企业办公用品管理系统设计毕业论文doc.docx

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企业办公用品管理系统设计毕业论文

前言

在企业实习过程中，对办公用品管理的实际情况开展调研，进行详细的需求分析，认为企业要生存发展，就必须在这个方面加强管理，摒弃一些效率不高的工作方式，实现信息的自动化，信息化。

随着社会经济的迅速发展和科学技术的全面进步、计算机事业的飞速发展，将计算机这一信息处理器应用于办公用品的日常管理已是势必所然，而且这也将为办公用品的管理带来前所未有的改变。

它可以办公用品的入库领用进行规范化管理，进而提高办公效率，避免资源的浪费。

随着办公用品种类的不断丰富，其管理的难度也越来越大，如何优化办公用品管理系统以其能满足不断变化的办公环境已成为一个大众化的课题。

企业办公用品管理系统，以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖企业办公部门办公用品管理信息系统，通过网络技术，提高本单位的办公用品管理的效率，为领导决策和办公提供服务，实现办公用品管理现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。

用电脑管理来改变传统手工办理办公用品申领业务速度慢、效率低的弊端，节省时间和人力，把企业的办公用品管理业务从单调、重复的事务性工作中解脱出来，降低劳动成本，提供高效的公共服务，提高工作效率，优化管理流程。

本文采用结构化系统分析的方法，阐述了企业办公用品管理系统的开发过程、操作流程及其一些核心的技术。

首先进行项目概述，简单介绍了项目开发的背景、目的和意义；接下来是系统规划阶段，通过实际业务流程的调研，分析了系统的组织结构，具体完成了企业办公用品管理系统的可行性分析、需求分析、现行业务流程分析；之后是系统分析，具体完成了流程图；系统设计阶段主要完成了功能模块的划分、数据库的设计和系统界面设计。

该阶段对各个模块的功能进行了详细设计，形成了本系统的功能模块图，在此基础上选择了合适的开发模式；数据库的设计先进行了概念结构设计，之后进行了逻辑结构设计，最后完成了数据库表的设计。

1企业办公用品管理系统概述

人们普遍使用计算机来提高个人工作效率，但是在需要许多人一起协同工作的现代工作环境中，我们更需要提高我们的整体工作效率。

利用网络通讯基础及先进的网络应用平台，实现企业各部门办公用品管理工作的规范化、电子化、标准化，实现办公用品管理流程的在线申领、分发、统计。

最终实现“无纸”管理。

传统的办公用品管理模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。

如何实现信息处理的自动化和办公管理的无纸化逐步得到了人们的重视。

internet/intranet的迅猛发展，为信息的交流和共享，团队的协同运作提供了技术的保证，同时也预示着网络化办公用品管理时代来临。

1.1系统开发的目的

以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖企业办公部门办公用品管理信息系统，通过网络技术，提高本单位的办公用品管理的效率，为领导决策和办公提供服务，实现办公用品管理现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。

企业办公用品管理系统开发的根本目的有两个：

第一是将管理规范化、合理化、高效化，贯穿先进的管理思想；第二是通过数据采集和分析处理，为领导层提供决策支持。

具体地说，实行办公用品管理自动化后，将增强职工的协同工作能力，增进职工之间的沟通与共享；强化领导的监控管理，增强领导的决策支持；提高工作效率，提高工作的透明度；加速工作的运转速度，提高工作质量；降低管理成本，提高管理水平，促进管理的规范化。

1.2管理系统开发的意义

企业办公用品管理系统开发的意义：

随着网络技术和软件技术的飞速发展，特别是Internet，Internet的出现及其相关技术的迅速发展，信息革命带来了全球范围市场竞争的日益加剧，对传统的办公和生活方式产生了巨大冲击。

所有的企业都面临着严峻的挑战，面对这样的形势，越来越多的企业打算或正在将计算机网络技术引入到企业的日常经营管理上来，改变过去单纯的手工办公方式，以便在企业内实现信息共享、协同工作乃至科学的管理和决策，从而提高效率、增强企业的竞争力。

每个企业经营者，都在利用规范的管理流程来提高企业的效益。

可这一切仅靠人是很难及时准确地完成包括统计在内的工作。

针对这些企业办公用品管理存在的缺陷，我开发了办公用品管理模块，目的是要做到科学化、自动化、系统化、规范化，用电脑管理来替代原来以手工、复杂、繁琐的办公用品管理，为广大企、事业单位提高管理效益助一臂之力。

办公用品管理系统将成为每个企、事业的小当家，在理清家务的同时，减少浪费，花出该花的，省下可省的。

弥补企业管理上的漏洞，提高管理员的工作效率，为公司带来经济效益。

1.3系统开发的设计思想

从系统的观点来分析，企业办公用品管理本身就是一个系统，办公用品管理模块的建设过程，实质上是系统的开发、设计与实现的过程。

在信息系统的开发过程中，常用的有几种典型的方法：

结构化生命周期法、快速原型法、面向对象法和计算机辅助软件工程法，其中面向对象方法是目前比较流行的系统开发方法。

在本次设计中，我采用的是面向对象的开发方法。

1.3.1面向对象的开发方法

面向对象方法中，既没有过程和程序，也没有数据实体和文件，系统只是由对象组成。

对象是个计算机系统中能对消息做出响应的事物。

面向对象的开发方法使新系统开发由抽象变为简单，有利于系统的维护，有较强的重用性。

用户可以通过面向对象开发方法的重用性提高软件的生产效率。

1.3.2使用面向对象开发方法的原因

分析、设计、编码过程表示法和开发语言统一，有利于帮助分析者、设计者和用户清楚地表达抽象概念，互相进行交流便利，大大提高了软件的开发效率。

（2）面向对象开发的适用性比较高，适用于各类信息系统的开发。

（2）是一种全新的系统分析设计方法（对象、类、结构属性、方法）。

（3）开发工作的重用性、继承性高，降低重复工作量。

1.4系统的开发环境

数据库服务器:

MySQL5.0，开发平台：

Myeclipse6.0

2可行性分析

软件可行性分析最根本的任务是对以后的行动方针提出建议。

如果问题没有可行的解释，分析员应该建议停止这项开发工程，以避免时间、资源、人力和金钱的浪费；如果问题值得解，分析员应该推荐一个较好的解决方案，并且为工程制定一个初步的计划。

2.1分析和确定系统的目标

办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。

通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

办公用品管理系统协助企业利用规范的管理流程来提高企业的效益。

目的是要做到科学化、自动化、系统化、规范化。

2.2技术可行性

本系统使用当前应用比较广泛的MVC三层架构的设计模式，这种模式可以使系统的开发变得十分便利。

运用三层机构可以使系统的业务逻辑及操作变得简单易懂，有助于开发人员加快对系统的开发，同时，可以便于系统的维护与升级，因为此结构有很强的复用性。

2.3经济可行性

正值全球信息化时代，企业对办公用品管理实现信息化、系统化、自动化的渴望日趋紧迫。

现在还有很多企业还在进行手工操作办公用品管理，在人力、财力、物力方面都有大量损耗，因此急需一套安全高效功能强大的办公用品管理系统软件。

本系统采用第三代编程语言实现，成本低廉、使用方便，市场前景、经济前景可观。

2.4管理可行性

模块化的设计方法，有助于软件开发过程的管理，因为科学合理的将整个程序划分多个功能模块，各模块单独设计，有助于降低整个程序的设计难度及减少错误程序的影响范围，子模块易于实现，又使整个程序易于衔接和修改。

企业的相关人员以及系统日后的操作人员对于系统的开发持认可、支持态度。

2.5使用及法律可行性

该系统界面设计清晰，操作简洁，有完善的异常处理机制，用户只要经过简单的培训就可使用，因此使用方面可行。

本系统没有违反国家相关法律，法律方面可行。

3系统需求分析

需求分析是软件设计的第一步，是整个软件成功实现的基础，只有真正做好需求分析，才能真正了解客户的需要，以指导好下一步的工作，整个软件的实施是建立在需求所分析出的各项功能上的。

接下来就针对办公用品管理系统的总体需求做一个分析。

3.1功能需求分析

首先需要对办公用品管理系统进行详细地了解和分析，本系统侧重办公用品申领功能的实现，一个功能完全满足基本需要的系统，必须包括以下的几个模块。

办公用品管理系统主要是采购员采购商品，经检验合格之后进行入库登记，进入库存之后，各部门工作人员要领用办公用品是进行领用登记，企事业职员可以在任何时候登陆此系统进行办公用品查询等操作。

因此，此系统需要实现的一些主要功能如下：

第一、采用身份认证进入本系统。

用户注册登陆本系统，注册时系统有提示是注册类型。

不同类型的系统管理员拥有不同的权限，用户在用户名和密码正确的情况下登陆本系统，不同权限登陆的用户的登陆界面不一样，能够对系统所做的操作也不一样,保证系统数据的安全性。

第二、强大完整的查询功能。

用户可随时随地登陆此系统查看企事业单位内部的库存情况。

第三、入库登记流程，采购员采购回来的商品检验合格之后就由入库管理员对商品进行入库登记，登记好了之后商品入库。

由于系统的入库管理员肯定不止一位，系统在设置是对当天的记录需设置刷新功能。

第四、领用流程，各部门职员在查询到自己所需办公用品库存充足的情况下可领用该办公用品。

第五、对本企事业单位一段时间内使用的办公用品进行统计，给出分析数据，对以后企事业单位的采购有直接的指导作用。

第六、系统自动给出缺货通知，既通知给系统管理员也通知给供货商。

第七、后台数据库使用本地数据库，保证系统数据的安全性。

3.2性能需求分析

在企事业单位内部，办公用品的管理存在着多而且杂的问题。

传统靠人工管理主要存在工作单一但须多次重复，浪费大量人力，不方便查询，安全性得不得到保证。

3.2.1简便性

目前我国中小型企业在办公用品管理这一块仍然采用的是原始的人工操作。

一个登记本一个领用本，日积月累，本子原来越多，信息也越来越乱，查找信息起来也是越来越困难。

为解决这一问题，本系统在设计时就给出了入库登记和领用登记，将信息录入本系统之后，企事业单位在运行过程中的相关数据都保存在数据库中，不需要专门的人去进行信息的整理了，大大提高了办公用品在采购入库领用过程中的效率，避免了人力和财力的浪费。

3.2.2方便查询

传统手工操作的办公用品管理过程中买一个一个的本子就是我们的信息库，要查找到一个信息无异于大海捞针。

但本系统提供了强大的查询功能：

综合查询、具体查询、快速查询。

只需输入查询的关键字，即可在本系统中查询到你所需办公用品的具体信息。

3.2.3安全性

在企事业单位内部办公用品相关资料存放上有时存在漏洞，资料容易遗失或泄漏，给企事业单位带来损失。

本系统首先从软件方面阐述安全性的设置问题。

本系统层次图如下图3-1所示：

（1）本系统设置了权限登陆。

不同权限的人只能进行本权限范围内的操作。

（2）数据库管理系统实时更新备份数据库，也会对数据库的内容进行备份，防止意外情况下数据的恢复。

（3）层次设计上使一般用户不能对数据库进行直接的操作，保证数据库数据的安全。

图3-1系统层次图

Figure.3-1Thegraphrepresentingthesystem

3.3数据需求分析

这里包括系统中各个模块的数据或者是需要实现的功能的数据。

如下所示：

办公用品信息类的属性：

代理主键、用品编号、用品名称、供应商、申请时间限制、申请权限限制

员工部门属性：

代理主键、部门名称

（1）管理员属性：

管理员姓名、密码、权限、性别、电话

（2）留言及总务消息属性：

代理主键、标题、撰写人、内容

（3）库存表类的属性：

代理主键、用品编号、库存数量、类型、价格

以上数据是本系统在设计过程中主要运用到的数据。

4系统概要设计

一个好信息管理系统架构能大大减少工作人员的工作，同时使测试工作更容易进行。

尤为重要的一点是，好的架构能极大地减轻重复开发所带来的成本支出和减少开发人员的工作阻力。

系统设计在开发系统中起着关键的作用。

4.1系统功能架构设计

办公用品管理系统主要包含的功能模块有用户登录、入库登记、领用登记、库存管理、查询模块、信息统计。

系统功能图如下图4-1所示：

图4-1系统功能图

Figure.4-1Systemfunctiondiagram

4.2系统功能流程设计

办公用品管理系统主要包含了：

用户登录系统，然后根据用户类型进入相应的系统界面，进入系统之后就可以对系统进行相关操作。

如图4-2所示。

4.3系统数据库概念模型设计

数据库的设计在信息系统的设计实现中至关重要。

E-R图见图，这里因为是一个简单的办公用品管理系统，用户类型决定对系统不同的操作权限。

商品信息和登记信息领用信息之间存在对应关系，又从商品信息中可以生成缺货信息。

如4-3所示：

图4-2系统功能流程图

Figure.4-2Systemfunctionflowchart

图4.3系统E-R图

Figure.4-3SystemE-R

4.4用例图的建立

分析阶段最重要的是用例视图的建立，用例视图强调用户希望得到的功能，它是成为参与者的外部用户所能观察到的系统功能的模型图。

通过用例视图，使

用者应该明确软件后续设计阶段所要完成的任务，整个软件直到实现的过程都是围绕需求阶段的用例来进行的。

4.4.1参与者、角色的确定

角色是与系统有交互作用的人或事务，通常代表着一个系统的使用者，或者需要与系统打交道的人或事务。

在办公用品管理系统中有如下事务：

（1）管理员可以对办公用品信息进行增加、删除、修改和查询。

（2）员工可以查询到库存信息。

（3）管理员可以更新库存数目。

（4）管理员增加新的消息

（5）管理员管理员工信息，即一般用户。

分析办公用品管理系统的参与者，使用MicrosoftVisio来建立角色：

图4.4角色建立

Figure.4-4Charactercreation

4.4.2创建用例

用例是系统与用户的交互，是系统提供的功能块。

使用用例与传统的方法不同，将项目分解成使用用例是面向对象的过程而不是面向实现的过程，用例关注的是系统外的用户，有助于让开发人员了解最重要的部分——满足用户需求和期望。

通过用例，用户也能清楚看到系统提供的功能。

在本系统中，通过分析得到以下用例：

（1）增加办公用品信息

（2）删除办公用品信息

（3）修改办公用品信息

（4）查询办公用品信息

（5）员工用户的管理

（6）增加新的管理员

（7）删除管理员

（8）管理员信息修改

（9）增加新的消息或留言

（10）删除留言与信息

4.4.3用例文档

针对用例应该有用例文档与之相对应，该文档描述的是用例的细节内容。

用例:

增加办公用品信息

编号

1.1

参与者

管理员

前置条件

出现新的办公用品类型

事件流

进入办公用品信息管理模块,选择添加办公用品类型

填写办公用品信息报表

显示填写信息,确认添加

退出系统

分支事件

登录失败转向登录页面

用例:

修改办公用品信息

编号

1.3

参与者

管理员

前置条件

办公用品类型或信息变动

事件流

进入办公用品信息管理模块,选择修改办公用品类型

从类型列表里选择待修改的办公用品类型

填写办公用品信息表

显示类型信息与相关记录,确认修改

退出系统

分支事件

登录失败转向登录页面

用例:

删除办公用品信息

编号

1.2

参与者

管理员

前置条件

办公用品类型失效

事件流

进入办公用品信息管理模块,选择删除办公用品类型

从类型列表里选择待删除的办公用品类型

显示类型信息与相关记录,确认删除

退出系统

分支事件

登录失败转向登录页面

用例:

查询办公用品信息

编号

1.4

参与者

员工

前置条件

希望得到办公用品类型信息

事件流

进入办公用品信息管理模块,选择查询办公用品类型

查看查询结果

退出系统

分支事件

登录失败转向登录页面

4.4.4用例图

图4-5用例图

Figure.4-5Usecasediagram

4.5活动图的生成

图4-6活动图

Figure.4-6movements

5系统详细设计

详细设计说明书又可称程序设计说明书。

编制目的是说明一个软件系统各个层次中的每一个程序（每个模块或子程序）的设计考虑，从而是软件在实际开发过程中更加方便的实现各个模块的功能，在以后的系统扩展中实现良好的系统伸缩性。

该系统的设计严格遵循了系统设计的原则，即：

灵活性：

系统对外界环境条件的变化有很强的适应性。

这样其可保持长久的生命力。

为此，系统应具有较好的开放性和结构的可变性。

简单性：

只要能达到预定的目标和实现预定的功能，系统就应避免一切不必要的复杂，尽量简单。

完整性：

系统是作为一个整体而存在的。

因此，在系统设计中要从整个系统的角度进行考虑，系统的代码要统一，设计规范要标准，传递语言要尽可能一致。

可靠性：

一个成功的系统必须具有较高的可靠性，如安全保密、检错及纠错能力、抗病毒能力。

5.1系统的功能设计

系统的概要设计中最重要的就是系统的模块化。

模块化是指解决一个复杂问题时，自项向下逐层把软件系统划分成若干个模块的过程。

每个模块完成一个特定的功能，所有的模块按某种方法组织起来，成为一个整体，完成整个系统所要求的功能。

将系统划分为多个模块是为了降低软件系统的复杂性，提高可读性、可维护性，但模块的划分不能是任意的，应尽量保持其独立性。

也就是说，每个模块只完成系统要求的独立的子功能，并且与其他模块的联系最少且接口简单，提高模块的独立性，为设计高质量的软件结构奠定基础。

我首先将整个系统化分为几个小模块，在系统中，我设计了办公用品信息管理模块、办公用品申请模块、办公用品分发模块、数据统计模块、领取权限管理模块和入库管理模块六个小模块。

然后，进一步细分模块，添加细节。

比如，办公用品信息管理模块我又将其分为办公用品信息添加、办公用品信息删除、办公用品信息修改、办公用品信息查询等。

5.1.1办公用品信息管理模块设计

管理员有该模块操作权限，负责办公用品的基本信息储存。

属性包括：

用品编号、用品名称、单价和库存量等，该模块可以对这些信息进行添加、删除、修改和查询。

（1）本模块共有4个功能：

图5-1物品信息管理功能模块图

Figure.5-1Thechartofresinfomanagefunctionmodule

（2）功能设计

功能:

办公用品信息的增加

使用人

管理员

使用目的

出现新的办公用品时，在办公用品信息中添加新信息

操作流程

完成功能

增加办公用品信息

功能:

办公用品信息的删除

使用人

管理员

使用目的

办公用品类型失效时，把它从办公用品信息中删除

操作流程

完成功能

删除一条办公用品信息

功能:

办公用品信息的修改

使用人

管理员

使用目的

办公用品类型或信息变动时，更新原来的信息内容

操作流程

完成功能

更新办公用品信息内容

功能:

办公用品信息的查询

使用人

管理员

使用目的

查看办公用品信息

操作流程

完成功能

查看到办公用品信息

5.1.2办公用品信息管理模块顺序图

图5-2办公用品信息增加顺序图

Figure.5-2Thesequencechartofresinfoincrease

图5-3办公用品信息删除顺序图

Figure.5-3Thesequencechartofresinfodelete

图5-4办公用品信息查询顺序图

Figure.5-4Thesequencechartofresinfoquery

图5-5办公用品信息修改顺序图

Figure.5-5Thesequencechartofresinfoamend

5.2数据库设计

数据库设计（DatabaseDesign）是指根据用户的需求，在某一具体的数据库管理系统上，设计数据库的结构和建立数据库的过程。

一般，数据库的设计过程大致可分数据库设计为5个步骤：

需求分析:

调查和分析用户的业务活动和数据的使用情况，弄清所用数据的种类、范围、数量以及它们在业务活动中交流的情况，确定用户对数据库系统的使用要求和各种约束条件等，形成用户需求规约。

概念设计:

对用户要求描述的现实世界（可能是一个工厂、一个商场或者一个学校等），通过对其中住处的分类、聚集和概括，建立抽象的概念数据模型。

这个概念模型应反映现实世界各部门的信息结构、信息流动情况、信息间的互相制约关系以及各部门对信息储存、查询和加工的要求等。

所建立的模型应避开数据库在计算机上的具体实现细节，用一种抽象的形式表示出来。

以扩充的实体—（E-R模型）联系模型方法为例，第一步先明确现实世界各部门所含的各种实体及其属性、实体间的联系以及对信息的制约条件等，从而给出各部门内所用信息的局部描述（在数据库中称为用户的局部视图）。

第二步再将前面得到的多个用户的局部视图集成为一个全局视图，即用户要描述的现实世界的概念数据模型。

逻辑设计:

主要工作是将现实世界的概念数据模型设计成数据库的一种逻辑模式，即适应于某种特定数据库管理系统所支持的逻辑数据模式。

与此同时，可能还需为各种数据处理应用领域产生相应的逻辑子模式。

这一步设计的结果就是所谓“逻辑数据库”。

物理设计:

根据特定数据库管理系统所提供的多种存储结构和存取方法等依赖于具体计算机结构的各项物理设计措施，对具体的应用任务选定最合适的物理存储结构（包括文件类型、索引结构和数据的存放次序与位逻辑等）、存取方法和存取路径等。

这一步设计的结果就是所谓“物理数据库”。

验证设计:

在上述设计的基础上，收集数据并具体建立一个数据库，运行一些典型的应用任务来验证数据库设计的正确性和合理性。

一般，一个大型数据库的设计过程往往需要经过多次循环反复。

当设计的某步发现问题时，可能就需要返回到前面去进行修改。

因此，在做上述数据库设计时就应考虑到今后修改设计的可能性和方便性。

数据库的完整性是指数据的正确性和有效性，是为防止数据库中存在不符合语义规定的数据和防止因错误信息的输入输出造成无效操作或错误信息而提出的。

数据库的完整性包括：

实体完整性、参照完整性和用户定义完整性。

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