EIHRD2008A 出差管理程序.docx
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EIHRD2008A出差管理程序
Date
Rev
变更记录ChangeDescription
2013/5/14
A
新版發行
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EditDept.
人力資源處
一、目的
為使本公司員工出差、公出之管理有所遵循，特訂定本辦法。
二、范围
適用于公司所有員工及派駐幹部公出、出差、奉派受訓、參展、考察等，期間未超過三十日者悉依本辦法辦理。
三、定义
3.1公出：
凡因公務外出而能於當天往返者。
3.2國內出差：
凡因公務外出需一天以上才能往返者，且出差地點在中國大陸境內。
3.3香港、澳門地區出差：
因公派至香港、澳門區域出差。
3.4國外出差：
因公派至中國大陆以外（除台灣）區域出差。
四、权责
N/A
五、流程图
5.1作业流程图（直立式）
作業流程
作業要點
表單記錄
1.2周前提出
2.部門預算管理者需協助填寫交際費使用情況檢視欄位，并進行初核
1.部門主管審核
2.審核通過后，至U槽費用管控表登記
HR、財務處操作人員及主管進行審核
依核決權限呈簽至總經理、董事長核准
匯整相關發票并提出申請
HR、財務審核所有費用及規範，依核決權限呈簽至總經理核准
表單留存財務處
出差申請單
出差申請單
出差申請單
出差申請單
出差申請單（已核准）
Tiptop預支憑單
出差申請單（已核准），出差費用報銷清單，Tiptop應付憑單
出差申請單（已核准），出差費用報銷清單，Tiptop應付憑單
出差申請單（已核准），出差費用報銷清單，Tiptop應付憑單
六、作业内容
6.1公出
課長級（含）以下人員公出，應填妥「外出申請單」，依規定呈主管核准後公出；若有「私車公用」者應填寫「出差費用報銷清單」和「派車申請單」，憑以報支油費補貼。
業務部外勤業務人員及總務人員例行公出不受此限定。
各部门主管公出需向上一級主管或其職務代理人口頭報告後公出。
6.2國內出差
6.2.1國內出差應填寫「出（銷）差申請單」，依第4項規定呈權責主管核准，送人資單位辦理差假事宜；出差人預借旅費時應填寫「預付憑單」呈權責主管核准，如權責主管不在時，應由其職務代理人核准，否則其旅費不予借支。
6.2.2惟遇緊急事故，由直屬主管臨時派遣出差者，可先行出差，事後再補填「出（銷）差申請單」呈權責主管簽核後交人事單位備查。
公出或出差期限應由派遣主管視事實之需要，事先予以核定，在期限內除因疾病或事故阻滯外，不得任意延期；因故需要延期者，應事先以電話或電子郵件請示主管或返回公司後由主管核定追認，並通知人事單位更正登記。
如因私事遲延者，應按請假規定辦理，其遲延期間不得報支旅費。
6.2.3出差人員在出差期應將連絡地點及電話通知其職務代理人。
6.2.4國內出差人員之交通工具，除使用公司車輛外，以搭乘大眾運輸工具為原則，若私車公用，須事先於「派車申請單」上註明并寫上公里數，但緊急情事或臨時突發狀況得先以口頭或電話向上級主管報備，事後得以實際發生之里程，依每公里人民幣1.5元核實提出補助申請。
6.2.5因緊急情事或因公務必要需搭乘飛機時，應事先在「出（銷）差申請單」上填明報請核准，經總經理核准後搭乘；若臨時突發狀況，得先以口頭或電話向上級主管報備，事後再補填「出（銷）差申請單」呈主管簽核後交人事單位備查。
6.2.6隨同總經理（含）職級以上人員出差時，得比照其搭乘相同交通工具及相同之膳宿。
6.2.7公出若因時間較長或距離較遠之特殊需要，經部門主管核准後，得請領誤餐費；但已報支宴客之交際費後則不得再報支「誤餐費」，另在上午7：
00、中午12：
00、下午18：
30以後出發者，不得報支當餐誤餐費。
6.3大陸境外（含香港、澳門）
6.3.1系指本公司人員奉派至國外辦理公務或指派出國考察、參展、受訓者；應填寫「出（銷）差申請單」依行政程式呈轉至董事長核准後，送人事單位登記辦理差假及辦理護照、購買機票等出國相關手續。
6.3.2旅費計算起訖期間
國外出差期間係指自國內出發之日起至回國之日止，出發日及回國日之膳什費仍以全額給付。
6.3.3國外貨幣之換算
6.3.3.1以出差前一天結匯之匯率換算。
6.3.3.2如在國外自行兌換，則以憑證上之匯率換算，手續費公司支出；若以金融機構發行之信用卡先行支付相關費用，得以信用卡繳費憑證上之金額及匯率報支旅費。
6.3.4機（船）艙乘坐等級
出國人員職級別乘坐飛機艙等標準如下表。
地區別
職等機艙別
搭乘機艙等級
歐、美、非洲
亞洲及大陸出差
董事長
總經理
商務艙
經濟艙
副總經理
商務艙
經濟艙
財務長、處長、
協理、廠長
經濟艙
經濟艙
經（副）理
特別助理
經濟艙
經濟艙
其他職級人員
經濟艙
經濟艙
備註：
特殊情形經總經理核准後得調整艙等。
6.3.5奉派國外出差人員如非特殊理由應照「出（銷）差申請單」上註明之期限歸國，否則停支薪津及旅費，並需依「員工出勤管理程序」辦理請假。
6.3.6出差人員預定機票需在出機票前一日提交核準后的「出（銷）差申請單」，人資處根據申請單辦理出機票作業。
國外預定機票，至少提前十五天辦理（提前一個月時間最佳）；國內預定機票，需提前三天辦理。
6.3.7預定機票原則說明：
當出差行程排定后，將以航班之優惠價格優先考慮，若航班行程無法與出差時間配合，部門可再次調整確認。
原則上出差人員不得指定航空公司、航班班次、連點航班為優先。
6.3.8國外出差前，工作與職務代理人交接同時，須郵件發出出差通知，并抄送給董事長及集團人事單位。
6.4如國內外出差參加培訓，需出差前依「岗位培训鉴定及教育训练管理程序」簽訂「外訓協議書」。
6.5旅費給付
6.5.1公出人員
6.5.1.1依乘車憑證報支交通費；若「私車公用」則汽車憑「派車申請單」中里程數以每公里1.5元補貼油費，過路費、停車費等相關交通費用支出以實支實付方式申請補貼，使用「出差費用報銷清單」報支費用。
6.5.2國內外出差人員
6.5.2.1交通工具標準
職級職別
一般標準
改善標準
經批准
董事長\總經理
任何交通工具均據實報銷
副總經理
任何交通工具均據實報銷
處長
火車軟座
火車軟臥
飛機
經（副）理
火車軟座
火車軟臥
飛機
一般員工
火車硬座
火車硬臥
飛機
6.5.2.2出差途中如遇從晚上22：
00至次日淩晨7：
00之間乘車連續過夜超過6小時，或者白天連續乘車超過10小時的，可申請按出差人員相應級別的乘車改善標準。
如遇業務緊急情況或其他特殊情況需要乘坐飛機的，需經總經理批准後方可乘坐，否則不予報銷飛機票價與相應級別標準票價的差額。
6.5.2.3不同職級職別的公司人員同時出差時，可按高一級人員享受交通工具標準。
6.5.2.4出差到異地發生的市內交通費（包括公車費、計程車費、摩托車費等），經理級以下人員原則上不得隨意乘坐計程車，如有特殊情況需乘坐計程車時，需經部門主管同意後，方可報銷，並應在計程車票上注明出發、到達地點以及事由。
6.5.2.5如果陪同客戶出差，交通工具標準不受上述限制，在經部門最高主管批准後選擇適當的交通工具。
6.5.2.6國內外出差人員得憑呈核簽准之「預付憑單」預支概算旅費。
6.5.2.7出差人員之交際應酬費，除呈核奉准由公司開支之部份外，其餘應依核決權限之相關規定呈核報備。
6.6員工出差旅費，應據實提出收據報支，但如發現有虛報不實情事，除將追回所領差旅費外，並視情節之輕重予以議處。
6.7國內外出差人員公畢返回時，應於五個工作日內填寫「出差費用報銷清單」報支旅費，如屆月底，請於次月三日前報支，若有溢支應一併繳回。
6.8國內外出差旅費，按差旅費標準支付。
6.9國外出差人員往返自宅及機場之交通費用（火車、汽車、的士）以按實報銷為原則，若私車公用，則按實際發生之里程，依每公里人民幣1.5元核實提出補助申請。
6.10膳宿什費之報支規定
6.10.1國內外出差者應按出差期間實際餐數及餐別報支。
6.10.2國內出差在一般用膳時間（早餐7：
00、午餐12：
00、晚餐18：
30）以後出發或以前返回者，不得報支當餐膳費。
6.10.3因業務上需要，由本公司招待賓客用膳者，其費用另以交際費報支，但出差人員不得再報支當餐膳費。
七、参考文件
N/A
八、使用表单
8.1出（銷）差申請單EI-HRD-2-008-001
8.2出差費用報銷清單EI-HRD-2-008-002
8.3外出申請單ES-ADM-3-001-002
8.4派車申請單EI-HRD-2-008-003
九、附录
9.1差旅費標準
出差類別
出差區域、費用類別
級別、標準
備注
處長以上職
經（副）理職
課長職
組長（含）以下人員
非部級之台籍幹部比照課級辦理。
當日出差
膳雜費
早餐
人民幣
人民幣
人民幣
人民幣
1）在公司所在地區出差一般按此標準補給，特殊情況應提前報備﹔2）出差期間在上午07：
30至下午17：
00之間的，不計早餐與晚餐費用。
10
10
10
5
午晚餐
人民幣
人民幣
人民幣
人民幣
40
30
20
15
交通費
實報實銷
以搭乘火車、汽車為原則。
兩天以上的長途出差
公司所在省內地區出差
住宿費
人民幣
人民幣
人民幣
人民幣
500
400
250
200
膳雜費
早餐
人民幣
人民幣
人民幣
人民幣
參照當日出差之標準執行。
10
10
10
5
午晚餐
人民幣
人民幣
人民幣
人民幣
參照當日出差之標準執行。
40
30
20
15
因洽談業務，應依憑證實報實銷。
什費
人民幣
人民幣
人民幣
人民幣
什費無論發生與否都將全額支付。
12
12
12
10
省會城市及沿海地區出差
住宿費
人民幣
人民幣
人民幣
人民幣
1）沿海地區定義為福建、廣州、深圳、上海、山東、浙江﹔2）膳雜費含餐費、飲料及公務所需雜用﹔
3）到集團所屬企業出差者，原則上住集團所屬公司宿舍；4）不同級別人員共同出差者，其住宿得依同一標準辦理。
500
400
250
200
膳雜費
早餐
人民幣
人民幣
人民幣
人民幣
20
20
15
10
午晚餐
人民幣
人民幣
人民幣
人民幣
50
40
30
20
什費
人民幣
人民幣
人民幣
人民幣
12
12
12
12
出差類別
出差區域、費用類別
級別、標準
備注
處長以上職
經（副）理職
課長職
組長（含）以下人員
非部級之台籍幹部比照課級辦理。
兩天以上的長途出差
交通費
實報實銷
經總經理同意的可乘飛機。
交際費
實報實銷
須事前或事後專案簽准（以出差地發標）。
電話費
實報實銷
私人電話自行付費。
國外出差
住宿費（美金）
150元
/
膳雜費（美金）
50元
/
包括一切零雜費用。
交通費
實報實銷
郵電費
實報實銷
須注明受信、受話單位、人員、事由。
交際費
實報實銷
出差前專案簽核。
其他
因公司委派培訓：
1、比照當日出差標準執行；2、培訓當日不能及時返回的，其支出費用參照長途出差標準執行（在公司工作未滿合同期而提出離職的），在離職時公司將從其所支出費用有中扣除二分之一由其本人承擔。
備注
1、公司所有人員之出差，凡出差所到公司提供膳食者，不得重復申請，公司均只參照相應出差之什費予以補貼。
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