VLOOKUP和IF函数在excel中的查找应用.docx

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VLOOKUP和IF函数在excel中的查找应用

VLOOKUP、和IF函数在excel中的查找应用

VLOOKUP函数的使用方法（入门级）

      VLOOKUP：

功能是在表格的首列查找指定的数据，并返回指定的数据所在行中的指定列处的数据。

函数表达式是：

=VLOOKUP（lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup）

=VLOOKUP（查找目标，查找范围，返回值的列数，0精确或1模糊查找）

=VLOOKUP（判断目标条件，查找范围，返回第几列的数据，是否精确匹配）

1.首先在你需要的新的EXCEL表里的找出一个空白列，为匹配数据的结果返回列，确定后就直接输入“=VLOOKUP（”即表示确定。

2.判断的条件：

然后还是在你需要的新的EXCEL表里的找出“关联数据”点击一下起始的关联数据即可，然后输入一个逗号——即：

需在数据表第一列中查找的数据”，可以是数值、文本字符串或引用。

如：

=VLOOKUP（C4，

=VLOOKUP（C4,C4:

G1185,5,0）

3.跟踪数据的区域：

在原数据库的EXCEL表里选定一个区域，该区域应包含“关联数据”和要查找“匹配的数据”

如：

=VLOOKUP（C4,C4:

G1185,

4.返回第几列的数据：

然后，从第一列中查找的数据（如：

C4）开始，看一下你要取的数据在第几列，就直接在函数后面输入相应的数字，然后输入一个逗号，接着一般输入0和括弧”）”回车即可完成。

5.是否精确匹配：

注意最后一个0表述精确匹配。

如果找不到，则返回#N/A，表示没有该数据。

最后完成函数：

=VLOOKUP（C4,C4:

G1185,5,0）

=VLOOKUP（C4,$C$4:

$G$1185,5,0）

6.特别注意事项：

常见错误之一：

格式不匹配。

格式不一样。

如元数据是靠左对齐“数值”，生成的新表格里的数据是靠右对齐“文本”我们就连一个空&“”，把它强制转换成文本

如：

=VLOOKUP（C4&“”,C4:

G1185,5,0）

1、格式不一样。

如元数据是靠右对齐“文本”，生成的新表格里的数据是靠左对齐“数值”，我们就连一个空*1，把它强制转换成文本

如=VLOOKUP（C4*1,C4:

G1185,5,0）

    IFERROR（VLOOKUP（），""） 

   2、VLOOKUP函数查找时出现错误值的几个原因

     A、实在是没有所要查找到的值

      B、查找的字符串或被查找的字符中含有空格或看不见的空字符，验证方法是用=号对比一下，如果结果是FALSE，就表示两个单元格看上去相同，其实结果不同。

      C、参数设置错误。

VLOOKUP的最后一个参数没有设置成1或者是没有设置掉。

第二个参数数据源区域，查找的值不是区域的第一列，或者需要反回的字段不在区域里，参数设置在入门讲里已注明，请参阅。

     D、数值格式不同，如果查找值是文本，被查找的是数字类型，就会查找不到。

解决方法是把查找的转换成文本或数值，转换方法如下：

    文本转换成数值：

*1或--或/1

     数值转抱成文本：

&""  

VLOOKUP函数的使用方法（进阶篇）

  一、字符的模糊查找    

       在A列我们知道如何查找型号为“AAA”的产品所对应的B列价格，即：

   =VLOOKUP（C1,A:

B,2,0）

      如果我们需要查找包含“AAA”的产品名称怎么表示呢？

如下图表中所示。

    公式=VLOOKUP（"*"&A10&"*",A2:

B6,2,0） 

    公式说明：

VLOOKUP的第一个参数允许使用通配符“*”来表示包含的意思，把*放在字符的两边，即"*"&字符&"*"。

  二、数字的区间查找

      数字的区间查找即给定多个区间，指定一个数就可以查找出它在哪个区间并返回这个区间所对应的值。

    在VLOOKUP入门中我们提示VLOOKUP的第4个参数，如果为0或FALSE是精确查找，如果是1或TRUE或省略则为模糊查找，那么实现区间查找正是第4个参数的模糊查找应用。

    首先我们需要了解一下VLOOKUP函数模糊查找的两个重要规则：

   1、引用的数字区域一定要从小到大排序。

杂乱的数字是无法准确查找到的。

如下面A列符合模糊查找的前题，B列则不符合。

   2、模糊查找的原理是：

给一定个数，它会找到和它最接近，但比它小的那个数。

详见下图说明。

   最后看一个实例：

    例：

如下图所示，要求根据上面的提成比率表，在提成表计算表中计算每个销售额的提成比率和提成额。

  公式：

=VLOOKUP（A11,$A$3:

$B$7,2）

  公式说明：

   1、上述公式省略了VLOOKUP最后一个参数，相当于把第四个参数设置成1或TRUE。

这表示VLOOKUP要进行数字的区间查找。

   2、图中公式中在查找5000时返回比率表0所对应的比率1%，原因是0和10000与5000最接近，但VLOOKUP只选比查找值小的那一个，所以公式会返回0所对应的比率1%。

VLOOKUP函数的使用方法（高级篇）

一、VLOOKUP的反向查找。

   一般情况下，VLOOKUP函数只能从左向右查找。

但如果需要从右向右查找，则需要把区域进行“乾坤大挪移”，把列的位置用数组互换一下。

    例1：

要求在如下图所示表中的姓名反查工号。

    公式：

=VLOOKUP（A9,IF（{1,0},B2:

B5,A2:

A5）,2,0）

    公式剖析：

       1、这里其实不是VLOOKUP可以实现从右至右的查找，而是利用IF函数的数组效应把两列换位重新组合后，再按正常的从左至右查找。

       2、IF（{1,0},B2:

B5,A2:

A5）这是本公式中最重要的组成部分。

在EXCEL函数中使用数组时（前提时该函数的参数支持数组），返回的结果也会是一个数组。

这里1和0不是实际意义上的数字，而是1相关于TRUE，0相当于FALSE，当为1时，它会返回IF的第二个参数（B列），为0时返回第二个参数（A列）。

根据数组运算返回数组，所以使用IF后的结果返回一个数组（非单元格区域）：

{"张一","A001";"赵三","A002";"杨五","A003";"孙二","A004"}

CTRL+SHIFT+ENTER最终确定

 二、VLOOKUP函数的多条件查找。

     VLOOKUP函数需要借用数组才能实现多条件查找。

     例2：

要求根据部门和姓名查找C列的加班时间。

    分析：

我们可以延用例1的思路，我们的努力方向不是让VLOOKUP本身实现多条件查找，而是想办法重构一个数组。

多个条件我们可以用&连接在一起，同样两列我们也可以连接成一列数据，然后用IF函数进行组合。

    公式：

{=VLOOKUP（A9&B9,IF（{1,0},A2:

A5&B2:

B5,C2:

C5）,2,0）}

    公式剖析：

      1、A9&B9把两个条件连接在一起。

把他们做为一个整体进行查找。

      2、A2:

A5&B2:

B5，和条件连接相对应，把部分和姓名列也连接在一起，作为一个待查找的整体。

      3、IF（{1,0},A2:

A5&B2:

B5,C2:

C5）用IF（{1，0}把连接后的两列与C列数据合并成一个两列的内存数组。

按F9后可以查看的结果为：

      {"销售张一",1;"销售赵三",5;"人事杨五",3;"销售赵三",6}

      4、完成了数组的重构后，接下来就是VLOOKUP的基本查找功能了，另外公式中含有多个数据与多个数据运算（A2:

A5&B2:

B5）,，所以必须以数组形式输入，即按ctrl+shift后按ENTER结束输入。

    三、VLOOKUP函数的批量查找。

     VLOOKUP一般情况下只能查找一个，那么多项该怎么查找呢？

     例3要求把如图表中所有张一的消费金额全列出来

     分析：

经过前面的学习，我们也有这样一个思路，我们在实现复杂的查找时，努力的方向是怎么重构一个查找内容和查找的区域。

要想实现多项查找，我们可以对查找的内容进行编号，第一个出现的是后面连接1，第二个出现的连接2。

。

。

    公式：

{=VLOOKUP（B$9&ROW（A1）,IF（{1,0},$B$2:

$B$6&COUNTIF（INDIRECT（"b2:

b"&ROW（$2:

$6））,B$9）,$C$2:

$C$6）,2,）}

    公式剖析：

       1、B$9&ROW（A1）连接序号，公式向下复制时会变成B$9连接1，2，3

        2、给所有的张一进行编号。

要想生成编号，就需要生成一个不断扩充的区域（INDIRECT（"b2:

b"&ROW（$2:

$6）），然后在这个逐行扩充的区域内统计“张一”的个数，在连接上$B$2:

$B$6后就可以对所有的张一进行编号了。

       3、IF（{1，0}把编号后的B列和C组重构成一个两列数组

    通过以上的讲解，我们需要知道，VLOOKUP函数的基本用法是固定的，要实现高级查找，就需要借助其他函数来重构查找内容和查找数组。

     2.Table_array为“需要在其中查找数据的数据表”，可以使用单元格区域或区域名称等。

         ⑴  如果range_lookup为TRUE或省略，则table_array的第一列中的数值必须按升序排列，否则，函数VLOOKUP不能返回正确的数值。

如果range_lookup为FALSE，table_array不必进行排序。

         ⑵Table_array的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。

若为文本时，不区分文本的大小写。

   3.Col_index_num为table_array中待返回的匹配值的列序号。

       Col_index_num为1时，返回table_array第一列中的数值；Col_index_num为2时，返回table_array第二列中的数值，以此类推；如果Col_index_num小于1，函数VLOOKUP返回错误值#VALUE!

；如果Col_index_num大于table_array的列数，函数VLOOKUP返回错误值#REF!

。

   4.Range_lookup为一逻辑值，指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。

如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值；如果range_value为FALSE，函数VLOOKUP将返回精确匹配值。

如果找不到，则返回错误值#N/A。

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ISERROR：

它属于IS系列，IS系列用来检验数值或引用类型，有九个相关的函数：

     ISBLANK（value）：

判断值是否为空白单元格。

    ISERR（value）：

判断值是否为任意错误值（除去#N/A）。

    ISERROR（value）：

判断值是否为任意错误值（#N/A、#VALUE!

、#REF!

、#DIV/0!

、#NUM!

、#NAME?

或#NULL!

）。

    ISLOGICAL（value）：

判断值是否为逻辑值。

    ISNA（value）：

判断值是否为错误值#N/A（值不存在）。

    ISNONTEXT（value）：

判断值是否为不是文本的任意项（注意此函数在值为空白单元格时返回TRUE）。

     ISNUMBER（value）：

判断值是否为数字。

     ISREF（value） ：

判断值是否为引用。

     ISTEXT（value）：

判断值是否为文本。

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IF：

执行逻辑判断，它可以根据逻辑表达式的真假，返回不同的结果，从而执行数值或公式的条件检测任务。

函数表达式为：

IF（logical_test,value_if_true,value_if_false），其中含义如下所示：

    logical_test：

要检查的条件。

    value_if_true：

条件为真时返回的值。

    value_if_false：

条件为假时返回的值。

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    下面介绍下通过上述的三个函数如何达到我想要的要求的，下图是工作中的两个EXCEL表，sheet1和sheet2，现在要将sheet2的每一行数据在sheet1中查找匹配，如有sheet1中存在，则在sheet2中的E列显示“存在”，否则显示“不存在”。

 sheet2

sheet1

         首先使用了VLOOKUP函数将sheet1中的数据在sheet2中进行查找，=VLOOKUP（A2,sheet1!

$A$2:

$C$952,1,FALSE），其中A2表示用来匹配项的数据，将A2在sheet1的所有列中查找就是使用第二个条件：

sheet1!

$A$2:

$C$952，“$”表示绝对引用，复制的时候不会随着单元格位置变化而变化，1表示匹配成功后返回第一列的数据，否则返回#N/A，FALSE表示返回精确匹配值。

注：

绝对引用和相对引用只要在公式栏里面对应的数据下按F4功能键即可切换。

        当有返回结果后刚开始直接使用IF去判断了，公式是：

=IF（VLOOKUP（A2,sheet1!

$A$2:

$C$952,1,FALSE）=A2,"存在","不存在"），这个时候发现当匹配成功的时候输出了“存在”，当匹配不成功是却输出了“#N/A”，一直没法实现想要的结果，后来发现VLOOKUP只能输出指定的值或者“#N/A”，而与A2判断的结果也为“#N/A”，作为IF函数是无法识别“#N/A”，这样导致不会输出“不存在”，所以要想办法将IF的第一个条件的结果是“Ture”or"False"，于是就找到了函数ISERROR（Value），这个输出的结果是“Ture”or"False"，于是公式就变成了=IF（ISERROR（VLOOKUP（A2,sheet1!

$A$2:

$C$952,1,FALSE））,"不存在","存在"），大功告成，输出自己想要的结果，当在shhet2中的项目能在sheet1中找到时输出“存在”，找不到时输出“不存在”。

        总结：

VLOOKUP的函数比较好用，可以寻找并且匹配，但是要注意只能是匹配项在首列，如果不是则要用HLOOKUP函数。

EXCEL的函数功能还是挺强大的，好好研究对于我们数据统计和处理是非常有帮助的，目前对于VLOOKUP、ISERROR和IF三个函数有一定的认识，以后还得继续研究学习。

=VLOOKUP（C3,C3:

G1184,5,0）

如何在EXCEL中进行多条件匹配

一般情况下，我们都是根据单个条件（关键字）进行数据匹配，采用VLOOKUP函数进行，但有时遇到需要根据两个及其以上的条件进行匹配，这时采用VLOOKUP已经无法实现。

      多条件匹配可采用SUMPRODUCT、SUMIFS函数、以及高级筛选法来实现，函数原理请自查EXCEL帮助或XX，多条件匹配具体见下图操作演示（如无法查看动态演示，需要点击图片，再点击图片下的“查看原图”即可）：

 方法一：

SUMPRODUCT函数法，优点：

可自动更新，如数据量大，打开文件时计算慢。

缺点：

仅支持数值型匹配结果，不支持文本匹配结果。

 方法二：

SUMIFS函数法，优点：

相比SUMPRODUCT函数简单、可自动更新，如数据量大，打开文件时计算慢。

缺点：

仅支持数值型匹配结果，不支持文本匹配结果。

 方法三：

高级筛选法，优点：

简单、方便、快捷、可支持文本匹配结果，缺点：

需要手动更新