完整版Excel数据有效性数据验证应用详解.docx

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完整版Excel数据有效性数据验证应用详解

Excel数据有效性（数据验证）应用详解

我们可以利用数据有效性制作表格模板，强制性要求其他人按规矩填写表格。

看课件：

1、利用数据验证为单元格的数据输入设置条件限制

在表格内输入数据时，我们可以利用数据验证来规范数据的类型，甚至限制输入数值的大小范围。

我们先来利用有效性对基本工资这一列进行设置：

规定只能填写整数，并且不低于3500

选中这一列，然后点击数据有效性

在【允许】下拉选项里选中整数（这里还有很多其他的项目，有兴趣的朋友可以抽空自己琢磨琢磨）

选中整数以后，下面会出现【数据】这个下拉选项，如果【允许】选择的是其他项目，下面的选项菜单也会发生相应变化。

最小值我们填入3500，点确定就好了

这时候如果输入的数据不符合我们的规定，就会弹出提示框。

接下来我们对身份证号码这一列进行设置，要求是长度必须等于18位，防止输入错误：

同样的，选择这一列，设置有效性：

文本长度等于18.

当输入的号码不是18位的时候，同样会提示错误。

对于日期的输入，是不规范的情况最多的一类数据，我们同样可以使用数据有效性进行限制：

只能输入2010年1月1日到2018年1月31日之间的日期，并且只能是标准的日期格式：

如图进行设置。

特别说明一点，如果在开始日期或者结束日期输入格式不对的日期时，是会报错的：

2018.1.31这种是最常见的错误格式。

日期超过范围会提示

日期格式不对也会提示

接下来对性别进行设置，只能输入男或者女：

注意，来源里的项目之间用英文的逗号分隔。

这样设置以后，就可以使用下拉菜单进行填表了。

再来对姓名进行设置，要求是不能出现重名，如果有重名的话，需要加数字进行区分。

使用自定义，然后输入公式=countif（$A$2:

$A$19,A2）=1，这个公式对于我们来说应该没什么问题的。

因为我们限制不能重复，也就是countif的结果只能为1。

出现重复的时候会提示错误。

现在这个表里只剩个录入时间了，要求是填入录入信息的年月日时分秒，如果靠手工输入会很麻烦，看看怎样通过有效性来快速输入时间。

在表格外边任意的空白单元格里输入公式=now（）

选择填表时间这一列，设置有效性，序列，来源的地方点一下h1这个单元格。

然后点确定看看效果

显示格式不对，我们可以进行单元格格式设置，自定义格式：

e/m/dh:

mm:

ss

每次录入一行数据后，直接点下拉菜单就可以完成填表时间的录入了。

通过以上各项的设置，我们对数据有效性有了较为全面的了解

但是也发现一些不足

当未按要求输入时，所有的提示都一样的，

这有时候会让填表人不知所措。

如果这个提示可以更加人性化就好了。

最后我们来看看如何设置提示信息，数据有效性的提示信息其实是非常实用的。

我们以入职日期这一列来举例

选中日期这列，打开数据有效性，选中输入信息，标题和信息根据实际情况填写，确定后看看效果。

当我们选中这个单元格准备输入日期的时候，就会出现一个填写说明。

就不怕输错了。

万一还是手误输错，就会出现错误提示。

同样的，错误提示也可以自己设置：

对出错警告进行设置。

确定后看看效果

经过这样设置以后，可以实现非常人性化的提醒效果了。

这三项内容可以一次设置完成。