浅析有效沟通在项目管理中的作用.docx

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浅析有效沟通在项目管理中的作用

浅析有效沟通在项目管理中的作用

准考证号：

姓名：

指导老师：

目录：

论文摘要………………………………………………………4

关键词…………………………………………………………4

一、绪论…………………………………………………………5

（一）本文研究历史背景及意义……………………………5

（二）本文研究内容及框架…………………………………5

二、有效沟通模式……………………………………………6

（一）有效沟通概述……………………………………………6

1．有效沟通……………………………………………………6

2.沟通分类……………………………………………………6

（二）有效沟通组织……………………………………………7

1．向上沟通……………………………………………………7

2．平行沟通……………………………………………………7

3.向下沟通……………………………………………………8

三、有效沟通在项目管理中的作用………………………8

（一）有效沟通有助于激发项目团队员工的积极性………8

1．提出挑战………………………………………………………9

2．给出审议和反馈………………………………………………9

3．采用奖赏体系…………………………………………………9

（二）有效沟通能够提高项目管理工作效率………………9

1．明确沟通的目的………………………………………………9

2.掌握沟通的时间………………………………………………9

3.明确沟通的对象……………………………………………10

4.掌握沟通的方法……………………………………………10

（三）有效沟通有助于提高项目决策的质量………………10

1.项目管理者及团队成员及时做出的决策…………………10

2.项目决策及时高质量的完成………………………………11

（四）有效沟通在项目管理中的运用案例…………………11

四、研究结果…………………………………………………13

（一）本文研究结论…………………………………………13

（二）本文研究不足与后期展望……………………………13

参考文献………………………………………………………14

致谢……………………………………………………………14

浅析有效沟通在项目管理中的作用

论文摘要：

项目管理的过程是一个通过发挥各种管理功能，充分调动团队成员的

积极性，提高工作效率，实现项目管理目标的过程。

沟通从一定意义上讲，

就是项目管理的本质。

项目管理离不开沟通，沟通渗透于项目管理的各个

方面。

在项目管理中，沟通与协调是进行各方面管理的纽带，是在人、思

想和信息之间建立的联系，它对于项目取得成功是必不可少的，而且是非

常重要的。

本文首先探讨了有效沟通在项目管理进行中的必要性；其次，阐述了

有效沟通的含义和形式,并在此基础上探讨了有效沟通的组织结构；最后

得出结论有效沟通在项目管理中的作用：

在项目管理中进行有效沟通，不

仅能够激发项目团队成员的积极性，而且能够提高项目工作效率以及项目

决策的质量。

并通过列举有效沟通在项目管理中的成功实例再次验证了有

效沟通的重要性。

关键词：

有效沟通、项目管理、作用

一、绪论

（一）本文研究历史背景及意义

沟通是信息的传递与理解，项目管理者的主要工作不是技术指导而是

沟通的桥梁，项目管理者有90%的工作时间用于沟通过程中。

孔子《论语·雍

也》中也指出“夫仁者，己欲立而立人，己欲达而达人。

非人人立、共达

此地位，则我决无从独立、独达。

”儒家非常讲究信息沟通及其方式，其

思想把人放在社群中去辩证地认识自己的身份，再通过“近取譬”、“恕”

等方式认识到别人也有与自己同样的要求和愿望。

因此说，有效沟通能够

确保整个项目顺利进展，事半功倍。

项目管理是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使

项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望。

从表面

上看，项目管理是对具体的工作项目进行管理，但是实际上对项目相关人

员进行管理。

项目管理者也不是完人，有不足之处，需要与项目团队相关

人员进行沟通，吸取多方建议，明确项目责任，合理分工，协调前进，营

造和谐人际关系，力求将项目做到最好。

北宋大诗人苏轼在《题西林壁》描写庐山时写道：

“横看成岭侧成峰”，

表明针对不同的事物，仁者见仁，智者见智，不同的人有其不同的文化背

景、工作背景和技术背景。

针对同一事情看问题的角度不同，肯定有不同

的见解。

但是这些见解只是比较片面，不够全面，若能通过有效沟通，将

其有效地组织起来，从不同的侧面来研究问题，尽可能全面地去解决问题；

反之，就如一盘散沙，其发挥的效用是有限的，甚至导致走向歧途。

因此，

项目管理者在进行项目管理的过程中，必须向上与领导进行沟通，听取领

导的指导，向下与下属进行沟通，采纳项目组每一位成员的建议，并且需

要与其他项目管理者进行沟通，取其精华，去其糟粕，博取众家之所长，

去管理运作整个项目。

（二）本文研究内容及框架

项目管理的过程是一个通过发挥各种管理功能，充分调动团队成员

的积极性，提高工作效率，实现项目管理目标的过程。

沟通从一定意义上

讲，就是项目管理的本质。

项目管理离不开沟通，沟通渗透于项目管理的

各个方面。

在项目管理中，沟通与协调是进行各方面管理的纽带，是在人、

思想和信息之间建立的联系,它对于项目取得成功是必不可少的，而且是

非常重要的。

本文首先探讨了有效沟通在项目管理进行中的必要性；其次，阐述了

有效沟通的含义和形式,并在此基础上探讨了有效沟通的组织结构；最后

得出结论有效沟通在项目管理中的作用：

在项目管理中进行有效沟通，不

仅能够提高项目团队员工的士气，而且能够提高项目工作效率以及项目决

策的质量。

并通过列举有效沟通在项目管理中的成功实例再次验证了有效

沟通的重要性。

二、有效沟通模式

（一）有效沟通概述

1．有效沟通

沟通是信息凭借一定符号载体，在个人或群体间从发送者到接受者进

行传递，并获取理解的过程。

有效沟通是指经过传递后被接受者感知到的

信息与发送者发出的信息完全一致，而不是双方达成协议，如果信息接受

者对信息内容理解与发送者不一致，有可能导致沟通障碍或信息失真。

在

项目管理中，沟通有很多种方式，无论多复杂，都可以简化成一对一的沟

通形式，一个是信息发出者，一个是信息接受者。

简而言之，沟通就是人

际（或组织）之间信息传递和交流的过程。

有效沟通对工程项目管理的成功

极为重要，常能使工作事半功倍。

2.沟通分类

按照表达方式来分，沟通大致可以分为两类，即语言沟通和非语言沟

通；其中语言沟通包括口头、书面和身体语言沟通；非语言沟通包括副语

言沟通和物体的操控；身体语言沟通包括身体动作姿态、服饰仪态和空间

位置；副语言沟通包括情绪和基调。

按照场合来分，沟通可以分为正式沟通和非正式沟通；正式沟通指在

组织中依据规章制度明文规定的原则进行的沟通。

非正式沟通的沟通对

象、时间、内容等都未经计划或难以辨别，由组织成员的感情和动机上的

需要形成的。

按照沟通交流中是否有反馈交流来分，沟通可以分为双向沟通和单向

沟通。

双向沟通指沟通过程中有反馈的交流（包括言语反馈和非言语反

馈）；单向沟通是指沟通过程中没有反馈的交流。

（二）有效沟通组织

项目管理是公司高层与基层之间相互联系的桥梁，促使项目参与的各

阶层彼此互相信赖与配合，同心协力，在激烈竞争的市场上脱颖而出，当

然在项目管理中进行沟通最重要的一点就是要用心沟通。

1．向上沟通

所谓向上沟通就是指项目管理者与上层领导进行沟通。

因为，上层领

导管理的项目比较多，也比较类似，往往更加关注项目的质量、成本以及

是否能够按时完工等等大的问题。

作为项目管理者需要注意很多细节，首

先要克服下属常有的“不安全感”，尊重上级领导，定位出领导的个性风

格，学习从领导的角度去思考和处理问题，知道领导想要什么，同时也让

领导明白项目管理者的目标是什么，而不要给领导制造“惊奇”，尤其是

将可能会延期、将增加项目成本、会产生质量问题的苗头等等提早汇报，

使上层管理者能及时并适时调整工作计划，在人力、物力、财力等方面给

予支持，保证项目的顺利进行，使管理者和领导都变得很有效率。

2．平行沟通

所谓平行沟通就是指项目管理者之间、部门之间要在互相尊重的基础

上，彼此之间交流项目管理的经验，工程进度以及所取得的成绩和所面对

的困难，彼此之间互相提出合理的建议，互相吸取好的管理经验，保证项

目各个方面协调进行，顺利完成项目，避免出现“水桶现象”,因某一方

面的失误而导致项目不能顺利进行。

3.向下沟通

所谓向下沟通就是指项目管理者与下属进行交流沟通。

首先，在尊重

下属的基础上，项目管理者要让下属明白单位、部门以及团队的目标，并

向下属提供单位真实的政策或信息。

其次，在维护单位、部门以及团队利

益的同时，项目管理者要能够代表和呼吁下属的“声音”，尽量给下属创

造一个宽松舒适的工作生活环境；再次，认真聆听下属关于项目的建议，

凡是正确或有探索价值的，要支持下属；最后，项目管理者需要通过交互

式倾听、互动式交流，了解每一位下属的个性风格的特点，宣扬主旋律，

注重引导下属，以保证项目能够高质量顺利地完成。

三、有效沟通在项目管理中的作用

（一）有效沟通有助于激发项目团队员工的积极性

有效沟通能够使项目组成员之间相互信任和支持，领导激励下属，下

属支持领导，可以很好的缓解工作压力，改善人际关系，营造出“大家心

往一处想，劲往一处使”的和谐融洽工作氛围。

总之，有效沟通能够及时

排除障碍，最大限度提高员工的士气，使项目组更具凝聚力和战斗力。

如果在项目内部和外部没有良好的沟通联系，协同工作就不会存在，

团队也就没有形成。

沟通不止包括对事实的信息传输，它还指的是每个人

明白被传递信息的意图和真实含义。

项目经理的职责是保证向团队提供领

导才能、资源、工具、支持，以及鼓励革新和致力于团队工作所必须的那

种团队氛围。

为达到这些目标，有许多特定行动项目经理可以采用。

例如

塑造一个开放的、诚实的、守诺言的、不耍政治手腕的形象，说到做到，

在成员中进行自由走动式的管理，鼓励开诚布公的讨论，必要时进行协商

等，以有助于形成这种团队氛围。

一个项目经理必须使用这个管理理念。

激发积极性必须不断补充新鲜的养分并进行培育，否则就会消失，

整个团队失去激情。

这必须从团队成员开始，首先鼓励成员参与到团队工

作中来。

最有效的激发因素是工作或项目的重要性。

经验表明，团队建设

在项目团队面对非常多且重要的工作时才最成功。

一个优秀的项目经理可

以采用大量的情景和行动作为激发因素，普遍采用的有以下几种：

1.提出挑战

团队成员会积极地对一个令人激动的挑战做出反应。

不容易对付的挑

战会令大多数人激动，并投入更多的精力和时间去完成。

2.给出审议和反馈

实践证明，那些认为团队成员同其项目经理有真正开放式沟通的团队

最容易被激发出积极性，并且对完成的项目工作最满意。

3.采用奖赏体系

项目的特别酬劳，比如上报高层管理和表彰突出业绩，对团队成员来

说可能是非常重要的。

人被激发的积极性高低同他们感觉被承认的价值成

正比，唯一验证该价值的指标是得到的酬劳，但钱并不是唯一的有效酬劳。

等值金钱增加的边际效应达到一定程度后会下降。

一些其他更隐藏的“特殊待遇”可以加入到团队的总酬劳中，并得到有效的激发因素。

如单间办公室、使用公司的汽车、配给一个秘书、安排假日和休假奖励、教育补偿等。

（二）有效沟通能够提高项目管理工作效率

项目是一个系统工程，需要许多人共同完成，其工作效率受到每个团

队成员的影响。

有效沟通，有助于项目领导能够及时掌握项目的进度，及

时调整工作安排；有助于保证项目组成员之间信息传递更加迅速，讨论解

决问题更加有效；有助于企业中各个部门和各个职务之间相互协调发展。

1.明确沟通的目的

知道说什么，就是要明确沟通的目的。

如果目的不明确，就意味着自

己也不知道说什么，自然也不可能让别人明白，这就达不到沟通的目的。

沟通者还要明确信息不是沟通，信息与人无涉，是中性的，而沟通的背后

都隐藏着目的。

尽管信息对于沟通来说必不可少，但信息过多也会阻碍沟

通。

2.掌握沟通的时间

知道什么时候说，就是要掌握好沟通的时间。

如果沟通对象正大汗淋

漓地忙于工作时，管理者要求与之商量下次聚会的事情，显然不合时宜。

所以，要想很好地达到沟通效果，必须掌握好沟通的时间，把握好沟通的

火候。

3.明确沟通的对象

知道对谁说，就是要明确沟通的对象。

虽然管理者说得很好，但选错

了对象，自然也达不到沟通的目的。

4.掌握沟通的方法

知道怎么说，就是要掌握沟通的方法。

管理者应该知道向谁说，说什

么，也知道该什么时候说，但不知道怎么说，仍然难以达到沟通的效果。

沟通是要用对方听得懂的语言——包括文字、语调及肢体语言，而管理者

要学的就是透过对这些沟通语言的观察来有效地使用它们进行沟通。

如果

沟通能够符合接受者的渴望、价值与目的的话，它就具有说服力，这时沟

通会改变一个人的性格、价值、信仰与渴望。

假如沟通违背了接受者的渴

望、价值与动机时，可能一点也不会被接受，或者最坏的情况是受到抗拒。

把握好以上几点，进行准确的信息沟通，无疑会提高管理者的工作效

率，舍弃一些不必要的工作，以最简洁、最直接的方式取得最理想的工作

效果。

总之，有效沟通能够促使项目管理者充分了解各团队成员的优势，

团队成员也能够正确领会项目管理者的任务和意图，项目组成员能够相互

配合，提高工作效率，使项目能够正确圆满地完成。

（三）有效沟通有助于提高项目决策的质量

由于工程项目是复杂性的，工程项目管理也是相当复杂的。

项目管理

者在进行项目管理的过程中会遇到很多难以解决的问题，需要与领导、下

属以及其他项目管理者进行沟通，从领导那里获取指导，从其他项目管理

者那里获取先进的管理经验，从下属那里获取合理的建议，综合判定，做

出正确的决策，以便于迅速解决问题。

因此，有效沟通能够帮助项目管理

者获取较为全面的信息，有助于做出正确的决策，提高决策的质量。

1.项目管理者及团队成员及时做出的决策

任何决策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。

每当遇到这些

急需解决的问题，项目经理就需要从广泛的团队内部的沟通中获取大量的

信息情报，然后进行决策，或建议有关人员做出决策，以迅速解决问题。

团队成员也可以主动与项目经理沟通，提出自己的建议，供领导者做出决

策时参考，或经过沟通，取得上级领导的认可，自行决策。

2.项目决策及时高质量的完成

公司中各个部门各个科室和各个职务是相互依存的，依存性越大，对

协调的需要越高，而协调只有通过沟通才能实现。

没有有效的沟通，管理

者对下属的需求不会被下属充分知道，下属就不可能及时正确的完成管理

者分配给他们的任务和要求，从而使很多工作任务不能正确圆满地完成。

有效沟通促使项目团队成员紧密协调并及时有效地工作，保持团队成员之

间的相互信任，实现高度的合作互助，从而更高效高质的完成项目任务。

（四）有效沟通在项目管理中的运用案例

这是2015年成功实施的一个项目，该项目之所以成功实施，主要得

益于项目管理过程中完善的沟通管理模式。

该项目是一个嵌入式工业电脑

机箱系统项目，项目在一个自主研发和生产制造公司完成，项目参与团队

成员主要有客户、项目承接方（其中包括业务、市场经理、项目经理、电

子工程师、机构工程师、系统工程师、测试工程师等）以及原材料厂商等。

在项目实施管理过程中，主要采取了以下沟通管理模式，这个模式是在项

目经理认真了解项目的各种背景与涉及人员，并会同相关人员交流了解他

们对这个项目的看法和期望后做出的行程和决策。

1.项目启动后，项目经理召集项目团队主要成员一起召开项目启动

沟通会，明确项目目标、设计方案、进度安排、质量管理要求等。

会议上

各成员有任何问题都可以提出讨论，并得出结论。

会议完毕后，项目组印

发会议纪要，并向客户和相关职能部门领导作汇报，同时抄送纪要给各相

关单位成员。

2.建立例会制度，每周项目团队成员召开会议相互沟通讨论工作进

展、出现的问题、个人建议与要求等，详细记录会议纪要。

3.项目经理在每周结束时，编制一份项目进展报告，以电子邮件的

方式发送给项目团队每位成员及客户相关人员及领导。

报告中主要包括项

目目前的进度、本周是否出现问题、什么问题及解决办法以及下周工作计

划等。

4.与客户项目负责人保持联络，确保客户随时掌握项目动态，提出

意见。

项目组团队各技术负责人坚持每周与客户相关技术人员沟通，了解

需求满足情况。

5.与原材料厂商负责人保持联络，确保交货过来的原材料符合承接

方的产品要求，质量保证，以及承认资料齐全。

如有问题也能及时沟通处

理，确保不会影响到整个项目的进展。

6.建立内部网络交流平台，通过电话、电子邮件和即时对话的方式，

对于一些小问题的交流减少了协调开会见面讨论的时间，并且使项目组成

员知道主动沟通的重要性。

7.通过以老带新的方式，给予公司新进员工大量学习与实践机会，

技术骨干毫无保留的传授，使得新员工的专业知识和工程经验能够迅速提

高，迅速成长成为能够独当一面的技术人员。

技术骨干同样也要在每个负

责的项目中学习与积累项目管理知识和经验。

8.合理利用非正式沟通。

项目经理或项目组负责人，不定期地与客

户或厂商工作人员进行私下交流，或者采取聚餐、聚会等方式大家一起进

行非正式沟通。

同时，要加强项目组成员自身素质的提高，使得他们能够

很好地识别信息的真伪，提高遵守组织纪律的自觉性，防止谣言的传播等。

在整个项目进展中，从始至终都遵循了以上沟通方式，因而基本上没

有产生客户和厂商之间的信息误会，对于其中的变更和不确定因素基本上

都有及时的掌控。

合作各方关系维持良好，在一些小的问题上能够相互理

解和让步，也使得整个项目进展中无需考虑过多人为因素。

良好的沟通在

客户和厂商之间、以及承接方的项目组成员之间持续进行，真正实现了沟

通的初衷——使项目中的每个人都相互成为朋友。

四、研究结果

（一）本文研究结论

作为一名项目经理就要承担起整个项目管理的沟通环节。

项目经理的

沟通能力是影响管理和领导核心项目团队的主要因素，所以在项目运营中

项目经理就不应该埋在一大堆的技术、管理工作中，甚至可能需要花费百

分之九十或更多的时间去与项目干系人进行沟通，所以项目管理者应站在

较高的角度去审视整个项目，既能准确地把客户的意图传递给项目相关人

员，同时又能及时正确地去理解项目相关人员的需求，达成一种共识，使

他们可以更好的理解你、支持你、帮助你。

在项目管理工作中，项目管理者通过多种多样的有效沟通形式，与领

导、下属以及项目管理团队人员之间进行有效沟通，能够较大地激发项目

团队员工的积极性,提高整个项目工作进展效率,进而提高项目决策的质

量。

同时也给项目管理者对整个项目进行管理带来巨大的便捷，有助于项

目更好、更顺利地完成。

（二）本文研究不足与后期展望

本文通过对有效沟通在项目管理中的作用进行理论分析和实证研究，

得出了在项目管理工作中有效沟通，能够激发项目团队员工的积极性,提

高整个项目工作进展效率,进而提高项目决策的质量的结论。

但由于客观

条件和本人自身理论知识、研究视野和实际研究水平的有限，本文研究中

还存在诸多的不足,比如:

1.详细的有效沟通技巧与运用

2.沟通障碍问题对项目管理工作的影响分析

3.项目管理中不仅只有沟通,还包括其他管理的知识、工具和技术以

及团队合作方面

4.有效沟通在其他工作领域和生活中的运用

因此，在以后的研究中可以从以上这几个方面来进一步讨论相关有效

沟通和项目管理的研究课题。

参考文献：

1．张灿鹏编译，商务沟通方法与技巧，中国财政经济出版2011版

2．宋伟，项目管理概论（第2版），机械工程出版2012版

3．孙军，项目管理（第2版），机械工程出版2015版

4．高莉，浅谈沟通在企业项目管理中的重要作用，经管天地2009

版

5．李悦/姜旭新/陈新梅/罗凡，浅议咨询单位在工程项目管理中的

有效沟通，现代农业科学2009版

6．周雯，项目管理中沟通的作用，商场现代化2010版

7．项目管理技术，机械工程出版社2010版

8．李莹，论现代企业管理者的有效沟通，企业家天地2012版

9．陈志辉，企业管理中有效沟通技巧探析，管理观察2012版

10．郑奇，浅谈现代企业管理者的有效沟通技巧，科技致富导2012

版

致谢

本论文从开始写提纲到正式定稿，差不多花费了我一个多月的业余时

间，虽然在繁忙的工作之余要完成这篇毕业论文的确不是一件很轻松的事

情，但我内心深处却满含深深的感激之情。

首先，最应该感谢的是我论文

指导老师吕慧超老师,我这篇论文的每个阶段，包括前期从选题到查阅资

料，论文提纲的确定，到中期论文的修改，再到后期论文格式调整等，吕

老师都给予了我悉心的指导。

其次，要感谢的是我这两年来自考本科的班

主任康老师，每一次周末上课前都会及时通知我们上课时间地点，并亲自

来课堂督促我们上课，以及每次重要信息都会及时的通知到我们每一位同

学，让我们没有错过每次报名和考试时间。

再次，要感谢的是我的家人、

同学和同事们，因为有你们的支持和鼓励我才能够坚持到顺利毕业。