办公设备管理制度.docx
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办公设备管理制度
编号：
FSZY—001
办公设备
管理制度
原稿：
张琳琳
版本号：
第1版
审核修订：
页数：
共12页
签发：
执行时间：
一、总则
1、为了更有效地管理和使用公司的计算机、传真机等办公设备，使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥作用，提高办公设备的使用效率和使用寿命，给各部门使用人员带来快捷而方便的办公环境，并合理控制资源浪费，特制定本制度。
2、办公设备，包括但不限于——计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、打印机、投影仪等为支持各项工作的正常开展配备的资讯设备。
二、职责
2.1、综合管理部是公司办公设备统一归口管理部门。
2.1.1、负责公司办公设备配置计划及调整方案的制定。
2.1.2、负责公司办公设备采购审核工作。
2.1.3、负责公司办公设备报修、网络故障排除及统一对外联系工作。
2.1.4、负责公司办公设备相关耗材，如纸张、墨盒、硒鼓等采购工作。
2.1.5、负责公司办公设备登记造册和日常检查工作。
2.2、财务部负责公司办公设备进帐、折旧及报废工作，做到帐物相符，同时负责闲置办公设备的保管工作。
2.3、资财部负责根据经审核批准的办公设备非生产物料采购申请单对外比价采购。
2.4、办公设备定点使用部门负责设备的日常维护，并按本规定的要求正确使用。
2.5、办公设备（主要指计算机、电话）使用人负责该设备的日常维护与保养，按本规定的要求正确使用。
工作变动要及时向综合管理部报告并服从综合管理部的统一安排。
2.6、公司部门副经理及以上负责签核，每月初综合管理部将统计出各部门上月复印、打印等纸张的消耗量上报至财务部作为该部门管理费用的凭据（详见附表<四>）。
办公设备添置流程
四、需添置办公设备时，由申请部门填写“设备添置申请表”（附件一），报部门经理审批后交总经理工作部。
五、总经理工作部在“设备添置申请表”填写意见后交财务部核准费用预算。
六、经财务部确认费用后，由总经理工作部将“设备添置申请表”送公司领导审批。
设备费用在元以内的由副总经理审批，费用在元以上的须由总经理审批。
七、总经理工作部根据批示意见，在规定的时间内完成添置及发放工作
1.1管理办法
1.1.1其它办公设备购置与领用：
根据本部门工作需要提出申请，经总经理批准后，由办公室负责统
一采购。
采购以“性价比最佳”为原则，同时需确保售后服务的质量。
各使用部门需在办公室办理计算机的领用登记手续，同时登记固定资产台帐。
1.1.2电话与分机统一由IT/OA人员负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。
1.1.3每次通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。
1.1.4禁止使用座机拨打私人长途电话。
1.1.5电话出现故障时通知IT/OA负责人员进行维修。
1.1.6为确保打印、复印机的安全运转，在设备不工作时，由IT/OA人员调成自动休眠状态
1.1.7打印或复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。
1.1.8节约用纸，除重要文件外，采用双面打印、复印模式；使用二次用纸时，注意纸上不得有订书
钉、回形针、大头针等古物。
1.1.9禁止打印或复印私人资料。
1.1.10传真机放置于行政管理部办公室，采用就近原则管理方式，其它部门若需使用时到此处使用
1.1.11不得使用传真传送个人资料，机密文件需经领导批准。
九、办公设备的报修
1、所有办公设备在使用中出现的故障均须严格按办公设备报修程序进行申报。
2、申请报修的程序：
（1）员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通信设备：
报修人填写“设备报修申请单”（附件二），并与技术部网管联系，详细描述故障现象，网管认真做好记录，统筹安排人员在最快的时间内予以解决，故障解决后填写“设备报修记录单”（附件三）并由报修申请人签字确认后技术部归档保存。
（2）其它办公设备（复印机、打印机、传真机等）：
出现故障，及时与总经理工作部取得联系，并由总经理工作部负责解决。
3、经技术部网管鉴定属下列情况造成损坏的，由责任者按物品的购置价格和使用时间、新旧程度折价赔偿。
（见附件四）
（1）安装非工作所必须的软件所引起的故障；
（2）私自拆装计算机；
（3）使用不当造成的计算机及网络故障；
（4）人为的损坏。
十、办公设备报废：
1、凡属正常磨损或工作中发生意外情况造成个人在用办公设备损坏的，由使用者填写“设备报废申请单”（附件五），说明原因和理由，并由技术部网管签署鉴定意见。
2、使用者将“设备报废申请单”报部门经理审批后交财务部审核。
3、单位价值在10000元以下的由主管副总经理签批，10000元以上的由总经理审批后办理报废手续，进行帐务处理，并办理补充新品的领用手续。
十一、办公设备的丢失：
因个人原因造成办公设备丢失的，责任人按设备净值赔偿。
十二、办公设备的检查与监督
各部门经理应严格控制个人在用办公设备的领用，对其使用和保管进行监督，总经理工作部有权对个人在用资产随时进行抽查，并对违反规定者并予以相应处罚，保证公司资产的完整和合理使用。
第一章办公设备的暂借
十三、公司内使用办公设备的暂借：
由申请人在“设备借用登记表”（附件六）上登记，经总经理工作部核实及主管领导批准后，在公司办公资源许可的条件下，予以解决。
十四、公司外使用的暂借：
暂借办公设备（特指复印机、打印机、传真机及投影仪）需带出公司使用的，除按照第十一条要求申请外，需报请总经理工作部主任并获得批准后方可将办公设备带出公司使用。
三、管理规定
八、办公设备的领用与退库：
办公设备属公司资产，使用者有责任和义务妥善保管、合理使用，不能随意转交他人。
1、新调入人员因工作需要需领用办公设备的，须持由部门经理审批的书面申请到财务部办理领用手续。
2、由于工作变动不再需要原个人保管的物品，应及时到财务部办理退库手续。
3.1、复印机使用管理规定
3.1.1、 复印机作为公司内部办公设备，不得对外开放，更不允许复印与工作无关的资料、文件。
3.1.2、 复印机的使用和保养，公司将指定专人进行管理（详见附表<一>）。
3.1.3、复印机的复印权限：
复印页数10页以上的，需所属部门负责人（副经理及以上）签字批准；50页以上的，需所属部门经理及以上签字批准（申请单详见附表<二>）。
3.1.4、 复印文件、资料时，必须在指定管理员处登记、签名，并注明所在部门、所用纸张数和复印内容等（登记表详见附表<三>）；若发现复印与工作无关的文件、资料，管理员应及时把信息反馈给其部门负责人，并做好记录。
各管理员需在每月第一周的第一天把上月的登记内容整理成报表报至综合管理部。
3.1.5、复印机故障报修或其相关耗材的更换，由指定管理员负责上报综合管理部；若因管理员管理不当出现故障、报修不及时或者登记管理不严格，导致纸张及耗材消耗过大，将承担相应的责任。
3.1.6、全体员工应遵守规定，厉行节约，对违反规定的不合理要求，管理人员有权拒绝。
3.2、打印机使用管理规定
3.2.1、 打印机作为内部办公设备，不得对外开放，更不允许打印与工作无关的资料、文件。
3.2.2、与打印机直接相连的电脑使用者为该打印机管理员，负责该打印机的管理（详见附表<一>）。
3.2.3、 打印机的打印权限：
打印页数10页以上的，需所属部门负责人（副经理及以上）签字批准；50页以上的，需所属部门经理及以上签字批准（申请单详见附表<二>）。
3.2.4、 打印文件、资料时，必须在管理员处登记、签名，并注明所在部门、所用纸张数和打印内容等（登记表详见附表<三>）；若发现打印与工作无关的文件、资料，管理员应及时把信息反馈给其部门负责人，并做好记录。
各管理员需在每月第一周的第一天把上月的登记内容整理成报表报至综合管理部。
3.2.5、打印机故障报修或其相关耗材的更换，由其管理员负责上报综合管理部；若因管理员管理不当出现故障、报修不及时或者登记管理不严格，导致纸张及耗材消耗过大，将承担相应的责任。
3.2.6、全体员工应遵守规定，厉行节约，对违反规定的不合理要求，管理人员有权拒绝。
3.3、计算机管理规定
3.3.1、计算机使用人员必须掌握计算机操作技能，严格遵守计算机操作规程，注意安全操作，以防设备损坏，严禁私自拆卸其配置。
3.3.2、计算机使用人员要爱护机器设备，发生故障及时报修。
3.3.3、网络管理员建立公司计算机档案，对计算机的相关软硬件设备的配置、使用及维护等进行统计和登记。
3.3.4、 注意防止计算机病毒感染，定期用病毒杀毒软件进行检测，一旦发现病毒要马上进行清理，若不能达到清理效果，应及时向网络管理员报告。
3.3.5、 凡涉秘材料的存贮和计算机操作系统中的有关密码均应采取相应的保密措施，任何人员不得窃取和泄露有关密码、涉秘材料等。
3.3.6、 机房管理人员要注意维持机房整洁，机房内严禁堆放杂物和吸烟，经常对机房、机器进行必要的整理清扫，做好防尘、防湿、防高温工作。
3.3.7、下班或者外出不回公司者，必须关掉电脑主机和显示器。
3.4、传真机管理规定
3.4.1、 公司传真机的使用和保养，公司将指定专人进行管理（详见附表<一>）。
具体的管理细则请参见综合管理部下发的《关于公司传真机统一管理的通知》。
3.4.2、 外单位人员，未经许可，不得使用本公司传真机设备。
3.4.3、发传真时必须在管理员处登记，不准发与工作无关的文件、资料。
若发现传真与工作无关的文件、资料，管理员应及时把信息反馈给其部门负责人，并做好记录。
管理员需在每月第一周的第一天把上月的登记内容整理成报表报至综合管理部。
3.4.4、全体员工应遵守规定，厉行节约，对违反规定的不合理要求，管理人员有权拒绝。
3.5、办公电话管理规定
3.5.1、 办公室电话是为方便工作，处理公务之用，私事一律不得使用。
3.5.2、 外单位人员，未经许可，不得使用本公司电话。
3.5.3、凡使用办公电话者，必须爱护通讯设备，不准随意拆卸和移位通讯设备，因拆卸和移位造成损坏或线路故障，应照价赔偿。
3.6、扫描仪、优盘、数码相机、数码摄像机、投影仪等管理规定
3.6.1、扫描仪由公司指定人员进行管理，不得扫描与工作无关的文件、资料。
3.6.2、投影仪由公司网络管理员负责管理。
3.6.3、数码相机、数码摄像机由公司综合管理部统一管理。
3.6.4、优盘、移动硬盘、笔记本电脑由领用者保管，应爱惜公司财物，如果丢失或者损毁，自行承担责任。
本制度由公司综合管理部负责解释，本制度自公布之日起执行。
附表<一>、
公司指定的打印机、复印机、传真机、扫描仪管理人员名单
序号
种类
品牌
型号
主要用途
放置部门
公司指定管理人员
1
打印机
HTStar
AR-970
财务开票专用
财务部
雷建全
2
打印机
HP
1020
打印财务凭证专用
丛晓娟
3
打印机
Brother
Fax-2820
财务专用
潘群
4
打印机
EPSON
1600K111H
财务打印票据和报表专用、关务开具发票
薛利娟
5
扫描仪
明基
7650
公用
营销部
王宏霞
6
传真机
Samsung
SF-560
公用
杨婷婷
7
打印机
CANON
ip1000
二楼公用
王成华
8
打印机
Samsung
ML-2010
清水亭厂区公用
清水亭办公室
林华
9
打印机
EPSON
EPL6100L
一楼公用
人事行政部
杨春丽
10
打印机
CANON
2900
三楼公用
综合办
许小裙
11
打印机
Samsung
ML-2010
点面公用
点面资财部
包苗苗
12
一体机
HP
PSC-750
技术部专用
点面技术部
王丽
13
复印机
Sharp
AR-1818
公用
前台
余荣
14
一体机
理光
MP1610L
董事会、综合管理部专用
综合管理部
杨丹
附表<二>、
复印文件、资料申请表
复印内容
复印总页数
申请人
部门
审批
备注：
该申请表适用于复印文件、资料总页数超过10页以上人员
打印文件、资料申请表
打印内容
打印总页数
申请人
部门
审批
备注：
该申请表适用于打印文件、资料总页数超过10页以上人员
复印文件、资料登记表
序号
公司
部门
姓名
复印内容
复印页数
审批人
备注
附表<三>、
打印文件、资料登记表
序号
公司
部门
姓名
打印内容
打印页数
审批人
备注
发送传真登记表
序号
公司
部门
姓名
传真内容
传真页数
接收单位
备注
附表<四>、
办公设备管理人员月统计总表——打印
序号
公司
部门
打印总页数
报废/违规
纸张总页数
合计
违规人员
备注
办公设备管理人员月统计总表——复印
序号
公司
部门
复印总页数
报废/违规
纸张总页数
合计
违规人员
备注
办公设备管理人员月统计总表——传真
序号
公司
部门
传真总页数
违规
纸张总页数
合计
违规人员
备注
附件一：
设备添置申请表
A：
需求部门
申请人
日期
设备名称
型号及规格
月度内预算（是/否）
数量
单价
总金额
合计
注：
如购产品过多请另附表
B：
申购原因:
申请人：
日期：
部门经理意见：
签名：
日期：
库存情况：
总经理工作部意见：
签名：
日期：
财务部意见：
签名：
日期：
主管领导意见：
签名：
日期：
注：
申请人填写A表及B表中的“申购原因”并经部门经理签署意见后交总经理工作部，由
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