制度宝都酒店财务部制度.docx
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制度宝都酒店财务部制度
财
务
部
政
策
及
程
序
二零一四年十一月一日
目录
1.财务经理岗位职责……………………………………………………………01
2.采购经理岗位职责……………………………………………………………03
3.出纳员岗位职责………………………………………………………………04
4.审计员岗位职责………………………………………………………………05
5.成本会计岗位职责……………………………………………………………06
6.费用报销操作流程……………………………………………………………08
7.酒店存货管理制度……………………………………………………………09
8.食品原材料管理制度…………………………………………………………10
9.资产购置、审批、报损管理制度……………………………………………11
10.库房安全管理制度……………………………………………………………12
11.采购业务操作管理制度………………………………………………………13
12.物料领用、申购管理制度……………………………………………………14
13.酒店现金管理制度……………………………………………………………17
14.酒店各部门申购程序…………………………………………………………18
15.酒店挂账签字流程……………………………………………………………20
16.酒店宴请标准及流程…………………………………………………………21
17.供应商挂账及付款流程………………………………………………………22
18.餐饮退菜及海鲜酒水管理制度………………………………………………23
政策及程序
POLICIES&PROCEDURES
部门
:
财务部
分部门
:
各分部
Department
Outlet
工作任务
:
财务部经理岗位职责
涉及员工
:
会计、出纳
Task
To
制定
:
财务部
审批
:
总经理
Preparedby
Checkedby
日期
:
2014年11月1日
编号
:
AC001（共2页）
Date
Reference
政策：
Policies：
了解目标计划，确保部门正常运作。
程序：
Procedures:
一、经理岗位职责
1.全面负责酒店财务部管理工作，监督酒店各部门的财务收支情况。
监督考核有关部门的财政收支、资金使用和财产管理等计划的执行情况及其效果，保护酒店财产，维护财经纪律。
2.领导财务部的全体人员认真落实岗位责任制，建立良好的财务工作秩序。
3.负责对所管部门人员的考勤、考绩工作，根据他们工作实绩的好差，有权进行表扬和批评，奖励或处罚。
4.通过财务分析，指导开源节流，提出挖潜措施，积极开辟财源，负责酒店各项成本及费用的核算，参与主要经济合同的谈判，并监督其执行情况。
5.对部属的工作进行策划与督导，培养他们不断提高管理水平和业务能力。
6.控制酒店物品的采购、收货、库存、发放等工作，建立健全必要的规章制度，确保所有进货物美价廉，库存适量和物尽其用。
7.参加总经理召开的部门经理例会、业务协调会议，建立良好的公共关系。
8.主持部门日常业务会议和部务会议，进行营业分析，作出经营决策和制订成本控制方案。
9.贯彻执行总经理下达的各项工作任务，处理所管部门的日常业务。
审查和批示各部门的营业报表和工作报告。
10.完成上级领导安排的其他工作。
二、工作内容
1.根据酒店的管理目标，对所管部门的业务工作进行策划。
2.监督编制综合决算表、预算表、现金报告及周期性管理报告工作。
3.主持召开部门的部务会议，进行业务沟通，解决工作疑难，听取部门负责人的意见和建议，进行工作策划和决策。
4.负责与市场销售（公共关系）部、房务部、餐饮部、行政部、非营业部等部门进行业务沟通。
5.建立会议系统，进行内部控制，定期检查下属各部门的工作。
检查的项目主要有：
检查财务部各岗位履行工作职责情况。
掌握日、周、月、季、年财务收支情况。
检查采购人员是否根据酒店的采购计划按质、按时、按量完成采购任务。
检查采购人员在采购业务活动中是否遵纪守法。
检查仓管人员对仓库物资的管理是否有条理、无损坏，是否账物相符，账账相符。
检查仓库管理的防火防盗情况。
检查各收款点的收款情况，有否漏单、错单、多收或少收。
6.每天要用一定时间认真审阅各种文件、报表和报告，需要批复的必须及时批复。
7.处理客人投诉和解答客人有关财务方面的咨询，抓好培训工作，不断提高员工的业务技术和工作能力。
8.做好部属的思想政治工作、帮助员工解决一些实际问题和困难，使他们有归宿感，责任感和事业心。
9.向总经理汇报工作。
三、职权
1.负责对所管部门人员的考勤、考绩工作，根据他们工作实绩的好差，有权进行表扬和批评，奖励或处罚。
2.有权向总经理建议任免所管部门的管理干部。
3.有权任免领班以下的员工。
4.有权处理所管部门的一切日常业务和事务工作。
5.有权向下级下达工作和生产任务，向他们发指示和进行工作策划。
6.根据本部的实际情况和工作需要，有权增减员工和调动他们的工作。
政策及程序
POLICIES&PROCEDURES
部门
:
财务部
分部门
:
各分部
Department
Outlet
工作任务
:
采购部经理岗位职责
涉及员工
:
库管、采购
Task
To
制定
:
财务部
审批
:
总经理
Preparedby
Checkedby
日期
:
2014年11月1日
编号
:
AC002（共1页）
Date
Reference
政策：
Policies：
了解目标计划，确保部门正常运作。
程序：
Procedures:
1.检查其属下的工作程序。
2.与有关之部门主管紧密联系，共同筹备大型宴会的物料采购。
3.检查及控制其分部开支于已批的预算内。
4.协助降低酒店各营运部门的经营成本。
5.随时了解，掌握并提供货源，物价，市场动态供求情况等资料，整理成最新的文字材料，提供给上级主管和使用部门。
6.参与采购合同的谈判及签订。
7.经常更新物料报价和确保各种物资的运送。
8.分析鉴别各供应商的可靠程度并与有潜力的供应商保持联系，随时做好采购事务。
9.确保各种常用物料有充足的储存和正常供应。
10.落实采购申请单和合同的执行情况，并不断找寻新货源，改进采购业务。
11.掌握各类商品的最新情况，预先了解市场最新动态。
12.与各主厨和成控人员，共同保持市场调查。
13.与各业务往来客户维持良好的人际关系。
政策及程序
POLICIES&PROCEDURES
部门
:
财务部
分部门
:
各分部
Department
Outlet
工作任务
:
出纳岗位职责
涉及员工
:
库管、采购
Task
To
制定
:
财务部
审批
:
总经理
Preparedby
Checkedby
日期
:
2014年11月1日
编号
:
AC003（共1页）
政策：
Policies：
了解目标计划，确保部门正常运作。
程序：
Procedures:
1、严格遵守《财务管理制度》，按规定办理现金收付和保管库存现金。
（1）按时到吧台收取营业款，次日上午足额存入开户银行，不得坐支现金。
（2）不得私自挪用公款，不得用白条抵库，做到日清月结，账实相符。
若发现现金长余或短缺，应立即查找原因，及时告财务会计进行处理，不得擅自用盘点的长款抵补以前的短款。
（3）负责督促本店人员的费用报销和借款归还，以完结财务还款手续。
（4）负责对吧台备用金进行盘点检查。
（5）接受财务会计定期及不定期现金盘点检查，并填制现金盘点表。
（6）编制现金及银行存款日报表，于次日上午12时前上报财务会计审核确认。
2、按规定准确、及时地办理银行结算业务。
3、登记现金日记账和银行存款日记账。
（1）设置现金日记账和银行存款日记账，根据审核无误的收付款凭证，逐笔逐日及时进行登记；账目必须日清月结，账实相符。
（2）月终与会计现金总账和银行存款总账核对，做到账账相符.
（3）每月及时与银行对账单相互核对，并必须经过财务会计审核，双方签字盖章后与当月凭证装订成册。
若有差异应及时查明原因，属于记账差错的应及时更正；属于未达账项造成的，应编制银行存款余额调节表进行调节。
4、保管有关印章、空白支票；妥善保管现金及转账支票，并按银行规定正确填写支票，不得签发空白及远期支票；使用时应填制《支票领用存登记表》，接受财务会计月终对空白支票的盘点检查。
（1）妥善保管发票，设置发票领用登记薄，登记吧台所领用发票数，由领用人（收银员）签字。
（2）月终对吧台剩余发票进行盘点，并接受财务会计对发票盘点检查。
（3）对于收银员计算错误、发票使用不规范和虚报发票使用数等违纪行为，应及时向财务会计报告。
（4）必须妥善保管银行印鉴，严格按照规定用途使用。
5、接受财务会计及董事长的业务质询、检查、考评等。
6、按时完成财务会计交办的其它事宜。
政策及程序
POLICIES&PROCEDURES
部门
:
财务部
分部门
:
各分部
Department
Outlet
工作任务
:
审计员岗位职责
涉及员工
:
库管、采购
Task
To
制定
:
财务部
审批
:
总经理
Preparedby
Checkedby
日期
:
2014年11月1日
编号
:
AC004（共1页）
政策：
Policies：
了解目标计划，确保部门正常运作。
程序：
Procedures:
1、收入稽核，主要是依据交款明细表、酒水单、海鲜单、押金单、消费单、点菜单、收银帐单、营业收入明细表、作废帐单记录、出纳收款报告及电脑记录等进行核对。
2、单据的审核：
核对收银员领取及交回点菜单、消费单等单据号码登记，审查核对有无丢失或差错。
核对各点菜单联、消费单联等所记的内容是否完全一致。
如有问题，找出相关责任人，提出相应的处理办法，书面报财务经理。
3、营业日报表与班结表的审核：
检查营业点收银员编制的班结表是否与帐单上的金额一致，核查营业日报表与收银员班结表是否一致。
核查酒水日报表与酒水单是否一致，小商品日报表与商品消费单是否一致。
4、赊欠帐单等的核查：
检查赊欠帐单和招待单、打折免单是否符合相关的审签手续，处理是否符合相关制度的规定。
5、稽核员必须认真、严谨的工作，发现收入控制任何环节的问题均需填写稽核记录单报财务部。
6、次日中午之前，做好前日的营业收入日报表，应收明细表、返佣及代收款明细表等。
政策及程序
POLICIES&PROCEDURES
部门
:
财务部
分部门
:
各分部
Department
Outlet
工作任务
:
成本会计岗位职责
涉及员工
:
库管、采购
Task
To
制定
:
财务部
审批
:
总经理
Preparedby
Checkedby
日期
:
2014年11月1日
编号
:
AC005（共2页）
Date
Reference
政策：
Policies：
了解目标计划，确保部门正常运作。
程序：
Procedures:
一、岗位职责
1.执行部门负责人的工作指令并汇报工作，严格按《财务管理制度》和《会计制度》要求组织和实施日常成本核算和库存业务管理，积极参与酒店经营管理工作。
2.严格控制成本、开源节流，提高酒店的经济效益。
负责对各部门成本进行监督和管理，督导成本控制及清点库存，审核每一种领料单、销售等原始单据。
3.审核每一张出入库单据数量、金额，审核领料单审批程序是否规范，并根据出入库单据编制材料的领用分配表，进行成本核算且编制会计凭证，对相关凭证做临时保管，随后按财务要求逐一上交。
4.加强成本管理，严格控制采购成本，有权对高于报价或不符合规定的物资及时上报部门负责人，建议相关处理意见。
5.加强酒店各部门物资的管理，定期或不定期组织对酒店实物及库存物资进行盘点清查，保证账实相符。
认真做到数据真实、计算准确、内容完整、账表相符、说明清楚、分析得当、口径一致。
6.有权随时抽查酒店个供货商的供应情况，对酒店常用物品要进行抽样市场调查，以确保供货商价格的合理，有权对给酒店造成损失人员应承担的经济责任提出处理意见。
7.对仓库管理员有监督和管理的权限，每月按时参与库存的定期盘点工作，发现差异，应查找原因，及时处理。
编制盈余盈亏报表并及时上报，每年年末对酒店所有的固定资产及低值易耗品进行一次全面盘点，并编制盘点报告送有关领导审查
8.各部门送来的报损单，成本会计要及时到现场看报损是否属实，报损原因是否属实合理，报损单核查后要经成本部门签字后送财务处理。
9.对各部门工作需要的调拨单要进行现场核查和监督，对调拨单的数量、品质、品种严格进行核查，调拨单核实后要经成本部门签字后送财务处理账务。
10.接受部门负责的业务质询、调查、审计、考评等。
11.按规定整理、装订、妥善保管成本核算的相关资料，负责对成本核算的相关资料和文件进行归档管理，不得外借和泄露酒店商业秘密，做好企业的有关有关保密工作且所有的相关财务资料一律不得带出财务室。
12.完成部门负责人安排的其他工作。
二、工作内容
1.每天审核餐饮、娱乐酒水领入、出库及结存数量；审查每天各营业点的收入帐单；抽查核对各楼层的点菜单与酒水单与帐单所附的酒水单、点菜单是否相符，并审核价格是否正确。
2.每天审核酒店优免帐单的记帐是否正确、手续是否齐全，审核无误后输入电脑，月底汇总编制酒店应酬明细表及开支汇总表。
3.每星期初根据客房所制一周酒水销售情况表，与一周酒水收入相核对；并检查实物数与帐面数是否相对。
4.经常对各营业点的酒水、香烟进行盘点工作。
每天将酒水移交表中所附的酒水、香烟转帐单取出，按进价进行核算，月底一次进行内调处理。
5.定期进行市场调查，将市场价格与近期采购价格相比较，及时将信息反馈给采购部和应付账款会计，及时控制菜价，并将调查情况报财务部。
6.根据市场情况及厨房投料单，制定标准菜单和酒水单。
7.每月底对厨房及食堂进行实物盘点，根据实物数按成本价进行核算，并做假退料的账务处理。
8.在成本明细账与总帐相对无误以后，根据当月各营业点的收入总数，编制成本报表，计算出各营业点酒水、香烟、食品的正确毛利额和毛利率。
对当月毛利率波动较大的应进行分析，找出原因，并通知相关的部门采取措施，有效控制成本.
政策及程序
POLICIES&PROCEDURES
部门
:
财务部
分部门
:
各分部
Department
Outlet
工作任务
:
费用报销操作管理制度
涉及员工
:
Task
To
制定
:
财务部
审批
:
总经理
Preparedby
Checkedby
日期
:
2014年11月1日
编号
:
AC006（共1页）
Date
Reference
政策：
Policies：
了解目标计划，确保部门正常运作。
程序：
Procedures:
为了加强酒店财务管理，根据《中华人民共和国会计法》，特制定本制度。
1.费用经办人原则上应在费用发生后3个工作日内填制费用报销单，履行报销手续，当月费用在当月办理报销，特殊情况可另行处理。
报销费用时，由经办人详细填写“费用报销单”,注明用途等，并在”经办人“处签名，然后将所有费用单据附在“费用报销单”后面，再上报审批。
2.报销人将原始票据（正规发票）粘贴规整后，填制费用报销单。
费用报销单上写明报销人、报销日期、报销人所属部门、报销事由、后附单据及金额。
其中报销金额大小写需相符，且费用报销单表面不得涂抹。
3.报账人员先应将采购原始单据及采购申请单，以及收货记录一同到财务经理处审核，把所有发票按部门分类（杂物、易耗、办公、维修等），附在《费用报销单》后，按照报销单上的要求填写清楚。
财务经理审核签字，总经理依据财务审核签字为据，进行复审签字后，报销人员到财务部出纳处注销借据或领款。
4.酒店因经营需要，各部门需采购固定资产采购购买，采购物品必须两人进行，固定资产报销时需建立固定资产卡，并有资产编号，财务才准予报销。
5.每周二、四下午和周六上午为内部各项费用报销时间，报销时必须有经办人、部门经理、财务经理、总经理的签字。
报销的原始发票必须是正规合法的，印章齐全，若有涂改和其他问题者，财务一律不予报销。
政策及程序
POLICIES&PROCEDURES
部门
:
财务部
分部门
:
各分部
Department
Outlet
工作任务
:
酒店存货管理制度
涉及员工
:
Task
To
制定
:
财务部
审批
:
总经理
Preparedby
Checkedby
日期
:
2014年11月1日
编号
:
AC007（共1页）
Date
Reference
政策：
Policies：
了解目标计划，确保部门正常运作。
程序：
Procedures:
为了加强存货的实物管理，避免损失，减少损耗，提高经济效益，必须做好存货的日常管理工作及盘点工作。
具体应做到以下几点。
1.建立严格的存货管理责任制度，库房管理人员应根据存货品类、规格、计量、性能等方面的特征。
统一编号，分类存放，以提高工作效率和保管效果。
并做好各类存货的收、付、出存记录，力求账实相符。
2.建立和健全存货的手续制度，严禁无证收发和凭证手续不齐备的收发。
对已领用的存货注意其使用效果，并实行管用结合，以防丢失。
3.经常性的对存货进行检查，对发现的存货盘盈盘亏及时查明原因，追究责任。
对积压的存货或低于安全存量的存货要及时采取措施予以调整。
对贵重存货和已发生意外的存货，在仓储保管中须特别注意安全，并有必要建立人员出入制度，消防安全制度。
4.严格存货盘点制度
为了保证财产安全，正确计算成本，必须每月对存货进行一次盘点，这样可以保证原材料等存货核算工作的真实性。
通过对各种货物的定期盘点，对账实出现的差额进行分析、研究和调整，可以暴露进、销、存环节中存在的问题，借以完善手续制度，提高经营管理水平，可以监督原材料等存货的完整和安全。
通过盘点对全部存货的库存进行全面检查，防止虫食鼠咬，霉烂变质，过期失效等不安全因素的继续发展，从而保证存货安全，另外可以做到账账，账实相符，通过盘点对账实差额进行账务处理，也可以检查流动资金的使用情况。
5.在原材料等存货盘点中应注意以下几点事项。
1）对借出、借入的存货要核对清楚，防止漏盘、重盘等造成盘点不实的问题。
2）盘点时要坚持计量，点数和测量等方法，不要用没有根据估盘或主观印象不计量，不点数的情况，要做到人人负责，一丝不苟。
3）对整包、整桶、整捆的存货，应详细检查其密封情况和有效期限，有疑问时应坚持拆包检数或检斤。
对过期食品及时处理，以防不安全事故的发生。
4）填写盘点表应与入账的品名规格一致，以便核对。
5）对盘点差额要认真查找，落实差额，查找原因，追究责任。
政策及程序
POLICIES&PROCEDURES
部门
:
财务部
分部门
:
各分部
Department
Outlet
工作任务
:
食品原材料管理制度
涉及员工
:
Task
To
制定
:
财务部
审批
:
总经理
Preparedby
Checkedby
日期
:
2014年11月1日
编号
:
ACC008（共1页）
Date
Reference
政策：
Policies：
了解目标计划，确保部门正常运作。
程序：
Procedures:
餐饮食品原材料是餐饮生产食品产品的主要原料，是进行餐饮成本核算的主要对象，为了准确核算餐饮成本，提高饭菜质量，做到按质论价，优质优价。
把好食品原材料采购、保管、领用这几关，降低成本消耗，提高库存原材料的利用率，在具体工作中特作如下规定。
一．原材料的采购
1.原材料的购进是以供货商供货为主，收货员及厨房检查人员应严把质量关，经验收合格后，必须全部入库。
2.鲜活、蔬菜、肉、蛋、油等原材料经验收合格后可直接发往厨房。
二．原材料的保管
食品原材料的保管工作由库房管理员承担，保管员按照岗位制责处理日常业务外，在具体工作中必须做到以下几点。
1.严格把好原材料出入库手续，原材料入库时，要认真验货，发票和实物相符后方可办理入库手续，否则可拒绝入库。
2.食品原材料除鲜活、粮油、水果类、肉蛋出库时，不开领料单，但必须要填写收货记录。
入原材料账的食品原材料出库时必须开领料单（出库手续按保管员职责要求办）。
三．原材料的领用
原材料的领用，在餐饮中不但次数多，而且涉及面广，所以必须严格把好原材料出库关。
1.各班组在领用原材料时，首先必须开领料单，领料单写清领用原材料的名称、数量（大写）、料单要填写整齐，领用几种原材料是，填写要注意中间不要有空格，数量不能涂改。
2.服务员、厨师领料时必须有部门主管领导审查签字，保管员才能发货。
政策及程序
POLICIES&PROCEDURES
部门
:
财务部
分部门
:
各分部
Department
Outlet
工作任务
:
资产购置、审批、报损
管理制度
涉及员工
:
Task
To
制定
:
财务部
审批
:
总经理
Preparedby
Checkedby
日期
:
2014年11月1日
编号
:
ACC009（共1页）
Date
Reference
政策：
Policies：
了解目标计划，确保部门正常运作。
程序：
Procedures:
1.各部门申购财产、物资，必须编制计划，提出申请理由和用途，报财务审核，呈报总经理审批。
2.酒店购置的一切财产、物资一律办理入库手续，集中存放仓库保管，各类财产按规定分类存放。
3.一切领用，均必须填写领用单，仓库销账。
4.领用部门领用后登记，并由领用人填字，部门自行保管。
5.凡出现残损并失去使用价值者，必须说明原因，属人为残损，按情节分别由部门负责人决定当事人该赔偿的部分，报财务核实，呈报总经理审批。
其余部分填写报损单，由部门负责人加具体意见，报财务审核，呈报总经理审批。
6.各部门的一切废旧物资及包装物应及时送交保管统一管理，有财务部及行政办处理，其他部门不得自行处理。
政策及程序
POLICIES&PROCEDURES
部门
:
升级会员 