企业内部资料控制制度讲义.docx

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企业内部资料控制制度讲义

内部控制循环

第一章总则

第一条为规范公司的规范运作，加强内部管理，防范经营风险和财务风险，依据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制基本规范》等相关法律法规，制定本公司内部控制制度。

第二条本公司所称内部控制是指为了保证公司各项业务活动的有效进行、确保资产的安全完整、防止欺诈和舞弊行为、实现经营管理目标等而制定和实施的一系列具有控制职能的方法、措施和程序，主要包括财务开支审批内部控制制度、采购与付款业务程序内部控制制度以及销售与收款业务程序内部控制制度等三个主要内部控制制度。

第三条公司内部控制体现了如下原则：

（一）关键点控制原则：

涵盖公司内部的各项经济业务、各个部门和各个岗位，需要全体员工在生产经营的各个过程参与，并针对业务处理过程中的关键控制点，将内部控制落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节；

（二）符合国家有关法律法规和本公司的实际情况，全体员工必须遵照执行，任何部门和个人都不得拥有超越内部控制的权力；

（三）保证公司内部机构、岗位及其职责权限的合理设置和分工，坚持不相容职务相互分离，确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督；

（四）成本效益原则：

公司在设置各个控制点时应合理考虑所得到的收益应大于控制成本的基本要求，如果无法确认控制点所带来的收益，则应考虑满足既定控制前提下，使控制成本最小；

（五）补偿性原则：

如果公司在各个控制环节中某一环节一旦失去控制，在下一控制点要适当得到补偿，以保证内部控制运行的整体可靠。

第五条公司业务程序内部控制点上一环节控制点负责人有权指导、监督下一环节控制点责任人，并对出现的错误和误差承担相应的责任：

即下一环节控制点责任人出现错误和误差所带来的损失除其本人应承担相应的责任外，其上级别责任人亦应承担相应责任的处罚。

第六条本制度需要公司财务部门、生产部门、销售部门、行政部门、保管部门等各部门及各岗位职责的有效发挥，确保公司内部控制的有效运作。

第七条公司法定代表人对本公司内部控制的建立健全及有效实施负责。

第八条本制度适用于公司各部门。

第二章财务开支审批内部控制制度

第九条公司财务开支审批内容包括：

成本费用开支审批、固定资产购置审批、对外投资审批等。

第十条公司财务开支审批原则

（一）成本费用开支时，应严格执行有权签字人及财务双签制度。

有权签字人对办理经济事项的真实性和合法性负责，财务负责人对经济事项的会计处理和财务管理负责。

有权签字人指公司内办理经济事项的负责人，具体包括公司总经理、分管副总经理和部门负责人。

（二）所有经济事项必须有经办人签名，一名或一名以上有权签字人审批签字，经财务负责人签字后，方可到财务部门报账；

（三）按照公司成本费用开支的审批权限（见附件一：

公司财务开支审批权限表、审批表），公司成本费用开支程序由经办部门负责人、分管副总经理或总经理审核和财务部签批；

（四）有权签字人应认真审核，按规定的审批权限进行审批；

（五）报账所持原始凭证必须是税务部门或财政部门认可的票据，无效票据一律不得用于报账。

公司对外办理经济事项，要求同对方签订合同或协议。

依据合同或协议办理的经济事项，报账时需附有效合同或协议；

（六）报账单据经有权签字人签字后，会计人员应按照有关成本费用开支标准审核把关，审核无误后制作付款凭证，出纳根据付款凭证办理付款手续。

不得先付款，后作会计凭证；

（七）各部门和经办人员须按照本制度规定的审核程序办理报账手续，审批手续不全的款项，财务部门有权拒绝支付；

（八）各部门和经办人员从财务部门借款办理经济事项时，须于经济事项办理完毕后1周内到财务部门报账；

（九）在公司财务开支过程中，严禁通过化大为小、化整为零等形式来逃避开支权限管理的行为。

第十一条公司成本费用开支内容包括运杂费、保管费、包装费、保险费、差旅费、招待费、运输费、交通费、电话费、修理费、办公费、会议费、书报费、业务宣传费及其他费用等。

第十二条公司成本费用开支审批权限

公司发生的管理费用，在核定的年度预算范围内列支。

对于预算外的成本费用开支必须经过预算外程序，在财务部门费用预算中的机动费用中开支，详细规定见全面预算管理制度。

（一）办公用品或低值易耗品：

、公司日常办公所需的办公用品或低值易耗品，购置金额在500元以下的由部门负责人审核批准。

（二）业务招待费、修理费、会议费、差旅费、业务宣传费等公司对外发生的各项费用，金额在1000元以下的由部门负责人审核批准，金额在1000至10000元的由主管副总经理审核批准，金额在10000元以上的由公司总经理审核批准，。

第十三条公司成本费用开支审批流程

（一）支出申请：

因公司业务需要发生费用开支时，经济事项经办人员根据当月公司费用预算和公司相关费用支出标准填制“费用开支审批申请表”，呈报部门经理。

（二）部门经理接到“费用开支审批申请表”后，对费用开支的合规性进行审核；预算内开支按成本费用审批权限办理；预算外成本费用上报经理审批，列入部门机动费用支出。

（三）审批签字的“费用开支审批申请表”返还给申请人，申请人将其呈报财务部经理审核签字后，交公司出纳领取现金、支票。

第十四条公司固定资产购置原则

（一）公司固定资产的购置必须严格按照审批权限和相应手续办理。

（二）公司固定资产购置采用“统一采购、归口管理”的原则，由公司企管部办理固定资产的购置工作。

第十五条公司固定资产购置审批权限

公司固定资产统一由公司办理，相应权限见附件一：

公司财务开支审批权限表。

第十六条公司固定资产购置流程

（一）由公司资产使用部门提出申请，填制固定资产购置申请表。

（二）对于预算内的固定资产购置经公司部门经理批准后，按照固定资产购置审批权限分别报公司副经理、总经理批准后并报公司财务签批；对于预算外的固定资产由公司总经理批准后报公司财务签批。

（三）经签批后由公司财务部安排资金。

（四）对于金额较大的固定资产由公司相关部门组成采购团负责固定资产招投标管理，采购部门和技术部门共同负责提供三家以上的供应厂商，报总经理办公会决定选择供应商，并由采购部门负责签订和执行固定资产采购合同；对于金额较小、日常办公所需的固定资产，由公司办公室负责采购。

对于重大的、影响公司经营方向的生产所需固定资产，需要上报董事会审批。

（五）采购后的固定资产由资产使用部门办理验收、签字领用手续；同时财务部门办理资产的入账手续。

第十七条公司负责对外投资工作，具体投资权限按照公司财务开支审批权限办理，各职能部门不得对外投资。

第三章采购与付款业务程序内部控制制度

第十八条公司采购与付款业务程序主要包括请购、签订采购合同、订货、验收和入账等环节。

第十九条公司在采购与付款业务程序中，应保证以下职务的相互分离：

（一）在请购单中，对需要采购物资品种、数量由生产部门、保管部门根据需要量和现有库存量共同制定，然后交采购部门进行公开询价。

（二）采购合同审查应由生产部门、采购部门、财务部门、法律部门共同进行。

（三）采购人员不能同时负责采购物资的验收保管。

（四）采购人员、保管人员、使用人员不负责账务的记录。

（五）采购人员与负责付款审批的人员分离。

（六）审核付款人员与付款人员分离。

第二十条合理规划采购与付款业务的机构和岗位，建立和完善采购与付款的控制程序，强化对请购、审批、采购、验收、付款等环节的控制，做到比质比价采购、采购决策透明，堵塞采购环节的漏洞。

第二十一条公司的采购与付款业务程序内部控制制度包括：

（一）请购：

（一）按照采购单价和采购总金额将公司采购物资分为A、B、C三类。

（二）需求部门依据生产经营需求确定需求计划，采购部门结合物料部提供的库存数据制订采购计划，采购计划包括采购物资名称、代码、需要量、到货时间。

（二）订购

（一）公司采购采用分类采购法：

对于A类、B类等采购金额较大、质量要求较高的物资，通过质量评审确定入围供应商，公开招标，选定价格较低、信用较好的厂商进行订购，必要时签订框架协议；

对于C类物资等单价较小、采购量较大的物资，每年对供应商进行统一价格评定，需采购时，由采购部按采购计划及时向确定的少量供应商订货。

（三）信用评估

采购部供应商管理人员对供应商的产品质量、供货条件等进行评估确定入围供应商。

（四）批准采购

经信用评估确定符合公司的采购条件的供应商报公司总经理批准后，签发采购合同，正式办理订购手续。

（五）合同签订

经公司总经理批准后，按照审批权限由总经理或指定的授权委托代理人与供货商签订采购合同，采购合同一式三份，一份留供货商以备发货，一份送财务部门以备核算，一份采购部留存。

（六）验收

1.公司物料部负责采购物资的储运以及按照合同约定的条件，检验品质、规格及验收数量。

2.物资验收的原则：

随到随办，逐件检验；

3.物资验收后作如下会计处理：

1）材料入库后，无论是否与采购合同相符，都须填写入库单一式四联，一联保管仓库留存，一联采购部留存，两联由保供部转送财务部门。

2）采购部核对供货发票，检查发票所填名称、数量、单价等是否有误，同时将入库单与采购合同核对，核对所收之料与采购合同是否相符；完成审核程序无误后，送财务部门核算。

3）会计接到入库单和发票后，审核入库单和发票无误后，编制记账凭证，进行账务处理。

（七）到货不符的处理

1.如果验收时或入库后出现数量或品质不符，采购部将多余或品质不符的而拒收的材料，填写退货通知单，退回供应厂商；

2.退货通知单一式三联，一联由采购部留存，附于原采购、验收单后归档；一联送财务部门；一联通知供应厂商。

因质量不符的退货，质检部门在退货通知单签章。

（八）付款

公司支付货款时，除按规定可以支付现金外，一般应以支票等方式支付。

应付款会计核对应付账款明细账和客户提供的发票等单据无误，经财务部门经理或总经理签章后，交出纳人员办理支付。

（九）入账

公司财务部门取得供货方的发票和收货单等原始凭证后，进行计量并计入适当的账户和适当的会计期间。

第四章销售与收款业务程序内部控制制度

第二十二条销售与收款业务程序内部控制制度包括销售部门、生产部门、财务部门、保管部门及其他涉及销售与收款业务的参与人。

第二十三条销售与收款业务程序的主要环节包括报价、信用调查、接受订单、核准付款条件、填制销货通知、发出商品、开具发票、核准销售折扣、核定销售折让或退货条件并办理退款或接受退货、收取货款以及各环节的账务处理等。

第二十四条在销售与收款业务程序应保证以下职务的相互分离：

（一）接受客户订单的人不能同时负责核准付款条件和客户信用调查工作。

（二）填制销货通知的人不能同时负责发出商品工作。

（三）开具发票的人不能同时负责发票的审核工作。

（四）办理各项业务的人员不能同时负责该项业务的审核批准工作。

（五）记录应收账款的人员不能同时负责货款的收取和退款工作。

（六）会计人员不能同时负责销售业务各环节的工作。

第二十五条在公司销售部门制定恰当的销售政策，明确定价原则、信用标准和条件、收款方式以及涉及销售业务的机构和人员的职责权限等相关内容，强化对商品发出和账款回收的管理，避免或减少坏账损失。

第二十六条公司销售与收款业务流程：

（一）报价

销售人员关注市场情况及公司的销售情况，按基本报价表，在公司授予的一定权限内，结合客户的需求及竞争者的报价情况，向客户报价。

如报价超出其权限范围，需按公司规定权限逐级上报。

销售人员接到顾客询价，需按照客户要求及时报价，不可借故拖延。

（二）信用调查

为了确保客户的信用状况，销售人员在接受订货以前，应通过以下方法，对客户的信用状况进行调查：

利用公司现有的资料、实地访问考察、参考公共资料、委托中介机构调查等。

同时，调查的内容至少包括：

①客户名称、负责人、资产状况；②重要管理人员及其背景资料；③创建时间及经过情形；④业务内容及损益状况；⑤设备内容、员工人数及生产能量；⑥金融单位往来情况；⑦销售对象及推销能力；⑧在同行的地位及评语；⑨其他必要事项等。

（三）批准

经客户信用调查情况确定符合公司的销售政策的销售商，经销售部经理批准后，正式办理受订手续。

（四）受订

销售人员接到购货意向，应先确认顾客所需产品品质、种类、数量、规格、交货期限等各种交易条件后方可接受。

如认为难以接受者，报子公司经理核定。

若准备接受，销售人员应核查顾客信用，根据合同授权书，签订销货合同。

销货合同一式三份，销售部门、财务部门和客户各一份，以备核查和催收款项。

合同签订后，若因条件变更而需要更改，应及时办理更改，其变更程序同签订程序。

同时，销售人员应及时查对合同的履行情况，若发现顾客违约或其他异常，立即呈报上级，采取适当对策。

（五）填制发货通知单

填制发货通知单：

销售部门根据销货合同规定的时限，填制发货通知单。

发货通知单通常一式三联，一联销售部门留存，一联连同销货合同送财务部门作为开具发票的依据，一联送仓库部门作为发货的依据。

（六）发货：

仓库部门接到发货通知单后，应严格按照发货通知单所载货物名称、数量组织发货。

（七）开具发票：

销售部门核对发货通知单、销售合同及客户回款记录中的相关内容，核对正确无误后，销售部门填制“开具发票申请单”传递给财务部门，财务部门复核销售合同、发货单后，开具销货发票。

发票一联送顾客，其他联留存以制作收入的传票。

（八）销货退回：

如顾客验收货物后，因货品质量或其他原因提出退货，销售人员应协同销售部门经理对原因进行详细调查，如确属正当理由，应及时出具审查报告以及客户的退货理由书，待公司经理审查批准后，接受客户的退货。

同时，收回销货发票并待货物验收入库后，及时进行账务处理。

对货物的质量问题由生产部门加以解决。

（九）收款：

销售人员与财务部门会计均应随时注意货款的收回事宜。

财务部门会计应根据发货通知单、销售合同、销货发票等及时登记销售收入，并按照客户及产品明细按月编制应收账款明细表，一份送销售部门、一份自存，并按时清查应收款项，以求货款的安全收回。

销售部门编制“销售统计表”，包括合同内容，发货情况、预付款、到货款、质保金的应收和实收情况，资金核算员依据货款的应收和实收情况，及时向客户催款。

收到客户的货款时，由财务部门会计填制“回款传达通知单”给销售部门，经销售部门确定收款的合同归属后，会计制作收款凭证，进行收款结算，销售部门在销售统计表上注明合同实收款项。

销售部门与财务部门主管会计每月核对“销售统计表”和“应收账款明细表”，如有差异，及时查清。

第五章附则

第二十七条本规定由公司财务部制定，解释权、修改权归财务部门。

第二十八条本规定自发布之日起执行。

附件北兴特钢财务开支审批权限表

权限内容

项目

审批人

部门经理

主管副总经理

总经理

董事会

投资

一、对外投资

短期投资

长期股权投资

二、固定资产投资

资

产

处

置

三、装置大修理

四、固定资产零购

生产装置设备

非标准设备

运输设备

计算机

办公设备

五、固定资产出租

合

同

六、材料物资

物资外购采购合同

统购物资采购合同

材料销售合同

废旧物资处理合同

七、产品销售

销售合同

八、工程项目

建设合同

维修合同

劳务合同

担

保

九、担保事项

对外担保

融资

十、融资

向银行贷款

发行债券

融资租赁

费用开支

附件二：

主要财务内部控制循环