档案数字化加工流程细则方案.docx
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档案数字化加工流程细则方案
档案数字化加工流程细则方案
档案数字化加工流程细则方案
档案的接收
档案接收管理人员负责档案的领取。
接收档案时一定要和客户对好档案接收单（包括档案的批号，页次，本数）。
与客户在交接单上签字一式两份，双方各执一份。
1、档案整理
1、1目录数据准备
按照《档案著录规则》（DA/T18）等的要求，规范档案中的目录内容。
包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。
如有错误或不规范的案卷题名、文件名、 责任者、起止页号和页数等，应进行修改。
1、2拆除装订
在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。
拆除装订物时应注意保护档案不受损害。
1、2、1
去掉资料中所有金属物，如订书针、大头针和回形针等；对已装订的档案进行拆除。
1、2、2
要注意保持资料的整齐，不能出现资料内容混乱、页面折皱不平、漏页、倒页的现象。
1、2、3
拆除完的档案要进行页码编号，使用数字在客户要求的地方编号，一定要做到不漏编。
字迹要清晰工整。
1、2、4
对于己经编好的页码要查看是否正确，档案的纸张是否有破损，如果破损严重的，无法进行直接扫描的档案，及时与管理人员沟通进行处理。
1、3区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。
普发性文件区分的原则是：
无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。
确保扫描时不出现混乱现象。
1、4页面修整
破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。
1、5档案整理登记
制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
1、5、1整理好的档案要按照档案号放置。
要及时的输送给下一个环节。
2、档案扫描
2．1扫描方式
2．1．1
根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用0号图纸扫描仪）进行扫描。
大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
2．1．2
纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。
方式以提高工作效率。
2．2扫描色彩模式
2．2．1
扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。
通常采用黑白二值。
2．2．2
页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案．可采用黑白二值模式进行扫描。
2．2．3
页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。
2．2．4
页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。
2．3扫描分辨率
2．3．1
扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
2．3．2
采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。
特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
2．3．3
需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。
2．4扫描登记
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
2、5扫描中的文件保护
2、5、1
认真对好流程单，依照目录数据库中案卷的编号在扫描系统中建立同样的案卷编号，然后导入目录数据库中的著录的数据。
2、5、2
核对系统中的案卷信息是否与原件一致，如果发现差错，要在著录系统中更改。
2、5、3核对实际扫描的页数和档案整理时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体的原因和处理的方法。
2、6扫描仪常出的故障以及处理
2、6、1
扫描时图像有时会出现黑线，或图像不应该出现的污点，和大面积的黑边。
说明扫描仪有污渍或纸屑粘在镜头上。
2、6、2
打开扫描仪镜头用干净的海绵，或者专业的镜头布，擦除镜头上的污渍即可。
3、档案的录入
3、1录入的规则
3、1、1
根据客户的要求对整理好的档案进行录入，按照《档案著录规则》的要求，规范档案中的目录内容。
3、1、2
录入档案案卷的基本信息（编号，题名，目录号等）。
3、1、3
建成案卷目录后按照卷内的目录顺序对文件级数据进行录入，要祥细的录入每一份文件的题名，时间，文号等。
3、1、4
建立档案目录数据库，录入时要先检查档案，看档案有没有破损的，查看档案的页码是否正确，同时根据客户的要求区分什么需要录入的，什么不需要录入 。
3、1、5
录入时要依照档案原件录入，不得私自更改档案的原件，录入完成后要进行检查，核对录入项目是否完整，内容是否规范准确，对于不合格的数据要进行修改或是重录。
3、1、6
录入可以采用OCR识别，可提高录入的工作效率。
4、图像处理
4、1图像核对
4、1、1
扫描完的图像要进行图像的优化处理，首先应核对扫描的图像数量是否和导入的目录数据库中文件的页数一致。
4、1、2
如出现不一致只有两种可能，一是录入原档案有错，可依照原档案更改，二是扫描出错可能出现漏扫，要进行补扫。
4．2图像数据质量检查
4．2、1
对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。
发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
4．2、2
由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
4．2、3
发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
4．2.、 4
发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
4．1．5
认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。
4．3纠偏
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
4．4去污
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。
处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
4．5图像拼接
对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。
4．6裁边处理
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
4、7图像的补扫
4、7、1
补扫主要处理由优化操作不当，造成的图像不完整，误删的情况。
4.、7、2
高速扫描造成的漏扫，重张进纸。
图像不清晰以及高速扫描仪不能处理的特别文件。
5、图像存储
5、1存储格式
5、1、1
采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。
采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。
存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。
5、1、2
提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。
5、2图像文件的命名
5、2、1
纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
5、2、2
多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。
6、图像的挂机与关联
6、1
图像质检合格后的图像数据要进行图像数据的压缩和转换格式，上传到总数据服务器，通过软件可以实现档案的目录数据库对相关数字图像的挂接.
6、2
将每一份纸质档案文件扫描所得的图像存储到相应的文件夹，要认真的核对每一份的图像文件的名称是否与目录数据库中该份纸质文件的档号是否一致，图像的页数是否与目录数据库中该份纸质文件的页数一致，图像文件的总数是否与目录数据库中文件的总数一致，
6、3
认真的填写数字化转换后的交接单，记录关联后的页数，核对每一份关联后的页数与档案整理，扫描填写的页数是否一致，不一致时应注明具体的原因和处理的方法。
7、档案的装订
7、1扫描，校对工作完成后，拆除过装订的档案应按照档案的保管要求进行重新的装订。
7、2在装订过程中要检查档案的排列顺序不变，不错页，不漏页，要保证装订完档案的整齐性和完整性。
7、3擦除在档案上的个别注记和与档案保存无关的信息。
8、完整性检查
8、1公司在提交客户验证之前，会按照业务系统数据对数据库索引文件和扫描影像进行检查，察看是否漏扫页和是否漏扫件，保证影像的完整性。
8、2检查实物档案是否有顺序错误，错页，漏页和档案的整齐性完整性。
8、3认真的填写纸质档案数字化的验收登记表。
9、档案的归还
9、1扫描并建立索引后的档案影像在光盘刻录前可先由客户派人进行检查。
以检查图像是否符合标准、是否有漏扫、索引信息录入是否正确等。
针对每种检查可采用不同方式进行处理。
9、2图像是否符合标准可通过专用浏览软件抽检方式进行，也可通过扫描系统软件中自带的查询软件进行，可检查图像格式是否正确、是否清晰、是否有倾斜、是否有黑块等；
9、3是否漏扫则在扫描系统自带的查询软件中可列出每份档案的完整目录，通过抽检是否有与原档案目录不一致。
10、数据的备份
10、1通过刻录的光盘或者通过数据直接导入。
数据导入程序可按照客户的接口要求进行开发，测试认可后可以直接将扫描系统中的影像和索引数据一起导入到影像系统中，对于验收合格后的数据要及时的进行数据备份，以便查阅。
备份后的数据要进行查看，看数据能否打开，数据是否完整，备份好的数据要做好标签，以便进行查找与管理。
10、2当数据和影像导入完成客户的影像系统后，客户就可以在自己的影像系统内调阅、查询和管理已扫描的影像和数据了。
11、交接单与流程单的保存
11、1各种交接单上不能出现手写内容，打错和漏打的内容不能手写记录，打错的交接单如果与接收人签字，则另打一份，错误的交接单在签收人面前销毁。
重签一份。
11、2每个月的流程单，提卷单，还卷单，都要装订成册保存，写上年份月份。
以便日后查找。
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