水体污染控制与治理科技重大专项生态环境部.docx
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水体污染控制与治理科技重大专项生态环境部
附件
水体污染控制与治理科技重大专项
档案管理实施细则
第一章总则
第一条 为保证水体污染控制与治理科技重大专项（以下简称水专项）档案的安全性、真实性、可靠性、完整性和可用性，确保水专项信息资源长期保存和有效共享，根据《中华人民共和国档案法》《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》《水体污染控制与治理科技重大专项管理暂行办法》《水体污染控制与治理科技重大专项验收暂行管理细则》《水体污染控制与治理科技重大专项资金管理实施细则（试行）》和国家相关保密法规，制订本细则。
第二条 水专项档案是指在水专项的规划、论证、组织实施、监督评估、考核验收等全过程中产生的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的历史记录。
第三条水专项档案是国家重要科技资源和知识资产，水专项档案管理工作是水专项管理的重要组成部分，应贯穿于水专项的规划、论证、组织实施、监督评估、考核验收等全过程。
第二章组织领导及职责
第四条 水专项档案管理工作坚持统一领导、分级管理的原则。
各级水专项组织实施管理部门要把档案管理工作纳入水专项整体工作，切实加强对水专项档案工作的组织领导。
第五条 水专项牵头组织单位生态环境部和住房城乡建设部（以下简称两牵头组织单位）负责水专项档案工作的管理、监督和检查。
主要职责是：
（一）组织制订水专项档案管理实施细则和工作方案。
（二）建立水专项档案管理工作机制和责任体系，实行项目（课题）承担单位法人负责制和项目（课题）负责人负责制。
（三）指导和监督两牵头组织单位水专项管理办公室（以下简称水专项管理办公室）开展水专项档案管理的具体工作。
第六条 水专项管理办公室按职责分工具体落实水专项档案管理工作。
主要职责是：
（一）负责制订水专项档案管理方案。
（二）为水专项档案管理工作提供人员、资金及保管场地等必要的支撑条件，确保档案管理责任落实到人、档案完整保存、工作顺利开展。
（三）负责水专项项目（课题）档案管理工作的组织协调、联络沟通、培训指导及监督检查。
（四）负责组织水专项项目（课题）承担单位开展项目（课题）文件材料的收集、整理、归档和档案验收及移交工作。
（五）负责收集、整理、归档自身产生的水专项文件材料，科学管理并按规定移交水专项档案。
第七条 地方水专项协调领导小组办公室、各专家组负责收集、整理及归档自身产生的水专项文件材料，并提供档案管理的必要支撑条件。
第八条 水专项项目（课题）承担单位按照法人负责制要求，具体落实项目（课题）档案管理工作，主要职责是：
（一）建立健全项目（课题）档案管理制度及工作责任体系，项目（课题）负责人对项目（课题）档案管理工作负直接责任。
（二）为项目（课题）档案管理工作提供人员、资金及保管场地等必要的支撑条件。
（三）收集、整理及归档自身产生的水专项文件材料，规范管理并按时移交项目（课题）档案，保证档案齐全、完整、真实、准确。
第三章归档范围与整理要求
第九条 水专项文件材料归档范围按照《水专项文件材料归档及移交范围表》（见附1）执行，水专项档案保管期限为永久。
第十条 水专项文件材料归档整理要求：
水专项档案整理及归档应按照国家相关标准执行。
（一）水专项档案的收集、整理应遵循相关规定及标准，保证内容齐全、完整、真实、准确，能够全面反映水专项的立项背景、实施过程、验收及应用转化效果；档案应字迹清楚、图样清晰、图表整洁等。
（二）水专项项目（课题）文件材料按照项目（课题）进行分类整理，其中综合材料按年度—问题组卷。
卷内文件按时间顺序排列，编制卷内目录与备考表，在备考表中对案卷基本情况进行说明。
（三）电子文件应与纸质文件材料同步归档。
第四章过程管理与保存
第十一条 各级水专项组织实施管理部门及项目（课题）承担单位依据档案管理职责分工及相关规定，对水专项各实施阶段产生的应归档文件材料进行系统整理，及时归档保存。
第十二条 水专项项目（课题）参与单位应将各自产生的水专项档案移交项目（课题）牵头承担单位，形成项目（课题）全套档案，统一保管。
第十三条 水专项项目（课题）牵头承担单位在项目（课题）通过验收或终止、撤销后3个月内，将项目（课题）应移交档案报送水专项管理办公室。
水专项管理办公室在每年6月底及12月底，将应移交档案报送科技部重大专项办公室。
第十四条 水专项管理办公室和项目（课题）承担单位应按照要求逐级移交档案，并对移交档案实行多套备份，确保移交后本级仍保存完整档案。
第十五条 水专项档案移交前，水专项管理办公室和项目（课题）承担单位应依据《水专项文件材料归档及移交范围表》和《水专项移交档案编号规则》（见附2）对水专项移交档案进行编码标注。
第十六条 移交档案时，应按照国家有关标准和《水专项文件材料归档和移交范围表》同时移交纸质档案、电子档案并附档案材料清单（见附3和附4），经档案接收单位审核后，双方履行交接手续。
第十七条 水专项各级组织实施管理部门须按照国家法律规定，向有关档案管理机构移交档案。
第十八条 水专项涉密档案管理严格遵照国家相关保密法律法规执行。
第五章档案验收
第十九条 档案验收是水专项项目（课题）验收的前提。
两牵头组织单位、水专项管理办公室、项目（课题）承担单位应将档案验收纳入管理工作程序，实行同步管理。
第二十条 水专项项目（课题）档案验收，由项目（课题）承担单位向水专项管理办公室提出验收申请，由水专项管理办公室组织验收。
第二十一条 项目（课题）档案验收工作由水专项管理办公室组织档案验收专家组（以下简称验收专家组）具体实施，验收专家组组成原则：
（一）验收专家组由相关技术、财务及档案专家组成，原则上为单数且不少于3人，并确认一名验收专家组长。
验收专家组成员应签订承诺书。
（二）档案专家应满足以下条件：
具有在政府机关、高等院校和科研机构、国有企业等从事档案工作或档案学研究的相关经历；具备副高级及以上专业技术职称。
第二十二条 档案验收内容主要包括：
档案的完整、齐全情况，档案的分类、整理、组卷等情况，纸质档案与电子档案对应及真实性等情况。
第二十三条 验收程序
（一）提出申请。
项目（课题）承担单位在任务合同期满后，按照《水专项文件材料归档及移交范围表》开展档案整理与自查，自查合格后向水专项管理办公室提出档案验收申请（见附5）。
自查内容主要包括：
档案的齐全、完整、真实、有效情况，档案的整理、组卷质量，纸质档案与电子档案在内容、描述和形式上是否一致。
（二）组织验收。
水专项管理办公室收到档案验收申请后，与项目（课题）承担单位拟定档案验收时间，及时组织验收专家组进行档案验收。
第二十四条 验收方式
（一）档案验收原则上以验收会的形式举行。
验收会分两部分，一是由验收专家组听取项目（课题）承担单位汇报项目（课题）基本情况、档案管理总体情况；二是验收专家组现场查验项目（课题）档案。
（二）档案验收专家依据档案汇报及查验情况，填写《水专项项目（课题）档案验收专家个人评议表》（见附6）,验收专家组集体讨论形成《水专项项目（课题）档案验收专家组意见》（见附7），并由验收专家组组长宣布档案验收意见。
（三）水专项项目（课题）档案验收专家组意见包括项目（课题）档案管理情况、档案整理及质量情况、档案验收结论及存在问题等方面内容。
第二十五条 水专项项目（课题）档案验收结论分为合格与不合格。
验收组成员全部通过为合格，否则为不合格。
档案验收综合得分总分为100分，得分高于80分（包括80分）为合格，得分低于80分为不合格。
档案验收不合格的项目（课题），由验收专家组提出整改意见，项目（课题）承担单位应在1个月内整改完毕，并再次提交档案整改验收申请，由水专项管理办公室组织专家复验。
第二十六条 档案验收合格后，方可进行项目（课题）任务、财务验收。
第二十七条 水专项项目（课题）完成所有验收工作后，水专项管理办公室及项目（课题）承担单位应将验收阶段产生的应归档文件材料归入本项目（课题）档案。
第六章共享与利用
第二十八条 各级水专项组织实施管理部门和项目（课题）承担单位要在严格遵守国家相关保密及知识产权保护的法律规定下，制订档案有效利用制度，推进水专项档案的共享服务。
第二十九条 各级水专项组织实施管理部门应加强项目（课题）档案信息资源开发利用，为水专项实施、监督检查、评估、督导、验收等管理工作提供便利条件，为科技创新、经济发展和社会进步提供支撑服务。
第三十条 对于重要的、珍贵的档案资料，一般不得提供原件使用。
如特殊需要，须按照档案管理权限和工作程序，履行审批手续。
第七章监督检查与考核奖惩
第三十一条 加强对档案管理工作的监督和检查，建立两牵头组织单位、水专项管理办公室、各专家组和项目（课题）承担单位的逐级监督检查制度，定期对档案保管及移交情况进行检查考核并通报结果。
第三十二条 水专项管理办公室及有关单位要对在水专项档案管理工作中做出突出贡献的单位和个人给予表彰，对没有及时归档、移交档案或存在归档整理不规范等问题的单位和相关责任人给予通报批评并限期整改。
第三十三条 在水专项档案的收集、整理、保管、利用、服务等管理工作中出现违法违纪行为的，依照《档案管理违法违纪行为处分规定》处理。
第八章附则
第三十四条本细则未尽事宜，按有关规定执行。
第三十五条本细则由水专项管理办公室负责解释，自印发之日起执行。
原《水体污染控制与治理科技重大专项档案管理规定（试行）》（环办函〔2014〕36号）同时废止。
附：
1.水专项文件材料归档及移交范围表
2.水专项移交档案编号规则
3水专项项目（课题）档案清单
4.水专项专项层面档案移交清单
5水专项项目（课题）档案验收申请
6.水专项项目（课题）档案验收专家个人评议表
7.水专项项目（课题）档案验收专家组意见
附1
水专项文件材料归档及移交范围表
阶段
专项序号
文件材料名称
水专项管理办公室
项目（课题）承担单位
移交
阶段
序号
归档
要求
载体
是否
移交
归档
要求
载体
是否
移交
纸质
电子
纸质
电子
综合材料
Z
01
重要文件
必存
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02
领导重要讲话记录
有则必存
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03
水专项评估报告
有则必存
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04
水专项年报
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05
水专项大事记
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06
通知通告
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07
水专项会议纪要（工作简报）
必存
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08
出版刊物及资料
有则必存
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规划阶段
A
01
水专项实施方案（含总概算和阶段概算）及相关材料
必存
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-
A01
02
水专项阶段实施计划（含分年度概算）
必存
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A02
03
水专项年度计划（含年度预算）
必存
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A03
04
水专项管理办法、制度
必存
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A04
05
水专项年度指南
必存
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A05
06
水专项年度立项批复
必存
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必存
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B05
申报立项阶段
B
01
申报书
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B01
02
实施方案（论证版）
必存
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03
预算书（论证版）
必存
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必存
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04
形式审查意见
有则必存
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05
论证
评审会
材料
（1）论证（择优评审）会议通知
必存
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必存
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（2）论证（评审）专家签到表
必存
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B02
（3）论证（评审）专家承诺书
必存
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B02
（4）论证（评审）专家回避表
有则必存
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B02
申报立项阶段
B
05
论证
评审会
材料
（5）论证（评审）专家打分表
必存
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B02
（6）论证（评审）专家分数统计表
必存
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B02
（7）论证（评审）专家个人意见
必存
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B02
（8）论证（评审）综合意见（含财务意见）
必存
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有则必存
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B02
（9）评审视频资料
有则必存
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B02
（10）论证（评审）会速记材料
有则必存
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（11）论证（评审）汇报PPT
有则必存
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必存
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06
实施方案（最终版）及修改说明
必存
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必存
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07
财政部预算评审报告（或电子版打印）
必存
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必存
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08
预算申诉材料
必存
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有则
必存
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09
预算书（根据评审报告修改最终版）
必存
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必存
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B07
10
任务
合同书审查
（1）任务合同书审查会议通知
有则必存
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（2）任务合同书审查专家签到表
有则必存
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（3）任务合同书审查专家组综合意见
有则必存
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必存
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11
任务合同书
必存
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必存
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B07
12
其他相关材料
有则必存
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有则必存
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-
过程管理阶段
C
01
实验任务书、实验大纲
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有则必存
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02
实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等原始记录、整理记录和综合分析报告等
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有则必存
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-
03
设计文件和图纸，包括示范工程可研、初设和实施方案等文件及设计图纸
-
-
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有则必存
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√
-
04
计算文件、数据处理文件，照片、底片、录音带、录像带等声像文件
-
-
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有则必存
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-
05
样品、标本等实物的目录
-
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有则必存
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06
第三方监测方案（含专家组审查意见）
有则必存
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有则必存
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07
督导、中期评估及年度检查报告、意见及整改方案等相关材料
必存
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有则必存
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08
三
部
门
监
督
评
估
（1）三部门监督评估项目（课题）自查报告
必存
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有则必存
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（2）三部门监督评估水专项自查报告
必存
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（3）三部门水专项监督评估报告
必存
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过程管理阶段
C
09
项目（课题）阶段进展报告、成果报告
必存
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必存
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10
项目（课题）年度财务决算报告
有则必存
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有则必存
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√
D18
11
水专项年度/阶段执行情况（总结）报告、检查报告
必存
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-
-
-
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-
12
变
更
材
料
（1）变更申请
必存
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有则
必存
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C06
（2）变更审批表
必存
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有则
必存
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C06
（3）专家签到表
必存
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-
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C06
（4）专家承诺书
必存
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C06
（5）专家组意见表
必存
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C06
（6）变更批复
必存
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必存
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-
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C06
13
执行过程中产生的科技报告
有则必存
√
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-
有则必存
-
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-
14
其他相关材料（含简报或会议纪要或动态等）
有则必存
√
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-
有则必存
√
√
-
验收阶段
D
01
第
三
方
评
估
（1）示范工程第三方评估申请书
有则必存
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-
有则必存
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-
-
（2）示范工程第三方评估通知
有则必存
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有则必存
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（3）示范工程第三方评估专家评估全套材料
有则必存
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-
有则必存
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-
（4）示范工程第三方评估报告
必存
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有则必存
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D06
02
技
术
审
查
（１）技术审查会通知
必存
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-
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-
（2）技术审查专家签到表
必存
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（3）技术审查专家承诺书
必存
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（4）技术审查专家组意见
必存
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必存
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03
档
案
验
收
（1）档案验收申请
必存
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D01
（2）档案验收通知
必存
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D02
（3）档案验收专家签到表
必存
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-
D09
（4）档案验收专家承诺书
必存
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-
D09
（5）档案验收专家个人评议表
必存
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D09
（6）档案验收专家组意见
必存
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必存
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D09
验收阶段
D
04
任
务
验
收
材
料
（1）验收申请书及申请材料目录
必存
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必存
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D01
（2）自评价报告（含科技报告）
必存
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必存
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D03
（3）验收技术报告
必存
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必存
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-
（4）5000字成果报告和成果宣传报道材料
必存
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必存
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-
（5）成果汇编及证明材料（含①关键技术汇编②导则、标准、规范、指南、方案等汇编③示范工程（含管理平台）汇编（管理平台类需含证明材料）④材料/产品/设备/装备汇编⑤专利汇编⑥软件著作权汇编⑦已发表SCI/EI其他论文及专著汇编⑧野外工作站（基地）/实验室汇编⑨软件及数据库汇编⑩政策建议汇编⑪人才凝聚和培养汇编）
必存
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必存
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D05
（6）查新报告
必存
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必存
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D05
（7）针对年度检查、中期评估、重点抽查及专项审计等发现问题的整改报告，并附相关证明材料
必存
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-
有则必存
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√
-
验收阶段
D
04
任
务
验
收
材
料
（8）子课题验收专家组意见
必存
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-
必存
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-
（9）验收现场测试报告
必存
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有则必存
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（10）成果应用证明材料／典型用户报告
必存
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必存
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D08
（11）示范工程视频、照片
必存
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-
必存
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-
（12）任务验收汇报PPT及其他相关补充材料
必存
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必存
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05
财
务
验
收
材
料
（1）财务收支执行情况报告
必存
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必存
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√
D13
（2）中央财政结余资金情况说明
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必存
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（3）财务审计报告（有会计师事务所的红章）
必存
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必存
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D16
（4）外拨经费支出明细及银行汇款单及直接从财务账套打印的专项经费支出明细、自筹经费支出明细（加盖单位财务部门公章）
必存
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-
必存
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（5）购置设备对照清单
必存
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必存
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（6）批量购入10万元（含）材料清单及材料供应商资质证明
必存
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-
必存
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-
验收阶段
D
05
财
务
验
收
材
料
（7）测试化验加工协议，结算清单（或结算依据），发票，测试化验结果报告，测试单位资质证明等
必存
√
√
-
必存
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-
（8）单台（套）10万元（含）以上设备费、材料费，单笔支出5000元（含）出版/文献/信息传播/知识产权事务费的支付凭证、支出合同及其他佐证资料复印件；单笔5000元（含）以上劳务费、专家咨询费的支付凭证及发放签收单复印件
必存
√
√
-
必存
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-
（9）财务审计、抽查、中期评估、年度检查等各类检查发现的财务问题整改报告，并附相关证明材料
必存
√
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有则必存
√
√
-
（10）与参与单位签定的任务合同书或协议等文件
必存
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必存
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-
（11）管理部门及课题承担单位审批权限内的预算变更批复文件
必存
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-
必存
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-
（12）地方配套到位凭据
必存
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有则必存
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（13）账户对账单
必存
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必存
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（14）财务管理规章制度、组织管理章程等文件
必存
√
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有则必存
√
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验收阶段
D
05
财
务
验
收
材
料
（15）会计师事务所审计工作评议表
必存
√
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-
必存
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√
-
（16）中央、地方、自筹资金以及其他渠道资金等核算明细账
必存
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√
√
必存
√
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D21
（17）后续支出情况报告及附件
必存
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必存
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D26
（18）课题承担单位审批权限内的预算变更批复文件
必存
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必存
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C06
（19）财务验收汇报PPT及其他相关补充材料
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必存
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06
形式审查意见表
有则必存
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07
验收会通知
必存
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有则必存
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D02
08
任
升级会员 