GMP文件管理制度.docx

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GMP文件管理制度

Q/SMP-DM

x公司GMP文件

警示：

1公司所有GMP标准类文件，由企业质量管理负责人（质量管理中心主任）最终批准。

2正式执行的GMP标准类文件复印件，在首页页眉上必须加盖有“文件有效照章执行”的GMP文件专用章（有二页或二页以上的文件须加盖骑缝章）。

3分发、使用的GMP文件为批准的现行文本。

已撤销和过时的文件除在质保部文件管理室留档备查外，不得在工作现场出现。

题目

GMP文件管理制度

编号

Q/SMP-DM-1-01-2007

生效日期

2007年11月11日

共53页

第1页

颁发部门

质量管理中心

分发部门

质保部、质检部、生产技术部、工程设备部、物料管理部、物料供应部、人事中心

收件人签名

责任人

签名

签名日期

起草人

年

月

日

审核人

年

月

日

QA审阅人

年

月

日

批准人

年

月

日

目次

目次2

前言6

引言8

1目的9

2范围9

3责任9

4规范性引用内部文件9

5术语和定义9

5.110

GMP文件10

（1）GMP10

（2）文件10

（3）规范性附件10

（4）资料性附件10

（5）表格10

（6）记录10

（7）质量记录10

（8）基准记录10

（9）规程10

（10）标准操作规程11

（11）生产工艺规程11

（12）批11

（13）批记录11

（14）基准批生产记录、批包装记录11

（15）基准批检验记录11

（16）文件修订11

（17）文件撤消11

5.212

产品12

（1）成品12

（2）待包装产品12

（3）中间产品12

5.312

物料12

（1）原辅料12

（2）包装材料12

5.412

生产12

5.513

包装13

5.613

确认13

5.713

验证13

5.813

质量管理体系13

（1）质量13

（2）要求13

（3）质量方针13

（4）质量目标13

（5）质量管理13

（6）质量控制14

（7）质量保证14

（8）质量计划14

（9）过程14

（10）程序14

（11）系统14

（12）体系14

5.914

标准14

（1）技术标准14

（2）质量标准14

（3）管理标准15

（4）工作标准15

5.1015

负责人15

6规范用词15

7文件要素概述15

7.1封面、表头15

7.2目次16

7.3前言16

7.4引言16

7.5题目16

7.6目的16

7.7范围16

7.8责任16

7.9规范性引用外来文件17

7.10规范性引用内部文件17

7.11术语和定义18

7.12正文18

7.13规范性附件18

7.14资料性附件18

7.15参考文献18

7.16终结线18

8文件字号、字体、材料和幅面18

9GMP文件分类19

图1标准类文件分类19

图2基准记录类文件分类20

表1部分标准类文件细分及英文缩写对照21

10文件要求通则22

表223

标准类文件及基准批生产记录、批包装记录、批检验记录文件制定程序的阶段划分及要求23

11各类文件要求细则25

11.1管理标准类文件编号方法、制定程序及管理要求25

11.1.1管理标准类文件的编号方法25

图3管理标准类文件的编号方法26

11.1.2管理标准类文件制定程序及管理要求26

表3管理标准类文件起草、审核的具体责任部门26

11.2工作职责类文件编号方法、制定程序及管理要求26

11.2.1工作职责类文件的编号方法26

11.2.2工作职责类文件制定程序及管理要求26

图4工作职责类文件的编号方法27

11.3标准操作规程类文件编号方法、制定程序及管理要求27

11.3.1标准操作规程类文件的编号方法27

图5标准操作规程类文件的编号方法27

11.3.2标准操作规程类文件制定程序及管理要求27

表4标准操作规程类文件起草责任28

11.4监控规程类文件编号方法、制定程序及管理要求28

11.4.1监控规程类文件的编号方法28

图6监控规程类文件的编号方法28

11.4.2监控规程类文件制定程序及管理要求28

11.5清洁规程类文件编号方法、制定程序及管理要求28

11.5.1清洁规程类文件的编号方法28

11.5.2清洁规程类文件制定程序及管理要求28

图7清洁规程类文件的编号方法29

11.6内控标准类文件编号方法、制定程序及管理要求29

11.6.1内控标准类文件的编号方法29

图8内控标准类文件的编号方法29

11.6.2内控标准类文件正文内容的要求29

11.6.2.1内控标准类文件正文内容制定必须遵守的法定依据29

11.6.2.2中药材、饮片内控标准类文件正文内容29

11.6.2.3化学原辅料内控标准类文件正文内容31

11.6.2.4包装材料内控标准类文件正文内容31

11.6.2.5中间产品（包括待包装产品）内控标准类文件正文内容32

11.6.2.6成品内控标准类文件正文内容32

11.6.3内控标准类文件制定程序及管理要求33

11.7检验操作规程类文件编号方法、制定程序及管理要求33

11.7.1检验操作规程类文件的编号方法33

图9检验操作规程类文件的编号方法33

11.7.2检验操作规程类文件制定程序及管理要求33

11.8实验室仪器操作维护规程类文件编号方法、制定程序及管理要求34

11.8.1实验室仪器操作维护规程类文件的编号方法34

图10实验室仪器操作维护规程类文件的编号方法34

11.8.2实验室仪器操作维护规程类文件制定程序及管理要求34

11.9生产工艺规程类文件编号方法、制定程序及管理要求34

11.9.1生产工艺规程类文件的编号方法34

图11生产工艺规程类文件的编号方法34

11.9.2生产工艺规程类文件正文内容35

11.9.3生产工艺规程类文件制定程序及管理要求36

表5生产工艺规程类文件起草责任36

11.10设备操作维护保养规程类文件编号方法、制定程序及管理要求37

11.10.1设备操作维护保养规程类文件的编号方法37

图12设备操作维护保养规程类文件的编号方法37

11.10.2设备操作维护保养规程类文件制定程序及管理要求37

11.11基准批生产记录、批包装记录类文件编号方法、制定程序及管理要求37

11.11.1基准批生产记录、批包装记录类文件的编号方法37

图13基准批生产记录、批包装记录类文件的编号方法37

11.11.2基准批生产记录类文件的内容38

11.11.3基准批包装记录类文件的内容38

11.11.4基准批生产记录、批包装记录类文件的制定程序及管理要求39

表6基准批生产记录、批包装记录类文件的英文缩写及起草责任39

11.12基准批检验记录类文件编号方法、制定程序及管理要求40

11.12.1基准批检验记录类文件的编号方法40

图14基准批检验记录类文件的编号方法40

表7基准批检验记录类文件的英文缩写40

11.12.2基准批检验记录类文件的内容40

11.12.3基准批检验记录类文件的制定程序及管理要求41

12附件42

附件一（规范性附件）：

文件封面、首页表头及次页表头的格式43

附件一

（1）管理标准、技术标准类文件封面及次页表头的格式43

附件一

（2）工作标准类文件首页表头及次页表头的格式45

附件一（3）基准批生产记录类封面及次页表头的格式46

附件一（4）基准批包装记录类封面及次页表头的格式48

附件一（5）基准批检验记录类封面及次页表头的格式50

附件二（规范性附件）：

文件复印及分发收回表52

附件三（规范性附件）：

GMP文件专用章53

前言

Q/SMP-DM-1《GMP文件管理制度》（以下可简称为本标准）是公司药品质量管理体系系列管理标准之一，本系列管理标准的结构如下：

——Q/SMP-CM-1《公司生产和质量管理机构及人员培训、体检、考核管理制度》

——Q/SMP-DM-1《GMP文件管理制度》

——Q/SMP-EM-1《厂房与设施、设备管理制度》

——Q/SMP-HM-1《卫生管理制度》

——Q/SMP-MM-1《物料采购制度》

——Q/SMP-MM-2《物料管理制度》

——Q/SMP-PM-1《生产管理制度》

——Q/SMP-QA-1《企业质量方针、目标、措施》

——Q/SMP-QA-2《质量保证管理制度》

——Q/SMP-QC-1《质量控制管理制度》

——Q/SMP-SM-1《产品销售记录与退货、收回管理制度》

——Q/SMP-VM-1《验证管理制度》

本标准参照了GB/T1.1—2000《标准化工作导则第1部分：

标准的结构和编写规则》、GB/T15496—2003《企业标准体系要求》、GB/T15497—2003《企业标准体系技术标准体系》、GB/T15498—2003《企业标准体系管理标准和工作标准体系》、GB/T19000—2000《质量管理体系基础和术语》、《药品生产质量管理规范》（98年版）等标准、规范中的“术语和定义”，重新编制了适合本公司的“术语和定义”。

本标准代替SMP-DM-001-02《GMP文件管理制度》、SMP-DM-002-01《GMP文件分类及编号管理规程》、SMP-DM-003-01《GMP文件术语和规范用词说明》、SMP-DM-004-00《企业质量标准和检验操作规程起草、审核、批准管理规程》、SMP-DM-005-02《生产工艺规程起草、审核、批准管理规程》、SMP-DM-006-02《岗位操作规程起草、审核、批准管理规程》、SMP-DM-007-01《批生产记录、包装记录、起草、审核、批准管理规程》。

本标准与被代替的文件相比，简化了文件的制订过程，提高了文件的技术要求，其他主要变化如下：

——修订了文件格式；

——修订了文件编号方法；

——修订了部分文件的中英文缩写；

——将附件划分为“规范性附件”和“资料性附件”；

——废除了DF-001-01《文件起草申请及批准表》、DF-002-01《文件起草传阅、审核记录》、DF-003-01《文件复印及分发表》、DF-004-01《资料复印审批表》、DF-005-01《记录类文件重新制作申请批准表》、DF-006-01《文件修订申请表》、DF-007-01《文件废除申请表》、DF-008-01《文件销毁申请及记录》、DF-009-01《文件收回申请及记录》、DF-010-01《文件执行情况检查记录》；

——新增《文件复印及分发收回表（DF）》；

——新增“批检验记录”的起草、修订、审查、批准、撤销、复印、分发、收回及保管条款。

本标准的附件均为规范性附件。

本标准由批准人负责最终的解释。

本标准的批准人：

。

本标准所代替标准的历次版本发布情况为：

——SMP-DM-001-00、SMP-DM-001-01、SMP-DM-001-02；

——SMP-DM-001-00、SMP-DM-002-01；

——SMP-DM-003-00、SMP-DM-003-01；

——SMP-DM-004-00；

——SMP-DM-005-00、SMP-DM-005-01、SMP-DM-005-02；

——SMP-DM-006-00、SMP-DM-006-01、SMP-DM-006-02；

——SMP-DM-007-00、SMP-DM-007-01。

引言

《药品生产质量管理规范》（GMP）是药品生产企业对药品质量和生产进行控制和管理的基本要求，目的是确保持续稳定地生产出适用于预定用途、符合注册批准要求和质量标准的药品，并最大限度减少药品生产过程中污染、交叉污染以及混淆、差错的风险。

为此，企业必须建立涵盖GMP和质量控制（QC）的全面的质量保证系统（QA），以完整的文件形式明确规定质量保证系统，并监控其有效性。

在国家整顿和规范药品市场秩序、加强药品安全监管的大环境下，国家食品药品监管局新修订的《药品GMP认证检查评定标准》（以下简称新标准）于2007年10月24日发布，从2008年1月1日起施行。

新标准提高了GMP认证门槛，进一步加强了对药品生产企业质量管理薄弱环节的监管。

其变化主要在：

——新标准由原来的225条修改为259条，其中关键项目由56条调整为92条，一般项目由169条调整为167条，主要增加了对企业在人员资质、生产过程、质量控制、验证文件等软件管理方面的技术要求，以确保药品质量；

——新标准进一步提高和完善了人员、质量、生产、物料和文件管理的检查项目；

——新标准还强调与药品注册文件要求相匹配，要求原料药和制剂必须按注册批准的工艺生产。

对照新标准的要求，我们必须自查和修订现行质量管理体系，包括文件，以保证其符合新标准的要求。

公司GMP文件管理制度已经实施了近五年时间，它在我公司GMP文件的制定和修订工作中起到了一定的指导作用。

但在2005年至2006年全面修订GMP文件期间，有关人等采用粘贴表头更改签名、将电子文档重新打印后再签名、随意裁剪文字内容等手法，导致一些GMP文件编号混乱（如同一编号的文件有两种签名的版本、同一编号的文件有两个文件题目）、内容混乱（如将甲文件的正文内容放在乙文件中，与乙文件的范围明显不一致）、格式混乱，而且许多文件的可操作性并没有得到改善，这种与GMP精神严重背离的做法直接导致文件的使用价值降低、导致使用人员对文件的信任降低。

现在，为了适应公司发展和管理的需要，为了符合新标准的要求，有必要修订GMP文件体系，包括GMP文件管理制度。

修订后的GMP文件管理制度的变化如前言所述。

本标准没有对外来性的文件进行规定，如：

——法律、法规、规章、规范；

——国家标准、行业标准、地方标准；

——物料供应商、设备供应商提供的技术资料、资质证明材料、合同。

本标准没有对实施其它标准的记录进行规定，包括使用、收集、审核、归档、保存等，这些规定在相应的标准中会找到。

本标准对验证文件只规定了编号方法，对于验证文件的起草、修订、审查、批准等没有规定，这些规定在验证管理制度中会找到。

本标准对于GMP文件的层次描述、编排格式没有详细规定，有兴趣者可以参考GB/T1.1—2000《标准化工作导则第1部分：

标准的结构和编写规则》。

由于本公司所有GMP文件在颁发前由质保部文件管理室统一编排，因此可以避免格式混乱。

本标准是公司药品质量管理体系系列管理标准之一，是国家食品药品监督管理局2007年发布的《药品GMP认证检查评定标准》发布后修订完成的第一个文件，其他标准将在今后陆续制定和修订。

1目的

建立一个用于公司药品质量管理体系文件（以下简称GMP文件）的起草、修订、审查、批准、撤销、印制、分发、收回、保管的管理标准，保证按照此标准建立起来的GMP文件符合国家食品药品监督管理局发布的《药品生产质量管理规范》及其他有关法律、法规、规章、规范的规定。

2范围

本标准规定了与GMP文件编写有关的术语和定义，规定了GMP文件的分类、编号、结构、格式，规定了GMP文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印制、分发、收回、保管的要求，规定了实施本标准所需要的记录。

本标准适用于GMP文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印制、分发、收回、保管，以及实施本标准的记录管理。

本标准不适用于验证文件的起草、修订、审查、批准、发放、保管的管理。

本标准不适用于外来性的文件的管理。

3责任

质量管理中心对本标准的实施负责。

其他各部门履行本标准规定的责任。

4规范性引用内部文件

下列内部文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注年代号和版本号的引用文件，其随后所有的修订版（不包括勘误的内容）均不适用于本标准，然而，负责实施或执行的各方必须研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注年代号和版本号的引用文件，其最新版本适用于本标准。

Q/SMP-VM-1验证管理制度

5术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

5.1

GMP文件

药品质量管理体系文件。

（1）GMP

Good Manufacturing Practice，药品生产质量管理规范。

（2）文件

是信息及其承载媒体。

（3）规范性附件

是标准正文的附加文件，包含要声明符合标准而应遵守的条款，是标准应用时不可缺少的文件。

（4）资料性附件

是标准正文的附加文件，对理解或使用标准起辅助作用，不包含要声明符合标准而应遵守的条款。

（5）表格

规定收集或报告必要的信息要求的文件。

（6）记录

阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

（7）质量记录

为已经完成的质量活动和达到的结果提供客观证据的文件。

（8）基准记录

没有发放使用的记录。

为了公司GMP文件管理方便，将表格、记录、状态标志都纳入“记录”的范围。

（9）规程

阐述药品生产直接或间接相关操作、注意事项及应采取措施等的文件。

（10）标准操作规程

经批准用以指示操作的通用性文件或管理办法。

（11）生产工艺规程

规定为生产一定数量成品所需起始原料和包装材料的数量，以及工艺、加工说明、注意事项、包括生产过程中控制的一个或一套文件。

（12）批

经一个或若干加工过程生产的具有预期均一质量和特性的一定数量的原辅料、包装材料或成品。

为完成某些生产操作步骤，可能有必要将一批产品分成若干亚批，然后再合起来成为一个最终均一的批。

如是最终灭菌的产品，应根据灭菌柜的容量确定批量。

在连续生产情况下，批必须与生产中具有预期均一特性的确定数量的产品相对应，批量可以是固定数量或固定时间段内的产品。

（13）批记录

用于记述每批药品生产和质量检验情况的所有文件和记录，可追溯所有与成品质量有关的历史和信息，包括批生产记录、批包装记录、批检验记录。

（14）基准批生产记录、批包装记录

是用于指示某产品在生产过程中须遵守的途径、方法，并且用于为将进行的生产活动、质量活动及其达到的结果提供客观证据的文件，可追溯该批药品的生产历史以及与质量有关的情况。

（15）基准批检验记录

是用于指示某批检品在检验过程中须遵守的途径、方法，并且用于为将进行的检验活动及其达到的结果提供客观证据的文件，可追溯该批检品的检验历史以及与检验有关的情况。

（16）文件修订

文件修改但文件的题目不变，不论内容改变多少均称修订。

（17）文件撤消

文件的题目改变，内容不论变或不变，原文件即称撤消；或由于组织机构调整、产品结构调整等原因，原文件不再适合实际时，也可撤消。

5.2

产品

指过程的结果。

在本标准中，特指药品的中间产品、待包装产品或成品。

（1）成品

已完成生产所有操作步骤并已包装在最终容器中的药物产品。

（2）待包装产品

尚未进行最终包装但已完成所有其它加工工序的任何产品。

（3）中间产品

指完成部分加工步骤的产品，尚需进一步加工方可成为待包装产品。

5.3

物料

指原料、辅料和包装材料。

（1）原辅料

除包装材料之外，药品生产中使用的任何物料。

对药品制剂而言，原辅料包括原料药和辅料。

外购的中间产品和待包装产品视同为原辅料。

（2）包装材料

药品包装所用的任何材料，包括与药品直接接触的包装材料和印刷包装材料，但不包括发运用的外包装材料。

与药品直接接触的包装材料又称为内包装材料。

5.4

生产

物料和各种产品的采购、药品的生产、质量控制、审核放行、贮运及相关控制等所有作业的总称。

5.5

包装

待包装产品变成成品所需的所有操作步骤，包括灌装或充填以及贴签。

与药品直接接触的包装操作又称为内包装。

内包装完成之后的包装操作，称为外包装。

5.6

确认

证明任何厂房设施、系统、设备正确运行并实际上可导致预期结果的活动。

5.7

验证

证明任何规程（或方法）、生产工艺、设备、物料、活动或系统能达到预期结果的有文件证明的一系列活动。

5.8

质量管理体系

在质量方面指挥和控制组织的管理体系。

（1）质量

一组固有特性满足要求的程度。

（2）要求

明示的、通常隐含的或必须履行的需求或期望，以及表达应遵守的准则的条款。

（3）质量方针

由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向。

（4）质量目标

指该组织在质量方面所追求的目标。

（5）质量管理

在质量方面指挥和控制组织的协调的活动。

（6）质量控制

为达到质量要求所采取的作业技术和活动。

（7）质量保证

为了提供足够的信任表明实体能够满足质量要求，而在质量体系中实施并根据需要进行证实的全部有计划和有系统的活动。

（8）质量计划

对特定的项目、产品、过程或合同，规定由谁及何时应使用哪些程序和相关资源的文件。

（9）过程

一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。

（10）程序

为进行某项活动或过程所规定的途径。

（11）系统

相互影响的活动和技术以一种有意识控制的方式结合而成的一个有组织的整体。

（12）体系

相互关联或相互作用的一组要素。

5.9

标准

为在一定范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的重复使用的一种规范性文件。

（1）技术标准

对标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准。

（2）质量标准

详细阐述生产过程中所用物料或所得产品必须符合的技术要求，质量标准是质量评价的基础。

属于技术标准范畴。

（3）管理标准

对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。

（4）工作标准

对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标准。

5.10

负责人

指对该机构或岗位的工作职责负责的工作人员。

6规范用词

6.1为便于执行GMP文件条款，对于要求严格程度不同的的助动词说明如下：

（1）表示很严格，非这样做不可的：

“须”或“必须”。

（2）表示很严格，不能这样做的：

“严禁”、“不准”或“禁止”。

（3）表示严格，在正常情况下应这样做的：

“应”。

（4）表示严格，在正常情况下不应这样做的：

“不应”或“不得”。

（5）表示允许稍有选择，在条件许可时，首先应这样做的：

“宜”或“可”。

（6）表示允许稍有选择，在条件许可时，首先不应这样做的：

“不宜”。

6.2条文中指明按其他有关标准或要求执行的写法为：

“见……”或“按……”。

6.3条文中阐述可以参照的写法为：

“参照……”。

7文件要素概述

7.1封面、表头

各项管理标准、技术标准、基准批生产记录、基