运营手册 财务板块店面订货账目管理.docx
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运营手册财务板块店面订货账目管理
目录
第1章日常管理
一．半成品成品的进出分店流程……………………………………………………………1
二．日常物料管理流程………………………………………………………………………2
第二章订货管理
一．预计营业额………………………………………………………………………………2
二．万元用量…………………………………………………………………………………6
三．每日订货程序……………………………………………………………………………7
四．订货周期……………………………………………………………………………………12
五．进货………………………………………………………………………………………15
六．零星物品购买、验收、储藏……………………………………………………………20
第三章账目核算
一、账目核算…………………………………………………………………………………25
二．物力资源的有效控制……………………………………………………………………27
第四章物料配送、存放规定
物料配送、存放规定…………………………………………………………………………29
第一章日常管理
一、半成品成品的进出分店流程
为保障公司业务的正常运行，使门店作业合理化，规范化，避免门店出入店工作中出现误差，特制定本流程。
入店
1.所有物品，涉及采购入店、销售退货、借用归还，必须有相对应的单据与实物相一致，缺少单据的不予办理。
2.办理入店手续时，门店人员应从系统内打印出审核通过的单据，对照产品与采购入店单、提货单、验收单、装箱单所列的品名、型号、规格和数量是否相符，如检查核对完全一致且包装无破损后在单据上签字确认；如发现品名、型号或规格与单据所列不一致或包装破损的，应将有疑问的物品单独摆放，并通知采购人员协助处理。
3.财务人员依照门店人员核对无误的采购入店单、提货单、验收单、装箱单来审核产品的品名、规格、型号和数量是否一致，如审核一致则在审核人一栏中签字确认；如审核发现实际物品与单据不符或物品包装有损坏变形时及时告知门店人员，并在单据上注明发现的问题和原因。
4.门店人员在收到财务人员确认无误的单据后，及时办理系统入店手续，将物品上架摆放整齐，并通知商务人员物品的入店情况，以便及时收款和办理出店；在收到财务人员审核出现疑问时及时进行复查，并通知采购人员协助处理。
5.门店人员依照审核无误的入店单办理系统入店手续，扫条码并注明门店、店位，录入完成进行再次检查，保存后提交审核，由财务人员进行系统入店单的再次审核，审核通过方可进行发货出店；审核不通过应立即通知门店人员进行更改。
出店
1.所有的在店产品在涉及销售出店、借用出店或赠送出店，必须在系统内有相应的审核通过单据，直接由系统打印。
2.纸质出店申请单、借货单或赠送单需经部门经理签字确认后，方可办理出店。
门店人员对单据进行核对，如收货信息详细与否、经理和财务人员签字是否齐全，是否需要总经理签字确认等。
信息不全或缺少签字均不可办理出店。
3.门店人员根据准确无误的单据填制装箱单、快递单、封箱签，根据单据进行配货，并检查单据与所配物品的品名、型号、规格、数量是否一致，检查无误在出店单据上签字确认。
4.财务人员根据单据再次核对门店人员所要出店的实物的品名、型号、规格、数量是否一致，并在出店确认栏签字确认，如发现出店产品与单据不一致应通知门店人员进行改正，并监督其更改正确后签字确认。
5.物品打包完成后，由门店人员粘贴封箱签，称量体积和重量；并及时在系统里下推相关的发货出店单据，引入条码号，检查出店信息无误后保存，由财务人员对系统单据核对并审核。
4.发货：
先进先出、数量、验货、保管；
发货是指根据每天的营运情况由领班申请投资。
从门店中取出货物，这对应当注意当货品发放于餐厅而不利于货物存放时，可根据经验适当地控制。
注：
当天必须明确记录进、出、存放的数字变化，做到有数必有据、账物相符、账账相符。
二．日常物料管理流程
采取分级建立物料库、实物负责的管理原则，在门店所辖各门店建立物料用品库，由专人负责，并按财务部的要求建立数量、金额明细帐。
操作流程：
（一）计划控制：
1． 管理制度：
公司对门店核定每个单品每月的使用定额。
2． 定额调整：
参照每个单品的实际使用量对原核定的使用定额每季度调整一次， 制定新的使用定额。
（二）物料用品的申购
1． 审批权限：
由门店财务总监审批。
2． 申购程序及计划：
各部门根据本部门物料使用情况及每个
单品的定额量提出申购计划，报门店行政部和财务部审核后（由门店财务部确定该物料用品的购置方式）报公司财务总监审批。
3． 申购要求：
1）申购的物料用品应按照行政部规定的时间一次性申购，在一个申购周期内一般不允许重复申购同一品种。
如属特殊情况需由使用部门（门店）知会财务总监，经同意后，按申购程序办理。
2）因门店急用而又临时性短缺的物品，事先知会财务部后，可以由门店行政处进行采购，采购完毕后办理出入库手续，并完善未办理的申购手续。
（三）物料用品的采购：
1．采购物料应本着节约、实用的原则进行，并索取有效发票等有关原始单据。
2．采购的物料由行政部与供应商联系，由供应商在规定的时间内将物品送到各门店。
（四）物料用品的验收：
1．所有物品在采购后一律通过申购总部或门店所在地的物料库进行验收。
物料库的实物负责人根据已审批的申购单进行验收，逐一清点数量及抽查其质量，对质量不合格的物品应拒收。
2．对验收合格的物品应填制收料单。
（五）物料用品的领用：
1． 各部门根据工作需要领用物料用品，由实物负责人填制领料单（领料单一式四联，一联存根联，一联财务联，一联记帐联、一联领料联），经领用部门负责人审批和领料人签字后发货。
2． 领料单的财务联由物料的实务负责人于月末汇总后交至财务处记账。
3． 物料用品领料单视同发票进行管理，不得虚开、涂改、挖补、变造、撕毁、拆本和单联填开领料单，发领料单的存根联应整本保存、不得撕开。
4． 月末物料库实物负责人将已填制的领料单的存根传交公司财务部，公司财务部对存根联进行检查，如有违规现象，按公司规定对当事人进行处罚。
（六）物料用品的明细帐（门店）和二级帐（部门）：
1． 物料用品采用的是帐和实物相分离的处理方式。
2． 由实物负责人将当月所开的收、领料单及时传递给物料记帐人员，记帐员按类别品种据以逐日逐笔登记录入电脑，月未汇总收、领料单，分析填列“收领存汇总月报表”、
“各部门领用物品汇总月报表”、“实际使用量与定额量对比表”及“领出未用物料盘点表”
3． 实物负责人于每月初将上述表格交公司财务部， （七）物料用品的盘存：
1． 为确保公司资产的完整性，各门店财务部至少每季度组织对物料库进行一次全面的盘点，由物料库的实物负责人进行实物盘点，公司财务部派人监盘。
2． 盘点要求：
1）门店各部门的物料实物负责人在接到物料盘点书面通知后，应即刻作好预盘工作。
2）所有收领料单据须在盘点前一日全部开完，盘点后补开的领料单据不予承认，作盘亏处理。
3）物料明细帐必须在盘点前一日登记完毕，以便帐帐核对。
盘点当月的领料单、收料单及相关报表在盘点前交财务监盘人员。
4）出现差异时，物料库负责人应及时查明原因，在盘点后三天内将盈亏原因报告交公司财务部。
5）公司财务人员根据盘点表及盈亏说明作物料盘点报告，报财务总监、董事长批示后，做相应的帐务处理，人为因素造成的盘亏由实物负责人赔偿。
6）每月应对已领用但未使用完的物料进行盘点，以便核实当月物料实际使用量，真实反映当月物料消耗。
（八）其他：
1．更换物料库的实物负责人时，应由公司财务部派人员参加实物盘点与监交工作，以便分清责任。
2．物料库只能存放物料用品，对于暂时性寄存的物品，应在一个星期内处理完毕，不允许长期存放其他物品，占用物料库的空间。
物料库实物负责人对此负有监督责任。
3．对于长期不用的物料用品，物料负责人应及时提出处理意见，以免长期占用物料库的空间。
4．对人为损坏物料用品的，除对损坏的部分进行赔偿外，还应处于50元以上罚款。
5．对丢失的物料用品，由实物负责人全额赔偿。
6．对超定额使用物料用品又无正当理由的，将视情况对门店负责人进行处罚。
第二章订货管理
对于一个餐厅来说，合理的订货是保证营运流畅的基本要素之一，过多或过少的存货令餐厅增加不必要的开支，尚京集团餐饮精心设计的订货流程可以有效避免因订货不当而造成的营运混乱。
我们各餐厅的来货次数与来货日期是不相同的，根据餐厅储备店/门店面积、营业额、路程远近分为一周三次、四次等，一般订货提前两天落单。
无论是一周来货几次，以下所阐述的订货流程都是适用。
在学习订货工作之前，我们先学习一项非常重要的技巧，这项技巧在我们日常工作中被经常广泛使用，那就是预计营业额。
因为订货、排班和当更的关系，我们首要预计每小时、每日、每周的营业额和交易次数，（预计每小时和每日的营业额/交易次数，利用工时计划表或营运报告，查询过去每周同一时段的营业额或交易次数）。
1、预计营业额
♦预计每日营业额
营业额的涨落规律是随着星期循环的。
例如：
今天是8月11日，星期二，我们需要预计今天的营业额，我们便根据（工时计划表）或（营运报告）查询得到前三周星期二营业额的资料。
♦预计每周营业额
通常情形是先预计每日营业额再将其累加即得到每周营业额。
♦预计每月营业额
每月营业额预计可以帮助餐厅；
A.确定营业额额趋势；B。
控制人工。
以下因素是影响每月营业额的，作为一名餐厅管理人员应不断巡视商圈（每15天要巡视商圈一次）内的各因素以判断餐厅的营业额走势。
周末：
周六与周日是一周中最忙的两天，平均来说这两天的营业额要占一周营业额的三分之一强，所以在预计营业额时要考虑该月有几个周末日。
例：
去年8月有四个周六、四个周日，而今年8月却有四个周六和五个周日，便可得出在这一点比去年会增长多少。
促销：
促销活动的主要目的是刺激营业额的增长，所以任何促销活动都有要在实施之前详细策划其可能带来的营业额。
（餐厅经理应与营运部直属督导取得详细资料）
新产品：
一个成功的新产品，其对营业额的影响有事甚至超过促销活动，在每一项新产品推出之前都要仔细判断其影响力，亦要考虑其对产品销售结构带来的影响。
例：
在早期开店时，重新推出美味大包，各式面点及营养粥品，令早餐的营业额在两个月内翻了两番多。
地区市政建设：
商圈内的建设工程会影响餐厅营业额，如修路、建桥等，有时这种影响是正面的，例如在餐厅对面拆除一大批老建筑做成一个公园；大多数时候这种影响是负面的，例如将餐厅门口的路翻新。
再投资项目：
很多再投资项目其目的便是直接增长营业额。
例如：
在一个餐厅加设小乐园：
在早餐繁忙的餐厅增加一个米线位，有时这种投资是用于改善工作环境的，工作环境改善了，员工士气提高了，品质服务清洁也提高了，也就间接的提高了营业额。
节假日：
除周末外，有许多节日也会给我们的生意带来更多的营业额，目前国家规定的节日有十天：
元旦一天、春节三天、五一三天、国庆三天，另外，2月14是情人节；六一儿童节对生意额的影响也是非常那个大的。
也有许多节日会给营业额带来负面影响，如除夕，年初二、清明节、端午节、鬼节、中秋节、重阳节、冬至等………
竞争者：
商圈内出现一个类似的竞争者，会对我们的生意额造成较大的负面影响，餐厅必须马上与其直属督导取得联系，以寻求机会点，将影响降到最低。
不过，有时也会只影响其开业的前两三个月，因为我饿美女已经拥有一批自己忠实的顾客，形成了自己的顾客群。
天气与季节：
有时候天气是有规律的，比如说南方的雨季通常在6、7、8三个月，在沿海地区，8、9、、10三个月通常都会有几次台风袭击。
季节的影响是再明显不过了，每年的暑期一定是全年最高峰，但九月份以后，生意会逐渐萎缩。
另一个高峰会出现在春节前后，然后在每年的三、四月份市场会出现一个较疲软的时期，之后生意会逐渐回升。
品质、服务、清洁：
对于任何餐厅来说，品质。
服务、清洁都是营业额的三个基本支点，随着品质、服务、清洁的起伏会带动营业额涨跌，所以永远也不要放弃追求最杰出的品质，服务、清洁。
综合以上因素，可以对每月营业额做出准确判断。
♦预估每年营业额
因为整体发展的需要，每个餐厅下半年10月份左右便开始预计明年全年的营业额，你只需预计好每月营业额再累加便可得出每年营业额，为确保准确，可其与前三年同年同月的实际营业额比较。
2．万元用量
对于订货来说，最关键的就是两个因素:
1.预计营业额；2.万元用量取值；
通过前面的学习，我们已经了解了预计营业额的大致步骤，仙子啊再来看看万元用量取值。
万元用量取值
万元用量是指某种货物在做一万元营业额的消耗量。
一种货物的万元用量在一段时间内是相对稳定的，这就是我们运用万元用量来订货的理论依据。
三.店面订货流程图
部门名称
店面经理
流程名称
订货流程流程图
层次
2
概要
用于订货
实物负责人
店会计
店面经理
库管员
A
B
C
D
1
2
3
4
5
6
7
8
公司名称
双义盛珠宝
密级
机密
共2页第1页
编制单位
运营部
签发人
签发日期
说明：
1、A2填订货单：
是指实物负责人根据自己的库存和销量近况填写订货单。
2、B3审核：
是指实物负责人写订单之后要找到店会计，店会计根据实物负责人所下的订货单再根据本店账目与这一周的店面销量查看是否一致，带着建议找到店经理；
3、C4指导：
是指店会计审核实物负责人所填写的订货单之后联系店经理和采购员，三人根据一周的销售财务报表和顾客需求给出建议，如果店经理不同意实物负责人填写的订货单，发现有款式、克数、个数不详细时要求店会计把订货单给实物负责人重写，店经理和实物负责人在更改后的订货单上签字；
4、B5确认：
是指店经理把审阅合格的订货单再交给店会计确认无误，店会计签字；
5、D6审阅：
是指店会计把已签字的订货单交给库管员，库管员根据订货单审阅，如库管员发现库存有这个店需要的商品，库管员可以直接付货，详见出库流程；如没有想要的商品时库管员会转告采购员要订货品；如果库管员和采购员根据公司订货的不合理性，对订单有异议的，把订单返给店会计重新填写；
1、D7订货：
是指库管员确认订单无误直接与采购员联络订货。
四、订货周期
订货周期（orderCycleTime）和提前期是两个概念。
两个不能比大小。
订货周期是两次订单的间隔时间。
提前期是订单发布到供应商交货的时间。
订货周期又称订货提前期。
指从准备订货到货物收到的间隔时间。
一般订货周期包括5部分：
1.订单准备
订单准备是指顾客寻找所需产品或服务的相关信息并做出具体的订购决定。
2.订单传递
订单传递就是把订货信息从顾客传递到产品的供应商处。
方式有3种：
手工传输，电话或传真传输，网络传输
3.订单登录
订单登录是指将顾客订货信息转变为公司订单的过程，包括：
●检查订货信息的准确性，如订货编号、数量、品种、价格等；
●检查库存状况，是否有货，是否能够满足顾客订货条件等；
●检查延期订货当局或取订单，如果不能满足顾客的订货条件，则需要同顾客商议，是改变订货条件，还是延期订
货，或者取消订单；
●检查顾客信用等级；
●规范顾客订单，把顾客的订货信息按照公司所要求的格式规范化；
●开单，准备发货单据等。
4.按订单供货
按订单供货包括货物的拣选、包装、运输安排、准备运单、发送/运输。
5.订单处理状态跟踪
为了向顾客提供更好服务，满足顾客希望了解订货处理信息的要求，需要对订货处理进行状态跟踪，并与顾客交流订货处理状态信息。
五、进货
1、进货
（1）核对数量：
订量+进量
（2）检查品质；
抽查的主要项目有：
1温度：
特别是对温度敏感的食品；
2有效期：
像生菜、奶制品有效期短的食品；
3箱子的密封；
4一致的大小形状；
5味道：
没有异味；
6颜色：
生菜发黄还是青绿；
7组织改变；
8粘稠改变：
橙汁，调味；
9缺乏新鲜度；西红柿、西兰花；
10物理/化学变化
（3）搬运：
先搬对温度敏感的产品，并注意小心搬运，不挤破、摔坏。
特别是薯条，调味糖浆、调味料等。
（4）存放：
按时间顺序依次存放，预先整理好门店。
安全保存，预防老鼠及偷窃。
3、进货时注意
（1）每次要求送货以前都要有一份订货单据在手上。
（2）打开所有的箱、袋、容器等。
（3）称重。
（4）不让送货人员在店内游荡。
（5）不对你未曾见过的人的商品下订单。
（6）不让送货者在未交复送货单之前离开。
第三章账目核算
一、账目核算
是指餐厅对所有物料的耗用、进出货物和所销售的产品都能明确地用表格中的数据体现出来，便于总餐厅查账时一目了然。
副理该填写的表格分为《门店账》、《月份物料报损表》、《月份销售表》、《月份盘点表》及其他应报送的报表。
四种表格的具体做法解释如下：
1、《门店表》的具体做法如下：
第一页只能填写一种产品，“编号”指在门店账首页的序号栏中所有产品的序号：
“品名”指该产品的名称；“规格”指该产品的包装的格式，填写规格时对要求用黑色水笔填写。
具体填写可参照门店账表。
“号码”指领料单上的编号或进货单上的编号，“摘要”指该栏中一些明细，注明的地方，如：
当天进货的地方，发货地点及产品的规格不太等，收入“单价”栏不用填写，收入“数量”一栏则是当天进货产品的数量，“发出数量”是当天从门店中总共发出的数量，而“结存数量”是店存量，其中可用公式表示：
当天收入数量+昨天结存数量-当天发出数=今天的店存量
如当天没有发出数量，则公式是：
昨天结存数量+当天收入数量=今天结存数量
2、《月份销售报表》由领班每日填写报损情况，月底有助理来统计总数。
3《月份销售报表》的具体做法如下：
“餐厅的食品销售情况在每月月底都得进行一次总结，以方便财务做帐和核算。
至于此报表所需要填写的仅有“销售”这一栏，其余都不用填写。
销售是指每一种食品成品及营运物料在该月实际耗用的数量，统计后填入表中。
4.《月份盘点表》的具体做法如下：
月份盘点表是指当月对货物进出数量的统计及平衡情况。
1盘点表左侧纵列标有餐厅中销售的各种产品的名称及所用到的营运物品的名称及各种物料的单位；横的一行有五项内容，具体说明如下:
___上月结存:
指上个月月末盘点后所余留在餐厅的所有食品半成品及营运物品的数量。
-----本月进货：
指当月餐厅所近货物的数量；
------本月发出:
指当月从门店中领出至楼面的所有货物数量；
------本月结存：
指当月门店的店存量和楼面上余留下的所有货物的数量；
最后一页的自购栏指餐厅在当地所购买的产品，所购产品的名称、单位、单价自填，横向的五项内容同上。
2盘点表的填写程序：
-----首先从上个月盘点表的本月结存栏中各种物料数量抄至本月盘点表上月结存栏中；
-----统计本月进货数量；
-----统计盘点表附件中的“月份销售表”、“月份报损表”，这两张表加起来等于本月发出；
-----结算盘点表平衡情况。
3在填写盘点表时注意以下几点：
-----盘点表分为配送中心、自购两大部分；
-----盘点表中金额一栏不用填写，只填数量一栏，配送中心部分的单价也不用填；
-----在做表时两大部分如有相同的产品不可统一填写，应分开填写；
-----对平衡情况不为零的物品，助理应查找原因；
-----对盘点表的内容确认无误后方可交给餐厅经理审核；
-----审核完毕后，连同附件（“月份报损表”、“月份销售表”）一同送交餐厅财务部审核备档。
二．物力资源的有效控制
物力资源的有效控制可减少浪费，让经理在实际工作中有标准的控制各种易耗品，且增加餐厅的营运利润。
具体可以参考以下三点：
1.成本的核算。
表3—1是让经理明白哪类产品的利润比较高，以便通知收银台，可尽量推销此种食品和做出适当的销售策略。
表3—1产品销售统计一览表
项目数据品名
单价
数量
成品
毛利润
单项产品销售总金额
单项产品销售毛利润总金额
单项产品销售毛利金额百分比
填表人-----------餐厅经理-----------------------年------月
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