厂内外包队伍管理制度.docx

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厂内外包队伍管理制度

发布日期：

2013年5月1日QMS-03-E1-04A—0

1.目的

本制度对厂内外包做出具体规定，确保对外包方的管理规范、有效、符合本公司统一要求。

2.适用范围

本制度适用于本公司生产线工序生产外包的管理。

3.职责

3.1.生产管理部：

负责生产工序外包计划的制定，依据生产计划要求及完成情况协助沟通办理工程款结算；负责对外包方进行日常管理及物资领用的核准。

3.2.人力资源部：

负责外包方人员进厂手续的办理，保险缴纳情况的确认，并负责结算单的审核。

3.3.技术工艺部：

负责外包方技术指导与管理，工艺要求文件发放和材料的定额。

3.4.质量管理部：

负责质检工序外包计划的制定，对外包方进行质量管理，负责结算单的审核。

3.5.安全管理部：

负责外包方安全生产管理、环境管理。

3.6.核算部：

出具每月外包工程量和工程款，转到生产管理部，由生产管理部负责结算手续的履行。

3.7.财务部：

负责外包方工程款核实和支付。

3.8.设备维修部：

负责外包进厂物资的登记、固定资产转移的备案、出厂设备核实及设备维修。

4.名词术语

外包业务：

主要是指为实现公司的经营目标和生产目标，通过合同或协议等形式约定由外部服务提供商（以下简称为“承包方”）提供的某些部分或全部业务。

5.业务流程

5.1外包计划的制定

5.1.1.生产管理部负责制定生产工序外包计划，质量管理部负责制定质检项目外包计划，并分别编制《外包项目计划书》，主要包括以下内容：

5.1.1.1.业务外包内容，主要指外包的业务项目。

5.1.1.2.业务外包的主要风险和预期收益。

5.1.2.《外包项目计划书》经过主管副总审核，董事长或总经理审批，在决定是否将业务项目外包时，应考虑以下四个方面的因素。

5.1.2.1.此项业务是否是利用本公司的设备、生产系统、专业人员及专门技术。

5.1.2.2.此项业务外包可以降低成本并且提高质量。

5.1.2.3.此项业务外包能够产生比自己运作更多的利益等。

5.1.2.4.准确把握企业核心竞争力与盈利环节，避免将企业核心业务外包。

5.2确定外包业务归口管理单位

5.2.1.在确定业务外包计划后，生产管理部和质量管理部分别为生产和质检业务的归口管理单位。

5.2.2.业务归口管理单位负责业务外包项目的具体实施，确保业务外包流程的顺利执行。

5.3选择承包方

5.3.1外包业务归口管理单位发布投标公告，并与候选承包商建立联系，发放《外包项目竞标邀请书》及相关材料。

参与竞标的候选承包商应在指定期限之内提交《投标书》及相关材料，主要内容包括项目解决方案、实施计划、资源配置、报价等。

5.3.2归口管理部门对承包方进行资质预审，评估承包方的综合能力。

评估因素主要包括5个方面。

5.3.2.1.承包方类似项目的经验、服务能力、资格认证和信誉。

5.3.2.2.承包方是否与本公司存在直接或潜在的竞争关系。

5.3.2.3.承包方在知识产权保护方面的力度和效果。

5.3.2.4.承包方的性价比是否合适。

5.3.3确定标底：

参考本公司的运营成本，包括人工费用、设备损耗、能源损耗、管理费用等，经过核算后，乘以一定的系数后作为标底。

5.3.4组织公司其他职能部门进行开标、评标、定标。

归口管理部门给出候选承包方的综合竞争力排名，会同相关管理层及其他职能部门负责人分析与候选承包方建立外包合同的风险，根据实际情况挑选出一家或几家公司作为业务承包方。

5.4合同签署：

归口管理部门和承包方就《外包项目合同》的主要条款进行谈判，达成共识，由合同双方代表签署《外包项目合同》。

5.5合同执行

5.6.1归口管理部门根据合同约定，为外包方提供必要协作条件，并指定专人定期检查和评估业务进展情况。

5.6.2归口管理部门负责对外包业务产品（服务）进行管理。

如承包方提供的产品（服务）与合同约定不一致，及时告知承包方进行调整。

5.6.3执行过程中，根据合同约定，由承包方提交费用支付申请，归口管理部门对申请书进行审核和确认，通过后，支付承包方费用。

5.6.4对于因承包方原因导致外包合同未完整履行的，归口管理部门负责向承包方索赔。

5.6.4.1.指定专人对承包方认可的赔偿事项进行跟踪、报告，及时收回相关款项并追究责任人责任。

5.6.4.2.采用法律手段解决长期未决赔款。

5.6.4.3.若终止对承包方的索赔，由归口管理部门提出申请，详细说明终止索赔理由，上报公司董事长或总经理审批后执行并备案。

6.外包流程中的资产存货管理

6.1.固定资产管理

6.1.1.本公司与承包方约定在合同周期内提供承包方部分设备供承包方使用，承包方与设备维修部共同对所提供设备进行验收（《设备移交验收单》），验收合格后，双方签署《固定资产移交记录》，作为分包合同的附件。

合同结束后，设备维修部按《固定资产移交记录》中注明的设备状态和折旧程度回收设备。

6.1.2.承包方与设备维修部和生产管理部共同确定移交设备涉及的易耗备品备件清单，此类易耗备品备件由承包方采购自用。

6.1.3.承包方负责移交设备的日常保养维护，日常保养维护要求由设备维修部提出相关计划承包方负责执行，如承包方未能按计划执行，设备维修部有权根据情况进行处罚并上报主管副总。

6.1.4.承包方与设备维修部签订固定资产移交书后，承包确认移交设备工作状态满足使用要求后，在承包期间出现的任何备品备件的损坏均由承包商自行采购，正常使用过程出现的损坏维修由设备维修部负责免费维修，使用过程出现的损坏维修由设备维修部进行现场拍照并采集实物证据;人为或不正常使用造成的设备故障和损坏由承包方承担设备维修部全部维修人工费，设备维修部可根据人为或不正常使用造成对固定资产损坏程度对承包商进行处罚。

6.1.5.设备维修部定期检查承包方使用和管理固定资产的情况。

6.1.6.交由承包方使用的固定资产，只能用于外包业务活动。

未经企业相关领导人员同意，擅自将固定资产挪作他用的承包方，相关部门应对其采取警告直至解除合同的措施。

6.2.流动资产管理

6.2.1.承包方在领取本公司提供的物资时，必须到仓库管理员处填写领料单并由车间主管或归口主管领导签字后方可领用。

6.2.2.业务外包过程中使用的原材料、半成品等流动资产，归口管理部门要求承包方遵循本企业制定的相关管理政策，如防火、防盗、防潮措施。

6.2.3.由于承包方责任造成的流动资产损失或损坏，业务外包归口管理部门有义务责成承包方赔偿。

6.2.4.业务外包过程中形成的商业信息材料等，归口管理部门按照合同中约定的保密条款对承包方的保密工作进行监督。

6.3.易耗备品备件和自带设备管理

6.3.1.对于因业务外包需要由承包方购进的易耗备品备件，数量、质量检查由承包方负责办理；存放地点由外包队伍自行解决，但是需经公司设备维修部和安全管理部同意，承包方存货需要满足公司安全管理规定。

6.3.2.外包方由于业务需要，所使用的自带设备，由设备维修部负责建立《......公司自带设备台账》，特殊情况设备修理出厂或废旧出厂时，外包单位填写《外包单位设备出入厂申请单》，并交至设备维修部审核，设备维修部和安全管理部共同对设备进行出/入厂确认，核对信息，无误后方可出入厂，归口管理单位根据《外包单位设备出入厂申请单》信息更新《......公司自带设备台账》。

6.3.3.设备入厂须填写《外包单位设备出入厂申请单》，设备出厂、维修必须统一按照公司《车辆/物品放行单》执行，出厂物品与上述《入厂申请单》核对后主管副总签字批准后方可出厂.

6.3.4.所有外包单位的自带设备均需按照我公司的相关规定进行检定、校验。

6.3.5.对于因业务外包需要由本公司销售给承包方的存货，承包方只能将其用于外包项目，不得另作他用，归口管理部门负责监督。

6.3.6.承包方用于业务外包的物资，质量应该满足我公司的质量规定，具体应在合同中注明。

7.外包业务流程中断防范措施

7.1.业务外包归口管理部门采取承包方竞争机制，选择多家单位作为业务承包方，以降低一方服务失败或单方中止合同可能给本企业带来的损失。

7.2.业务外包归口管理部门定期对所有重要承包方的履约能力进行评估，形成业务可持续能力评估报告，交由主管副总审阅。

7.3.根据业务可持续能力评估报告，业务外包归口管理部门负责及时替换不再继续具备履约能力的承包方，避免外包业务的失败造成公司损失。

8.日常管理规定

8.1.外包合同或协议签署后，外包人员的管理与我公司员工一致，外包人员需要遵守我公司的所有规章制度。

8.2.外包方要在进厂前一周向我公司提供进厂人员的花名册及身份证复印件、体检证明、保险缴纳情况，经我方人力资源部审核，并办理相关手续后，外包方人员方可进厂。

8.3.外包方进厂后，要确定安全负责人，负责外包业务的安全生产，并负责与我公司安全负责人接口联系。

8.4.外包方人员凭借出入证进出公司，无证人员不能进厂。

9.质量、进度、文明施工管理

9.1.每个外包项目开工之前，我方的技术员、质检员需要与外包方技术和质量负责人及操作人员进行细致的技术、质量交底。

9.2.每道工序完成后外包方首先进行自检，严格按照要求进行检查，不合格的及时进行返修，检查合格后按质量管理部《报检规定》向质量管理部报检。

9.3.我方质检员在检验过程发现质量问题，下发《返工返修通知单》，外包方必须无条件执行，并认真进行整改，合格后由品质保障部验收。

9.4.外包方产品质量达不到预期目标或在检查过程中质量问题较多，给项目带来不良影响，应对外包方给予处罚，处罚金额根据实际情况的严重程度制定。

对我方提出的问题（口头、书面）不按期、不按要求进行整改或整改不合格的，给予300-5000元罚款，由归口管理单位负责。

9.5.进度管理：

外包方依据我公司的《月度进度计划》编制《周计划》和《日计划》，以保证月度计划的实施，外包方要把下周的周计划及本周的工作量及完成情况统计于每周六下午15:

00前汇报到归口管理单位，归口管理单位要对《周计划》和《日计划》的完成情况进行审核确认，确保进度按时完成。

9.6.文明施工管理

9.6.1.外包方需要对产生大量灰尘、粉尘的工作地进行封闭，减少灰尘及噪声的污染。

9.6.2.施工现场存放的废物、废水要及时清理，确保施工区域的清洁。

9.6.3.外包方要将施工过程中产生的垃圾及时放置到指定的地点。

10.工程款结算管理

10.1.外包业务款申请拨付工作必须严格按照外包合同中约定的价格进行计算，按实际完成工作量的情况进行申请。

10.2.结算程序：

外包方将工作量报表整理完毕，并请归口单位负责人签字确认。

10.3.核算部门出具当月外包工程量和当月工程款金额，扣除外包方在仓库领用物资的费用和其他相关费用后，将当月应结款金额以书面形式转交给生产管理部。

10.4.生产管理部出具《#月外包结算申请单》，将生产计划完成情况写到“生产管理部”一栏，并注明是否影响生产进度，是否扣款。

质量管理部、设备维修部、安全管理部、人力资源部等主管均根据实际情况写出结算意见。

10.5.生产管理部根据其他部门扣款情况，汇总出结算金额，并找外包方负责人确认签字。

10.6.生产管理部将此《结算申请单》找公司主管经理审核无误后，通知外包方开具增值税发票，交到财务部审核。

生产管理部履行工程款请款手续，填写《付款申请单》，如财务审核无问题，财务部结算放款。

11.形成文件或记录

11.1.《外包项目计划书》QMS-E1-07

11.2.《外包项目竞标邀请书》QMS-E1-08

11.3.《设备移交验收单》QMS-C1-42

11.4.《固定资产移交记录》QMS-E1-11

11.5.《…公司自带设备台账》QMS-E1-10

11.6.《外包方设备出入厂申请单》QMS-E1-12

11.7.《车辆/物品放行单》QMS-D-04

11.8.《返工返修通知单》QMS-G-04

11.9.《#月外包结算申请单》QMS-E1-14

外包项目计划书

记录格式代码：

QMS-E1-07记录编号：

一、项目简介（简单介绍）

二、外包项目（主要是生产工序和质检项目，是整体外包还是部分外包）

1、目前现状（分析目前的现状）

2、外包原因

3、预期收益（达到目的）

三、风险分析

1、风险分析（比如NDT外包，会产生什么问题，质量）

2、风险规避措施（比如说抽检，规定抽检比例）

编制：

审核（部门主管）：

批准：

外包项目竞标邀请书

记录格式代码：

QMS-E1-08记录编号：

一、基本信息

外包项目招标企业

外包项目名称

应标对象范围

应标期限

联系方式

二、外包项目说明

三、约束

提示：

给出质量要求，时间、费用限制等等。

四、附录

提示：

有助于阐述或细化外包竞标邀请书的材料均可作为附录

编制：

审核（部门主管）：

批准：

设备移交验收单

设备名称

设备型号

所在位置

使用车间

数量

设备移交内容

项目:

移交使用状态

项目:

使用车间

生产管理部

设备维修部

分管经理

记录格式代码：

QMS-C1-42记录编号：

固定资产移交记录

记录格式代码：

QMS-E1-11记录编号：

序号

名称

规格型号

数量

用途

存放地点

台帐编号

移交状态

移交日期

注：

本表格必须为打印,内容手写无效。

设备维修部签字/日期：

承包方签字/日期：

生产管理部签字/日期：

__________公司自带设备台账

记录格式代码：

QMS-E1-10

记录编号：

序号

设备名称

规格型号

入厂时间

使用工序

存放地点

责任人

设备生产厂家

归口管理单位

出厂时间

出厂原因

备注

制表：

日期：

审核：

日期：

外包单位设备出入厂申请单

记录格式代码：

QMS-E1-12记录编号：

外包单位名称

外包项目（工序）名称

设备/物资名称

出厂/入厂

入厂出厂

设备型号/规格

设备生产厂家

设备出/入厂原因:

签字（外包单位负责人）：

日期：

归口管理单位意见：

签字（归口管理部门主管）：

日期：

主管副总意见：

签字：

日期：

入厂确认：

主要是确认设备信息是否与申请单上相同。

安全管理部：

（确认人签字）

归口管理单位：

外包单位：

车辆/物品放行单

记录格式代码：

QMS-D-04

日期：

出门时间

车牌号

车辆所属单位

驾驶人员

携带物品明细

序号

物品名称

型号

数量

去向及用途

是否返厂

□是□否

部门业务员:

部门经理:

分管副总:

保安员确认:

注意：

保安人员务必仔细清点物品，确认实际物品与放行单上一致才能给予放行。

返修返工通知单

记录格式代码：

QMS-G-04记录编号：

工程名称

检验员

工位

部件编号

报检时间

月日时

报检人

缺陷描述

车间主管确认签收

预计二次报检时间

月日时

检验员

实际返修完成时间

月日时

注：

此单一式两份，检验员、车间主管各执一份，注意保存。

外包生产单位（）月份结算单

记录格式代码：

QMS-E1-04

外包单位名称

归属车间

承包工序

结算表编号

按结算表应结算金额（元）

核算中心审核