Excel 基于场景的使用技巧.docx
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Excel基于场景的使用技巧
Excel2010基于场景的使用技巧
技巧一:
快速删除重复数据
应用场景
小丽是网店的老板娘,她习惯使用Excel,来跟进买家投诉和建议的处理进度。
由于网店生意火爆,订单增加的同时,买家的反馈单也接踵而来,有需要退货的、有要求更换地址的。
有些着急的买家,会一连提交几份内容一样的反馈单,这让小丽无比抓狂!
小丽在询问同事后,开始使用Excel“删除重复项”的功能。
每天,她先将内容重复的买家建议删除,然后才开始各项处理工作。
小丽不禁感叹道:
“就算你发100条,我也能轻松应对啦!
”
Office组件
Excel2010
功能描述
在进行数据核对的时候往往需要核对是否存在重复信息,这时可以运用Excel2010的删除重复项功能对复杂数据表格的重复信息进行快速删除。
操作方法
1.未进行处理的表格（颜色标注部分为重复信息部分。
2.单击【数据】-【删除重复项】。
3.列中包含的各项为表头的标题,若勾选某列,则表示需判断此列数据是否重复;选
择多列,则表示各列数据均重复才判断为重复数据。
设置完成后,点击【确定】。
4.Excel提示已删除重复项,保留唯一值。
5.最终结果（黄色部分为删除重复项后所保留的唯一项。
技巧二:
筛选中的搜索功能
应用场景
老田是居委会主任,这眼看年关快到了,每年一度的社区歌唱比赛也要拉开序幕了。
这不,比赛海报刚贴上没几天,报名表就塞满了比赛的公共邮箱。
面对这么多报名表,同事们都如临大敌,只有老田气定神闲。
只见他从容地打开整理好的选手信息表,点击“筛选”按钮,变戏法儿似的将青年组（年龄在20—35岁的选手准确地筛选出来。
正当同事们还没反应过来,老田又把少儿组、中年组、老年组的选手信息表打印出来了。
老田略带骄傲地说:
“有我老田坐镇,你们还怕什么?
赶紧干活去。
”于是,办公室又如往常洋溢着热腾与忙碌的气氛。
Office组件
Excel2010
功能描述
Excel2010在筛选中集成的搜索功能可助您准确快捷的找出自己所需信息。
操作方法
1.单击【数据】-【筛选】。
2.单击筛选箭头。
3.在搜索条形对话框中输入所需要搜索的信息,如“有限”。
4.单击【确定】,结果如下图所示:
5.若还需要搜索其他信息（如“股份”,且需要将第二次搜索的结果和之前搜索出来
的结果同时显示,则需要勾选“将当前所选内容添加到筛选器”。
6.单击【确定】,结果如下图所示:
技巧三:
扩充编辑栏
应用场景
小丹快被烦死了,也不知道是谁做的破表格,把文字都填在一个单元格里,一定位到单元格,整页就显示的都是这个单元格的内容,其他内容都看不到了。
同事小敏看到她一副愁眉苦脸的样子,就给她支了一招:
“你现在用的是Excel2003,换成2010试试,那里面可以扩充编辑栏,也能收缩,保证你收放自如。
”
Office组件
Excel2010
功能描述
Excel2010的扩充编辑栏功能解决了Excel之前版本编辑栏展开范围过大影响表格工作界面的问题,让您能够自由控制编辑栏的展开和收缩。
操作方法
1.在单元格中输入多行文字（小诀窍:
输入文字时,可按Alt+Enter键在同一个单元
格内强制换行。
编辑栏中仅显示首行文字。
2.点击编辑栏末尾的下拉箭头,可以扩展编辑栏。
3.扩展之后,即可看到所有文字。
技巧四:
跨越合并
应用场景
大兵刚进入咨询公司,每天要接待大量的客人和处理大量的表格。
为了对每位顾客提供个性化的服务,他经常要增加或删减一些信息并合并、拆分单元格。
同样的鼠标操作,让大兵烦不胜烦。
自从他发现了跨越合并这一功能,合并单元格的工作变得简单、轻松多了。
现在,他只要选定需要合并的单元格,并执行跨越合并的命令,就能让多行同时完成合并。
Office组件
Excel2010
功能描述
在使用Excel进行数据处理的时候,往往会用到合并居中命令。
Excel2010提供的“跨越合并”功能,可以实现多行分别合并单元格的功能。
操作方法
1.如下图,希望将黄色标示区域每行的单元格分别合并。
2.在之前的Excel版本中我们只能每行进行一次“合并后居中”,而在Excel2010中可
以实现跨越合并,让合并一次到位。
选中所需跨越合并区域,在【开始】选项卡下,按下图所示选择【跨越合并】。
3.结果如下图所示:
技巧五:
套用表格格式应用场景
“小张,你这个表格里密密麻麻的这么多数据,看的我头大!
”
“哦,老板,要不我给你泡杯茶,慢慢看。
”
“不用了,你把数据隔行填上颜色,再拿给我,不然看着看着就串行。
”
“隔行填色啊?
好几千行呢……今天又要加班了。
老板,咱们公司加班有加班费吗?
”
“加班费?
你如果做不出来,就准备打铺盖走人吧,还加班费!
人家小李怎么就不加班?
上次几万行数据都是这样做的。
”
Office组件
Excel2010
功能描述
操作方法
1.Excel2010的套用表格格式功能可以根据预设的格式,将我们制作的报表格式化,
产生美观的报表。
从而节省使用者将报表格式化的许多时间,同时使表格符合数据
库表单的要求。
套用表格格式步骤如下:
2.把鼠标定位在数据区域中的任何一个单元格,单击【开始】-【套用表格格式】。
3.选择自己所需要的表格样式,如图所示。
4.Excel2010自动选中了表格范围,单击【确定】应用表样式。
5.结果如下图所示:
技巧六:
页面布局视图
应用场景
小美最近一听到让她打印表格就头疼,又是页眉又是页脚的,还有好大好大的表格要调整打印位置。
“小笨笨,这儿有一个按钮,点一下就能搞定,费那么大劲干啥?
”好姐妹小茜点着她的脑门支了一招。
“这是我的脑门,不是按钮,别乱点!
你说的按钮在哪儿?
”
Office组件
Excel2010
功能描述
Excel2010增加了“页面布局”视图,从而帮助用户在分页预览工作表的同时编辑数据、编辑页眉和页脚等,适合于在打印Excel2010工作表时使用。
操作方法
1.点击Excel窗口右下角的“页面布局按钮”,如图所示。
2.进入“页面视图”后,用户可在分页预览工作表的同时编辑数据、编辑页眉和页脚
等。
例如:
添加工作表页眉。
技巧七:
显示“开发工具”选项卡
应用场景
小强是个Excel达人,同时也是一个惜字如金的人。
同事总来问他Excel的问题,通常他们的对话是这样的:
“强哥,录制宏的功能在哪儿啊?
”
“开发工具。
”
“哪儿有开发工具?
我怎么找不到?
”
“自定义。
”
“怎么自定义啊?
强哥你教教我。
”
“文件。
”
“需要打开哪个文件?
在哪个盘里?
”
“不用。
”
“那应该怎么做?
”
“文件。
”
“什么文件啊?
你是说点这个‘文件’命令?
”
“对。
”
必须有强大的意志力和耐心,才能从他嘴里掏出真材实料的东西。
Office组件
Excel2010
功能描述
当用户希望使用宏功能时,可在“开发工具”选项卡下选择相应命令。
在默认情况下,功能区中不显示“开发工具”选项卡,需要用户进行自行设置。
操作方法
1.点击【文件】-【选项】打开“Excel选项”窗口。
2.在“自定义功能区”选项中,勾选右侧列表中的“开发工具”。
3.点击【确定】,功能区中即可显示“开发工具”选项卡。
技巧八:
数据有效性
应用场景
小可是保险公司的一名小职员,每天整理投保人的信息是他工作中最主要的事情。
由于信息化的需要,所有纸质表单的信息必须手工录入信息库里。
为了避免手工输入的错误,小可使用了数据有效性的功能,他将每项信息按照数据类型,设定其范围,并且不允许重复。
这从最大程度上,减小了小可手动输入产生错误的可能性。
Excel可谓是数据员的贴心小秘书。
Office组件
Excel2010
功能描述
Excel强大的制表功能,给我们的工作带来了方便,但是在表格数据录入过程中难免会
出错。
Excel2010的“数据有效性”功能,可以限定允许输入的数据类型和范围。
在日常表格数据录入中,有些信息是不能重复的（如:
身份证,电话号码等,“数据有效性”功能可以防止重复数据的录入,
操作方法
1.选中需要录入数据的列（如:
B列,单击【数据】-【数据有效性】。
2.弹出“数据有效性”对话框,切换到“设置”选项卡,点击“允许”下拉菜单,选
择“自定义”,在“公式”栏中输入“=countif（b:
b,b1=1”。
3.单击“出错警告”选项卡,选择出错警告信息的样式,填写标题和错误信息,最后
单击“确定”,完成数据有效性设置。
4.此时当我们输入重复信息时,Excel2010便会警告您输入信息重复,这时,只要单
击“否”,关闭提示对话框,重新输入正确的数据,就可以避免录入重复的数据。
技巧九:
如何将Excel表格保存到SharePoint
应用场景
胖虎负责各个门店的销售管理,下面的人总是不能按他的要求提交数据,每次交上来的Excel表格都是乱七八糟的,需要花费大量时间整理、汇总,遇到紧急情况,根本没法快速得到最新的统计结果。
一种新的方式让他如释重负,通过将标准的Excel模板上传到SharePoint上,各门店都可以登录到SharePoint上,填写同样的表格,不仅节省了所有人的排版时间,还能瞬间得到统计报表,省掉了一大堆不必要的数据整理、复制粘贴、汇总的中间环节。
Office组件
Excel2010
功能描述
日常事务中,我们常常需要进行各类报表的上报。
将Excel表格保存到SharePoint可以方便的快捷的完成各类表格上报和信息传递。
操作方法
1.单击【开始】-【保存并发送】,选择“保存到SharePoint”。
2.在“保存到SharePoint”界面可单击“发布选项”对发布表格内容进行设置,设置
完成后,单击“另存为”进行保存。
技巧十:
利用ExcelWebApps在线编辑工作表
应用场景
阿曼达习惯随时查看公司的报表和数据。
由于工作原因,最近她总是被派到各地出差。
看不到那些报表和数据,她觉得空荡荡的若有所失,就像得了报表依赖症。
她的助理得知这个情况,把Excel发布到WindowsLiveSkyDrive上,并告诉她Excel可以在线操作。
这让阿曼达欣喜若狂,她终于能随时看到那些数据了,在出差时也能做出正确决策。
Office组件
Excel2010
功能描述
ExcelWebApps可以让用户使用浏览器查看和编辑Excel文档。
操作方法
1.单击【文件】-【保存并发送】-【保存到Web】-【登录】。
2.将表格保存到您的个人空间WindowsLiveSkyDrive（您需要具有WindowsLiveID,
可免费申请。
3.这样就可以用浏览器查看或在线编辑Excel文档了。
4.在OfficeWebApps中,可以进行各种常规操作,例如:
筛选数据,操作步骤图所
示:
5.在新列添加完表头后,ExcelWebApp可以自动扩展格式。
例如:
输入毛利润。
6.在ExcelWebApp中同样可以使用公式和函数,操作步骤图所示:
7.还可以进行常规格式的设置,例如:
将数字设置成货币格式,具体操作步骤图:
8.还可以对文件进行“另存为”、“共享”、“下载”等操作。
技巧十一:
输入函数时自动提示
应用场景
小峰打小数学和英语都不好,又偏偏摊上了一份需要经常使用Excel函数的工作。
每月经理催缴统计表格,都是他最头疼的时候。
小峰百般无奈之下,只好求助于在外企上班的表姐。
表姐告诉小峰,其实Excel2010里面的函数可以自动提示,输入函数前几个字母就可以了,英语差也没关系,照样不会拼错函数名。
数学差也没关系,反正计算是Excel在做……
Office组件
Excel2010
功能描述
Excel2010在函数输入时会自动提示函数格式,
操作方法
1.输入函数名称,注意在输入几个字符后即可显示自动提示:
2.当需要输入函数的参数时,会显示各个参数的提示,如下图所示:
技巧十二:
IFERROR函数的运用
应用场景
浩子是物流公司的运营老总,生意越做越大,每个月的营业额让他笑得合不拢嘴,但是,有件事情让他挺闹心的,分公司交上来的每月利润表总是显示很多计算错误。
浩子仔细研究了下,原来大部分的计算错误都不是真正的错误,而是类似于除0这样的问题,但是显示出来的错误信息就让人看着很难受,总觉得有一大堆问题。
于是,浩子设计了一个模板,使用IFERROR函数来判断错误并显示结果。
果不其然,随后收到的报表看着就舒服多了。
Office组件
Excel2010
功能描述
该函数主要用在避免数据运算时,出现“#NA”的错误,而导致后面的数据无法正常计算。
IFERROR函数的格式是IFERROR（value,value_if_error。
例如,要在下图中计算利润率,利润率=利润/销售额。
如果销售额未填写,或者是0,则计算会出错。
采用IFERROR函数后,即可避免出现除零错误。
操作方法
1.选定单元格,输入函数,如图所示。
2.“value”参数表示所需计算的值或公式,此处为“C7/B7”。
“value_if_error”参数
表示如果此计算公式出错了应如何处理,此处为两个连续的英文双引号“”””,表示若“C7/B7”的值错误,则显示空值。
3.向下填充公式后,结果如下图所示:
技巧十三:
SUMIFS函数的运用
应用场景
老李这个产品经理,在公司可是出了名的“江湖百晓生”,传说中,只要给他一张Excel表,问他关于任何细节,他都如数家珍。
新进员工央求老李赐教,老李笑了笑:
“其实不要听他们胡扯,我只不过是在他们还在使用SUMIF的时候,开始使用SUMIFS了。
”
Office组件
Excel2010
功能描述
该函数解决了需要在多条件情况下进行求和运算的问题,扩展了SUMIF函数的功能。
例如:
需要计算北京薯片的销售额,
操作方法
1.选定单元格,输入函数,SUMIFS函数的格式为:
2.SUMIFS（sum_range,criteria_range1,criteria1[criteria_range2,criteria2]…。
3.“sum_range”表示所需要进行求和的数据范围。
在本例中所需选择的数据范围就
是“G5:
G16”。
4.“criteria_range1”表示条件1的范围,在本例中所需选择的条件范围是“城市”列,
即“B5:
B16”。
5.“criteria1”表示条件1,本例中条件1为“城市是北京”,用”北京”表示。
6.“criteria_range2”表示条件2的范围,本例中条件2的范围为“产品”列,用“C5:
C16”
表示,“criteria2”表示条件2,本例中条件2为“产品是薯片”,用”薯片”表示。
7.最后得出北京薯片销售额的结果,如下图所示:
技巧十四:
迷你图
应用场景
老胡做股票十多年了,经历了股市的风风雨雨,有了不少心得和独特的方法。
他一直在用Excel管理股市资金和盈亏状况。
在采用Excel2010后,现在,老胡能够直观地用迷你图查看资金的变化趋势,更好地把握建仓和出货的机会。
Office组件
Excel2010
功能描述
Excel2010全新的迷你图功能可以帮助您在工作表数据的基础上进行展示并对趋势做出比较,提升用户对数据的洞察能力。
操作方法
1.选中需要构建迷你图的单元格。
在【插入】选项卡中,单击迷你图组中的【折线图】,
选择数据范围（资金列的数据,单击【确定】。
2.迷你图绘制在单元格中。
3.将鼠标移动到迷你图单元格的右下角,显示填充柄黑十字指针时,向右拖动,每个
单元格都绘制出对应数据的迷你图。
4.在【迷你图工具】-【设计】下,单击【柱形图】,可将折线图变为柱形图显示,并
可以在“样式”组中修改显示样式,设置“迷你图颜色”。
技巧十五:
条件格式
应用场景
老胡用Excel管理股票交易数据,面对大量的数字,很难敏感地捕捉到股市的变化和机会。
他找到了一个好的方法,用条件格式通过色条、图标等,直接可以在数据中标注。
这样,他就能明察秋毫,不放过任何一个好机会。
Office组件
Excel2010
功能描述
提供突出显示单元格规则、项目选取规则,以及数据条、色阶和图标集,您可以更轻松地应用条件格式,实施和管理多个条件格式,自由控制图标集的显示,以便更加准确地通过图示展现数据。
操作方法
1.选中所需要运用条件格式的列或行。
2.在【开始】选项卡中单击【条件格式】-【数据条】;选择渐变填充样式下的“浅蓝
色数据条”。
3.结果如下图所示,并可以注意到,负数对应的数据条是反方向的红色色条。
4.也可以设置图标集条件格式。
选中所需要运用条件格式的列或行。
5.在【开始】选项卡中单击【条件格式】-【图标集】,此处选择“三向箭头”。
6.效果如下图所示。
7.Excel2010中可自定义条件格式和显示效果,例如:
只显示“绿色箭头”图标。
可
选中数据后,单击【开始】-【条件格式】-【管理规则】。
8.单击【编辑规则】。
9.按下图所示设置图标的显示条件。
10.单击【确定】,效果如下图所示。
技巧十六：
使用切片器进行多数据透视图技巧十六：
使用切片器进行多数据透视图表的联动分析应用场景老马10年前买了一辆车跑起了货运，10年的打拼让他拥有了属于自己的货运站，当上老板的老马却一点也高兴不起来，每天工作到深夜，别提有多累了，尤其到了年底，汇总数据更是老马的噩梦。
儿子小马今年大学毕业，回家子承父业作了老爸的助手，儿子给老马支了一招，建立数据透视表，然后使用切片器把多数据透视表联动起来，这样就可以对不同地区的货物运送情况一目了然了。
有了儿子支持，老爸你可以睡个好觉了。
Office组件Excel2010功能描述Excel2010的切片器可以进行多数据透视图表的联动分析，让使用者能够清晰的看出各类数据的变化情况。
操作方法1.选择所需要进行联动分析的数据透视图表，单击【插入】-【切片器】。
2.选择用于切片分析的字段，例如“地区”和“产品名称”，单击【确定】生成切片
器。
3.结果如下图所示。
4.将切片器与数据透视表进行连接，即可实现联动分析。
单击选中一个切片器，【切在片器工具】下选择【数据透视表连接】。
5.勾选需要联动的透视表。
6.此时切片器就可以控制多个透视表的数据，实现联动功能。
结果对比图如下。
（可将切片器拖动到数据透视图表的旁边，更便于查看和操作）。
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