社区电商业务操作流程及岗位职责1.docx

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社区电商业务操作流程及岗位职责1

社区电商业务操作流程

一、平台订单商品采购流程

平台采购应当按照请购、询价确定价格、审批付款、采购、入库交接验收、财务交接等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单、出入库交接凭证、采购票据或发票等文件和凭证的相互核对工作。

1、采购商品确定：

按平台销售商品需要，由运营负责人确定上架商品，形成预采明细；

2、采购询价：

采购人员按照预采明细，进行商品询价，询价至少要货比两家后，在保证产品品质的前提下，形成价格明细，交由运营负责人确认；

3、付款申请：

由采购人员按照确定预采价格，形成《预采申请表》，注明预采商品名称、数量、计量单位（以最小计量单位为准）、价格及毛利润情况等内容，走公司内部付款流程，经采购人-运营负责人-分管经理-经理审批同意后，填借支单借款，由财务人员按照财务规定进行付款。

按照实际采购商品数量、重量及金额，按多退少补的原则当期进行兑现；预采借款不够时重新提交OA申请，需附带《预采申请表》和采购、库管人员签字确认的《入库交接单》凭证。

4、采购流程：

采购人员按《预采申请表》采购明细进行采购，采购时采购人员将采购单及收据或发票带回交于财务人员，采购单上要备注供应商名称、身份证号或纳税识别号及联系方式。

5、入库交接：

采购人员与库管人员必须当面交接，根据《预采申请表》或原始发票进行检查点数、称重，检查规格和产品质量，如实填写入库交接单，一式四份，库管、采购各一份、财务二份（交接时统一由采购人员将入库交接单交由财务人员）。

因部分称重商品存在重量差异，按实际重量入库交接，同时库管人员对发现的产品质量存在问题的，一律拒绝入库。

6、财务交接：

（1）每期或每个项目结束时凭发票（经办人、部门负责人、分管经理签字）或单据（必须有供货方的姓名、身份证号及电话，经办人、部门负责人、分管经理签字）以及有效的《入库交接单》清欠上期借款。

（2）采购人员在每月22日前，将前期不合规的收据、采购凭证等以发票的形式替换，发票按期分别开具。

二、出入库交接流程

1、入库交接：

采购人员与库管人员必须当面交接，根据《预采申请表》或原始发票进行检查点数、称重，检查规格和产品质量，如实填写入库交接单，一式四份，库管、采购各一份、财务二份（交接时统一由采购人员将入库交接单交由财务人员）。

注：

退款退货的商品必须重新入库开具入库单。

2、入库验收：

2.1因部分称重商品存在重量差异，按实际重量入库交接；

2.2库管人员入库交接时对发现的产品质量存在问题或商品损坏、破损的，一律拒绝入库；

2.3对入库交接时发现异常的，并入库的，要在交接单上注明，后期确因商品异常导致不能出售的，由采购人员按采购价格赔付。

3、出库交接：

出库填制出库单（有单号），由提货人、库管、部门负责人、分管经理签字确认，一式四联分别保管（第一联存根联由销售员交财务留存备查，第二联交由提货人留存，第三联由销售员交财务入账，第四联库管员留存）。

3.1线上销售出库：

3.1.1由平台运营人员按期将平台销售商品进行汇总，形成《平台线上销售商品汇总单》，然后由配送部门按配送区域、配送车辆形成《配送清单》，平台运营人员与配送部门核对《配送清单》与《商品汇总单》商品数量是否一致，无误后交由库管人员；

3.1.2库管人员按照《配送清单》注明商品及数量，逐车与配送人员进行交接，核对无误后，由库管人员、配送人员在《配送清单》上签字确认，《配送清单》一式两份，库管、配送人员各一份；

3.1.3库管人员按照《配送清单》交接商品名称、数量、重量及金额等内容进行汇总，按期填制《出库交接单》，交接单一式四份，打印后由库管、配送人员及部门负责人、分管经理签字确认后，库管、配送人员各一份，财务两份，由库管人员按期上交财务。

3.2线下销售出库：

线下销售主要针对线下项目客户、特殊情况下的出库流程，具体如下：

3.2.1由经办人提报出库商品数量及需求，编制《线下销售明细清单》，内容包括商品名称、数量或重量、出售价格、客户名称及联系方式等内容；

3.2.2《线下销售出库明细清单》一式四份，打印后，由经办人、部门负责人、分管经理签字确认后，交由库管人员进行出库交接；

3.2.3库管人员凭签字后的出库明细单进行商品出库，填制《出库交接单》，一式四份，库管、经办人各一份、财务2份，作为线下销售出库凭证。

3.2.4经办人员按时上交《线下销售明细清单》，财务人员核实商品款项是否到账，如到账，开具收据，作为销售收入凭证；如未到账，催促经办人员尽快落实。

3.2.5经办人员在上交《线下销售明细清单》时，一并将《出库交接单》财务需要的2份上交。

4、责任划分

4.1入库交接前由采购人员负责，出库交接后由配送人员负责，入库、出库后，库存由库管人员负责；

4.2库管人员每期出库后，须进行库存盘点，按照出入库进销情况，进行商品数量、重量盘存，编制《每期库存表》，对出现的数量、重量差异，及时落实责任人，按规定进行处理；

4.3各环节按责任划分，对损坏、灭失等情况的，当期或当场补齐或按销售价格进行处理，确保账实相符；

4.4库管每月结账前根据库存商品实物填制《库存盘点表》，如有账实不符（即库存商品明细账与实际库存不符），查明原因划分责任，做相应处理。

库存盘点表每月22日前由库管员、部门负责人、分管经理、经理签字后交财务入账。

4.5财务人员月底结账时，必须按照库管人员上报的《库存盘点表》进行实物核对，对出现差异的，要出具调查报告，明确责任划分，按公司规定处理。

4.6如果商品正常原因损耗，由相关人员写明原因，由经办人、部门负责人、分管经理签字后走OA审批，审核通过后交财务入账。

4.7需要称重商品盘点时，如出现库存差异时，如在正常范围内，财务、库管可进行盘点表调整。

三、库存处理流程

1、库管人员在每期与配送人员做完出库交接后，进行库存盘点工作的同时，及时对在库商品进行查验，查验内容包括：

商品保质期及是否适合继续储存等方面；

2、库管人员根据查验结果，确定进行处理的商品名称、数量及相关照片等证明资料，编制《库存处理申请表》，由部门负责人签字确认后，先进行线上销售；

3、线上销售：

由部门负责人按采购价格确定折扣比例，在平台进行打折销售，线上销售库存商品销售毛利率不等低于5%，特殊情况除外；如线上销售后还有库存则转入线下销售。

4、线下销售：

库管人员按照原审批《库存处理申请表》与线上销售情况重新编制《线下库存处理申请表》，明确商品名称、数量或重量、拟处理价格等内容，处理价格原则上不能低于采购价格，库管人员走分公司内部申请流程，经部门负责人、分管经理、经理确认后进行线下销售；

5、线下销售后，还有未处理完毕的，可继续打折处理，直至处理完毕，最后处理不了的商品，经部门负责人确认后，做损耗处理；

6、库管人员按照线下销售情况，汇总编制《线下库存处理确认表》，明确实际处理商品名称、数量或重量、实际销售价格及做损耗处理情况，一式三份，经库管人员、部门负责人、分管经理签字后，库管1份、财务2份，作为销售凭证；

7、库管人员按照签字确认的《线下库存处理确认表》填制《出库单》，财务人员按照《线下库存处理确认表》核实商品销售款项是否账实相符后，开具收据，作为销售收入凭证；《出库单》作为出库凭证。

8、所有线下销售商品，不允许任何个人收款情况（现金除外），一律使用财务人员发放的收款二维码统一收款。

四、退货处理操作流程

1、未出库商品退货：

由平台运营人员及时做好后台统计，月底结账时做好与财务人员核对工作；

2、已出库商品退货：

配送人员在送货过程中，客户要求退货的，配送人员首先要和市场人员进行电话或微信沟通，确认后，将货物带回；

3、配送人员在配送完毕后，首先与平台运营人员说明情况，平台运营人员核实后台是否退款，确保账物相符；

4、配送人员将退回货物与库管人员进行交接，库管人员填写《入库交接单》，一式四份，经相关人员签字确认后，库管、配送人员各一份、财务人员两份（财务留存对账、记账、存查使用）。

配送车辆管理规定

（一）车辆管理

1、配送车辆的调度、维修、保养、保险及加油等由业务部门统一调度管理，调度具体由配送部门安排专人负责；

2、车辆有关资料及保险情况统一由配送部门负责，并建立车辆登记台账，记录好年检、保险及维护保养时间，杜绝年检、保险超期情况发生；

3、车辆保险必须足额投保，三者险不能低于100万；

4、车辆加油实行油卡加油办法，由业务科统一调度，加油时记录车辆里程及加油数量，逐车逐次登记，月底提报财务车辆里程数及加油量；

（二）调度及配送管理

1、配送车辆实行派车制度，由配送部门按照配送需求，合理安排调度。

车辆调度按照业务需求紧急原则，统筹安排，未经分管经理同意，严禁擅自出车；

2、各部门每天早上8:

30之前提报用车需求，调度人员核实需求信息后，合理调配车辆；

3、配送车辆司机按派车规定的时间、地点出车，不得擅自改变行驶线路；

4、驾驶人员在接货时，应当认真进行验货、签单，根据配送计划及时配送；

5、配送人员送货到客户后，必须配合进行装卸、入库、签单等工作，并按客户要求做好交接；

6、配送交接完毕后，驾驶人按要求返回，并将回单交由配送部门；

7、配送部门专人负责运单录入工作，所有配送业务必须通过公司开发的物流信息平台运营。

（三）车辆驾驶与行车安全

1、驾驶人员对车辆要勤检查、勤保养，使车辆始终处在最佳运行状态，发现问题及时汇报检修，严禁带病上路，严防事故发生；

2、驾驶人员在行车过程中，必须严格遵守交通法规，文明驾驶，因违反交通法规造成事故损失的，由责任人承担损失费用；

3、驾驶人员在出车过程中，出现的交通违章和罚款由责任人承担，配送部门安排专人每月查询各配送车辆违章情况，及时通知责任人进行违章处理。

（四）车辆维护与修理

1、驾驶人员要做好车辆日常维护保养工作，搞好清洁卫生，出车前检查灯光、水箱、电瓶、制动等各项操作部件，保证车辆运行良好；

2、保养里程每行驶1万公里保养一次，由配送部门安排专人做好保养记录，并及时提醒进行维护保养；

3、车辆进行维修时，驾驶人员首先检查发生的故障或损坏部件，初步判断故障发生部位，并如实向分公司办公室汇报，经审批流程审核后，方可进行维修；

4、配送车辆维护保养或维修必须到制定修理厂进行，未经批准擅自进行维修、购置零配件或未到制定修理厂修车的，发生费用一律自行承担。

岗位职责

一、运营负责人负责人岗位职责

二、出纳岗位职责

三、运营人员岗位职责

1、线下活动策划与后期执行、监督；

2、平台的整体品牌宣传、包装设计及推广；

3、线上商城的整体运行把控包括服务器运行、站点运行；

4、线上商城的权限划分及操作监控包括：

客服、运营、采购、财务、仓储、配送；

5、线上商城的年度活动企划及配套主题的制作发布；

6、线上商城的整体模块规划与种类划分；

7、线上商城的UI界面设计、形象的统一及各活动节点的更新维护；

8、线上团长群及内部微信群的运营维护；

9、售前客服咨询及售后投诉退换货处理等；

10、线上商城每次团购的订单统计、商品统计、会员统计、运营数据分析报表等；

四、采购人员岗位责任

1、平台产品的采购、质量把控、定价查询，预采时提交OA申请，填借支单借款进行采购。

预采借款不够时提交OA申请，需附带预采表及合格的入库单照片。

2、每周二四六早上9点前将预售产品入库，并与库管交接完毕。

3、同类平台的产品及定价的信息收集、新品及爆款产品的确定。

4、每期采购产品以预采备用金制度，与财务及库管日清月结。

5、每期或每个项目结束时凭发票（经办人、部门负责人、分管经理签字）或单据（必须有供货方的姓名、身份证号及电话，经办人、部门负责人、分管经理签字）以及入库单（采购及库管双方签字确认）清欠上期借款。

前账不清后账不借。

6、供应商信息库的建设及保证平台产品的质量，供应商均应提供正规营业执照、食品卫生许可证等相应法律规定的证件。

7、采购人员应对所采物品品质、质量情况负责，凡因保管不善或责任心不强而造成的损失，由采购人员负责。

8、月底结账时做好缺失发票收集或代开事项，做好与财务对账确认工作。

每个月20-22日为结账日，将前期不合规的收据以发票的形式替换，每期分别开具。

五、市场开发岗位职责

1、完成公司年度计划分解到每个月的网点建设计划，并建立客户信息库及备案。

2、认真执行公司制定的市场开发及线下项目开发计划。

3、及时收集反馈客户的建议及市场需求变化，并报备运营部及项目负责人。

4、每月拜访渠道客户不低于一次，协助运营线下活动的开展。

六、库管人员岗位职责

1、每期按指定时间完成填写库存报表，要求标明物品的名称、数量、单价、规格、库存量等内容；

2、严格检验入库货物，根据有效到货清单，核准物品的数量、质量等，方可办理入库手续；

3、入库填制入库单（有单号），由采购及库管签字确认，按时上交财务，出库后又退回的货物如暂时保管可不必再次开具入库单，如是退款退货的货物必须重新入库开具入库单；

4、根据使用部门需要量及物料性质，选择适当的摆放方式，轻拿轻放，分类明细，避免人为损坏及堆放杂乱带来的不便，科学安排库房物品布局，做到整齐、美观、方便；

5、物品出库时要按照有关规定办理，手续不全不得发货，特殊情况，需有关领导签字批准，发货时按出库单办理出库手续；

6、每次出入库及时登记库存商品明细账，每期结束后发财务备案，并根据每期的结存数做好库存盘点。

如果明细账与库存实物不符，库管找明原因写说明，划分责任，相关责任人承担相应责任；

7、主动与使用部门联系，了解物品的消耗情况，防止因缺少沟通造成的物品短缺，如果商品正常原因损耗，由相关人员写明原因，由经办人、部门负责人、分管经理签字后走OA审批，审核通过后交财务入账；

8、每月结账前根据库存商品实物做库存盘点表，如有账实不符，查明原因划分责任，做相应处理；

9、库存盘点表每月22日前由库管员、部门负责人、分管经理、经理签字后交财务入账。