉右侧自动显示每章节名称等。

创建页眉页脚可使用菜单：

“视图”→“页眉和页脚”，弹出“页眉和页脚”工具栏，借助此工具栏，实现页眉、页脚间的切换，以及其他功能。

1.3.1创建页脚

页脚设置示例：

1．题目要求：

添加页脚。

使用域，在页脚中插入页码，居中显示。

其中：

（1）正文前的节，页码采用“i，ii，iii…”格式，页码连续；

（2）正文中的节，页码采用“1，2，3…”格式，页码连续，并且每节总是从奇数页开始。

（3）更新目录、图索引和表索引。

2．操作步骤：

（1）正文前的节，页码采用“i，ii，iii…”格式，页码连续；

光标置于第1节中，使用菜单：

“插入”→“页码”（如图1-18所示）→“对齐方式”选择：

“居中”，单击“格式”按钮，弹出图1-19所示窗口→“数字格式”选择：

“i，ii，iii…”“页码编排”选择：

“续前节”→“确定”→“确定”。

光标分别置于第2节、第3节中，重复上述步骤，直到正文前各节设置完毕为止。

图1-18“页码”对话框

图1-19“页码格式”对话框

（2）正文中的节，页码采用“1，2，3…”格式，页码连续，并且每节总是从奇数页开始。

步骤1：

光标置于第1章首页（即第四节）中，使用菜单：

“插入”→“页码”（如图1-18所示）→“对齐方式”选择：

“居中”，单击“格式”按钮，弹出图1-20所示窗口→“数字格式”选择：

“1，2，3…”→“起始页码”选择：

“1”→“确定”→“确定”。

图1-20“页码格式”对话框

（3）更新目录、图索引和表索引。

拖动选中“目录”、“图索引”和“表索引”各节，右击使用快捷菜单，选择“更新域”命令，弹出“更新目录”（如图1-21所示）对话框，、弹出“更新图表目录”（如图1-22所示）对话框→选择“只更新页码”→“确定”。

图1-21“更新目录”对话框

图1-24“更新图表目录”对话框

1.3.2创建页眉

页眉设置示例：

1．题目要求：

添加正文的页眉。

使用域，按以下要求添加内容，居中显示。

其中：

（1）对于奇数页，页眉中的文字为“章序号”+“章名”，

（2）对于偶数页，页眉中的文字为“节序号”+“节名”。

2．操作步骤：

（1）页面设置。

光标置于第1章所在节中；使用菜单：

“文件”→“页面设置”→“版式”（如图1-21所示）→“节的起始位置”选择：

“奇数页”，“页眉和页脚”选择：

“奇偶页不同”，“应用于”选择：

“本节”→“确定”。

重复上述步骤，直到每章都分节完毕为止。

图1-21“页面设置”对话框

（2）创建奇数页页眉。

步骤1：

使用菜单：

“视图”→“页眉和页脚”，光标将自动置于奇数页页眉处如图1-22所示，并且自动弹出“页眉和页脚”工具栏，单击“链接前一个”按钮，使得页眉处“与上一节相同”取消，使本节设置的奇数页页眉不影响前面各节的奇数页页眉设置。

步骤2：

光标将置于奇数页页眉处，使用菜单：

“插入”→“域”→“类别”选择：

链接和引用，“域名”选择：

StyleRef，“域属性”选择：

标题1，“域选项”选择：

插入段落编号，如图1-23所示；

图1-22创建奇数页页眉

图1-23插入奇数页页眉中的“章序号”

步骤3：

使用菜单：

“插入”→“域”→“类别”选择：

链接和引用，“域名”选择：

StyleRef，“域属性”选择：

标题1，如图1-24所示；

图1-24插入奇数页页眉中的“章名”

插入奇数页页眉结果，如图1-25所示。

图1-25插入奇数页页眉

（2）创建偶数页页眉。

步骤1：

奇数页页眉创建后，在图1-25窗口中，单击“页眉和页脚”工具栏中的“显示下一项”按钮，光标将自动跳转到偶数页（下一页）页眉处，如图1-26所示；然后单击“页眉和页脚”工具栏中的“链接前一个”按钮，使得页眉处“与上一节相同”取消，使本节设置的偶数页页眉不影响前面各节的偶数页页眉设置。

图1-26创建偶数页页眉

步骤2：

使用菜单：

“插入”→“域”→“类别”选择：

链接和引用，“域名”选择：

StyleRef，“域属性”选择：

标题2，“域选项”选择：

插入段落编号，如图1-27所示；

图1-27插入偶数页页眉中的“节序号”

步骤3：

使用菜单：

“插入”→“域”→“类别”选择：

链接和引用，“域名”选择：

StyleRef，“域属性”选择：

标题2，如图1-28所示；

图1-28插入偶数页页眉中的“节名”

插入结果如图1-29所示，单击“页眉和页脚”工具栏中的“关闭”按钮，完成设置。

图1-29插入的偶数页页眉

设置完毕要预览文档，参考.pdf效果文件，从开始到结尾检查所有设置是否正确。

图1-30“文档结构图”窗口方式

修改文档时为了快速浏览，可把视图切换到其他方式，如“文档结构图”方式，操作使用菜单：

“视图”→“文档结构图”，窗口会分成左右两部分，如图1-30所示，左边显示标

2.3透视表与透视图的使用

2.3.1使用透视表

一、透视表概述

数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格，不仅能够改变行和列以查看源数据的不同汇总结果，也可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。

二、透视表的创建方法

透视表应用示例：

对图2-1表中的数据建立一个数据透视表，具体要求（a）显示每个报考单位的人的不同学历的总人数；（b）行区域设置为“报考单位”；（c）列区域设置为“学历”；（d）数据区域设置为“学历”;（e）统计为“学历”。

操作步骤：

（1）点击图表中的任意位置，选择“数据”“数据透视表和数据透视图向导”如图2-6,点击“下一步”;

图26

（2）出现图2-7，定义建立透视表的数据区，点击“下一步”；

图27

（3）定义透视表建立的位置，如图2-8，点击“完成”；

图28

（4）在如图2-9的环境中定义透视表的具体内容，根据题目要求将数据表字段列表窗口的“报考单位”字段拖动到透视表区域中的“将行字段拖至此处”位置，将“学历”字段拖动到透视表区域中的“将列字段拖至此处”位置，最后将将“学历”字段拖动到透视表区域中的“请将数据项拖至此处”位置。

图29

（5）生成透视表结果如图2-10

图220

说明：

透视表的内容也可以在步骤（3）中点击“布局”来定义。

2.3.2使用透视图

一、概述

数据透视图是将数据透视表结果赋以更加生动、形象的表示方式。

因为数据透视图需利用数据透视表的结果，因此其操作是与透视表相关联的。

二、创建方法

1．直接创建透视图

仍以图2-1为例，创建反映各报考单位学历状况的统计透视图。

操作步骤：

（1）见透视表操作步骤1，在图2-6“所需创建的报表类型”中选择“数据透视图”；

（2）见透视表操作步骤2；

（3）见透视表操作步骤3；

（4）在图2-11中的字段列表框中将“报考单位”字段拖至图下方的“在此处放置分类字段”区域，将“学历”字段拖放至右侧的“在此处放置系列字段”处，将“学历”字段拖放至中央数据区，生成如图2-12所示的结果。

图231

2．通过透视表创建透视图

在建立透视表后可直接建立相应的透视图。

操作步骤：

在已建立的透视表窗口，见图2-10，点击“图表向导”图标，也可以生成图2-12的透视图结果。

图242

说明：

创建透视图chart1的同时还会自动生成一张透视表。

2.4常用函数与应用示例

2.4.1日期时间函数

1.year函数

功能：

返回某日期对应的年份，返回值为1900到9999之间的整数。

格式：

YEAR（serial_number）。

说明：

serial_number是一个日期值，也可以是格式为日期格式的单元格名称。

2.today函数

功能：

返回当前日期。

格式：

TODAY（）

日期函数应用示例：

使用日期函数自动填写图2-3中的“年龄”字段结果。

操作步骤

（1）点击D2单元格，在编辑栏中编辑公式“=YEAR（TODAY（））-YEAR（C2）”；

（2）D2单元格产生结果42，用拖动引用公式的方法自动填充整个列年龄数据。

3.minute函数

功能：

返回时间值中的分钟，即一个介于0到59之间的整数。

格式：

MINUTE（serial_number）

说明：

serial_number是一个时间值，也可以是格式为时间格式的单元格名称。

4.hour函数

功能：

返回时间值的小时数。

即一个介于0到23之间的整数。

格式：

HOUR（serial_number）

说明：

serial_number是一个时间值，也可以是格式为时间格式的单元格名称。

时间函数应用示例：

见下一节中实战示例2问题2计算停车时间问题。

2.4.2逻辑函数

1.AND（与）函数

功能：

在其参数组中，所有参数逻辑值为TRUE，即返回TRUE。

格式：

AND（logical1,logical2,...）。

说明：

logical1,logical2,...  为需要进行检验的1到30个条件，分别为TRUE或FALSE。

2.OR（或）函数

功能：

在其参数组中，任何一个参数逻辑值为TRUE，即返回TRUE。

格式：

OR（logical1,logical2,...）。

说明：

logical1,logical2,...  为需要进行检验的1到30个条件，分别为TRUE或FALSE。

AND和OR函数应用示例：

见下一节中实战示例1问题4闰年问题。

3.IF函数

功能：

执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。

格式：

IF（logical_test,value_if_true,value_if_false）。

说明：

Logical_test   表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式，Value_if_true 是 logical_test为TRUE时返回的值，Value_if_false 是 logical_test为FALSE时返回的值。

If函数应用示例：

见图2-1，使用IF函数，对Sheet1中的“学位”列进行自动填充。

要求：

填充的内容根据“学历”列的内容来确定（假定学生均已获得相应学位）：

-博士研究生－博士

-硕士研究生－硕士

-本科－学士

-其他－无

操作步骤

（1）点击H3单元格，在编辑栏中编辑公式“=IF（G3="博士研究生","博士",IF（G3="硕士研究生","硕士",IF（G3="本科","学士","无"）））”；

（2）H3单元格产生结果"博士"，用拖动引用公式的方法生成整个列学位数据。

操作说明

（1）编辑公式中的各种符号应使用英文半角字符。

（其它公式编辑也同样，不再赘述。

）

（2）公式中的字符信息前后必须使用定界符““””。

（3）IF嵌套的层数不超过7个。

2.4.3算术与统计函数

1.RANK函数

功能：

为指定单元的数据在其所在行或列数据区所处的位置排序。

格式：

RANK（number,reference,order）。

说明：

number是被排序的值，reference是排序的数据区域，order是升序、降序选择，其中order取0值按降序排列，order取1值按升序排列。

RANK函数应用示例：

对图2-1中的数据，根据“笔试成绩”自动生成“排名”列的相应值。

操作步骤

（1）点击N3单元格，在编辑栏中编辑公式“=RANK（I3,$I$3:

I18,0）”

（2）N3单元格产生结果"1"，用拖动引用公式的方法生成整个列学位数据。

操作说明

（1）范围起始参数必须用”$I$3”即绝对引用方式,如使用“I3”相对引用方式则排序错误。

2.MOD函数

功能：

返回两数相除的余数。

格式：

MOD（number,divisor）。

说明：

Number  为被除数，Divisor  为除数。

MOD函数应用示例：

见下一节中实战示例1问题4闰年问题。

3.MAX函数

功能：

返回一组值中的最大值。

格式：

MAX（number1,number2,...）。

说明：

Number1,number2,...  是要从中找出最大值的1到30个数字参数。

MAX函数应用示例：

见下一节中实战示例2问题4统计最高停车费用问题。

4.COUNTIF函数

功能：

计算区域中满足给定条件的单元格的个数。

格式：

COUNTIF（range,criteria）

说明：

Range  为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。

Criteria  为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式、单元格引用或文本。

COUNTIF函数应用示例：

见下一节中实战示例1问题2统计图书种类问题。

5.SUMIF函数

功能：

根据指定条件对若干单元格求和。

格式：

SUMIF（range,criteria,sum_range）。

说明：

Range  为用于条件判断的单元格区域，Criteria  为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。

SUMIF函数应用示例：

见下一节中实战示例1问题3统计各用户总金额问题。

2.4.4查找函数

1.HLOOKUP函数

功能：

在表格或数值数组 的首行查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。

格式：

HLOOKUP（lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup）。

说明：

Lookup_value  为需要在数据表第一行中进行查找的数值。

Lookup_value可以为数值、引用或文本字符串。

Table_array  为需要在其中查找数据的数据表。

可以使用对区域或区域名称的引用。

Row_index_num  为table_array中待返回的匹配值的行序号。

Range_lookup  为一逻辑值，指明函数HLOOKUP查找时是精确匹配，还是近似匹配。

如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值。

也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值。

说明：

Lookup_value的值必须与table_array第一行的内容相对应。

HLOOKUP函数应用示例：

见下一节中实战示例2问题1统计自动填充停车费单价问题。

2.VLOOKUP函数

说明：

VLOOKUP函数的用法与HLOOKUP基本一致，不同在于table_array数据表的数据信息是以行的形式出现，见图2-18中A2:

C3区域，而VLOOKUP的table_array数据表是以列的形式出现。

2.4.5文本函数

1.REPLACE函数

功能：

使用其它文本字符串并根据所指定的字符数替换某文本字符串中的部分文本。

格式：

REPLACE（old_text,start_num,num_chars,new_text）。

说明：

Old_text  是要替换其部分字符的文本；Start_num  是要用new_text替换的old_text中字符的位置；Num_chars  是希望REPLACE使用new_text替换old_text中字符的个数，如果Num_chars 为“0”，是在指定位置插入新字符；New_text  是要用于替换old_text中字符的文本。

REPLACE函数应用示例：

在图2-3所示的表中，对“原电话号码”列中的电话号码进行升级。

升级方法是在区号（0571）后面加上“8”，并将其计算结果保存在“升级电话号码”列的相应单元格中。

操作步骤

（1）点击G2单元格，在编辑栏中编辑公式“=replace（f2,5,0,8）”;

（2）G2单元格产生修改后的电话号码，用拖动引用公式的方法生成整个列数据。

2.MID函数

功能：

返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符。

格式：

MID（text,start_num,num_chars）。

说明：

text  是包含要提取字符的文本字符串，Start_num  是文本中要提取的第一个字符的位置，Num_chars  指定希望MID从文本中返回字符的个数。

3.CONCATENATE函数

功能：

将几个文本字符串合并为一个文本字符串。

格式：

CONCATENATE（text1,text2,...）。

说明：

Text1,text2,...  为1到30个将要合并成单个文本项的文本项。

MID函数与CONCATENATE函数应用示例：

图2-13

见图2-13，仅使用文本函数MID函数和CONCATENATE函数，对Sheet1中的“出生日期”列进行自动填充。

要求：

a.填充的内容根据“身份证号码”列的内容来确定：

-身份证号码中的第7位~第10位：

表示出生年份;

-身份证号码中的第11位~第12位：

表示出生月份;

-身份证号码中的第13位~第14位：

表示出生日;

b.填充结果的格式为：

xxxx年xx月xx日（注意：

不使用单元格格式进行设置）。

操作步骤

（1）点击G3单元格，在编辑栏中编辑公式“=CONCATENATE（MID（E3,7,4）,"年",MID（E3,11,2）,"月",MID（E3,13,2）,"日"）”

（2）G3单元格产生指定格式的数据，用拖动引用公式的方法生成整个列数据。

2.4.6其它函数

二级等级考试的EXCEL部分对一级考试涉及的常用函数如SUM、AVERAGE等仍然需要熟练掌握。

另外还涉及一些函数需要掌握，限于篇幅大小不能详细介绍，此处仅仅做简单说明。

1.SLN函数

功能：

返回某项资产在一个期间中的线性折旧值。

格式：

SLN（cost,salvage,life）

说明：

Cost  为资产原值,Salvage  为资产在折旧期末的价值（也称为资产残值）,Life  为折旧期限（有时也称作资产的使用寿命）。

2.TYPE函数

功能：

返回数值的类型。

格式：

TYPE（value）.

说明：

Value  是数字、文本以及逻辑值等类型的表格数据，如果是数字，type的返回值为1；如果是字符，type的返回值为2；如果是逻辑值，type的返回值为4。

3.PMT函数

功能：

基于固定利率及等额分期付款方式，返回贷款的每期付款额。

格式：

PMT（rate,nper,pv,fv,type）。

说明：

Rate  贷