商务合同管理制度.docx
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商务合同管理制度
商务合同管理制度
1目的
为加强合同管理，明确合同审批权限，规范订立行为，避免失误，降低风险，提高经济效益，根据【合同法】及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。
2范围
公司对外签订的各类合同适用本制度。
3定义
本制度中的合同是指公司在经营管理活动中，以公司的名义依法签订的明确相互权利义务关系的书面运输、经销、购销、租赁、技术、保管、仓储、委托、广告等及其他协议。
4职责
4.1总经办负责本办法的制定、修改、废止之起草与执行工作；
4.2总经理负责本办法的制定、修改、废止之核准；
4.3财务部负责建立合同管理台帐及对合同执行情况进行监督。
5流程
6流程说明
6.1合同的签订
6.1.1公司对外发生的所有建设工程施工、劳务分包、物资、设备采购、供应等经济业务均应签定合同。
签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况，对方当事人除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人,且法人委托人必须能对本企业负责。
6.1.2签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。
经办人、审查人、批准人各司其职，分工负责。
任何合同均需经过评审程序评审后，方可批准签订；
6.1.3合同的谈判须经由总经理或副总经理或其他授权人,与相关部门负责人共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同；
6.1.4公司实行授权委托制度，签订合同应先取得授权委托书，并在授权范围内签订合同；
6.1.5合同一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。
所有合同均应约定以加盖公司公章为合同成立要件，严禁使用财务章或业务章，同时要写明双方的全称、签约时间和签约地点；
6.1.6签订合同时，除合同履行地在我方所在地外，应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖；
6.1.7任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、谋取私利，违者依法严惩；
6.2合同的审查批准
6.2.1合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。
6.2.2一般情况下合同由董事长授权总经理审批；
6.2.3标的超过20万元的、投资、联营、合资、合作、涉外合同由董事长审批；
6.2.4合同原则上由部门负责人具体经办，拟订初稿后必须经分管副总经理审阅后按合同审批权限表审批，合同审查时应注意合同的合法性、严密性和可行性；
6.2.5合同需要审查批准时应由合同提出人或合同提出部门的负责人填写《合同审批单》（）；
6.2.6合同一旦审批签订生效，应将原件（一份）交财务部门，以便按合同条款所规定的时间和款额收款或付款。
财务部门应对出现违反合同条款的情况及时通知企业负责人。
6.3合同的履行与变更
6.3.1合同履行过程中，确需签订补充协议或者变更、解除合同的，履行部门应当按照本管理制度关于合同签订的程序办理。
6.3.2合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为标准。
没有合同条款或法律规定，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
无论是货物贸易、服务、还是工程竣工等均应以书面形式保留验收资料；
6.3.3合同履行完毕后，对所遗留的问题，履行部门应指定专人负责解决，并规定解决期限。
在期限内确定无法解决的，应当立即报告公司领导，由公司领导指定有关部门配合解决，并提出具体方案。
6.3.4总经理、副总经理、财务部等有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，财务部应填写《合同执行情况备案表》（），发现问题及时处理或汇报。
6.3.5合同变更，当事人双方应在法律规定或合同约定的期限内进行协商，协商一致后方可变更或解除合同。
变更或解除合同均应以书面形式予以确认。
6.3.6变更或解除合同的程序同签订合同的审批要求一致。
6.3.7对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。
变更、解除合同，必须符合【合同法】的规定，并应在公司内办理有关的手续，且应按本制度规定的审批权限和程序执行；
6.3.8变更、解除合同，必须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效；
6.3.9以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实的，一经发现，从严惩处；
6.4合同纠纷的处理
6.4.1合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷，应按【合同法】等有关法规和本制度的规定妥善处理；
6.4.2合同纠纷由有关业务部门或与法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须负责到底；
6.4.3处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应作的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见、统一行动，一致对外；
6.4.4合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间；
6.4.5凡有法律顾问处理的合同纠纷，有关部门必须主动积极地提供所需的相关证据材料；
6.4.6合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章。
对于对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，可向人民法院申请执行。
在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认证检查对方的执行情况，防止差错，执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理；
6.4.7合同纠纷处理或执行完毕后，应及时通知有关部门，并将有关资料汇总、归档，以备参考；
6.5合同的管理
6.5.1本公司的合同实行二级管理、专业归口制度，法人委托书制度，基础管理制度。
6.5.2本公司合同管理具体办法，公司由董事长授权总经理负责，归口管理部门为总经理办公室；各部门具体负责各自授权范围内的合同谈判、拟稿及履行工作。
6.5.3公司所有合同均由财务部统一登记编号、经办人签名后，按审批权限分别由董事长、总经理或其他书面授权人签署。
6.5.4财务部会同有关部门认真做好合同管理的基础工作。
6.5.5建立合同档案；
6.5.6建立《合同管理台帐》（；
7相关文件
7.1【合同法】
8附件
8.1附一：
合同审批权限表
9记录与表单
记录标识
记录名称
收集时间
收集岗位
保存地点
《合同审批单》
每月
财务部
财务部
《合同管理台帐》
每月
财务部
财务部
《合同执行情况备案表》
每月
财务部
财务部
附一：
合同类型
有权批准人
备注
销售合同（及补充协议、附件）
销售副总
二人以上流转审批
采购合同（及补充协议、附件）
生产副总
二人以上流转审批
20万以下设备、基建合同
副总级以上
二人以上流转审批
20万以上设备、基建合同
董事长
二人以上流转审批
投资、捐赠合同及协议
董事长
二人以上流转审批
融资合同
总经理
财务负责人、总经理签字
合同审批权限表
合同审批单
NO:
项目名称
对方单位名称
合同类型
□物料购销□设备采购□工程施工
合同额
项目负责人
项目所属部门
合同内容概要
付款方式
付款类型
金额
付款条件
1、预付款
2、进度款
3、进度款
4、质保金
5、
部门主管意见
财务部意见
主管副总意见
总经理意见
备注
合同管理台帐
NO:
类别：
编号
项目名称
对方单位名称
金额
项目归属部门
项目负责人
页数
移交人
接交人
备注
合同执行情况备案表
NO:
合同编号
项目名称
合同金额
对方单位名称
财务执行情况
发票号码
发票金额
移交人
收付款日期
收付款金额
收付款方式
备注
资料收集情况
资料名称
移交人
接交人
交接日期
备注
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