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基础资料准备

客户厂商栏位说明

o编号:

客户厂商的编号非常重要,在系统中全部都是一号对一物,若既是客户又是厂商采用同一编码。

o客户类别:

设置来往对像是客户还是厂商;客户通常是指向您公司购货的商家;厂商指向您公司销货的商家;还有既购货又销货的商家归为第三类,即客户/厂商;对客户/厂商资料建档要按不同的类别进行划分,因为在相关单据中是按照不同客户/厂商类别来进行资料过滤的。

o区域:

指的是客户厂商所在区域;区域的代号是另外设置的。

按右边的键,就会出现区域查询视窗,此窗口的内容可选取,按F8即选取,若想新增内容,按F3编缉键,则会跳出另一个窗口,按F2新增就可输入新内容;区域可用於一些分析报表。

o负责人:

指对方公司负责此经济业务的人员;

o联络人:

具体负责此经济业务的人员,具体事务可与他联系。

联络人或许归属负责人或许与负责人是同一个人;

o传真机:

对方公司的传真机号码;

o客户等级:

指的是客户所属的类别,包括总代理、一级代理、二级代理、经销/批发、一般客户;

o发票地址:

购货单或销货单上的发票地址,即对方税务登记时注册的地址;输入时,可用鼠标双击空白处可扩大输入的面积,还可以用鼠标点击旁边的小按钮,进入地址输入工具中输入发票地址;当你输完发票地址後按下Enter键,你会发现公司地址已与发票地址相同;

o公司地址:

对方公司所在地的地址,起初与发票地址是相同的,若以後公司搬了,就可能不一致了;双击空白处可扩大输入面积;

o分仓地址设定:

此栏位适用於对客户仓库的管理,相关资料在此处可设定。

若不另外输入系统就会内定公司地址为分仓地址;注意:

只有当客户类别为客户或客户/厂商时,才可看到此栏位;否则的话,此栏位上是隐藏的;

o会计科目:

如果在切凭证时希望根据这个客户厂商的资料切凭证,则必须到这里设置会计科目。

o起始往来:

指的是与客户厂商开始有业务往来的日期;

o使用币别:

客户或厂商与本公司交易时惯用的币别,若为本位币时,则不需输入币别;按外币冲销否:

若客户或厂商使用的币别为外币时,才有选择此项的必要;在整个软件系统中,收付款时均以本位币金额进行帐款冲销,即使为外币时也会自动根据汇率换算成本位币;若选择此选项後,收付帐款冲销金额时,系统自动以外币进行帐款的冲销,其本位币的差额会作为汇兑损益处理;如果不按外币冲销,即使立帐是外币,可在冲帐时虽然输入的金额是外币,可却是以本位币来算应付帐款、本次冲销、未冲金额栏位。

 

o交易方式:

指的是与客户或厂商进行交易时所采取的结帐方式; 

o结帐期:

指结帐的期间;起算日,是指从哪天开始算起;间隔天数,指从起算日起间隔多少天後才结帐;票期,到了结帐那天,开出的票据的期间;

o货到结:

货到几天後结帐,票期为多久; 

o票据收付:

以票据方式收付帐款; 

o现金交易:

指现款现货的交易方式; 

o其它:

指双方商定的其它结帐方式,在此可以予以定义;注意:

在此设定的交易方式只是一个叁考值,我们知道,对於不同的交易情况,结帐方式是变化的;在以後的进销存作业中,如果你选择了某客户或厂商,本系统将默认这里的结帐方式,但您可以根据实际的情况进行修改。

 

o立帐方式:

立帐方式是联系进销存收付款系统之间的梁,只有立了帐才会产生帐款,立帐方式有单张立帐(只要将此张单据一存档,系统自动产生应收、付帐);不立帐(进销存业务发生不需要产生应收、付帐款,就可以选用此种方式);收到发票才立帐(应收付帐款必须等於发票号码输入电脑後才可以产生);扣税方式有不计税、应税内含、应税外加三种方式。

至於立帐方式及扣税方式则可在单据中再配合实务做修正。

 

o扣税类别:

指的是货品单价的是否含税的情况;有不计税、应税内含、应税外加三种,如果你在这里有做注记的话,那在进销存系统中选择该厂商/客户时就可直接带出扣税类别的资料。

不计税:

是指货品的单价本身不含税,也不需要另算税金,一般指的是不开发票的情况;应税内含:

指的是货品的报价本身就含有税金,即价内税;应税外加:

指的是货品的报价本身不含税,若要开发票的话,就要另外增加税金,即价外税;

o帐务归属客户:

指该向谁去收款,因为收货方与付款方不一定相同,尤其是与集团公司做交易时,有可能子公司收货,母公司付款,此时应把对帐单寄给母公司,故帐务归属客户应为母公司; 

o责任业务:

输入该客户负责的业务人员代号。

 

o额度:

信用额度只体现在销货方向的帐款,如果有设置信用额度含订金则从受订单的订金开始起作用,下列这些单据均会影响到信用额度:

销货单、销货退回、销货折让单、出库补开发票作业。

 

o信用管制:

是指客户拖欠的由帐款超过信用额度时的处理方式;提示:

在使用者输入单据时,如果交易金额超过信用额度,存盘时电脑会提示:

“金额已超出额度,请检查”,提示之後如果你还想存盘,则系统也会接受,管制:

在输入单据时,如果交易金额超过信用额度,存盘时电脑会提示:

“金额已超出信用额度”;不管制:

不管制信用额度;截止往来:

使用者到进销存单据中输单,当输入该客户名称时,系统便会告诉你:

“禁止与此客户交易”。

只要回到设定[截止往来]的栏位上,把日期删除即可再交易了;

o特色资料:

把具有共同点的客户或厂商归类,归类标准按需要自定义;每一个特色代码均为一个种类,每一种类根据其内容不同,又可以分成各种不同的小类;但同一客户或厂商可以同时设有多种特色资料,但针对每一种特色资料,它只能设立一个内容;以後查找时只在这一类中查找即可,大大缩小了查找的范围。

 

o代码:

指的是特色资料的代号; 

o项目描述:

指的是特色资料的说明; 

o项目内容:

是特色资料的真正内容,以此来区分同一特色各种小类的资料;当选择了特色代码後,必须输入项目内容,否则系统不允许存档; 

o英文名称:

外商的公司的英文名称。

双击窗口可扩大输入的面积; 

o英文地址:

外商的公司的英文地址。

双击窗口可扩大输入的面积; 

o电子邮件地址:

通过它可以透过INTERNET直接传送资料到对方的电脑中;起止客户:

查询的起、止客户代号;不输入时,系统默认为全部客户厂商资料; 

o客户名称:

指客户厂商的全称; 

o客户类别:

使用者可在此处选择所查询的客户厂商资料的性质;可单选也可复选; 

o提示数目:

指的是在进入客户资料资料档时,当资料档的记录超过多少笔时才弹出此“客户资料查询窗口”;一般系统缺省为300笔,使用者可根据实际情况进行修改,但此数目不能低於300;

员工资料栏位说明

o基础资料、人事资料:

此两页面记载的都是业务员的一些基本资料,其输入方面非常简单,您只需根据员工个人的实际情况填入即可;

o年度目标:

指按公司规定,业务员每个月应达到的工作业绩,它可以数量表示,也可以金额表示,一般多以金额表示;设定了年度目标後,您可以在销售的报表中查询到业务员的实际业绩与目标业绩的对比情况;

o特殊资料:

是对业务员的更进一步的管理,比如,您可根据不同的地区、年龄等进行设定,便於对业务员进行分类别管理;

o员工代号:

为了便於管理,给每个员工设定一个代号;

o上级主管:

就是该员工的直属主管;故一般来说,要先建立主管的资料,否则在建立其他员工的资料时就无法撷取上级主管的资料了;

货品代号设定栏位说明

o品号:

建立货品代号,方便公司对货品的统一管理;

o品名:

货品的全称;

o简称:

货品名称的简要称呼,只要输入了货品名称按回车键後,系统自动产生简称,使用者可自行修改;

o批号管制否:

指对特殊的货品进行特殊的管制,即进货的时候指定进的是哪批货,销的时候也指定销的是哪批货,这样销货的成本就等於进的那批货的成本;查库存的时候可以分批查询,而且成本的计算不受其他成本核算方式的影响,它有独立的核算方式;如果在做成本计算的时候希望此个货品可用个别认定的成本计算方法,或者是希望可以成批管理的时候则可以采用批号管制,采用批号管制的货品在写馀额时是写入批号货品结存库(SPRD1)及批号馀额档(BAT_REC1),如果不做批号管制的货品馀额则写入月盘存库存档(SPRD)及货品分仓查询(PRDT1)。

o序列号管制否:

如果货品做了序列号管制,在进货单、进货退回单、销货单、销货退回单这四种单据则必须输入序列号,以达到对货品序列号的管制。

o农副产品否:

如果货品是农副产品在进销存中计算税额是:

金额*税率,未税金额=金额税额,且与课税类别无关。

o规格:

在建货品规格时如果规格字数太长,可通过双击规格栏位,然後在弹出的视窗中手动折行输入多笔资料。

在套版打印时则会根据你折行打印。

o大类:

对各类货品予以分门别类,可分为商品、制成品、半成品、原料、物料、下脚品、在制品、人工、费用、外包、十大类;前六种是存货,核算数量也核算成本,故一般对存货的分类只选择前面六种;後三种是费用,只核算数量不核算成本;在制品指的是mrp中的在制品部分,不是实质的存货;货品的类别可通过密码资料管制在货品档中所能查询到的货品类别,在进销存、MRP、MRP2中还可通过货品类别来查询报表,在总帐系统中可通过货品类别结转货品的成本,在切凭证时如果在会计科目中设置对像管制为进销存,且盘存方式是永续盘存制时,则会根据货品的类别来切凭证。

o中类:

是对货品大类作更细的分类,便於对货品的明细管理;例桌子与电脑同是大类商品,但桌子是办公设备,电脑是电脑设备,若想分开管理,我们就可以在大类下设中类[办公设备]及[电脑设备];货品的中类目前是体现在报表查询中。

o货品税率:

指的是货品的增值税率;最初税率来源於营业人资料设置中的本业税率,虽然那里可以设置是多少,但如果有个别货品不一样时,可将此栏位的税率再做修改,在含税率的单据(譬如说采购、受订、进销货单等)中则会带出此货品的税率。

如果每个客户或厂商的税率均不一样时可到“与客户厂商”这个画面中,在客户税率中输入相对应的资料;

o主单位:

指的是货品的最小计量单位,一般来说会选用计算单位成本的单位做为计算值;

o副单位:

主要为辅助主单位而设立,它与主单位的关系可以是任意的;副单位与主单位可以是对等的关系:

例如对啤酒的单位说法,一支啤酒与一瓶啤酒都是一样的意思,那这时候我们可以设主单位为支,副单位为瓶;副单位与主单位之间也可以不存在对等关系,在MRP中将会用到:

例如把啤酒托外装酒封瓶盖,在与厂商结算托外缴回的费用时,由於啤酒的库存是用支进行核算,但厂商结算单价时却是按重量进行计算,但重量与支之间却不存在兑换关系,故此时我们可以把副单位设为重量;

o公式:

是针对主单位与副单位而设定的计算公式;因为有的公司进货时,是按件来计件的,但进货时往往是一货柜进的货,而且无法清楚知道件数,故一般客户与厂商之间会确定一个公式进行计算件数,就是根据货柜的体积,这时候我们就可以进行[公式]视窗,进行公式的设置;

o推算数量送入:

指的是此公式计算的是主单位数量还是副单位数量;

o推算公式:

在此编辑栏输入公式,右边视窗的[保留字]代表真正的数字及运算符号(小数点也包括在内,若推算的是副单位,主单位数量也算保留字,可以用以公式计算),英文字母、中文字均代表变量;若是你输入公式:

长*宽*高*1.2,再用鼠标点击[测试]按钮,立即弹出推算视窗,要求分别输入长、宽、高的值,缺一不可;然後再用鼠标点击[确认],系统自动根据公式计算结果;

o计量单位:

即进、销货、领用时主要的计量单位;

o包装:

例如杯子12只=1打,24打=1箱,故主单位为只,(包装一)单位是打,(包装一)数量是12,(包装二)单位是箱,(包装二)数量是288,即12*24;若改变了包装数量後,请重新做成本核算及分仓存量核算;因为成本核算、分仓存量核算时是以主单位计算库存数,但进或销的单位可能是包装单位,当两者的兑换率改变时,就必须重新核算,使其库存数正确。

o主供应商:

货品供应的第一供应商;在MRP系统中进行下采购单时将会用到;

o次供应商:

货品供应的第二供应商;

o统一定价:

货品出售的价格,数值需自己输入;

o业务成本:

公司为调动业务员的积极性,以低於标准成本的优惠价格给业务人员,而此价格就称为业务成本。

数值需自己输入;

o总代理价、一级代理价、二级代理价、经销批发价、一般客户价:

是针对不同的等级的客户设定不同的售价;

o品牌代号:

同一类货品有不同的出货厂家,品牌即为货品的厂牌。

输入货品品牌名称,方便您查询资料;

o停用日期:

货品的停止使用日期,当输入日期後,该货品立即停止使用;

o前置天数:

对於制成品、半成品而言是生产周期,对於原材料、物料而言是采购周期;在mrp系统中进行生产需求分析时,必须要输入,这样的话,才能确定货品的生产日期与采购日期;

o备品率:

只有为特殊货品时,备品率方可以输入资料,体现在请购单转采购单中。

o包装单位:

贸易的包装单位,一个包装单位可以换算多少个主单位;

o包装净重:

包装的净重量及单位;

o包装毛重:

包装的毛重量;

o包装的大小:

包装的大小及其单位;

oCCCCODE:

出口贸易货品之国际标准代号;

o代号:

特色的代号;

o描述:

特色的名称;

o内容:

特色所归属的内容,输入特色代号後,必须输入内容,才能进行特色的管制;注意:

同一个货品可以有多个特色,但同一货品同一个特色不能同时拥有多个内容。

例如设定特色代号为01,描述为尺寸,内容包括10*5cm、8*3cm、7*6cm;特色代号为02,描述为颜色,内容包括红色、黄色、红黄色、蓝色、橙色;A货品都具有此两种特色,故选择特色01,内容为10*5cm,特色02,内容为红色,这样表明A货品是红色的,且尺寸为10*5cm,颜色与尺寸都是唯一的,因为同一个A货品不可能同时拥有多种尺寸与多种颜色,若真的是这样,那这就不再是一个货品,而是多个货品了。

o包装方式、类型:

体现在进销存系统中的产品配销作业;

o客户厂商、对应货品代号:

指的是该货品在客户厂商中的货品代号,两者是一并使用的;当货品设定了与客户厂商的对应货品代号後,在进、销货时,若是你只知道对方货号,而忘记了本身的代号时,可选择属性[客户货品是否自动转换],只需输入对方的货品,系统立即帮你寻找出在本系统中的货品的真正代码;

o托工单价:

体现在托外加工单中,如果没有该货品的历史价格时,系统则会取这里的值;

o差异率:

指损耗数量,输入的是百分数,有正负之分,如果需要多进货或多销货的时候则是输入正数,如果在进货的时候损耗是由自己承担的时候一般大部分输入负数。

例:

采购100个,损耗率为2%,进货的时候进货数量则为100+(100*2%)=102,如果输入的是-2%损耗率,那进货数量则为100+{100*(2%)}=98。

o采购比率:

生产需求分析时,针对采购建议进行按比例拆分

o客户税率:

如果每个客户或厂商的税率均不一样时可到“与客户厂商”这个画面中,在客户税率中输入相对应的资料

o最低叫货量:

采购货品时的最低入货量

o采购周期:

采购所需时间,MRP分析时用到

仓库代号设定栏位说明

o代号:

为方便管理贵公司之仓库而设定的编号;

o属性:

根据仓库存放之物品特征可选择成品仓、原料仓、半成品仓、物料仓、制成品仓。

o废品仓:

进行生产需求分析、材料需求分析以及主生产计划、材料需求计划时系统不再分析废品仓的货品。

注意:

只有通过调拨单(包括进销存中的调拨单、MRP中的原料调拨)调拨入废品仓的货品成本以零计,其它单据的废品仓的货品成本仍要叁与计算;

o所属部门:

仓库所归属的部门;

o上层库位:

此仓库所归属的上层仓库代号;

商品物料表栏位说明

o商品物料表一共有三个页面,BOM配方是真正输入商品物料表的页面;BOM图片是存放商品物料表的图片的地方;结构图,是商品物料表输入完毕後,在此页面显示其树状结构图;

o母件货品:

指制成品或半成品的名称,此母件货品必须是在货品代号设定中已建档的;

o配方:

制造同一种货品可能有多种不同的制造方法或由不同的原料组成,在本系统中是用配方来区分不同的制造方法;

o仓号:

指存放母件货品的仓库代号;

o类别区分:

指母件货品的大类,是属於商品、制成品、在制品还是原料等;当输入母件货品後,系统自动带出该货品的大类;

o单位:

表头的单位,指的是该物料表中的母件货品的生产单位;表身中的单位,指的是子件货品的单位;

o数量:

表头的数量,指的是该物料表中的母件货品的数量;表身的数量,指的是生产该单位数量的母件货品所需的子件的数量;

o子件:

指组成制成品的材料名称,也必须是在货品代号设定中已建档的;子件可以是原材料、半成品或产成品;

o损耗率%:

生产一个数量单位的制成品时,所需的原材料的损坏率;

o制程:

指制成品的生产工序代号;制程必须在制程代号中建档,且[制成品+配方]的所有的制程代号必须在制程规划中设定;

o成本:

是指该子件货品的标准成本;

o托外否:

指此子件是否需委外加工,若需要时,请在此栏位输入“1”;

o组装位置:

是指该子件货品在母件货品中的组装位置;

会计科目栏位说明

o上层科目:

即上级科目,若输入的是一级科目,则无需输入上级科目,因其已经是最上级的科目;会计科目的归属请尽量连续,例如现金的科目代号为101,现金--备用金的上层是现金,则代号请尽量用101开头,若下一个会计科目的上层不是现金则请不要用101开头。

o科目类别:

会计科目的类别,若在营业人资料设置中设置的是大陆税制,科目类别分为六种:

资产、负债、权益、成本、损益、其他;若设置的是台湾或其他税制时,科目类别则分为八种:

资产、负债、权益、收入、成本、费用、其他收入、其他科目;

o对像别管制:

即科目辅助核算,现可分为八种核算:

自设:

即你可据需要随意设定,在哪里进行设定呢?

即总帐系统---帐务处理---自定义设定中。

单位往来:

指该笔交易发生的对像是哪个客户/厂商。

个人往来:

指该笔交易要控制的是哪个业务人员。

银行帐:

指你在该笔凭证记录的是有关哪一个帐户的发生情况。

往来票据:

指在此凭证中你想控制的是有关票据的资料。

进销存:

它将对进销货品的资料进行具体控制。

工程业:

它是针对工程管理而言的,将在凭证中记录有关工程业的相关资料。

发票:

顾名思义,它是对发票作的明细控制。

设置了自设、单位往来、个人往来、银行帐、往来票据、进销存、工程业、发票对像管制则在产生凭证时:

如果凭证是由你在凭证输入程式中生成,则控制窗口的内容都要由你根据实际情况输入;如果你是在单据中自动产生的凭证,则所有的控制项目的资料是自动生成。

会计科目的对像别管制不能随意修改,否则容易出现前後不衔接,导致查询时资料取值不正确。

若是一定要修改,则必须做一张转帐凭证,将以前旧资料用此转帐凭证的方式将资料转入到新的凭证中。

o转其他系统:

当会计科目设置了转其他系统後,在总帐系统的[一般凭证]画面中,只要输入了科目後,在金额的栏位上,会出现一个小按钮,用鼠标点击小按钮或直接在键盘上敲F9,系统画面立即从[一般凭证]画面转换到你所设置的其他系统的画面上,你可输入单据资料,当你执行[存档]命令时,系统又自动转换至一般凭证画面上,并且把单据中所输入的金额带进入,同时你可看见,在一般凭证中的[单据种类]栏位上会显示该会计科目所设置的转其他系统的单据类别,[来源单号]的栏位上会显示刚才你所输入单据的单据号码。

o借、贷:

指的是会计科目的方向,是借方科目还是贷方科目。

一般来讲,借方科目的馀额显示在借方,贷方科目的馀额显示在贷方。

o外币:

是指会计科目是否要进行外币的核算,若是以本位币进行核算,则无需输入外币栏位;反之,则用鼠标点击[外币]栏位上的小按钮,进入外币选择视窗,选取所要核算的外币。

对涉及外币的科目,在此可设定币别。

这样在输入传票时,在金额项处会出现有关外币管制的明细资料。

注意:

在此增加一个名词的说明,就是“管制科目”,在本系统中,非最下级的会计科目均称为“管制科目”,输入凭证时,不能输入“管制科目”。

o管制科目:

在本系统中,非最下级的会计科目均称为管制科目,输入凭证时,不能输入管制科目。

在本系统中,前後的联系是十分的紧密,管制科目的设定是一个中介,通过在此对某些会计科目的设定,系统的其它程式才能知道抓什资料,其对应关系如下:

定期盘存资产科目将在“凭证合并存货月盘存转切”中用到结转科目将在“帐务处理年度结帐”中用到。

o快速模版:

便於单据产生凭证,在单据中产生凭证会计科目取值优先判断单据中的凭证模版值,其次再判断管制科目中的资料。

o类别设定:

通过此类别设定可产生总帐系统中的制表公式;其次还可通过类别设定做年度结帐的动作。

通过类别设定做年度结帐:

在总帐系统中,我们系统提供了一个自动年度结帐的功能,但要实现此功能,必须具备两个条件,一个是在会计科目的[管制科目]中设定[本期损益]与[累积损益],另一个条件是在[类别设定]设定[资产类]、[负债类]及[股本类]的起止科目。

当您需要通过[类别设定]来制作报表公式时,年度结帐的第二个条件就已经自动设置好了;若您不需要通过此来制作报表公式,那,我们就不需要像前面那样详细地输入所有[科目大类]与[科目次类]的起止会计科目了,我们只需把[科目大类]中的[资产类]、[负债类]、[股本类]的起止科目设置好,然後用鼠标点击[确认]键,保存後退出程式即可。

注意:

在规划会计科目代号时,一般情况下,1开头的为资产科目,2开头的为负债科目,以此类推;故在[类别设定]中输入起止会计科目时,若[科目大类]为资产,起科目可输入“1”,表示从“1”开头的第一个科目开始;止科目可输入“1ZZZ”,表示到“1”开头的最後一个科目为止。

为什我们不直接输入真正的起止科目呢?

因为会计科目虽然已经设置好了,但以後可能会增加更多的会计科目,若是每增加一个会计科目就要修改一次[类别设定]的起止科目,就太麻烦了;所以,如果我们这样设置的话,就能为会计科目的增加预留了空间,就算会计科目改变(只要不改变科目类型开头的编号),我们也不需要修改[类别设定]的起止会计科目。

银行资料栏位说明

o银行代号:

银行资料的代号,使用者可根据使用的方便或企业编码的原则进行编制,但一定要输入,且不能重复;

o银行名称:

银行的全称或简称均可,只要使用者能看得明白即可;

o票据交换天数:

是指票据到期後,银行进行票据交换的天数;

帐户资料栏位说明

o帐户代号:

作为系统识别帐户的一个代号,使用者可根据使用的方便或企业编码的原则进行编制,但不能重复;

o帐户类别:

可分为现金帐户与银行帐户;

o现金帐户:

现金帐户是企业为了方便管理,把企业内部的现金按用途分类,比如零用金帐户、专款专用帐户等;现金帐户并不是企业真正的银行帐户;

o银行帐户:

银行帐户与现金帐户本质上是完全不同的,银行帐户是金融机构设的,比如资本金帐户、美金帐户、福利金帐户等;

o所属银行:

由开设帐户的银行;现金帐户不需输入此栏,因为现金帐户并不需要在银行内部开设的;

o银行帐号:

帐户的真正帐号;现金帐户不需输入此栏位;

o存款类别:

是指在银行开设的帐户,对企业来说是属於哪种存款类别;现金帐户不需输入此栏位;

o部门:

帐户所属的部门,增设部门栏位能够使企业对各部门资金的流动有着明确的了解;

o会计科目:

是指帐户所对应的会计科目;注意:

帐户建档中会计科目在实际中体现在何处?

在帐户建档中输入会计科目,则进行帐户收支和帐户调拨作业时,选择异动帐户或拨入、拨出帐户时,系统会自动抓取帐户建档中该帐户的会计科目。

所以主要是用於帐户调拨收支作业中,因为所有通过帐户进行收支作业的,一定会在帐户收支调拨

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