实用资料文件编号格式与版本规定doc.docx
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实用资料文件编号格式与版本规定doc
********************有限公司
一体化管理体系
作业文件
SQYL/QW-01-ZL01-2012
文件编号、格式
与版本规定
编制日期
初审日期
复审日期
批准日期
2012-03-05发布2012-03-05实施
*****************有限公司发布
前言
本文件依据最新颁布的标准：
ISO9001、3C国家/行业/地方法律法规等要求制定。
本文件编制或修订部门：
质量部
本文件初审部门：
质量部
本文件会签部门：
技术部
本文件复审部门：
质量部
本文件批准：
技术质量副总经理
本文件管理部门：
质量部
序号
修订版
页次
编制或修订人
/日期
批准人
/日期
更改单号
备注
1.目的与适用范围
本文件适应于体系文件（手册、程序文件、作业文件、记录）的编号、格式和版本确定，以保证文件的风格一致、结构合理，并便于理解、查阅和追溯。
2.文件编号
2.1质量手册编号
SQYL/QMM-□□□□
1）SQYL—“******************有限公司”的拼音缩写
2）Q—质量Quality的英文缩写；MM—管理手册ManageManual的英文缩写
3）□□□□空格部分填入质量手册发布年份
例如：
SQYL/QMM-2012表示：
************有限公司质量手册，发布
年份为2012年。
2.2程序文件编号
SQYL/QP-□□-□□□□
1）SQYL—同2.1
2）Q—质量Quality的英文缩写；P—程序Program的英文缩写
3）□□填入程序文件的编号
4）□□□□空格部分填入该程序文件发布年份
例如：
SQYL/QP-01-2012表示：
质量管理体系第一个程序文件，发布年份为2012年。
2.3工作文件的编号
SQYL/QW-□□-部门代号□□-□□□□
1）SQYL—同2.1
2）Q—质量Quality的英文缩写；W—工作指导书WorkingPaper的英文缩写
3）□□填入该工作指导书所属程序文件的编号
4）部门代号见2.6.1；□□中填入部门为支持该程序文件所编工作文件的编号
5）□□□□空格部分填入该工作文件发布年份
例如：
SQYL/QW-02-CG01-2012表示：
第二个程序文件下，采供部制定的第一个工作文件，发布年份为2012年。
2.4程序文件下记录的编号
SQYL/R-QP-□□-□□
1）R—为记录Record的英文缩写
2）Q—质量Quality的英文缩写；P—程序Program的英文缩写
3）□□—□□依次填入该记录所属程序文件的编号和该记录所在此程序文件中的编号
例如：
SQYL/R-QP-02-01表示第二个程序文件下的第一个记录。
2.5工作文件下记录的编号
SQYL/R-QW-□□-部门代号□□-□□
1）R—为记录Record的英文缩写
2）Q—质量Quality的英文缩写；W—工作指导书WorkingPaper的英文缩写
3）□□填入该工作指导书所属程序文件的编号
4）部门代号见2.6.1；□□中填入部门为支持该程序文件所编工作文件的编号
5）□□为此记录所在该工作文件中的编号
例如：
SQYL/R-QW-02-ZL01-2表示：
质量部为支持第二个程序文件所编制的第一个工作指导书下的第二个记录。
2.5.1部门级体系文件编号
部门代号：
1、综合管理部ZH
2、财务会计部CW
3、技术中心JS
4、销售公司XS
5、生产制造部SC
6、下料分厂XL
7、总装分厂ZZ
8、专用车分厂ZY
9、采供部CG
10、质量部ZL
11、工程后勤部HQ
3.文件版面格式
3.1封面
质量手册、程序文件、工作文件请按如下格式和字体设置：
模版见：
附表一
1）文件类别：
分为程序文件与作业文件
2）文件名称：
自行拟定后报质量部建立台帐
保证文件的风格一致部门文件封面统一按照附表一格式设置，相关部门只需修改文件类别、文件名称即可。
3.2前言
本部分内容主要阐述文件的编写依据、编写或修订部门、初审部门、复审部门、会签部门、批准、管理部门等信息，并附此文件的编制/修订记录表。
详见以下示例。
例如：
（宋体小四，数字、西文Arial）
3.3正文
1）页面设置
页边距：
上（T）：
2.4厘米下（B）：
2.0厘米左（L）：
2.60厘右（R）：
2.10厘米
装订线（G）：
0.0厘米装订线位置（U）：
左侧
2）页眉页脚设计
页眉如下所示：
编号：
SQYL/QP-□□-□□□□第□□□□版
管理体系手册、程序文件、工作文件的正文每页页脚中央添加页码信息
共X页第X页
页眉页脚字体设置为宋体五号，页眉边距：
1.3厘米，页脚边距：
1.0厘米
3）程序文件正文格式设置
正文格式按以下样式进行：
1.目的（宋体三号加粗）
内容描述。
（宋体小四）
2.适用范围
内容描述。
3.术语与定义
3.1定义1:
内容描述。
3.2定义2:
内容描述。
4.职责
5.工作流程与流程块对应工作内容说明
5.1工作流程图
序号/子过程
工作流程图
输出
责任者
引用文件
1
2
3
4
5
…
5.2流程块对应工作内容说明
6.引用标准或文件
序号
文件编号
文件名
引用处
7.质量记录表单
序号
记录表
记录表编号
存放地点
保存期
8.附表
正文格式说明：
①标题级别的数字标示不超过三级，前三级分别采用1.、1.1、1.1.1来表示，第四级采用a）、b）、c）……或1）、2）、3）……或l、u等符号来表示。
②一级标题：
两端对齐，宋体三号加粗，1.5倍行距，段前0行，段后0行；
二级以下标题：
左端对齐，宋体四号加粗，段前0行，段后0行，1.5倍行距；
三级以下标题：
左端对齐，宋体小四号加粗，段前0行，段后0行，1.5倍行距；
正文：
首行缩进2字符，宋体小四，段前0行，段后0行，1.5倍行距。
③所有数字均为Arial格式，字体大小遵循各级内容设置
④流程图用不同的图形来表示含义：
进程用“
”表示；判定用“
”表示，走向用“”表示。
3.4作业文件
作业文件的封面、前言与程序文件格式相同，但正文内容可根据实际情况灵活运用。
3.5记录表单格式
3.5.1单页记录
记录表格式没有封面、页眉、页脚，但有表头。
表头内容包括表格名称、编号，详细内容可根据要求和实际情况编写。
如附表二：
“文件审批单”模版
3.5.2带封面的记录样式
对于需要设置封面的记录，封面模版见：
附表三。
在封面上写出记录的名称、编号，记录的编制、审核、批准等信息可以根据具体记录审批过程需要确定项目，但每项目应附加上日期。
记录的正文部分设计详细的记录填写样式，可以灵活设置。
记录正文部分设置页眉、页脚，页眉信息：
1）程序文件下的记录“
表号：
SQYL/R-QP-□□-□□第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第□页共□页”。
2）工作文件下的记录“
表号：
SQYL/R-QW-□□-部门代号□□-□□第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第□页共□页”。
例如：
Ⅱ带封面的记录正文
4.文件发布与修订版本
文件版本以文件大批发布或换版年份为大版本号，在此版本下作的修订以“第X次修订”标识，X为“0-N”的数字。
例如：
在2012年03月完成换版文件发布时，文件版本号为“第2012版”，修改次数为“第0次修改”。
若在2012年7月对某一个文件进行的是第2次修改，文件版本号不变，仍为为“第2012版”，但修改次数为“第2次修改”。
记录的版次设置方法和文件相同。
*************有限公司
质量管理体系
[文件类别]
[文件编号]
[文件名称]
编制 日期
初审日期
标审日期
复审日期
批准日期
2012-00-00发布2012-00-00实施
*************有限公司发布
文件审批单
表号：
SQYL/R-QP-01-01第2012版，第0次修改编号：
文件名称
文件编号
编制部门
编制人
文件编制部门意见
审核人签名/日期：
审核部门意见
审核人签名/日期：
会签部门意见
审核人签名/日期：
主管领导意见
审核人签名/日期：
总经理意见
批准人签名/日期：
****************有限公司
质量管理体系
记录文件
[文件编号]
[记录文件名称]
编制：
日期：
校对：
日期：
审核：
日期：
批准：
日期：
2012-00-00发布2012-00-00实施
******************有限公司发布
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