采购流程管理制度doc.docx
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采购流程管理制度doc
采购流程管理制度1
采购管理程序
一、目的
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
二、范围
适用于本公司所有采购的物料及耗材品
三、定义
3.1物料：
指本公司所经营所需之直接与间接物料
3.2采购人员：
采购部执行采购
3.3需求人员：
各部门开具请购申请之人员
四、采购作业流程
4.1.请购的定义：
请购是指某人或者某部门根据市场及门店需求确定一种
或几种物料，并按照规定的格式填写物料申请给部门经理审核后提交
采购部。
4.2采购作业是从接受物料需求一选择适当的厂商，并确定物料之名称，规
格质理交货期等要求，和订单发出，确认及物料接收并按时请款之过
程
4.3应在合格供应商中选择供应商，如需采购物品现有的供货商无法达成，
就在网上或自荐、展销会等开发新的供应商，则由采购部对其供货商
进行选择及评估流程对供应商进行选择，考核等作业。
如需采购的产
品中有被客户批准或指定的供应商，则采购部在采购产品时，必须从
客户批准和指定的供应商名单上采购有关产品，如采购部要从其他供
货商处采购时，必须将此供货商提供给客户批准，并经客户批准被列
与客户指定的供应商后，采购方可从该供应商处采购物料。
如客户有
新批准的供应商名单或客户对原批准的供应商名单做修改和更改时，
采购人员必须及时对此客户批准的供应商名单进行更新
4.4对直接购买的物料，由采购人员收到请购单时对请购的物料进行审核及
供应商价格，数量及交期等的确认。
如果是重复性的采购，采购直接
在系统下采购订单并打印，经采购负责人签核后传真给供应商，如果
是新物料或新供应商，则进行供应商选择和评估及样品评估流程，进
行记录。
然后才能执行采购流程传真给供应商。
采购须进行采购追踪
及监控采购的物料，及时准确的到达公司入库，然后财务根据送货单，
入库单进行对账。
如供应商无法按交期交货时，采购应征求相关单位
是否调料，或采取紧急对应措施如周期较长的物料可先行订货，但要
征求采购部门负责人的同意.
4.5间接物料采购，由需求人员填写物料请购单，经由请购部门经理批准后
交采购负责人进行采购作业。
采购对申请单进行审核以及交期确认。
如采购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何影响的物
料采购由需求部门根据其实际工作需要报经采购经理审批，由采购员
直接进行采购作业。
4.6采购产品的质量要求应在采购单上说明，如所采购的产品质量无法描述
清楚时，则需求部门或品质部应附上相关的采购产品的质量标准，要
求。
且采购须与供应商确认采购物料之版次是否相符。
五．请购单及其提报规定
（1）请购单应按照要求填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门；
（2）请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；
（3）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；
（4）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
4．公司物资请购单的提报部门
（1）公司经营生产的物资、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；
（2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；
（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
六、采购部接收请购单作业流程
1、请购的接收要点
（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；
（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；
（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；
（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定
（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
（2）对于紧急请购项目应优先处理；
（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；
（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
七、询价规定
1．询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；
2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；
3．对于紧急请购项目应优先处理；
4．所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价就最好的；
5．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；
6．遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于5万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，按照附表（拟报价/招标单位名单）的格式提报公司领导批准方可询价或发放订单；
7．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
8．除固定资产外单次采购金额在5千以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在5千元以上的所有项目都应要求至少二家上的供应商参与比价或采购，单次采购金额预算价格在2万元以上的项目应由采购部组织采购，公司相关领导参与监督；
9．比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；
10．在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
八、比价、议价
1．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
2．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；
3．收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；
4．重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；
5．参考目标或理想中标价格与以合作单位或以中标单位进行价格及条件的进一步谈判。
九、比价、议价结果汇总
1．比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；
2．比价、议价结果汇总应按照附表（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出以选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；
3．如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
十、合同的签订规定。
1．合同
合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。
依法成立的合同，受法律保护。
广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。
目前我们的采购工作主要涉及五金产品买卖合同。
2.合同签订及其规定
1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；
2）以定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；
3）为防止合同订单增加或增加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；
4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；
5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；
6）详细约定发票的提供时间及要求；
7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等
8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；
9）违约责任一定要详细、具体；
10）签订的所有合同应及时报送财务部门。
十一、付款及合同执行
1．付款规定
（1）所有已签订合同付款时应参照公司相关规定执行；
（2）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；
（3）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。
2．合同执行
（1）已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；
（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；
（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；
十二、报验与入库
1．报验
（1）供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收；
（2）对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行；
（3）达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收；
（4）质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任；
（5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。
2．入库
（1）公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收；
（2）合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；
（3）质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；
（4）质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；
（5）外协加工件应按照原材料入库；
（6）质检合格后的固定资产及服务按照公司规定入库。
采购流程管理制度11
采购流程管理制度
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
一、采购计划及其规定
1、采购计划的定义
采购计划是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式，在使用前填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2、采购计划单的要素
完整的采购计划单应包括以下要素：
（1）采购计划的部门；
（2）采购的物品名；
（3）采购的物品规格型号；
（4）采购数量
（5）采购物品的样品、图纸、技术资料或合格证、准用证等相关证件的要求；
（6）采购的用途；
（7）采购的物品的需求时间；
（8）采购如有特殊需要请备注；
（9）采购单填写人；
（10）申请采购部门主管；
（11）专项分包项目招标计划需明确工程量、开交工日期、用料或技术要求（12）公司经理签字
3、采购计划单及其提报规定
（1）采购计划单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后由采购部门按排采购；
（2）采购计划部门提报的采购计划单，为提高效率尽量以电子文档的方式提交；
（3）遇生产、生活急需的物资，不能及时提报采购计划单或领导不在的情况，可以以电话或其他形式请求，征得同意后提报采购部门，签字确认手续可以后补；
（4）如果是单一采购来源或者甲方指定采购厂家及品牌的产品，采购计划部门必须作出书面说明；
（5）采购计划单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部
（6）大宗物资或电缆、止水钢板类需定制或从厂家发货物资至少需提前七天提报计划
4、采购计划单的接收及负责部门
（1）生产经营的固定资产、周转物资、低值易耗品、临时电箱交由物资管理部接收并供应；
（2）库存不足的生产用固定资产、低耗等物资由物资管理部提采购计划单交采购部采购
（3）根据项目部要求，因库存不足增加的临时电箱计划，由物资管理部报领导批准后交由电箱厂生产
（4）生产经营用的物资计划报采购部采购
（5）公司生产经营的专项分包工程项目，项目部分别报送成本管理部和采购部，由成本管理部审核工程量，采购部统一招标
（6）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他由办公室接收并采购；
（7）工程项目所使用的配电箱由电箱厂接收并生产供货；
二、采购计划单的接收及分发规定：
1、采购计划的接收要点
（1）采购部在接收采购计划单时应检查采购计划单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查采购计划单是否经过公司领导审批；
（2）接收采购计划单应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购；图纸或技术资料不全不采购，库存已超储积压物资不采购的原则；
（3）通知公司仓库管理人员核查采购计划物资是否有库存；
（4）对于不符合规定和撤销的采购计划物资应及时通知采购计划部门
2、采购计划单的分发规定
（1）对于采购计划单采购部按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
（2）对于紧急采购计划项目应优先处理；
（3）无法于采购计划要求时间办妥的应通知采购计划申请部门，并将最早供货时间通知采购计划部门；
三、询价及其规定
1、询价人员应认真审阅采购计划单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与采购计划部门沟通；
2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；
3、所有采购项目尽量向生产厂家或服务商直接询价，原则上尽量减少中间
环节费用；
4、对于采购计划部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；
5、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
6、除固定资产外单次采购金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家以上供应商参与比价采购，比价项目应至少邀请三家以上单位参与；
7、比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；
三、比价、议价
1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，
四、合同签订及其规定
（1）合同会签审查通过后，加盖公司合同章后方可生效；
（2）法务部将签订的所有合同及时报送财务部门和相关的项目部
五、合同执行
（1）已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人和项目负责人进行监督，项目部应对进场物资或队伍质量及服务及时反馈，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时与供应商勾通
（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；
（3）合同在履行期间应按照双方约定严格执行合同，遇未尽事宜及时协商并签订补充合同。
六、材料质检及入库
（1）公司所有的生产材料、设备均应及时入库，办理入库手续
（2）材料入库前，采购员与收料保管均应对入库物资基本质量标准进行初步检验
（3）对不合格产品，项目部需及时通知采购员退货或换货，
（4）对于材料或设备使用后发生的质量问题，项目部要及时反馈至采购部，由采购部根据入库时间与供货商勾通保修或维修事项
附：
各项目部采购负责人：
杨帆：
海云台、B-13、季翔花园
李树强：
古现、法院
王国庆：
万科一期二、一期一
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