康师傅百货商场制度汇编之合同管理规定OK.docx
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康师傅百货商场制度汇编之合同管理规定OK
合同管理规定
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合同管理规定
1.目的
为规范合同管理，避免合同疏漏，控制合同风险，维护公司的合法权益。
2.适用范围
适用于公司及其授权人员对外签订和履行的常规性经营合同、合同附件、协议、补充协议等。
3.定义
六证：
指厂家营业执照复印件、税务登记复印件、（当批次）商品检验合格证复印件、商标注册证复印件、品牌授权书原件、签约人身份证复印件。
合同面积审核小组成员：
招商经理、营运主管和财务部会计组成。
4.职责
4.1.招商部负责与商铺业主之间合同意向的签订、变更、续约与终止的谈判、审批手续的办理、对所引进品牌证件（六证）的收取、审核。
4.2.财务部负责合同相关费用收取和软件中合同、合同文本资料管理、预警和终止，合同审批流程管理。
4.3.营运部负责协助现场实地面积审核。
5.程序
5.1格式合同文本的分类及适用范围：
5.1.1正式合同：
5.1.1.1《商铺租赁合同》：
适用于广场主力店、专业店等大型独立项目的签约，一式三份，即财务部、商户、工商所各一份。
5.1.2临时性合同：
5.1.2.1《临时经营租赁协议》：
适用于广场公共区域短期商品促销商户的签约，一式两份，即财务部、商户各一份。
5.1.3其他经营性合同：
5.1.3.1《广告位出租协议》：
适用于广场广告位出租的签约，一式两份，即财务部、商户各一份。
5.1.3.2《公共场地推广协议》：
适用于外广场场地出租的签约，一式两份，即财务部、商户各一份。
5.2合同的谈判：
5.2.1招商经理根据公司合同文本内容与供应商进行谈判。
达成合作意向后，与供应商签订《合同申报表》（参见附件A），并收取、审核所引进品牌的六证。
5.2.2招商专员提报《品牌预审表》（参见附件B）及《合同申报表》，后附审核合格后的六证、店铺位置图、品牌明细等附件，按审批流程报公司审批（参见《采购管理制度》）后，传合同管理专员处。
（具体内容见《采购管理规定》
5.3合同的起草：
5.3.1招商经理根据公司常用合同类型起草并印制各类经法律顾问审核确定的标准格式的经营性合同文本。
对外签订合同，原则上要使用公司统一标准的格式合同文本。
5.3.1对无法使用本公司统一标准的格式合同文本的合同，应参照公司格式合同文本格式另行起草并按合同文本审核程序审核（参见附件C）。
特殊情况需使用对方提供合同文本的，必须经经营管理中心副总经理、总经理批准，由公司行政物业中心法务人员或合同审批人审核同意后方可使用，并按相关程序审核。
5.3.2格式合同原则上只能填空，不得以手写方式增加条款或做修改，如有必要增加条款或修改的要加盖印章证明。
主合同签订后需增添或修改内容应起草合同补充文本或补充协议，并按主合同审批流程审批。
5.3.3正式合同（格式合同文本）的起草：
5.3.3.1财务部对招商所提报的《合同申报表》及品牌六证进行复核。
5.3.3.1.1《合同申报表》复核内容包括：
A、所提报品牌名称文字书写与所提供商标注册是否相同；
B、确认条件中租金计算是否正确；
C、约定分次交付租金之和是否与合计栏中相等；
D、经营位置（图）与合作期限是否明确；
E、是否有商户确认签字；
F、相关费用是否交纳齐全。
5.3.3.1.2品牌六证复核内容包括：
A、各层级代理证明是否齐全；
B、营业执照中名称与税务登记中纳税人名称是否相同；
C、授权书所盖印章是否与所提供厂家营业执照名称相符；
D、授权书中授权人必须与合同签订乙方名称相同；
E、商标注册中文字注册与图形注册是否齐全；
5.3.3.2财务部在接到招商经理转到的《合同申报表》后两个工作日内，依据《合同申报表》条款及5.1.1选择格式合同文本类型后通知招商经理进行填写。
5.3.3.2.1填写格式合同文本时的注意事项：
A、合同文本不得涂改；
B、加入特殊条款时，需另行起草《合同补充协议》（参见附件D）附于合同文本后；
5.3.4临时性合同或其他经营性合同的起草：
5.3.4.1依据公司合同文本，根据公司要求以及与商户约定的经营条款，起草临时性合同或其他经营性合同。
5.3.4.2由招商经理填写格式临时合同文本，参照5.1.2、5.1.3中的规定。
5.4合同的签订：
5.4.1百货品牌店的合同签订：
财务部在合同文本起草后两个工作日内通知招商经理约商户签定合同，合同文本由对方先签字盖章后，按审批流程（参见附件F）报公司审批。
5.4.2独立项目及主力店的合同签订：
财务部在合同文本起草后两个工作日内通知招商经理约商户签订合同，合同文本由对方先签字盖章后，按审批流程（参见附件F）报公司审批。
如有特殊情况，该合同的起草与签订可与《合同申报表》的签订同时进行。
5.4.3他方提供的合同签订：
招商经理在合同文本定稿后一个工作日内按公司审批流程报批并根据对方合同的内容填写《合同申报表》，并将审批后的合同与《合同申报表》转交财务部。
5.4.4临时性合同的签订：
由招商经理签订，并按公司审批流程审批后转财务部。
5.4.5签订时的注意事项：
A、合同签约人为个人的，需本人在乙方栏签字确认，并在签名处加盖手印，地址栏填写详细家庭住址，电话栏填写手机电话及固定电话，传真栏如无传真号码需填写固定电话号码。
B、合同签约人为公司的，需在乙方处加盖公司合同专用章，并填写法定代表和授权代表名字，地址栏填写公司地址，电话栏填写手机电话与固定电话，传真栏内填写传真。
C、不得涂改，字迹工整。
5.5合同盖章：
5.5.1合同在公司审批后，加盖公司合同专用章。
5.5.2无公司签署人签字、未经填写具体内容的空白合同不得先行加盖公章。
5.6合同的鉴证：
5.6.1租赁合同需到当地工商部门鉴证，并留存工商部门一份。
5.7合同的履行：
5.7.1合同必须经双方正式签署盖章后方可履行，有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分，各组成部分由接收人于第一时间处理业务完成后转至财务部，并由财务部专人及时整理、妥善保管。
5.7.2合同履行过程实行软件管理。
5.7.3合同面积的审核：
5.7.3.1合同面积审核小组于专柜开业后3个工作日内对专柜面积进行测量，并对测量结果进行确认后，在《合同审核表》（《面积确认单》）（参见附录G）中签字确认。
5.7.3.2商户对专柜面积提出异议的，需提报书面申请，经公司审批后，合同审核小组予以重新测量。
5.7.3.3合同面积的变更：
5.7.3.3.1固定租金专柜测量结果与签约面积相差1平方米以上的，予以变更。
5.7.3.3.2变更流程详见5.9。
5.8合同录入
5.8.1招商经理在接到审批交费后的《合同申报表》、《临时经营合作协议》及其它经营性协议，在一个工作日内根据《合同申报表》、《临时经营合作协议》及其它经营性协议中的条款在软件中录入合同，经财务部审核后在软件中生效。
5.9合同的变更：
5.9.1合同的变更项目包括商户名称的变更、经营合作条件的变更、经营品牌的变更和帐号的变更等。
5.9.2合同变更收费标准及具体规定详见《合同变更收费标准汇总表》（参见附录I）
5.9.3合作方式、商户名称的变更：
5.9.3.1财务部接到招商经理传至的已审批交费的《合同变更审批表》（参见附录J）后的1个工作日内，依据《合同变更审批表》条款填写新格式合同文本后，签订新合同文本。
具体操作参见本制度5.4、5.5程序。
5.9.3.2财务部同时将原合同文本收回并作废。
5.9.4经营合作条件及经营品牌的变更：
5.9.4.1财务部接到招商经理传至的已审批交费的《合同变更审批表》后1个工作日内，依据《合同变更审批表》条款起草《合同补充协议》，签订流程参见5.4、5.5程序。
5.9.4.2招商经理在软件中做合同变更。
5.9.5帐号的变更：
5.9.5.1招商经理接到已审批交费的《合同变更审批表》后的1个工作日内，在软件中录入供应商新帐号。
5.9.6招商经理将新签订的经营合作合同文本及《合同补充协议》传至财务部、当地工商管理部门等相关部门。
5.9.7《临时经营合作协议》中的商户名称与经营品牌不予变更。
5.10合同的续约：
5.10.1广场正式或临时经营合作合同续约的具体操作参见本制度程序5.2至5.8程序。
5.11合同的终止：
5.11.1由招商经理填写《撤柜审批单》及《撤柜确认单》，并按《专柜撤场管理规定》予以审批后，将《撤柜确认单》传至财务部，财务部依据《撤柜确认单》所标注撤场日期在财务结算日前终止软件合同，同时将合同文本作废。
5.12合同日常管理：
5.12.1合同的保管：
5.12.1.1财务部负责广场内所有经营合作合同的原件或复印件及空白格式合同文本的管理。
涉及重要经营合作合同原件转交公司财务部档案室保存。
5.12.1.2《合同申报表》、《合同变更审批表》、《合同补充协议》、专柜相关证件、有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同组成部分，与合同一同保管。
5.12.1.3合同档案均制作合同封面，注明合同档案明细，并按合同编号进行排序、存档。
5.12.2合同的借阅与查询：
5.12.2.1借阅权限：
招商经理以上人员可借阅所负责楼层的经营合作合同，各副总级以上人员可借阅公司经营合作合同。
5.12.2.2借阅人员填写《合同借阅登记表》（参见附录K）注明借阅用途及归还日期，经借阅部门经理、副总和总经理签字确认后，方可进行查阅。
5.12.2.3借阅人必须在财务部进行查阅，不得带走查询，如有特殊原因和特殊借阅要求需另行说明，并按照借阅限期归还。
5.12.2.4公司总经理借阅统一由行政物业中心文员负责办理借阅手续。
5.12.3合同的交接：
5.12.3.1合同的交接须严格办理交接手续，经双方当事人确认无误后在合同交接明细表中签字。
合同交接过程需要行政经理监督交接。
5.13合同的预警：
5.13.1合同预警工作由财务部负责，将合同执行过程中异常情况、合同期限等情况及时知会招商部与营运部相关负责人。
6、记录
《合同申报表》由财务部保存至专柜离场后一年。
《合同变更审批表》由财务部保存至专柜离场后一年。
《合同审核表》由财务部保存至专柜离场后一年
《撤柜审批单》由财务部保存至专柜离场后一年。
《撤柜确认单》由财务部存至专柜离场后一年。
《合同借阅登记表》由行政部保存半年。
7、相关文件
《采购管理制度》
《专柜进场装修流程》
《专柜撤场管理规定》
8.附录
附录A：
合同文本审核程序（略）
附录B：
《合同补充协议》
附录C：
《经营品牌明细表》
附录D：
合同审批流程（略）
附录E：
合同录入流程（略）
附录F：
《合同申报表》（略）
附录G：
《品牌预审表》（略）
附录H：
《合同审核表》（略）
附录I：
《合同变更收费标准汇总表》（略）
附录J：
《合同变更审批表》（略）
附录K：
《合同借阅登记表》（略）
附录L：
《面积确认单》
附录B：
合同补充协议
甲方：
佳木斯嘉家购物广场有限公司。
乙方：
经甲乙双方协商现将原签订合同相关内容作以下变更和补充:
一、本补充协议自年月日起生效执行。
二、具体变更内容如下：
三、补充协议涉及内容以变更协议为准，其他内容以原合同为准。
四、本补充协议与原合同同时使用，且与原合同终止时间相同，经双方确认签字
后生效，与原合同具有同等法律效力。
甲方：
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法定代表：
授权代表：
地址：
电话：
传真：
年月日
乙方：
法定代表：
授权代表：
地址：
电话：
传真：
年月日
附录C：
经营品牌明细
甲方：
佳木斯嘉家购物广场。
乙方：
经甲乙双方协商现将经营品牌明确如下：
一、品牌经营期限自年月日至年月日止生效执行。
二、具体经营品牌明细如下：
业务或范围商品品牌
四、本经营品牌明细与原合同同时使用，且与原合同终止时间相同，经双方确认签字
后生效，与原合同具有同等法律效力。
甲方：
佳木斯嘉家购物广场
法定代表：
授权代表：
地址：
电话：
传真：
年月日
乙方：
法定代表：
授权代表：
地址：
电话：
传真：
年月日
附录L：
编号：
JJGWGC-BR-003
面积确认单
现场审查日期：
年月日专柜合同号：
专柜品牌：
区域：
楼层：
原面积：
现场面积测量情况：
长：
米，宽：
米，合计：
平方米。
图形：
专柜确认人签字：
合同审核小组签字
招商经理
营运负责人
财务部
副总
升级会员 