福建外经贸厅电子公文传输系统.docx

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福建外经贸厅电子公文传输系统

丽水市电子公文交换平台

用户手册

丽水市政府信息中心

福建榕基软件开发有限公司

二○一四年十一月

1前言

电子公文交换平台以政务网为依托，实现丽水市委、市政府、人大、政协市直各单位以及各县市区单位之间的电子公文交换。

本手册将为普通电子公文交换平台的用户提供操作指南，指导用户了解，并正确使用系统的操作方法。

2升级说明

2.1实现公文批量签收

用户可以在[待收公文]视图中，勾选要签收的公文，然后点击右上方的签收公文，实现公文的批量签收。

2.2增加公文修改发布范围

用户可以在公文发布后，通过修改发布范围增加或取消其中的一些接收单位。

2.3修改联合发文的工作模式

用户使用一般公文发布的模式分发联合盖章公文，实现多单位同时盖章。

2.4增加与OA系统会议管理模块会议通知的对接

用户可以在OA系统会议管理模块中发布会议通知，当设定接收单位后，会议通知可以通过公文交换系统下发给各单位。

2.5增加与OA系统领导批示模块的对接

用户可以在OA系统领导批示模块中操作【送各单位办理】，系统可以通过公文交换系统把批示件下发给各单位。

3操作指南

3.1准备工作

在开始使用电子公文交换平台系统管理功能之前，请确认您的计算机是否满足下列要求：

3.1.1硬件配置

项目

最低配置

推荐配置

处理器

Celeron500以上

PIII800

内存

64M

128M

硬盘

100M

500M

3.1.2软件配置

项目

推荐配置

操作系统

中文WindowsXP、2000、Win7

浏览器

InternetExplorer6.0以上

备注：

（1）在IE中添加本站点为受信任的站点：

右击IE属性，选择“安全”选项里的“受信任”的站点，点击站点按钮，按站点加入即可。

（2）建议不使用上网助手与IE插件等等。

（如：

3721、雅虎助手等）

3.2系统登录

1）确认计算机已正常接入政务网。

2）打开IE浏览器，在地址栏输入相应的公文交换系统的IP地址：

如景宁县：

.jn.ls.local登录公文交换平台。

如下图所示：

3）在首次登录的时候建议对页面上的控件进行下载。

4）在登录页面上输入相应单位授予的用户名和密码，验证通过后登录电子公文交换平台。

3.3程序界面

登录普通电子公文交换平台之后的主页面,如下图：

〖视图按钮〗：

1）待收公文:

显示所有未签收的电子公文。

2）待处理公文：

显示所有已签收但未处理完的盖章或会办文件。

3）待跟踪公文：

显示所有已发布但未办结的盖章或会办文件。

4）已收公文:

显示所有已签收的电子公文。

5）拟发公文:

显示所有已起草还未发布的电子公文。

6）已发公文:

显示所有已发布的电子公文。

7）通知公告:

显示各类通知公告，或写反馈消息给指定单位。

8）领导批示：

显示所有领导批示件的签收、反馈的批示件公文。

9）会议管理：

显示所有下发会议的签收、反馈的会议通知类公文。

3.4普通公文发布

〖电子公文登记〗：

1）登录系统后，在[拟发公文]视图右上角点击【新建公文】按钮，系统生成一个新的公文登记表单（下图）；

2）详细填写好公文要素信息：

（带*号项为必填项）

发文字号：

如“丽政发〔2007〕1号”

文件标题：

文件的标题，此项为必填项。

文件添加：

上传正式成文的公文（.doc、.ceb等文件格式均可）。

附件说明：

注释电子文件。

主送机关：

可通过键盘输入文件主送机关统称，也可以通过点击“选择”按钮来选取。

抄送机关：

与主送机关的操作方法相同。

主题词：

可通过键盘输入主题词，但较为方便的操作方法是点击“提取”按钮，软件自动从公文标题提取相关的主题词，然后再根据实际情况加以修改。

附注说明：

填写简要的注释。

印发机关：

填写印制文件单位。

印发日期：

点击“选择”按钮，从弹出的日期对话框选取日期。

印发份数：

填写文件印发的份数。

成文日期：

填写文件草拟的日期。

分发范围：

光标移到该栏，自动复制主送机关、抄送机关栏的内容。

用户可根据分发需要，点击“选择”增删单位，但分发单位必须为系统内存在的单位。

3）点击【保存】按钮保存此文件，如下图所示：

4）点击【盖章】按钮（注意：

插入电子公章u盘）

系统将自动跳转到添加的那份ceb正式文件界面如下图所示：

1、选择公章；2、盖章

5）加密：

文件格式由.ceb格式转化为.dat格式

6）发布公文：

直接点击【发布】按钮，文件将自动发送给“分发范围”的相应单位，并保存在已发文件栏。

同步发送“消息”到办公助手提醒用户及时收文，如果公文助手不在线，发送“短信”提醒用户及时收文；反之，没有发布公文，文件将被保存在拟发公文栏。

7）查看公文接收情况：

在已发公文里，选择文件，并点击【接收情况】可查看相应单位是否已接收。

如下两图所示：

8）取消公文发布：

在已发文件视图中，选择文件并点击【取消发布】按钮（下图）

在弹出的对话框中，输入取消发布的原因，系统将把该原因自动通知给所有已接收该公文的单位，如果没有填写取消原因，该文件则不能被取消发布。

9）修改发布范围：

在已发文件视图中，选择文件并点击【修改发布范围】按钮，

在弹出的对话框中，分发范围中可以增加或取消分发单位，然后点击确定。

10）重新发布公文件：

取消发布公文后，可直接修改相关信息，并保存重新发布。

如果不需要发布该文件，直接点击删除按钮。

【注意】：

关于公文要素：

•公文要素信息中的“发文字号”、“标题”、“正文”和“发布范围”等带*号的项目为必填项，不得为空，请公文发布单位认真填写。

•发文机关名称、发文字号等为常用字段，系统提供输入记忆功能，第一次填写后，下次登记可通过相应【选择】按钮选择输入内容。

•发文机关，即公文的发送机关（如“市发改委”）。

•发文字号，由机关代字（如“市发改委”）+发文年号（如“2007”）+发文序号（如“35”）组成。

•成文日期，可以通过选择方式输入。

3.5会议通知的发布

〖电子公文登记〗：

流程

【新建会议通知】→【填写基本信息】→【发布通知】

→【接收情况查看】→【回复情况查看】

具体操作参照普通公文发送。

查看反馈情况：

3.6联合发文

【新建公文】→【填写基本信息】→【添加正式公文】

→【保存】→【制版】→【A单位盖章】→【转盖章】

→【B单位盖章】→【回复给A单位】→【A单位刷新】→【加密】

→【发布公文】→【接收情况查看】

1）新建公文

2）填写基本信息

3）添加正式公文

4）保存

5）制版

6）盖章

以上步骤参照普通公文发送

7）选择在【分发范围】选择发布范围B后，点击保存，如图

8）转盖章，点击【转盖章】按钮，如图

点击确定，这份文件就发送给“B单位”：

9）B单位盖章

1、B单位操作如下：

进入公文交换平台，在待收公文一栏中找到需要盖章的信息，一般是“转盖章XXX”的消息，点击进入，如图

2、点击签收，签收公文。

3、点击盖章，具体操作同一般公文：

4、盖完章，效果如图

5、盖章完成时，点击盖章完毕，在确认消息中点击确定。

6、点击盖章反馈，可以填写消息给A单位。

保存后点击【发布】，可以将消息回复给A单位，如图：

10）A单位查看更新

1、A单位进去在通知公告一栏中找到相应的转盖章文件提醒

2、盖好章的公文就出现在已发公文里，点击进入，打开ceb文件，盖章已经自动更新。

3、A单位点击盖章完毕，系统将自动新建一份拟发公文。

4、A单位打开拟发公文，进行加密、发布，操作同普通公文。

5、如果需要B单位、C单位盖章，只需要在新建公文时分发范围中选择两个单位，保存后点击【转盖章】即可。

3.7公文接收

〖接收电子公文〗：

1）接收电子公文：

登陆电子公文交换平台后，在“待收公文”页面，可以看到所有未签收的电子公文，如下图所示：

2）在列表中勾选要签收的文件，然后点击【签收公文】，可以批量签收文件。

或者点击打开文件，进行单独一份文件的签收。

3）在公文查收页面可以执行下列操作：

【签收公文】：

单击该按钮，系统会提示签收成功，并可以查看、下载该电子公文的正文和附件。

【解密】：

针对.dat文件格式需要解密，其它格式无需解密。

【反馈】：

在不能正常签收的情况下，可在点击【反馈】反馈不能接收信息。

（通常能签收的文件，不再反馈。

）

【打印】：

红头红章打印有份数限制

【黑章打印】：

虚章打印，没有份数限制

4）在线查看和下载正文和附件：

•在线浏览：

若计算机上已安装相应格式的正文和附件的阅读软件（如MicrosoftWord、apabiReader等），则用鼠标单击正文和附件，可以实现在线查看；

•文件下载：

用鼠标右键单击要下载的电子公文，选择【目标另存为】菜单项→选择文件存放目录→执行【保存】。

【注意】：

1）在签收电子公文之前，只能查看公文要素信息，不能查看、下载电子公文的正文和附件内容。

2）单击待收公文进入公文浏览界面后，系统将自动向发文单位反馈浏览单位、浏览时间；执行签收按钮之后，将自动反馈签收单位、签收时间。

3.8会议通知的接收

流程如下：

具体操作参照普通公文接收

【待反馈会议通知】→【回复与会人员信息】→【打印】

3.9领导批示的接收

流程如下：

具体操作参照普通公文接收

【待收公文】→【签收】→【查看正文】→【办理反馈】或【申请延期】

3.10消息反馈

〖查看、接收消息反馈〗：

1）接收消息反馈的入口：

点击“通知公告”视图，可以看到所有待收和已收的消息反馈信息。

2）点击并打开要浏览的一条文档，便可阅读详细内容。

〖发送消息反馈〗：

1）在首页中，点击【新建公告】按钮，系统生成一个新的通知登记表单；

2）准确填写通知的要素信息（包括标题、发布范围、类型、发布单位和发布时间，其中发布范围可从系统单位库或自定义群组中选择）和正文内容；

1）执行【保存】按钮；

2）执行【发布】按钮，该通知便发送给所选择的发布范围。

3）在文件签收后视需要手工执行【反馈】，也可以发布相关反馈信息。

3.11常见问题解答（FAQ）

〖我为什么不能下载电子公文〗：

原因：

电子公文在签收之后才能下载。

〖我为什么不能查看文件内容〗：

原因：

没有安装电子公文的浏览工具（如apabireader2.1），所以不能打开公文。

〖我为什么不能上传附件〗：

原因：

没有安装文件上传的控件。

解决方式：

对登陆界面的控件进行下载。

〖加密解密的时候为什么会有错误〗：

原因：

1、方正电子公章客户端组件未安装

2、弹出窗口程序阻止了跳出的加密解密窗口

解决方式如下图所示：

关闭弹出窗口阻止程序

〖为什么不能打印〗：

11）当你首次执行打印功能时，系统会弹出如下图所示的对话框，请选择【是】按钮，系统将自动下载并安装Web打印控件。

12）请确认已正确配置打印机，您可以通过打印机测试功能检测是否正确配置。

13）确认上述两个步骤后，您可以按“打印”按钮直接打印。

若您要设置打印信息，可以按工具栏上的“打印设置”，在下图中调整页边距，设置页面方向、页的范围和打印方向。

〖为什么打印没有公章〗：

原因：

没有正常的单位标识

解决：

插入电子公章u盘