加油站记账员培训加油站记账员管理办法.docx

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加油站记账员培训加油站记账员管理办法

中国石化四川石油分公司

加油站记账员管理办法

（初稿）

第一章总则

第一条为落实内部控制要求，加强经营加油站内部管理，防范资金风险，保证财产安全，明确和落实记账员岗位职责，特制定本办法。

第二条各加油站设专职或者兼职记账员，记账员是协助加油站负责人做好财务管理工作的加油站管理人员，由分公司财务部门统一管理。

第三条本办法所称加油站包括我省系统内所有加油（气）站。

第二章记账员管理体系

第四条记账员管理模式

1、省公司负责统一制定记账员管理架构和制度，并监督全省各分公司记账员管理工作的开展。

2、地市公司负责统一设置记账员岗位并配备人员。

片区财务岗负责记账员的业务指导、考核及日常管理工作。

地市公司财务稽核岗位负责指导和监督片区财务岗对记账员的日常管理工作。

地市公司财务部门各专业主办岗位负责对网点各项专业工作进行指导和监督。

3、记账员

岗位管理框架图：

注：

实线表示直接汇报和管理关系，虚线表示监督和指导关系

第五条记账员设置类型与标准

各单位应根据加油站实际经营情况，设置专职或者兼职记账员。

具体的设置标准：

1、加油站年销量3000吨以上，原则上设置单站专职记账员。

2、销量较小且地理位置偏远的加油站可设置兼职记账员（记账员兼加油员）。

兼职记账员不得由加油站站长担任，且原则上安排为常日班。

第三章岗位职责

第六条记账员岗位职责及履行

第七条记账员具体岗位职责

1、资金管理

（1）全面掌握营业加油站营业额、资金动态变化情况。

（2）每日负责清点核实营业款。

（3）定期检查员工投币情况；抽查员工随身携带的找零金是否超限额。

（4）资金管理不相容岗位相分离，存折和密码分管、保险柜钥匙和密码分管、回单核对等关键控制点必须执行到位。

（5）每日核对销售日报表银行存款与缴款单是否一致，确保缴款单编码、大小写金额及张数与零售账表册系统相符。

（6）每日核对大额加油客户、银行POS客户、政府采购POS客户，核对政府采购POS单等结算单据上加油量是否和管控系统中加油量一致。

（7）确保营业加油站营业现金及时足额存入银行。

上门收款的加油站做好与银行或保安公司交接手续。

自行缴款的按公司规定负责及时将营业款送缴银行，回单到站后及时进行校对和签字，提交站长确认签字，确保数据精确。

（8）确保营业加油站按规定及时、足额上划资金，非工行存款的，将资金定额、定时上划到公司收入账户，并关注月末银行账户余额和月末逢节假日存款的上划，最大限度的减少沉淀资金。

（9）每天结算应收款信用客户余额，严格控制信用额度。

对预收款客户控制在预收额度内加油。

每月末对往来客户进行函证，并取得书面回函纪录。

（10）及时审核和确保营业加油站所有费用报销单据都符合公司要求，按时将单据交地市公司财务核算部办理报销手续；管理使用好备用金，并确保任何时间内备用金符合规定金额，严禁坐支营业款。

（11）有加油卡充值业务的营业加油站，由记账员对充值资金履行管理职责，进行审核，并与营业款区分缴存银行。

（12）加油站有非油品业务的，检查营业员是否把营业款及时投入投币保险箱内，POS机内存放现金不得超过限额。

及时审核销售日表和现金，营业款必须单独封包后放入保险箱，按规定缴存银行。

2、发票管理

（1）负责领用销售发票，控制好发票库存，按规定向站内员工发放发票，并按规定办理交接手续，及时登记《加油站发票领用记录》。

（2）保管好销售发票，监督发票使用情况；每月对库存发票进行盘点，填写《发票盘存表》。

（3）空白发票存放于安全的地方，做好防火、防盗、防潮工作。

（4）正确使用普通发票开票系统，按规定开具发票，并做好系统数据的备份、保管工作。

（5）每日导出开票机开票数据明细，并详细检查开票清单，对超过1000元的大额发票必须严格核对管控记录，并登记TTC号码。

（6）负责做好增值税发票客户加油记录的审核工作。

3、库存管理

（1）每日核对油品验收单（内部移库单）、流量表走读数、计量台账发生数、校验单、发电用油等有关单据，与零售账表册系统、管控系统发生数核对，发现差异及时查明原因。

（2）每旬对营业柜包装润滑油出库、销售、结存情况进行复核。

（3）掌握商品盘点技能，每月参与库存盘点（包括成品油、润滑油、非油品业务），及时编制盘点表与损溢分析表，发现库存盘点损溢异常情况及时向片区财务岗、片区经理汇报。

（4）不定期抽查盘点，确保加油站库存账实一致。

4、零售账表册系统管理与维护

（1）每日核对员工交接班泵码起止数，确保管控系统与零售账表册系统一致。

（2）审核并录入相关报表数据，发现数据错误的要及时按规定更正、汇报。

（3）经站长复核后，进行零售账表册系统数据每日及时准确上传和备份工作。

（4）对零售账表册系统出现异常情况，及时跟区域管理人员、区域财务人员联系，保证零售账表册系统正常运行。

5、加油卡管控系统

（1）每日认真复核和检查加油卡账务，核查当班员工当天交易流水表中记录未加油的错卡、逃卡交易及在“零管销售日报表”中调整，核对加油卡付油额是否正确和完整。

（2）出现加油卡交易数据丢失、异常等账务问题时，及时报分公司财务及零管部门；需技术处理的记账员应及时联系系统运维商。

（3）每日对营业加油站加油卡交易清单进行检查，及时查明是否存在套现、同一张卡短时重复多次加油等非正常交易记录..\细化加油站管理办法\加油站财务手册执行情况抽查表.xls。

6、便利店财务管理

（1）对每班营业款与海信系统销售日报表金额进行核对，确保营业款与销售数据相符。

（2）对便利店收货、调货、退货进行审核，复核验收单。

复核相关单据，并整理装订。

（3）做好便利店发票的领用、使用、上交管理，不定期检查非油品发票的开票情况。

7、资产价值管理

（1）加油站按规定建立资产台账，定期开展资产盘点，确保资产账账、账实相符。

（2）负责配合地市公司财务核算部每半年进行资产全面盘点工作。

（3）负责本加油站资产调拨、增减的初审工作。

（4）负责本加油站资产处置的审核、上报工作。

8、其他工作

（1）建立加油站财务档案，装订并妥善保管各种加油站凭证，报表账册，并对所有凭证、报表账册、记录和报告的真实性承担责任。

（2）进行自我学习，熟悉上级规定的有关财务制度和财经纪律及加油站账务管理制度，提高专业水平。

（3）在每日做好、做完记账员本职岗位工作之后，协助站长、帮助员工做好站内其他工作。

（4）把加油站存在的问题、建议和加油站内其他与财务有关的信息，反馈给片区财务岗，对存在的紧急问题和无法完成的工作应及时向片区财务岗汇报。

并将公司财务管理相关要求和信息，及时传达到加油站每位员工。

（5）配合做好各项检查工作。

（6）落实片区财务岗布置的各项工作，记账员根据片区财务岗在巡站中提出的问题和建议及时进行整改。

第八条记账员不相容工作

1、记账员不得兼任站长、加油站计量员岗位、不得兼任非油品保管员理货员岗位、不得兼任加油站其他实物库存保管工作岗位。

2、记账员不得兼管应相互牵制的工作，包括：

不得一人保管保险柜所有钥匙和密码、不得一人保管存折和密码、不得保管公章、不得一人保管所有银行印鉴章等。

3、记账员日常休息和临时调休，可由站长或其他站内人员临时顶岗，由顶岗人员代为操作记账员的具体工作，但工作的主要责任人仍为记账员，记账员需对其他人临时顶班的工作及时进行复核。

第九条片区财务岗对记账员管理工作职责及履行

1、全面掌握加油站的基本情况，合理安排工作进度。

2、督促本片区记账员职责的履行,负责本片区加油站资金、库存（包括轻油、润滑油、非油品业务）、零售账表册系统、加油卡系统、发票、资产等管理工作。

3、片区财务岗通过实施巡站制度开展对加油站的指导、帮助工作，及时解决加油站各类问题。

各区域可根据实际情况，每月有针对性的选择加油站开展巡站活动，重点关注风险较大的加油站。

4、负责配合地市公司财务核算部做好加油站记账员的调整、培训及日常考核工作。

第十条分公司稽核岗位对记账员管理工作职责及履行

1、负责对片区财务岗就加油站记账员岗位职责履行情况的稽核，定期对每个片区开展稽核活动。

2、负责对加油站记账员岗位职责履行情况的抽样稽核，每月有选择的开展抽样稽核。

3、负责对加油站记账员考核结果的审核、汇总、分析工作，每月汇总区域加油站记账员考核结果，并对考核结果进行统一审核，经地市公司财务核算部经理审批后报人事部门考核兑现。

4、负责对记账员工作重点、问题整改、意见建议及片区财务岗巡站报告等的汇总、审核、分析、反馈，跟踪相关工作的落实结果。

5、动态掌握加油站记账员人员基本信息，协助地市公司财务核算部经理做好加油站记账员人员管理工作。

第十一条分公司各财务专业主办对记账员管理工作职责及履行

分公司各财务专业主办是指地市公司财务核算部内与加油站经营管理有关的资金、商品、税务、资产、信息、往来等岗位的主办人员。

1、负责通过专业线日常工作发现加油站记账员在专业线制度执行上存在的问题及意见建议，将相关内容反馈给片区财务岗、加油站记账员。

2、负责通过对加油站的抽查以检查自身专业线相关制度的执行情况，每月有选择的对加油站有关专业线制度执行情况进行抽查，并将抽查结果反馈给片区财务岗。

3、负责自身专业线相关知识的培训工作，并收集日常管理工作中发现的加油站在专业线管理上一些好的做法、经验，在分公司范围内进行共享。

第四章加油站记账员考核办法

第十二条记账员考核方法

1、考核责任人：

片区财务岗、加油站站长和分公司财务部门相关主办岗位人员负责考核，由分公司稽核主办负责审核报地市公司财务核算部经理审批。

2、考核权重：

专职记账员财务考核比重为70%，加油站站长考核比重为30%；兼职记账员财务考核和加油站站长考核比重各为50%。

3、考核内容

（1）财务部门考核：

资金管理、发票管理、库存管理、零售账表册系统管理、加油卡管理、便利店管理、资产管理、其他工作八个方面（附表1）。

（2）加油站站长考核：

分为遵守劳动纪律、配合加油站站长做好其他工作、团队合作三个方面（附表2）。

4、考核时间：

按月考核，片区财务岗和加油站站长在每月完成考核统计工作，由片区财务岗将考核结果报分公司稽核人员，稽核人员将结果报财务核算部经理审批确定。

5、连续三个月考核得分排在分公司未位或连续三个月考核得分在80分以下的，调离记账员岗位。

第十三条考核否决项目

当加油站发生以下事件时，对当月考核进行否决，情节严重按照相关规定另行处理。

1、通过个人存折收取销售款。

2、截留销售款（包括预收款）。

3、由于内部管理原因发生外来偷盗、内盗和挪用等事件。

4、由于发票管理不善造成发票代开、虚开发票等情况的。

5、擅自赊销的。

6、保险箱未能做到实质上的“共同开启”。

7、同一问题经查实需整改而未落实整改，连续发现3次（含）以上的。

8、出现其他严重违反公司制度规定、违反职业道德的行为、重大事故隐瞒不报等造成一定后果，经公司认定是记账员个人行为或负主要责任的。

第五章记账员人员管理

第十四条地市公司财务核算部是加油站记账员人员管理的主要责任部门，稽核岗位负责加油站记账员的人员日常管理工作。

第十五条记账员录用

1、录用条件

人员品质好、无不良生活习惯、工作认真仔细、业务能力强；具有高中或同等以上学历，有会计上岗证的可优先考虑。

记账员原则上从加油站已工作超过一年的员工中从优录取。

2、录用程序

记账员录用应做到公开、公平、公正。

录用程序：

公布招聘信息、员工报名、审核报名资格、公布报名人员名单、组织笔试、笔试合格后进入面试、综合成绩从优确定并公布最终录用人员名单。

3、后备人员

分公司在确定招聘人员数量时，应考虑一定比例的后备记账员数量。

对通过招聘程序确定为后备记账员的，建立相关信息资料。

第十六条记账员培训

记账员培训以分公司为单位进行。

所有加油站记账员必须经培训合格，取得加油站记账员上岗证后才能上岗；所有已上岗记账员要求每年参加至少一次在岗再培训。

1、上岗培训

上岗培训应包括：

《加油站财务手册》、《便利店财务手册》、《加油站记账员管理办法》、零售账表册系统运用、管控系统运用、基本财务知识、案例分析等。

2、在岗再培训

在岗再培训以实际操作、案例分析、团队协作、业务提高等内容为主。

在岗再培训不合格的原则上降为实习记账员，实习期满三个月鉴定合格后再转为正式记账员。

3、培训讲师

地市公司财务部门应建立2-4人内部讲师队伍，讲师应从地市公司财务核算部、片区财务岗和优秀记账员中选拔。

第十七条记账员人员档案管理

地市公司财务部门应建立记账员信息档案（附表3），动态掌握加油站记账员基本情况。

人员信息表至少每季度动态更新1次，定期报省公司备案。

第十八条记账员岗位管理

新招聘录用记账员实习期为三个月，经培训合格、实习期满考核合格后转为正式记账员。

记账员应根据实际工作条件进行轮岗，轮岗由片区财务岗提出意见，由分公司财务部门统一安排。

第十九条记账员评优管理

优秀记账员评比纳入省公司、分公司年度评优体系。

对工作认真、负责、业绩突出的加油站记账员，可作为优先条件参与站长竞聘选拔。

第六章附则

第二十条本办法自下发之日起正式实施，本办法具体解释权归省公司财务资产处。