实用Word使用技巧.docx

实用Word使用技巧.docx

《实用Word使用技巧.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《实用Word使用技巧.docx（22页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

实用Word使用技巧

目录

目录1

Word使用技巧1

一、使用格式刷重复复制格式1

二、选定文字的技巧1

三、给跨页的表格自动添加表头2

四、编辑时的快速定位2

五、快速输入大写中文数字3

六、将姓名按姓氏笔划排序4

七、在Word中插入当前的日期和时间5

八、锁定插入的日期和时间5

九、巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”6

十、去除自动添加的超级链接7

十一、将Word文档转换成为幻灯片9

十二、换页时不再频繁敲回车键10

十三、超级链接的直接插入10

十四、更改超级链接文字的外观12

十五、自动插入页码13

十六、Word长文档目录及正文页码设置14

十七、Word文档排版18

Word使用技巧

一、使用格式刷重复复制格式

只要双击“格式刷”按钮，用户可以将选定格式复制到多个位置。

再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。

二、选定文字的技巧

1.用鼠标快速选定。

双击鼠标左键，即可在Word文档中可选定一个词或一句话；

三击鼠标左键，即可选定正文中的一段话。

2.使用快捷键f8。

按f8第一次，打开“扩展”模式；按第二次，选中当前词；按第三次，选中整个句子；按第四次，选中当前段落；按第五次，选中整个文档。

三、给跨页的表格自动添加表头

　　如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：

1.选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行）；

A

B

C

D

E

F

2018-10-28

2.在Word中“表格”选单上，单击“标题行重复”。

四、编辑时的快速定位

按下shift＋f5组合键可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。

Word能够记忆你前三次的编辑位置，第四次按shift＋f5组合键插入点会回到当前的编辑位置。

如果是在打开文档之后按shift＋f5，可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。

五、快速输入大写中文数字

在一些特殊领域，例如财务部门，经常需要输入中文的数字，这里介绍一种快速输入中文数字的方法（word03）

1.执行“插入”菜单上的“数字”命令

2.在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字，如输入1231291,然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、…..”，单击“确定”

六、将姓名按姓氏笔划排序

首先将需要排序的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行，选中所有需要排序的姓名，执行“表格”菜单上的“排序”命令。

然后在“排序文字”对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式，单击“确定”。

七、在Word中插入当前的日期和时间

使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间。

只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置，按下Alt+Shift+D组合键即可插入日期，而按下Alt+Shift+T可插入当前时间。

也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。

八、锁定插入的日期和时间

如果在插入日期和时间的时候在“日期和时间”对话框中选择了“自动更新”的话，则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前的日期和时间。

如果用户并不需要日期和时间的自动更新，可以单击时间和日期处，按下Ctrl+F11组合键，这样就可以锁定时间和日期了。

还有一种一劳永逸的方法，就是按下Ctrl+Shift+F9组合键使时间和日期变为正常的文本，自然就不会自动更新了。

九、巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”

用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。

通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。

操作如下：

1.将需要的文字复制后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令

2.在弹出的对话框中选择“无格式文本”。

单击“确定”按钮

十、去除自动添加的超级链接

Word有很多自动功能，但有时也会有些不方便，比如仅仅是输入了一个网址或E-mail地址后，Word会自动将其转换为一个超级链接，对于不需要这一链接来说去除自动添加有两种方法：

1.即时方法

在Word将网址或E-mail自动转换为超级链接域后，按下Ctrl+Z组合键，即可取消该自动转换。

2.长期方法

需要提醒注意的是，使用此方法后，当再输入网址或E-mail地址时，Word就不会自动将其转换为超级链接了。

1.执行“工具”菜单上的“自动更正选项”命令

2.在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡中，去除“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框的选择。

十一、将Word文档转换成为幻灯片

我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就需要用到Word的文档转换功能。

1.启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令

2.在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文档，单击“打开”即可实现不同文档格式的自动转换。

PPT

十二、换页时不再频繁敲回车键

在编辑文档时，经常会遇到换页的情况，大多数的都会敲很多次回车键以生成新的页面，但是当再次对前面的内容再作修改时，会直接影响到版面，所以应当使用下面的方法：

当编辑到需要换页的位置时，按住“Ctrl”键后再按下回车键，这样就完成了换页的工作。

十三、超级链接的直接插入

Word文档中提供的“插入”功能直接在文档中插入一个超级链接是创建超级链接最基本的方法，在“要显示的文字”栏中输入超级链接的名称（如“大庆油田大庆油田。

在“请键入文件名或Web页名称”栏中输入超级链接的网址（这里应输入大庆油田在线的网址）。

其具体的操作步骤为：

1．将光标移至希望插入超级链接的位置，单击“插入”菜单栏中的“超链接”命令

2．在“链接到”列表框中选择适当的链接范围（如“本文档中的位置”、“新建文档”、“原有文件或网页”、“电子邮件”等），这里我们选择“原有文件或网页”选项。

DQ-PMO-PLN-组内周计划-20090324.xls

十四、更改超级链接文字的外观

通常情况下，Word会将在文档中插入的超级链接显示为蓝色带下划线的形式，而将已经访问过的超级链接显示为紫色带下划线的形式，这就与正文的显示方式不太一样，起到了醒目的作用。

不过有些会对Word这种默认的超级链接外观感到不满意，而希望对其进行修改。

1.选定后，执行“格式”菜单的“字体”命令，打开“字体”对话框

2.对超级链接的外观（包括字体、字号、颜色、下划线的种类等）进行设置了，使用非常方便。

DQ-PMO-PLN-组内周计划-20090324.xls

十五、自动插入页码

当被编辑的Word文档较长时，就需要为其加上页码，以方便浏览和进一步编辑。

方法如下：

打开“插入”----“页码”

会出现页码编辑对话框。

在这里还可以选择文档中页码的位置、格式等。

十六、Word长文档目录及正文页码设置

在模板中已经提供了内置的标题样式，命名为“标题1”、“标题2”，…，“标题9”，分别对应大纲级别的1－9。

我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式，但有点麻烦。

目录制作方法直接使用Word的内置标题样式.

用WORD撰写书稿时，往往会在书籍完稿之后给书籍的前面加上一个目录。

添加目录的方法大家都知道：

直接在文件的开头执行“插入→引用→索引和目录”后，点击“目录”标签并进行相关设置确认即可。

　　下面介绍Word中长文档的目录及正文页码设置方法.

在正文页的前面插入分节符，依次单击“插入”菜单下的“分隔符”，在弹出的对话框中选择“分节符”中的“下一页”。

注意：

不能用“分页符”替代“分节符”。

第二步：

显示“页眉/页脚”工具栏，将光标移动到正文的第一页（即本例中文档的第3页），单击“视图”菜单下的“页眉/页脚”（也可以在页面的“页眉/页脚”处双击鼠标左键），显示出“页眉/页脚”工具栏。

    第三步：

设置页码格式，如图4，单击“页眉/页脚”工具栏中的“设置页码格式”按钮，弹出如图5所示的页码格式对话框。

在下方的“页码编排”单选项中选择“起始页码”并在后面的文本框中输入“1”，单击“确定”按钮。

第四步：

更新目录域，如果你还没有在正文之前插入目录，那现在就插入目录。

如果以前已经插入了目录，只是现在想修改其中的正文的页码编排方式的话，请回到文档开头，用鼠标右键单击目录区域，并选择“更新域”，弹出对话框，选定“只更新页码”后“确定”即可。

　　另外，如果想在书籍的前面即整个文档的第一页位置加一个封面页，怎样使首页不显示页号呢？

我们同样可以用“在封面页后插入“分节符”的办法来实现目的。

因为我们设置的“页眉/页脚”的文字内容，只是对本节内容起作用的而非对整个文档起作用。

因此插入分节符后，只要封面页中的“页眉/页脚”处留为空即可。

十七、Word文档排版

段落设置

（一）对齐方式

　　为使文档整齐美观，通常要将文档左右对齐。

在Word中，文本对齐的方式有以下四种：

两端对齐

居中对齐

右对齐

分散对齐

（二）缩进技术

　　通常文章的每一段落开头都要缩进两格，文本缩进的目的是使文档的段落显得更加条理清晰，更便于读者阅读。

使用Tab键缩进正文

单击一次Tab键，可以将光标所在的段落的首行缩进两个字。

操作步骤为：

（1）将光标置于该段的开始处；

（2）按Tab键。

这时，该段的首行就缩进了两个字。

首字下沉

在Word中，我们也可以轻易地设置首字下沉效果。

操作步骤为：

（1）选定要下沉的字或字母；

（2）用格式菜单中的首字下沉命令打开首字下沉对话框；

（3）在位置栏指定首字下沉方式。

（4）在选项栏指定字体、下沉行数、距正文的参数。

（5）单击确定按钮。

段落及空格符号等编辑标记的显示与隐藏

　　在Word文档中可以显示页面上的空格和段落符号，也可以隐藏页面上的空格和段落符号。

方法如下：

1、在“工具”菜单的“选项”命令下选择允许显示空格和段落符号

2、在“视图”菜单中选择“显示段落标记”命令

3、按“常用”工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”图标

使用编号和项目符号

　　在Word文档排版中，使用“编号和项目符号”设置功能，可以使文档更加整齐美观。

设置使用编号和项目符号的方法是：

（1）设置“项目符号”的方法：

先选定文字，后利用“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令

（2）设置“文字编号”的方法：

方法一：

先选定文字，后利用“格式”工具栏中的“编号”图标