招标管理内控手册.docx

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招标管理内控手册

MPM媒介管理

MPM.02媒体服务

MPM.02.03招标管理

1.控制目标

加强和规范XXXX有限公司在招标管理的各个实施环节，明确招标管理过程中的职责权限，规范系统招标活动，加强招标活动管理，保障公司的合法权益，提高经济效益。

2.适用范围

本流程自“申请招标”（步骤01）开始，到“招标资料报XXXX整合部、运营部备份”（最后一步）终止。

适用于XXXX有限公司招标管理环节。

3.流程图及流程说明

3.1流程图

3.2流程说明

编号

流程步骤

角色

流程步骤描述

01

申请招标

工程部

工程部申请工程建设招标。

02

审批

公司领导

[C101]

1、分管副总经理依据工程建设发生金额大小、工程建设规模大小判断是否应执行工程招标流程。

审批通过后，转入下一步骤。

若审批不通过，则直接结束本流程。

2、10万元（含）及其以上项目必须招标，10万元以下项目采用必选方式抉择，且必选的厂商必须来自年初备案的厂商。

03

制作招标文件

工程部

工程部编制工程招标申请书。

编制基本要求：

1、编制招标文件，规范具体的技术指标、施工要求；物资材料规格型号、数量、质量，特殊要求等。

2、招标单位不得少于3家，并邀请公司总经办、财务部，上级管理单位运管部等组成评标小组，联合评标。

04

招标文件定向发放

总经办

总经办审核招标申请书及招标文件。

审核通过后，定向向行业内质量可靠企业发出邀标文件。

05

按照国家招标法开始招评标

评标小组（工程部牵头）

[C201]

1、公司精心拟定项目公开招标方案，科学划分标段，根据招标设计预算或施工图预算合理确定标底，原则上采取低价中标的评标方式。

2、招标前准备（工程部牵头并完成相关文档编写）

完成评标细则的编写与公布。

完成投标单位的登记建档及资料审查。

2、开标（工程部牵头）

通常应在开标前1个工作日，工程部向招标领导小组提供招标文件、评标细则等有关材料；

在规定时间对符合要求投标标书进行开标；

完成投标人名称、投标价格、投标文件等主要内容的登记；

完成投标人签字。

3、评标（工程部牵头）

宣读评标标准和评标方法；

集体评审，并形成评审简报；

完成评审简报签字后报公司领导审核；

完成评标情况汇报。

4、定标

完成对投标单位分类排名；

完成非排名第一的投标单位中标的书面说明理由；

完成定标会议纪要（含定标结果）；

完成定标结果的签字（评标小组全体成员在中标方案上签字）

06

异常情况处理

评标小组

招标过程中出现异常状况，评标小组小组应对异常情况进行分析、处理；

如招标过w程出现违法违规等行为，则原招标结果废止，并视具体情况重新进行招标；

如异常情况不影响招投标的规则，则原招标结果有效。

07

以简报形式向公司领导汇报

评标小组

评标过程完成后，评标小组将评标结论、评标依据等评标内容写成文档，以简报的形式分层级向公司领导层依次汇报。

08

审核

工程部副经理/媒介总监

工程部副经理/媒介总监审核评标意见，通过后转入下一步骤。

若不通过，则返回至步骤05.评标小组对投标厂商进行重新评定，并修订招标最终成果简报。

修订完成后，再次提交至部门经理进行审核。

09

审核

分管副总

分管副总审核评标意见，通过后转入下一步骤。

若不通过，则返回至步骤05.评标小组对投标厂商进行重新评定，并修订招标最终成果简报。

修订完成后，再次提交至财务部负责人处进行审核。

10

审核

财务部负责人

财务部负责人审核评标意见，通过后转入下一步骤，由公司总经理进行最终审批。

若不通过，则返回至步骤05.评标小组对投标厂商进行重新评定，并修订招标最终成果简报。

修订完成后，再次提交至部门经理处依次进行审核。

11

审批

总经理

公司总经理对招标成果进行最终审批，通过后转入下一步骤。

12

发出中标通知

评标小组

接上一步骤，经公司总经理做出最终审批后，评标小组（工程部牵头）以邮件、传真、电话、邮件等形式向中标人发出中标通知。

13

签订承包合同

工程部经办人

1、工程部经办人拿到董事长授权的合同签字委托书；

2、工程部授权人员与中标单位签订相关工程承包合同。

转流程MPM.04.01.02承包商选择—新签承包商。

14

报送备份

工程部

工程部人员留底存档相关招标文件。

并报送XXXX运营管理部、整合部备份。

4.风险控制矩阵

风险编号

风险描述

风险类别

控制编号

控制措施

控制

方式

（事前/事中/事后）

控制频率

（日/周/月/季度/年度）

控制

实施证据

控制文件的文号及名称

责任

部门/岗位

外部风险

战略风险

财务风险

运营风险

合规风险

R01

招标人肢解建设项目，致使招标项目不完整，或逃避公开招标；投标资格条件因人而设，未做到公平、合理，可能导致中标人并非最优选择；相关人员违法违纪泄露标底，存在舞弊行为。

√

√

C101

1、分管副总经理依据工程建设发生金额大小、工程建设规模大小判断是否应执行工程招标流程。

审批通过后，转入下一步骤。

若审批不通过，则直接结束本流程。

2、10万元（含）及其以上项目必须招标，10万元以下项目采用必选方式抉择，且必选的厂商必须来自年初备案的厂商。

事前

不定期

《公开招标资料》

工程部

R02

招标人与投标人串通投标，存在舞弊行为；投标人的资质条件不符合要求或挂靠、冒用他人名义投标，可能导致工程质量难以达到规定标准等。

√

√

C201

1、公司精心拟定项目公开招标方案，科学划分标段，根据招标设计预算或施工图预算合理确定标底，原则上采取低价中标的评标方式。

2、招标前准备（工程部牵头并完成相关文档编写）

完成评标细则的编写与公布。

完成投标单位的登记建档及资料审查。

2、开标（工程部牵头）

通常应在开标前1个工作日，工程部向招标领导小组提供招标文件、评标细则等有关材料；

在规定时间对符合要求投标标书进行开标；

完成投标人名称、投标价格、投标文件等主要内容的登记；

完成投标人签字。

3、评标（工程部牵头）

宣读评标标准和评标方法；

集体评审，并形成评审简报；

完成评审简报签字后报公司领导审核；

完成评标情况汇报。

4、定标

完成对投标单位分类排名；

完成非排名第一的投标单位中标的书面说明理由；

完成定标会议纪要（含定标结果）；

完成定标结果的签字（评标小组全体成员在中标方案上签字）

事前

不定期

《评标资料》

联合评标小组

5.风险数据库

风险编号

风险描述

风险类别

发生可能性

（1-5）

影响程度

（1-5）

风险等级

外部风险

战略风险

财务风险

运营风险

合规风险

R01

招标人肢解建设项目，致使招标项目不完整，或逃避公开招标；投标资格条件因人而设，未做到公平、合理，可能导致中标人并非最优选择；相关人员违法违纪泄露标底，存在舞弊行为。

√

√

2

3

重要

R02

招标人与投标人串通投标，存在舞弊行为；投标人的资质条件不符合要求或挂靠、冒用他人名义投标，可能导致工程质量难以达到规定标准等。

√

√

2

3

重要

6.相关执行文件及附录

6.1参考文献

6.2涉及制度

6.3附录

6.3.1《招标书》

6.3.2《异常情况处理意见》

6.3.3《招标简报》

6.3.4《授权委托书》

6.3.5《中标合同》

7.修订记录

版次

修订人

文件修订原因

发布日期

修订页

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