文书档案管理制度 精品.docx
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文书档案管理制度精品
文书档案管理制度
一、文书档案管理概述
文书管理也是办公室行政办公管理中的一项重要工作。
办公室制定文书管理制度，就是要使文书管理走上系统化、规范化、标准化、信息化的轨道，以提高办公效率。
档案管理是文书资料管理中的一个重要组成部分。
办公室中重要的文件资料都具有一定的时效性，需要妥善管理，这些文件资料的管理就是所谓的档案管理。
档案管理制度是办公室为了使本部门重要的文件资料，能科学及时分类整理，归档保管、有效传递使用、提高档案管理的质量与效率而制定的。
二、文书档案管理制度和表格
◎文书管理制度
第一章总则
第一条为确保文书事务顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。
第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表、参考书等一切业务用书与公文
第三条
1.文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责；
2.各部门和各基层单位的文书管理，另有文书管理细则作出规定。
第二章文书的收发
第四条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置：
1．一般文书予以启封，分送各部门；
2．私人文书不必开启，直接送收信人；
3．分送各部门的文书若有差错，必须立即退回办公室。
第三章文书的处理
第五条文书按机密程度可分为以下几类：
1．绝密。
指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书；2．机密。
指不宜向局（公司）以外人员透露内容的文书；
3．秘密。
指次重要并且所涉及内容不能向局（公司）以外无关人员透露的文书；
4．普通。
指非机密文书。
如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论；
5．传阅。
指在局（公司）内部传阅或传达的文书。
第六条普通文书的处理原则如下：
1．由部门负责人以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理；
2．如果遇到重要或异常事项，必须及时与上级主管取得联系，按上级指示办理；
3．各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能处置。
第七条机密文书的处理原则如下：
1．机密文书原则上由责任者或当事者自行处理；
2．指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄；
3．到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。
如果某主管在职务上有权替代文件所指名者，不受本条规定的终束。
第八条文书的阅览原则如下：
1．某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。
如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。
2．有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还文书主管。
第九条与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级裁决。
第四章请示审批
第十条凡涉及局（公司）重要事项的，都必须经请示并获得党组例会裁决和公文批复之后，方能实行。
第十一条须请示审批事项如下：
1．职务及重要人事安排；
2．各种制度性规定的变更；
3．重要契约的缔结、解除与变更；
4．诉讼行为；
5．与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等；
6．土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让；
9．预算与决算事宜；
10．借款与贷款以及借贷银行的开设与变更；
11．重要高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉价出售；
12．定期或不定期刊物的发刊、修改与废除以及费用开支的修订；
13．有关公司经营的重要计划与企划；
14．其他上述未涉及的重要事项。
第十二条请示审批者为各基层单位负责人和各部门负责人以及以此为标准确定的其他主管。
第十三条请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经审批者呈交。
如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。
第十四条请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。
第十五条请示提案文书必须编号，注明起草者或请示者、所属部门，并签名盖章。
第十六条请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回，并请有关部门予以执行。
第十七条请示提案原本归后勤保管。
第五章文书的制作
第十八条文书制作要领如下：
1．文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确、规范；
2．起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，加以证明的必须作出交代，必要时附上相关资料与文件；
3．必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名；
4．对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。
第十九条文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行。
文书起草只是一个“文书化"的过程与结果。
文书的草案必须予以保存。
第二十条重要文书，必须经过公证，并且在正式文书形成前，掌握并附上具有价值的证据或证明文件。
第二十一条文书的署名按下列规定进行：
1．局（公司）内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书，或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由局长（经理）、分管领导，及有关部门的主管姓名与职务分别署名。
2．对外文书，如合同书、许可证申请书、回执、公告等重要文书，一律署局长（经理）署职务与姓名。
如果是局长（经理）委托事项可由指名责任者署名。
上列规定以外的文书，也可署各基层单位或各部门主管的职务与姓名。
第二十二条文书的盖章按下列要点进行：
1．在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章；
2．如果文书署名者不在，可加盖职务或代理者印章，并加盖具体执行者印章替代。
但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章；
3．以部门或公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。
第二十三条局（公司）印章按下列原则使用：
1．在有必要加盖局（公司）印章时，必须填写委托申请书，经所属部门主管认可并且加盖印章之后，向办公室备案。
2．办公室主任经审核，签名盖章，批准申请。
如有必要则需请示加盖局长（经理）或局（公司）印章。
3．在需要局长（经理）签字的情况下，手续同前。
4．经办公室批准后，去印章保管员处加盖局（公司）印章。
5．一些带有公司字样或局长职务字样的提案，须经主管同意，直接向印章保管员申请加盖。
第六章文书的发送
第二十四条一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行发送，必要时还须给文印室以回复或回执。
调查报告不受本条规定限制。
1．文书封面必须明确写清发送或接收单位、单位地址以及收件人姓名，并且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”等字样。
2．局（公司）内部文书原则上不作封缄。
第二十五条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上登记、填写。
第七章文书的整理与保存
第二十六条全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。
第二十七条各基层单位或各职能部门的文书分为两类：
一类是特别重要的文书，直接归主管保存；另一类是一般的文书，留存各单位和各部门有关人员保管。
第二十八条文书的保存年限如下：
1．永久保存文书，包括党组例会记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；重要的政府许可证书；有关局（公司）历史的文书；决算书和其他重要的文书。
2．保存10年文书，包括请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表；永久保存以外的重要文书。
3．保存5年文书，指不需要保存lO年的次重要文书。
4．保存一年文书，指无关紧要或者临时性文书。
如果是调查报告原件。
则由所在部门主管负责确定保存年限。
第二十九条全部重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
第三十条保存期满以及没必要继续保存的，经主管决定，填写废除理由和日期之后，予以销毁。
机要文书一律以焚烧的方式销毁。
第三十一条如果职务或部门划分发生变更，或者作出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。
第三十二条必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。
一切借阅都必须出具借阅证。
◎文件立卷与归档办法
第一条文件的归档范围
1．凡下列文件统一由办公室负责归档：
（1）上级机关来文，包括省局对市局报告、申请的批复；
（2）市局发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结和经营工作的各类计划统计，季度、年度报表等；
（3）有保存价值的人民来信、来访记录及处理结果；
（4）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位会上汇报发言材料等；
（5）上级机关领导检查视察工作的报告、指示记录以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；
（6）市局（公司）向省局（公司）请示批复的文件及上报的有关材料。
2．业务单位和各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务归口部门负责立卷归档。
第二条立卷要求
1．文件立卷应按照内容、名称、作者、时间，分门别类地进行整理归档。
2．立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件搜集齐全，保持文件、材料的完整性。
3．要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。
重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4．上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。
6月份正式向档案室移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。
5．对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，要定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
6．经审核同意销毁的文件，应派专车分正副主任护送到指定的地点并监视销毁。
◎重要文件保管处理规定
第一条本单位所有重要文件的收藏、保管、处理一律按本规定拟明事项执行。
第二条重要文件分为以下四种，分别处理：
1．最重要文件（日常用）；
2．一般重要文件（日常用）；
3.一般重要文件（非日常用）。
其中最重要文件是指该文件的丢失将给工作造成重大影响的文件；一般重要文件是指其重要程度轻于前者的文件。
日常用文件是指工作人员在日常业务中需经常查考、放在办公桌近旁的文件；非日常用文件是指特殊情况外不必经常查考的文件。
第三条在紧急情况下，重要文件的收藏、保管场所按如下规定进行，但根据事件的性质、数量及处理方法的不同亦可作适当变更。
1．地下室贵重物品库内应存放对于公司特别重要的材料。
2．各业务部门保险柜存放各部、室的最重要文件。
3．各分公司保险柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。
4．现场保管（在各科室的办公地点以适当的方法整理保管）。
上级对现场保管有特别指示的时候，保管人员应根据上级指示采用相应的方法保管。
第四条各种重要文件的分类保管期限及保管场所可另行规定。
对前项文件进行保管时，同一内容的系统文件必须按地区加以区分后保管，最重要文件更应如此。
第五条重要的账票或文件，在没有其他材料可以替代时，即在确认除原件外没有其他可以反映其内容的文件，该件如发生丢失将给工作造成重大障碍时，需在其上做表示其内容的特别标记，办理另置安全场所保管的有关手续。
第六条重要文件的搬出及收藏，由各业务主管部门负责实施。
各业务主管部门应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录，并提交办公室。
办公室在安置文件时应考虑到平时的使用频率。
第七条将各业务主管部门文件搬出加以收藏时须按如下规定执行（但在公司有特别指示时须遵照指示执行）：
1．正常情况下文件处理完结时；
2．在特别紧急危险时；
3．在发表紧急状态宣言时。
第八条收藏文件仓库的位置，根据文件的数量等由办公室决定。
在搬运、收藏文件时要注意准确无误地将文件置于各自位置。
当确认文件数量大、保管场所不足时，应预先与办公室协商，给予增加或变更保管场所。
第九条对于保管期满的文件，办公室在征求业务主管部门领导意见后可予以销毁。
第十条对于重要文件，在公司没有特别命令时，原则上不允许携带、搬运至局（公司）以外。
本单位的文件，在无特别命令时除第三条之外可参照以上条款执行，并将期满文件处理方案呈报本单位办公室。
◎档案员岗位职责
1．认真贯彻执行有关档案工作的法律、法规和方针政策；建立健全各项规章制度。
’
2．负责统一管理本单位的档案，并按规定向有关部门移交。
3．负责对科、营销部、公司的档案工作进行监督和指导。
4．负责指导本单位行政文书和业务文书的形成、积累和归档工作。
5．负责定期对已办理文件的整理、立卷、归档工作。
6．严格执行保密法规，办理档案材料的借阅手续。
7．负责过期档案的销毁工作。
8．完成领导交办的其他工作。
◎档案管理制度
第一条管理部门
1．文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存副本。
如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以副本归档。
第二条文件点收
文件结案移送归档时，根据如下原则点收：
1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入；
2．文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认；
3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门科室；
4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门；
5．有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。
第三条文件整理
点收文件后，应依下列方式整理：
1．中文竖写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则；
2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐钉牢；
3．文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
第四条档案分类
1．档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。
先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再同类中依序分为若干小类。
2．档案分类应力求切合实用。
如果因案件较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。
如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3．同一“小类”（或细类）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类（或细类之后增设“卷次”编号，以便查考。
4．每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次"编号为原则。
5．档号的表示方式如下：
A1A2——B1B2C1C2C3——E1E2
其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。
第五条档案名称及编号
1．档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2．各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。
3．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
4．档案分类各级编号内应预留若干空当，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
5．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第六条档案编号
1.新档案，应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。
2．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
3．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归人多类者应先确定其主要类别，再编列档号。
4．档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。
第七条档案整理
1．归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
2．档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
第八条保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
1．永久保存：
（1）公司章程；
（3）组织规程及办事细则；
（4）财务报表；
（5）政府机关核准文件；
（6）不动产所有权及其他债权凭证；
（7）工程设计图；
（8）其他经核定须永久保存的文书。
2．10年保存：
（1）预算、决算书类；
（2）会计凭证；
（3）事业计划资料；
（4）其他经核定须保存10年的文书。
3．5年保存：
（1）期满或解除之合约；
（2）其他经核定保存5年的文书。
4．1年保存：
结案后无长期保存必要者。
5．各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。
第九条档卷清理
1．档案管理人员应随时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。
每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁。
销毁前应造册呈局长核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。
2．保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参价值者，管档人员应将”收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。
第十条调卷程序
1.各部门经办人员因工作需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向管档人员调阅。
2．档案管理人员接到“调卷单”，经核查后，取出该坝档案，开于“调卷单”上填注借出日期，然后将档案交与调卷人员。
“调卷单”按归还日期先后哩，以备催还。
3．在档案室当场借阅者，免填“调卷单”。
4．档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。
“调卷单”由档案管理人员留存备查。
第十一条调卷管理
1．“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间以一周为限，如有特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
2．调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。
’
3．调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。
◎档案借阅管理制度
第一条借阅档案（包括文件、资料）必须在档案借阅登记簿登记，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准后方能借阅。
第二条案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。
第三条借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。
第四条借阅档案的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。
否则，按违反《保密法》追究当事人责任。
第五条借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应寺即报告领导。
第六条外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经局长理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。
第七条外单位摘抄卷内档案，应经局长同意，对摘抄的材料进行审查、签章。
◎文件传递单
年月日
收交
送文编号
文件名称
发文
签收
备注
注:
本单一式三联,第一联送件部门存查;第二联收件部门存查;第三联收件部门签收后返寄送件部门。
◎交办事项登记簿
件数
收件单位
收件人
寄件单位（代号）
件数
备注
收方：
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