SMS审核指南.docx
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SMS审核指南
SMS审核指南
编写说明
随着《国际安全管理规则》（简称ISM规则）、《国内安全管理规则》（简称NSM规则）实施工作全面展开和逐步深入，建立、运行和保持符合要求的安全管理体系（SMS）的效果日益彰显，航运公司执行SMS要求的主动性、自觉性都有了较大幅度的提高。
作为开展这项工作的主管机关，中国海事局一方面进一步加大推进力度，扩大实施范围，使越来越多的航运公司从中受益；另一方面，也充分注意到提高审核质量在整个实施工作中的重要性，在先后出台《ISM规则理解指南》、《SMS问答》，着力统一大家对规则本身的理解后，针对审核员运用规则进行审核方面存在的问题，提出了编写“SMS审核指南”的工作要求。
根据中国海事局工作安排，辽宁海事局承担了“SMS审核指南”的编写工作。
2003年4月，辽宁海事局成立了由副局长杨春任组长，李新、马一意、尚远洋、董贺轩、谭学成为成员的编写小组，同时制定了编写工作计划。
在编写过程中，编写小组不断广泛征求各方面的意见，浙江、天津、上海、广东、深圳、广西、海南、江苏、长江、河北、福建、山东等各片区海事局都提供了许多宝贵、有益的编写建议。
在此基础上，编写小组经过反复修改，于2004年6月初形成了“SMS审核指南（初稿）”，6月底在北京召开了由中国海事局组织有关领导和专家参加的“SMS审核指南（初稿）”定稿会。
会后综合有关方面的修改意见，编写小组对初稿进行大幅度修改，形成了“SMS审核指南（修改稿）”，并于2004年8月在北京召开“SMS审核指南（修改稿）”审定会。
结合与会领导、专家的指导和部分片区海事局研讨反馈意见，编写小组全面修改后，于9月在全国范围内再次征求意见（编写过程待续）。
本“SMS审核指南”旨在为航运公司SMS审核员提供审核工作方面的技术指导，给出了建议性的审核内容、审核重点、以及常见问题等相关提示，审核员在实际工作中参照应用，但不作为审核的标准。
本指南分为SMS文件审核、岸基SMS活动、船舶SMS活动三部分。
考虑到NSM规则衍生于ISM规则，它们在原理、内容、形式等诸方面基本相同，本指南仅针对ISM规则现有规定编写文件审核部分，审核涉及NSM规则时参照执行即可。
而仅就安全和防污染管理本身而言，国际、国内航运公司的管理内容相同，对其建立、实施、保持SMS的审核要求也没有太大差异，本指南编写SMS活动审核时也没有分别描述。
虽然船舶种类不同，会导致船舶具体设备和相关操作差别较大，但从体系管理的角度来看，不同船种间的船舶SMS活动审核并无实质性的差别。
因此，本指南针对安全和防污染管理方面的要求分部门（船长、甲板部、轮机部）给出了通用的审核要点，没有考虑特殊船种的具体设备和相关操作。
（待续）
第一部分
SMS文件审核……………………………………………………….
第二部分
岸基SMS活动审核………………………………………………………
一、通用部分………………………………………………………
二、特性部分………………………………………………………
1、总经理……………………………………………………..
2、指定人员………………………………………………………
3、体系管理……………………………………………………..
4、人事管理………………………………………………………
5、海务管理……………………………………………………..
6、机务管理……………………………………………………..
7、航运管理……………………………………………………..
8、后勤、综合管理……………………………………………………..
第三部分
船舶SMS活动审核……………………………………………………..
1、船长……………………………………………………..
2、甲板部/轮机部……………………………………………………..
一、文件审核部分
审核总体提示：
1、文件审核应的重点是SMS文件针对ISM规则的覆盖性和符合性；
2、审核SMS文件覆盖性、符合性，既要看SMS文件是否针对ISM规则条款要求给出相应的承诺或制定了相应的管理制度（程序、须知等），更要看其具体规定是否符合相关强制性要求以及提供的措施能否充分满足ISM规则条款的实质要求（是否考虑各种特殊情况等）；
3、只要满足覆盖性、符合性，SMS文件的框架、层次、组成、顺序等方面没有硬性要求，以便于公司相关人员理解、学习、使用为准；
4、SMS文件的可操作性应根据SMS活动效果判定，没有具体活动记录和结果做依据，文件审核时应避免在这方面提出过多的问题和建议；
5、如果制定某一具体文件的动机正确，具体内容不会导致明显歧义，审核中就不要对其的表现形式、文字描述等过于深究（譬如船长绝对权力声明、组织机构图等）。
规则章节/条款
审核要点
相关提示
PARTA
1
总
则
1.1定义
给出了“国际安全管理（ISM）规则、公司、主管机关、安全管理体系、客观证据、不符合规定情况、重大不符合规定情况、周年日”等概念。
1、SMS文件引用“概念”的定义及其引申是否与规则保持一致；
2、不同的SMS文件中使用“概念”的名称及定义前后是否一致。
1、SMS文件不一定要引用所有规则给出的“概念”；
2、在SMS文件中可以定义规则规定外的其他“概念”；
3、常见问题有：
①同一概念在SMS文件中名称不统一，例如“不符合规定的情况”与“不合格”，“内部审核”与“内部评审”，“管理评审”、管理复查与“管理性复查”等，易造成学习和使用SMS文件的困难。
②直接照搬规则“概念”定义，但与实际情况不符，例如“公约”、“公司”、“DOC”、等。
1.2目标
给出了“本规则的目标”、“公司的安全管理目标”、“安全管理体系应当保证目标”
这三个目标是公司安全和环境保护方针的核心内容之一，SMS文件中须对运行SMS以实现这三个目标给出明确承诺。
具体承诺可以在安全和环境保护方针的具体内容中体现。
1.3适用范围
SMS文件应明确本公司SMS所适用的部门/岗位、船种、船舶等。
SMS文件中应介绍、描述公司所管理船舶的具体情况。
1.4SMS功能要求
规定了安全管理体系的功能要求
SMS文件应对公司SMS功能要求做概括性的总体描述。
2
安全和环境保护方针
2.1公司应当制定安全和环境保护方针，说明如何实现1.2所述目标。
1、安全和环境保护方针包括原则、目标和措施三个部分；
2、安全和环境保护方针中的目标要涵盖规则1.2的内容。
1、应鼓励公司在制定方针时体现出管理者的思想，避免方针千篇一律；
2、管理目标笼统，无法考核、无法评价，将无法实现SMS的持续改进。
建议给出量化的安全和环境保护管理指标；具体的量化目标，不一定要写入主手册相应章节中（因为其要随时根据实际情况的变化而调整，写入主手册不便于修改），可以用有效性评价报告、管理复查决议或其他形式在一定的周期内由最高管理层向全体人员公布，作为下一阶段评价体系有效性的重要依据。
2.2公司应当保证船岸各级机构均能执行和保持此方针。
为实现安全和环境保护方针，公司要规定出具体的措施和方法。
1、参照规则前言、1.2和1.4的描述，可以概括出为实现公司安全和环境保护方针应采取的主要措施；
2、方针中只给出了原则和目标，但没有规定实现目标的措施是常见的问题。
3
公司的责任和权力
3.1如果负责船舶营运的实体不是船舶所有人，则船舶所有人必须向主管机关报告该实体的全称和详细情况。
SMS文件应就公司管理其他公司船舶，或公司船舶交由其他公司代管时，应承担的责任和如何向主管机关报告相关情况等做出明确规定；
1、常见问题有：
没有明确阐述相关要求，造成SMS文件在对规则3.1的覆盖性上存在问题。
2、当管理其他公司船舶，或自有船舶交其他公司管理时，应签定符合规定的代管协议。
3.2对涉及和影响安全和防止污染工作的管理、执行以及审核的所有人员，公司应当以文件形式明确规定其责任、权力及其相互关系。
1、船岸各岗位的职责和权限是否在SMS文件中做出了明确的规定，不同的SMS文件中对管理、操作职责的规定是否一致；
2、对涉及审核人员（内审组长、内审员）的职责和权力是否明确；
3、对关键岗位（最高管理层、机务、海务）的适任条件是否做出明确规定。
1、在主手册、职责手册中对各岗位职责进行总体描述（主要工作职责不应遗漏），并在相关程序和须知中予以进一步细化；
2、明确规定各岗位的职责和权力，而不仅仅是到部门；
3、在不同的SMS文件中，同一管理、操作职责的规定前后不一致、矛盾是较为常见的问题；
4、制定船员职责规定（职务规则）时，不能简单照搬通用模式，应充分考虑到各船实际配员情况（如各级船员具体配备数量，是否有政委、电机员等特殊岗位人员等）；
5、相互关系主要指管理与被管理的关系、主办与协办的关系、执行与监督的关系等，它是与责任和权力联系在一起的。
工作中的替代关系由公司根据实际情况制定，审核中不做强制性要求；
6、公司最高管理层、机务/海务管理、监督人员的适任条件应符合主管机关制定的标准；
7、鼓励用组织机构图做为描述公司SMS组织框架的辅助手段，并提醒公司注意图示和文字描述的统一。
3.3为使指定人员能够履行其职责，公司有责任确保提供足够的资源和岸基支持。
文件中是否做出支持指定人员工作的明确承诺，并采取了相应措施。
承诺和相应措施通常体现为：
1、把为船舶提供足够的资源和岸上支持，列入各岗位职责；
2、制定有关程序或须知，使有关人员能够履行其职责；
3、规定船长有权提出对资源和岸上支持的要求；
4、船舶与岸上部门有分歧时，船舶经指定人员或直接向公司最高管理层反映，公司领导指示岸上部门（人员）提供；
5、授予指定人员在一定的情况下直接提供资源和岸基支持的控制权等。
4
指
定
人
员
4指定人员
为保证各船的安全营运，提供公司与船上之间的联系渠道，公司应当根据情况指定一名或数名能直接同最高管理层联系的岸上人员。
指定人员的责任和权力应包括对各船的安全营运和防止污染方面进行监控，并确保按需要提供足够的资源和岸基支持。
1、最高管理层是否明确设立指定人员；
2、SMS文件中是否规定了指定人员监控SMS、提供船岸联系渠道、向船舶提供所需资源等具体责任；
3、监控是否有具体的办法；
1、SMS文件中应明确规定指定人员监控体系运行的具体方法。
2、指定人员的监控范围不应只限于船舶SMS活动，还应包括岸基SMS活动；
3、指定人员的这种“联系渠道”是一种保障船舶及时得到足够资源和岸基支持的手段，不同于替代船岸之间日常管理、操作中的工作联系模式。
5
船长的责任和权力
5.1公司应当以文件形式明确规定船长的下列责任：
.1执行公司的安全和环境保护方针；
.2激励船员遵守该方针；
.3以简明方式发布相应的命令和指令；
.4核查具体要求的遵守情况；并且
.5复查安全管理体系并向岸上管理部门报告其存在的缺陷。
1、SMS文件是否明确船长这方面的责任和权力；
2、复查SMS等是否规定了具体做法和实施程序。
1、此处船长的责任仅限于SMS运作方面，并不包括船长管理船舶和操纵船舶的责任；
2、船舶复查不是日常的具体检查，应结合SMS在船上运行情况,分析、审视、总结SMS文件在有效性、符合性、可操作性等方面存在的综合性问题，向公司报告，并提出纠正措施建议；SMS文件中应明确规定船舶复查的周期、内容、形式以及如何向公司报告。
船舶复查结论应做为公司有效性评价或管理复查的信息输入，有机结合在一起。
5.2公司应当保证在船上实施的安全管理体系中包含一个强调船长权力的明确声明。
公司应当在安全管理,系中确立船长的绝对权力和责任，以便做出关于安全和防止污染事务的决定并在必要时要求公司给予协助。
1、SMS文件中是否包含“船长绝对权力声明”；
2、“声明”中应承诺船长在必要时得到公司协助，在处置安全和防污染事务方面具有绝对权力。
1、总经理单独签发声明，发布SMS实施令，批准主手册等形式都可视为“船长绝对权力声明”的签署形式。
2、关键在于公司是否有这方面的意识并做出承诺，对声明内容描述不要做文字方面的深究。
6
资源和人员
6.1公司应当保证船长：
.1具有适当的指挥资格；
.2完全熟悉公司的安全管理体系；以及
.3得到必要的支持，以便可靠地履行其职责。
1、是否从资历、业绩、决策能力、组织能力、应变能力等多方面确定船长的指挥资格？
2、是否制定船长指挥资格认定标准和考核方法；
3、为保证船长完全熟悉公司SMS，是否在相应程序和须知中制定了明确的培训和考核方法。
1、常见问题包括：
①对船长指挥资格定义不清，没有具体标准，考核缺乏具体方法。
②没有针对船长制定完全熟悉SMS培训（新聘时培训范围、内容、时间、形式，上岗后如何继续学习等）方面的规定。
③对培训结果缺乏考核手段。
2、“必要的支持”，可能包括：
权力、人员、物资、技术和信息等各方面的支持。
具体的支持方法应在SMS文件中加以体现。
6.2公司应当保证根据本国和国际有关规定，为每艘船舶配备合格、持证并健康的船员。
1、除应持有适当证书外，“合格船员标准”是否考虑具备相应的能力和素质的要求；
2、是否制定聘用、配备、考核船员的工作程序；
3、是否制定“合格船员”的认定标准和考核方法？
4、是否有保证聘用健康船员的具体措施和保持船员健康手段？
1、常见问题包括：
①聘用缺乏标准；②缺少管理级、操作级船员聘用前业务知识考核方面的规定；③缺乏保证健康（体检证明等）和保持健康（船上药品管理等）方面的规定。
2、除验证船员的相关证书外，在聘用前、后还要对其进行考核并建立相关档案。
3、建议对船员任期内表现进行考核，并注意考核方法，为今后聘用、提升船员提供参考。
6.3公司应当建立有关程序，以便保证涉及安全和环境保护工作的新聘和转岗人员适当熟悉其职责。
凡须在开航前发出的重要指令均应当标明并以文件形式下达。
1、是否明确给出新聘、转岗人员的定义；
2、是否制定船岸各级新聘转岗人员职责培训方面的工作程序；
3、程序中是否明确了培训、考核的责任人、内容和方式；
4、是否能够正确理解并运用船员熟悉职责的辅助手段——开航前指令。
1、常见问题包括：
①对公司新聘、转岗的最高管理层、部门长等人员没有培训方面的规定；②职责培训内容千篇一律，没有针对岗位特殊性；③聘用前公司SMS培训交船员公司进行，而且对培训效果不把关。
2、轮机长、大副、大管轮应在上岗前接受公司岸基组织的职责熟悉培训；
3、船上不同岗位的开航前指令应在SMS文件中予以标明，针对不同的人以及船况、货物、航线等特殊情况，可以在对其具体的开航前指令中选择项目或予以适当补充，这份指令要在开航前交至其手中。
6.4公司应当保证与其安全管理体系有关的所有人员充分理解有关法规、规定、规则和指南。
是否制定出保证所有人员熟悉理解有关规定的措施（资料配备、学习培训等）；
不能只在《安全管理手册》相应章节中做出承诺，而在相关程序和须知中都没有相应的保证措施。
6.5公司应当建立并保持有关程序，以便标明为支持安全管理体系可能需要的任何培训，并保证向所有相关人员提供这种培训。
是否制定出培训程序，并对培训种类的标明、培训需求的提出、培训计划的制定、培训的实施和效果验证等做出明确规定。
常见问题包括：
①对培训需求动态标明的理解和运用不到位；②临时增加培训如何进行缺乏规定；③公司最高管理层如何提出培训需求，如何对他们进行相关培训没有明确规定；④培训的效果如何验证缺少相关规定。
6.6公司应当建立有关程序，以使船上人员能够籍此以一种工作语言或他们懂得的其它语言获得有关安全管理体系的信息。
1、工作语言（书面）是否明确；
2、是否明确给出SMS信息定义；
3、是否规定出SMS信息搜集、传递的责任人、传递方式和途径。
1、对SMS信息的定义和范围欠缺明确规定，容易造成其搜集、传递方面的规定和外来文件控制重复或矛盾。
2、SMS信息传递可以建立单独的程序，也可以在相关程序中体现。
6.7公司应当保证船上人员在履行其涉及安全管理体系的职责时能够有效地交流。
工作语言（口头）是否明确；
对部分需要对外交流的岗位，应在任职条件中规定语言能力方面的要求，同时注意辅之以聘用考核方面的具体措施。
7
船上操作方案的制定
7船上操作方案的制定
对涉及船舶安全和防止污染的关键性船上操作，公司应当建立制定有关方案和须知包括必要的检查清单的程序。
与之相关的各项工作，应当明确规定并分配给适任人员。
1、是否建立了一个规定如何制定船上关键性操作方案和须知的程序；
2、是否明确关键性操作方案和须知的应包含的内容（责任人、步骤、注意事项等）
3、是否明确规定船上关键性操作方案和须知要由适任人员编写；
4、是否给出关键性（临界、特殊）操作的定义；
5、是否能够保证船上关键性操作得到及时标明并被不断补充完善；
6、是否对已标明的关键性操作一一制定出操作须知；
7、操作方案和须知是否按照程序规定制定出来的，其具体内容是否与程序规定一致。
1、制定船上关键性操作方案和须知时要充分考虑船舶特点，尤其是具体设备操作要体现单船特点；
2、常见问题有：
①标明出的关键性操作缺乏对应的具体操作须知；②没有考虑到公司经营船舶航线、船种、运输货物等特殊性，缺少一些明显的关键性操作须知；③须知内容与程序规定不一致（监控手段欠缺、责任人不明等）。
3、检查清单是操作方案和须知的一种表现形式，便于指导具体操作，应鼓励公司使用。
8应急准备
8.1对船上可能出现的紧急情况，公司应当建立标识、描述和反应的程序。
1、是否制定对紧急情况进行标明、描述、反应的程序，标明的紧急情况是否充分考虑到了公认的风险，对紧急情况的描述是否充分；
2、船岸之间在紧急情况发生时联系渠道是否畅通、人员职责是否明确；
3、针对每一种已标明的紧急情况，是否都已制定船上应急反应须知。
1、常见问题有：
①紧急情况只给出了目前标明的结果，没有体现出动态标明；②欠缺对紧急情况的描述；③岸基人员在应急反应中职责不明确，或与其他文件规定矛盾；④船舶应急反应须知内容过于简单，无法指导操作。
⑤具体反应须知中有明显削弱船长绝对权力的规定。
2、针对各种已标明的紧急情况，公司岸基也要有具体的应急反应措施，可以通过一个总体反应方案或须知来描述。
3、船舶保安是船舶应急反应的一部分，相关规定应与SMS有机结合，在SMS文件中要留有衔接接口。
8.2公司应当制定应急训练和演习的计划。
1、是否对已经标明的紧急情况都明确做出定期的训练和演习方面的规定；
2、对船岸联合演习、岸基训练演习、船舶训练和演习是否都已明确规定实施步骤、流程、周期和内容。
1、公司岸基也要进行应急反应演习和训练；
2、常见问题有：
①只做强制性规定要求的演习，演习种类没有覆盖所有已标明的紧急情况；②训练和演习混为一谈，只提出演习方面的要求，对专项训练没有制定具体要求。
8.3安全管理体系应提供措施，确保公司有关机构能在任何时候对其船舶所面临的危险、事故和紧急情况做出反应。
1、是否在相应的程序或须知中明确船岸24小时联系渠道以及岸基人员值守制度；
2、应急资源配置、应急反应小组成员及职责、应急反应启动等方面的规定是否明确。
1、常见问题有：
①负责船岸联系的责任人不明；②联系方式（如相关机构联系电话）没有及时更新；③联系渠道无法保证24小时畅通。
2、公司应掌握船舶动态，建立船舶定期报告船位、动态的制度。
9不符合规定情况、事故和险情的报告和分析
9.1安全管理体系应当包括确保向公司报告不符合规定情况、事故和险情并对其进行调查和分析的程序，以便改进安全和防止污染工作。
1、是否制定相关程序，明确规定各种渠道发现的不符合规定情况、事故和险情报告至公司的途径、方法和责任人；
2、如何开展调查、分析，如何提出纠正措施建议方面的规定要清晰、明确。
1、常见问题有：
①不符合规定情况的来源描述不全面；②对不符合规定情况、事故和险情报告、进行调查、原因分析、提出纠正措施建议等职责重复、矛盾或不清晰；③制定纠正措施前没有要求进行原因分析；④只是简单交代了报告、调查、原因分析等实施步骤，没有提供各步骤的执行原则、内容、方法、角度、应考虑的因素等，无法指导具体操作。
2、对不符合规定情况处理方面的规定要充分考虑到实际工作中的可操作性。
例如不同来源问题报告形式、不同情况下报告/信息反馈渠道等都应事先考虑到并制定出简便易行的方案。
9.2公司应当建立实施纠正措施的程序。
1、是否制定相关程序，明确规定对已发现的不符合规定情况、事故和险情要以报告、调查和分析为基础，制定出纠正措施；
2、是否已规定对纠正措施实施情况进行跟踪验证。
常见问题有：
①纠正措施验证职责不明；②制定纠正措施的原则、应考虑的因素、纠正措施应包括的内容等不明确；③对操作性考虑不周，又欠缺弥补手段（如船舶长期不回国内，无法及时验证纠正措施时如何处理）。
10
船舶和设备的维护
10.1公司应当建立有关程序，以便保证船舶按照有关规定、规则以及公司可能制定的任何附加要求进行维护。
1、是否制定了船舶维护保养方面的程序，在符合有关规定、规则的基础上，对各种规模、周期的维护保养工作，提出从计划制定直至完成结果验证一整套的具体要求；
1、常见问题有：
①维护保养计划及完成情况的上报、审批没有明确的时间要求；②具体设备维护保养周期违背强制性规定；③具体设备维护保养周期和分工不明确或明显遗漏。
④物料、备件等供应没有明确的规定。
2、船舶修理（年修、航修等）做为公司船舶维护保养工作的一部分，也要制定出相应的管理规定。
10.2为满足这些要求，公司应当保证：
.1按照适当的间隔期进行检查；
.2任何不符合规定情况得到报告，并附可能的原因；
.3采取适当的纠正措施；以及
.4保存这些活动的记录。
1、在相关程序和须知中，是否规定了船上责任人员、岸基管理人员要定期检查维护保养工作情况；
2、是否明确了对设备维护保养方面出现不符合规定情况报告处理方法；
3、是否明确了各种记录使用和保管方面的要求。
1、常见问题有：
船岸管理人员对维护保养工作完成情况的检查没有周期，没有明确的检查方法检查内容；
2、船舶设备维护保养方面会经常发现问题和缺陷，对每一个缺陷都直接按照ISM规则第九章按不符合规定情况处理，会给今后实际操作造成困难。
建议将公司日常维护保养中发现缺陷的报告形式和处理过程与机务具体工作相结合。
10.3公司应当在安全管理体系中建立有关程序，以便标识那些会因突发性运行故障而导致险情的设备和技术系统。
安全管理体系应当提供旨在提高这些设备和系统可靠性的具体措施。
这些措施应当包括对备用装置及设备或非连续使用的技术系统的定期测试。
1、是否建立关键性设备的标明程序；
2、在标明的同时，是否提供了具体的维护保养方面的措施；
3、是否规定了备用装置和非连续使用技术系统的测试周期；
4、对物料、备件、燃/滑油等供求是否制定出具体规定。
常见问题有：
①标明的关键性设备只给出了结果，没有体现出动态标明；②关键性设备有明显遗漏；③对标明简单理解为颜色和文字，没有进一步制定维护和保障措施。
10.410.
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