CHAPTER 7GOOD BUSINESS LETTER规范的商业信函.docx
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CHAPTER7GOODBUSINESSLETTER规范的商业信函
译文
第七章规范的商业信函
7.1简介
规范的商业信函有助于扩展业务和增加利润，但不规范的商业信函会令公司失去发展机会。
下面几条方针有助于写好服装行业的商业信函。
（1）要明了、简洁、有条理性。
（2）不要写混淆、过长或无意义的信件。
（3）要有礼貌、友善和正式。
（4）明确沟通。
（5）精练且目的明确。
7.2信封
7.2.1信封样式
信封应与信头颜色、质量，以及其他品位保持一致。
地址的第一行应该写在信封中间偏离少许的位置。
并且信内地址应与信封的格式一样（表7-1）。
表7-1信封样式
回信地址：
:
PoloCo.Ltd.
36,OxfordSt.
London,W,5
England
航空信件
去信地址：
MerchandiseGroup
26CaliforniaAvenue
Seattle,WA6288
Smith先生收启USA
7.2.2信封备注
备注词语应打印在信封左下角位置，例如下面词语：
（1）航空邮件、印刷品、快递、挂号等。
（2）由……先生托交或……小姐托交等。
（3）由……先生收启或推荐……先生等。
7.3商业信函的构成
7.3.1信文样式
为了方便读者阅读，一般国际商务函件应按一定的顺序撰写，下面是一个标准样式（表7-2）。
表7-2齐头样式
信头
参考编号日期
信内地址
…………………
………
指定收件人
………
称呼
主题
正文……………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
……………
……………
结束语
公司名称
笔者署名（签名）
笔者姓名（打字）
头衔
附件
7.3.2样式说明
（1）信头：
信头的内容包括：
名字和地址、电报地址、贸易商标等。
并且信头的设计必须品位高，书写大小要适中。
（2）日期：
日期填写成一直线。
下有两种日期写法：
美式写法：
May1,2001or1May2001
英式写法：
1stMay2001
（3）参考编号：
指文件的编号。
（4）信内地址：
包括了头衔、人名、收信人的地址，这些都通常写在信文上面左边位置。
具体细节应按以下顺序写：
人名
头衔
公司名
街道地址
城市（州／省）
国家
（5）指定收件人：
收信人
（6）称呼：
称呼应该与信内地址第一行齐头编写。
称呼后的标点为逗号“，”。
下面是一些正式与不正式的称呼：
正式的称呼：
Sir，或Madam,
不正式的称呼：
DearSir，或DearMadam，
（7）主题：
主题是正文的概括,方便收信人快速了解信的主要内容。
（8）正文：
信件的主要组成部分，可包括一个或几个自然段落，清晰愉快地表达你的信息。
（9）结束语：
结束语的位置根据签名的长度来确定。
它应该从垂直中心的右边开始，且不能越过右边界。
应该写在信文最后一行低两行以上的位置。
一般信函的结束语包括：
Respectfullyyours、Sincerelyyours、Trulyyours、Yoursfaithfully等。
（10）寄信人信息：
指写信人或口述人的信息，署名必须用手写。
信息包括有：
公司名、笔者署名、打印名和头衔等。
（11）附件：
例如价格表、产品目录或其他特殊备注等。
7.4示范信函
7.4.1询问与订购
普通的询问与订购信应以简洁和清晰为原则。
内容必须包括了产品目录表、价格表、单价和样板等。
询问与订购信函要简明扼要，让收信人确实清楚查询内容。
案例I：
第一次询问
2010年5月18日
GarmentProductsInc.
312WesternHighway
Austin
USA
先生：
您好，我们想了解你们是否可提供大量的纯棉男装衬衫、罩衣、短裤、工装裤和牛仔裤等。
我们还需要大量的双面羊毛地毯，请将仓库有的或你推荐的所有产品目录寄送给我们。
期待你尽早回复。
敬上，
R&kTradingOffice
IvyWang
IvyWang
跟单员
案例II：
答复第一次询问
2010年5月28日
Mrs.IvyWang
R&kTradingOffice
8WhitStreet
ManchesterEngland
王女士：
您好，谢谢你5月18日的询问信件。
很高兴你对我们的产品感兴趣。
我们正将一份最新的有单独封面的目录表复印件连同产品样板一起寄送给你。
我们还生产各种皮衣服装，贵公司可能会感兴趣。
这些产品的插图都刊登在我们的产品目录中，这些产品与我们的机织产品同样具有高质量。
刘女士拜访时将向您展示样品。
我们希望尽早接到您的订单。
敬上，
GarmentProductsInc.
KevinZhang
KevinZhang
经理
案例III：
确认订购（I）
2010年7月16日
JennetGarmentInc.
Shenzhen
China
先生：
您好，贵公司在11月25日发出的马海毛地毯，我们已于1月3日收到，完整无缺。
对于你们对我们订单的快捷处理与关照，深表感激。
敬上，
R&kTradingOffice
IvyWang
IvyWang
跟单员
案例IV：
确认订购（II）
2010年3月5日
Mr.CK
Merchandiser
WoolGarmentInc.
Bradford&Yorkshire
UK
先生：
您好，我们非常高兴收到您在5月18日寄来的有关印花棉布的订单，同时也欢迎您成为我们的顾客。
我们确认以信中规定的价格提供印花棉布，并安排在下周装船发货。
贵公司收到产品时，我们有信心保证你们会感到完全满意，事实上，以这个价格，实在是物有所值。
您也许还不清楚公司经营的产品范围，我们现附上一份目录表，并希望彼此间合作的第一张订单，能增进彼此之间建立更多的业务来往，展开愉快的合作关系。
敬上，
MentonGarmentInc.
GaryChen
GaryChen
高级跟单员
7.4.2报价
报价信涵以精简的表格包含所有必要的信息，如款式、订单号、尺码和颜色、数量、单价和折扣、总价、付款方式和交付期等。
案例I：
报实价
2010年5月1日
Mr.Ray
PurchasingManager
StarGarages
HillSt.
England
先生：
您好，您于3月15日寄出的信件已经收到。
根据您的需求，我们非常高兴寄一份我们经营的产品价目表给你们，若你们需要订购，我们将依照常规，迅速供应。
所以非常欢迎您前来参观，因为我们一直不断地尽可能提高产品质量，同时，我们可以给您提供最低的价格。
敬上，
AliceLuo
AliceLuo
出口部经理
附件：
价目表
案例II：
还价
2010年8月16日
Mrs.Elsa
ExportManager
Brisbane
USA
Elsa女士：
您好，承蒙7月21日来函报盘1000打100%真丝女装罩衣，以每打240美元按一般条款交易，谨此致谢。
我们得悉本地现正出售的印度丝绸产品，价格较上述报盘约低20%。
为达成交易，现谨还价如下。
1000打100%真丝女装罩衣，FOB价每打200美元，其他条款与7月21日信件中所提一致。
.
因为市场的价格一直再下调，我们建议您尽快接受。
.
敬上，
JackLuo
JackLuo
跟单部经理
7.4.3付款与装运
这类信函必须简明扼要，并列出订单的主要细节，阐明买卖双方商定的条款。
在写付款与装运信函时，必须考虑下面几点。
（1）明确订单细节。
（2）表格形式列出产品相关细节。
（3）用礼貌用语结尾。
案例I：
确认购货
2010年3月7日
Mr.MichaelChan
82ChangiRoad
Singapore
陈先生：
您好，依近来双方电子邮件往来结果，现欲确认向贵公司订购15000条裤子。
以下是交易方式与条款。
1.单价：
FOB价每条20美元。
2.总价：
FOB价$300000美元。
3.包装：
每条裤子用一个独立透明包装袋包装。
4.开立不可撤销信用证，以贵公司为受益人。
我们很高兴与你们公司第一次交易成功。
希望我们双方彼此之间继续保持互惠的合作贸易。
敬上，
StarGarmentLtd.
MaryRoberts
MaryRoberts
跟单员
案例II：
调整船期
2010年9月8日
Mrs.Julia
Ant-KidsInc.
8HighRoad
Clapham
UK
Julia女士：
您好，我们来谈谈关于Ant-686订单的1000件100%棉男装。
由于港口的问题，我们无法根据合约在10月20日交货。
我们已尽力安排，但始终无法如期装运货物。
然而，如贵公司能把限期延迟至10月25日，我们深信必可按时交货。
此次事件纯属意外，对贵公司所造成的不便，恳求原谅。
敬上，
RykielFashionLtd.
TKKong
TKKong
出口部经理
7.4.4投诉信件
产品出售后，公司可能会收到各种各样的投诉信。
认真处理这些投诉信是非常重要的。
案例I：
延期投诉
2010年8月16日
MissHelgaBond
JackGarmentLtd.
18DoradoDrive
Dallas
Texas
USA
小姐：
您好，我们3月18日有关男装衬衫的订单直到现在还没有到达感到惊讶。
由于我们的顾客急需这些衬衫，所以他们每天都写信给我们，让我们解释有关缺货情况。
如果您觉得值得与我们交易，请马上将这批男装衬衫寄送给我们，并用电话或电邮通知我们。
敬上，
RykielFashionLtd.
RoyChe
RoyChe
高级跟单员
案例II：
有关质量问题的投诉
2010年5月16日
BandyFashionInc.
112BukitTimahStreet
Sigapore
先生：
您好，我们按时收到贵公司发出的180打全棉裤子，但是经过检测后遗憾地发现，其中6打裤子存在品质差、面料瑕疵或工艺疵点等问题。
如果你们能来看看究竟，我们很高兴，也可以让我们知道你们打算如何解决。
敬上，
PoloFashionLtd.
MayLi
MayLi
跟单员
案例III：
回复投诉
2010年5月16日
PoloFashionLtd.
87JalanArnap
KualaLumpur
Malaysia
先生：
您好，香港的一家经销商三天内卖出价值250美元的高领衬衫。
这可以回答你关于我们的衬衫不好销的抱怨了吧。
我们也可以附上该经销商的信件给你看看，销售我们Rykiel品牌的衬衫是真的可以赚钱的。
敬上，
RykielFashionLtd.
ElsaLi
ElsaLi
跟单员
7.5电子邮件
目前，互联网的迅速扩张，使许多人汇聚在同一个网络进行活动。
发邮件既经济实惠又快捷。
例如，一通简短的信息可在一分钟内发送到世界各地。
在服装界内，很多大机构的员工已经熟悉通过公司的计算机网络传递电子邮件。
7.5.1邮件要素
标准的邮件需要涵盖以下信息：
（1）发送给：
收件人的电邮地址。
邮件地址由两部分组成：
在字母＠左边为用户名，字母＠右边为网络运营商的域名。
例如ray@。
（2）主题：
在发件人快速浏览所收到的信件时，一个简明扼要的标题会让他立刻注意到关键信息。
可以让收件人存储有关信息或删除其他。
（3）副本转送：
这些人的电邮地址可收到一份信件副本。
用于一般商务交流，“cc”为“carboncopy”的简写。
（4）正文：
这部分涵盖了你想要发送的所有内容，正文开始必须有问候语，接着是正文内容，最后有结束语。
（5）附件：
许多邮件容许你附带文字文档、程序文件或是图片。
其作用与信件末尾中常见的“附件”一样。
7.5.2案例分析
总之，写邮件时切记如下指导方针：
（1）一封邮件只说明一个内容，一个单独邮件不要涵盖多个内容。
（2）运用一个描述性的正文标题。
（3）信息内容简短到位，尽量用简短语句。
（4）用明确的标题列表代替复杂的正文内容。
（5）必要时可引用原邮件发送。
（6）用必要举措和日期作为信文的总结。
案例I：
参加展销
Date:
10thDecember,2010
To:
ray@
From:
james@granford.co.uk
Subject:
ParticipationforSalesPresentation
先生：
您好，谢谢你们在5月15日举行的印象深刻的休闲服展销会。
该展销会信息丰富，使我们获得很多新客户。
在管理局会议上，我们非常彻底地讨论了你们的计划。
可惜，考虑我们财务状况与市场形式后，我们决定不参加这次的商品展销会。
在接下来几个月内，我们需紧缩业务开销以补偿贸易与市场销售的下降。
当经济状况变好时，我们一定有兴趣与你们公司再谈相关事宜。
不管怎样，在六个月内请与我们保持联系，那时我们可能有兴趣再进一步商讨有关事宜。
承蒙关照，不胜感激。
敬上，
BandyLiu
跟单部经理
RykielFashioncompany
案例II：
通知客户调整价格
Date:
Tuesday,August20,2010
To:
ivan@
Cc:
james@
From:
Alex@winpap.co.uk
Subject:
AnnouncingaPriceIncrease
先生：
您好，我们附上最新的产品目录与价目表。
修订价格从2010年9月1日起适用。
由于通货膨胀在影响整个服装行业，连带令机织系列产品价格上涨价。
虽然如此，我们并未全面提升价格，调整幅度也不大。
我们向您保证我们的产品是高质量的。
我们希望接到您的订单。
敬上，
AlexWang
跟单部经理
PoloTradingLtd.
附件：
产品目录与价目表
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