综合行政事务管理手册.docx
《综合行政事务管理手册.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《综合行政事务管理手册.docx（28页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
综合行政事务管理手册
目录
第一章公司组织管理3
第二章行政工作管理规定4
第三章文件管理5
第四章保密制度6
第五章会议制度8
第六章印章管理制度10
第七章档案管理办法11
第八章对外宣传报道管理规定13
第九章合同管理实施细则14
第十一章内部车辆使用管理规定20
第十二章物资管理规定21
第十三章小区住房管理办法25
第十四章公司工作服发放管理规定27
第十五章突发事件信息报告制度28
第一章公司组织管理
第一条根据公司章程，公司实行董事会领导下的总经理负责制，实行统一领导，分级管理。
做到指挥灵活，信息畅通，协调一致。
第二条通过方针目标管理及各种经济责任制考核，调动全体员工的积极性
和主动性。
第三条本着精干高效的原则，机构设置不搞一刀切，不搞上下对口，不因
人设事。
第四条贯彻“责权统一”的原则，对部门及各类人员的职责进行明确、合
理分工。
第五条逐步完善各部门、各员工的工作标准，并严格考核，以提高服务、
业主、客户满意度为中心。
第二章行政工作管理规定
第一条为保证公司生产和经营活动的连续性、持续性和高效性，严肃工作纪律，规范日常工作行为，做好协调和服务工作，特制订本行政工作管理规定。
第二条公司日常行政工作人员行使计划、组织、指挥、协调和监督五大管理职能，包括总经理、公司办公室及各职能部门、各服务部门经理。
第三条行政管理工作恪守面向大局、服务公司、着眼基层、实事求是的工作思想，积极参与解决所辖范围内的各种问题。
第四条公司组织机构实行直线职能形式。
整个公司日常管理工作由总经理集中统一领导，各部门分级管理，各部门经理应用好用足手中权力，发挥最佳管理效益。
凡牵涉到部门与部门之间工作或利益不能协调时，应及时汇报总经理办公室；重大、紧急事件时，可越级向上反映。
第五条行政管理工作人员办事精练、高效，戒拖拉、推诿，做到工作一日清，碰到问题沉着、冷静、果断。
第六条办公场所做到整洁、卫生，办公人员需暂时离开办公室半小时以上的，须将办公桌上文件资料整齐并统一放置办公室靠墙一侧。
办公人员在下午下班后必须清理办公室。
第六条办公室人员工作规范：
一、工作风纪
1、办公室工作时间，员工应积极开展有益工作的沟通交流，但不得妨碍工作，应坚守工作岗位，不得随意串岗闲聊，需要离开时根据情况，或向上级领导请示，或知会同事，应在“人员去向登记册写明去向”
2、保持办公室整洁，上班时间请勿在办公区域进食物、吸烟，影响他人工作。
3、注意保密。
公司所有员工都有保持公司秘密的责任和义务，务请保管好本人持有的公司涉密文件；XX或批准，不得对外提供有机密的公司文件或其他未公开的经营状况、财务数据等；对非本人职权范围的公司机密应做到不打听、不猜测、不传播；发现有泄密的情况应立即向有关领导报告；如有泄密实践发生，按上级公司有关保密管理规定及有关法律处理。
二、礼仪仪表
1、员工上班期间，应保持良好精神状态，讲究文明礼貌。
同事之间应相互尊重、团结友爱、相互帮助。
2、员工上班时必须穿工作服（暂时未发工作服的员工应穿与工作服近似的服装）并保持服饰整洁、得体（公司人员周六、周日允许穿便服，但不得穿短裤、无袖衫、超短裙、拖鞋，保安员等工种公司另有统一着装要求的，按其具体规定执行。
3、员工上班时需注重个人仪容仪表，保持头发自然干净，男员工不蓄长
发胡须，女员工不浓装艳抹。
4、员工应提前10分钟上班，做好准备，准时上岗开展工作，倡导奉献精神，积极主动完成当天工作。
5、办公室待人接物要注重形象，上班时讲普通话，使用文明用语，不得大
声喧哗。
接听电话时不宜电话铃响超过三声，接、打电话一般不使用免提健，应控制音量和时间。
6、上班时间不准串岗，随便翻阅他人办公文件、抽屉。
第八条公司定时召开各种类型会议，参加会议人员务必在会前做好充分准备，在会议召开期间认真做好记录并积极发言，达到召开会议解决问题的目的。
第九条公司通过各种渠道、包括报纸、会议、黑板报等宣传有关党的方针、政策、公司发展新貌等，开展政治思想、精神文明建设。
第十条公司有计划地组织各种活动，丰富员工文化小，加强政治思想教育和精神文明建设。
第十一条各部门负责人做好本部门的后勤管理工作，搞好内部绩效考核工作，加强基础管理。
第三章文件管理
第一条公司颁布的各类文件对公司内部具有约束性、指导性和强制性，是上传下达公司旨意的有效手段。
第二条公司文件分为公司文件和部门文件两种，公司综合服务部负责公司文件的草拟、修改、发放和存档和控制。
第三条涉及部门以上的文件，原则上由部门提出，公司统一发文颁布。
第四条公司各部门颁布的文件，必须抄送公司综合服务部存档备查，各部门涉及规章制度、考核等方面的规定、条例，参照公司统一颁布的制度制订，并经公司综合服务部核稿方为有效。
第五条各部门应积极主动传阅有关文件，并把工作落实到实处。
各部门
应有完整的文件登记、收发、阅读记录，如有异议，在两天内向归口部门提出，直到解释圆满。
第六条文件传阅后要求妥善保管，不得遗漏和丢失。
各兼职文书、记录
管理员应积极主动配合部门负责人做好此项工作。
如发现遗漏和丢失的，将追究部门负责人的经济责任。
第七条文件行文管理程序和要求：
一、拟稿：
根据重大决策内容，有必要下发的，应指定有一定业务素质
人负责拟稿，内容要求简明扼要、实际，语句通顺，通俗易懂。
二、核稿与签发：
一般情况下，各种文件拟稿完毕后，必须由部门负责
人核稿，无差错后方可由主管人员签发，涉及面广的，应有会签记录。
三、文件的下发：
文件必须手续齐全，打印完毕后，及时下发各有关部
门和个人，在下发时，做到有专人收签名，不经签名不发，发文簿及收文簿清晰。
各部门应设收文登记簿，按文号及标题登记，以利于工作和便于传阅。
公司综合服务部定期对部门文件进行检查，并作为经济责任制进行考核。
第四章保密制度
第一条、保密原则
一、公司全体员工应遵守以下原则：
不该说的，绝对不说；不该问的，绝
对不问；不该看的，绝对不看；不该听的，绝对不听；不该记录的，绝对不记录。
二、除了履行职务的需要之外，本公司任何员工未经公司总经理或分管领
导同意，不得以泄露、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式使任何第三方（包括按照保密制度的规定不得知悉该项秘密的公司的其他员工）知悉属于上级公司、公司，虽属于他人但本公司承诺有保密义务的技术秘密或其他商业秘密信息，也不得在履行职务之外使用这些秘密信息。
三、公司员工离职之后仍对其在本公司任职期间接触、知悉的属于本公司
或者虽属于第三方但本承诺有保密义务的技术秘密和其他商业秘密信息，承担如同任职期间一样的保密义务和不擅自使用有关秘密信息的义务，而无论本公司员工因何种原因离职，在离职后仍承担保密义务期限为自离职之日3年内。
第二条、保密内容与方法
一、文件的保密环节包括其制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存
和销毁等。
二、保密文件划分为三级，第一级为绝密，第二级为机密，第三级为秘密。
1、绝密
⑴公司有针对性的竞争策略和计划；
⑵招投标方案及招投标人的相关资料；
⑶交易商有关资料；
⑷人才引进计划方案；
⑸尚未公布的工资福利和人事调整方案；
⑹公司财务报表；其他绝密内容。
2、机密
⑴公司发展规划；
⑵公司事故调查报告；
⑶公司领导的人事档案；
⑷尚未公布的公司机构改革方案；
⑸员工个人的薪金；
⑹其他机密内容。
3、秘密
⑴没有明确规定可以传达的公司办公会议内容；
⑵不宜对外单位公开的内部规章；
⑶尚未公布的人事处罚决定；
⑷小区产权资料、工程资料和相关技术资料和小区业主的资料等；
⑸其他秘密内容。
三、保密文件的复制及使用
1、绝密、机密文件的复制及使用除本职工作职责外由总经理批准，秘密文件的复制及使用除本职工作职责外由总经理、部门分管经理和管理处主任批准；
2、复制保密文件，应派人在复制现场监督；
3、保密文件的复制情况应予登记。
四、保密文件的发出、传递、签收、保管
1、发出保密文件应履行审批手续，审批权限同保密文件的复制使用一致；
2、总经理、部门分管经理和管理处主任按工作需要负责绝密文件及其他保密文件的传递工作；
3、保密文件的接收人，应在接收记录簿上签收。
接收人应对保密文件妥善保管，不得随意在办公桌上堆放，不得携带回家或公共场所；
4、批准由个人保存的记有秘密内容的记录本等应防止遗失。
离职时，应清理交回公司。
5、保密文件、机密文件原件由综合服务部经理核实验收后存放档案室，经批准使用的复印件及其他保密文件由各管理处主任（档案室）和相关职能部门经理保管。
五、保密文件的查询和借阅，要严格履行审批制度，权限同保密文件的复制及使用一致；
六、保密文件的解密和销毁；
1、保密文件的解密有两种形式，一是因正式公布而解；二是经鉴定已丧失秘密特征而解密；
2、因公布而解密的，由保管人确认；
3、经鉴定解密的，鉴定由保管人提出；
4、经鉴定已丧失保存价值的秘密文件应销毁；
5、解密与销毁应报总经理批准；
6、销毁保密文件，应有两个监销人，并制作销毁记录。
第三条、处罚
如违反本规定的，公司将据《奖惩条例》，视情节轻重，对责任人予以处罚。
第五章会议制度
第一部分例会安排
一、公司会议
1、时间安排：
每月2次，分别在10日、25日召开，遇其他重要工作或节假日时，或提前一天召开，或延后一至二天召开；
2、参加人员：
经理、管理处主任（助理）、各部门负责人；
二、各管理处例会
1、时间安排：
每周一次，具体时间自定；
2、参加人员：
参加人员自定，必要时可请综合服务部人员参加；
三、保安工作例会
1、时间安排：
每周五下午；
2、参加人员：
各管理处保安队副班长以上人员；
四、工程维修部工作例会
1、时间安排：
每月15日下午；
2、参加人员：
各管理处维修主管（负责人）；
五、综合服务部工作例会
1、时间安排：
每月30日下午；
2、参加人员：
部门全体员工；
六、公司培训学习例会
1、时间安排：
原则上每月2次，安排周二晚上，具体以通知为准；
2、参加人员：
根据培训主题、学习内容另行通知；
第二部分会议工作规范
一、会议前准备工作
1、会议召集部门在会议前应确定会址、会期、与会人员名单，并及时通知参加会议人员，必要时应提前向与会有关部门或人员提供相关会议资料。
2、综合服务部或会议召集部门必须根据会议安排提前布置好会场，做到会场布置整洁、干净、舒适。
3、会前准备工作基本完成后会议召集部门应在会前告知会议主持人。
4、公司工作例会召开前，与会人员需将工作总结与计划表提前24小时交综合服务部；工作总结请对照所报的计划、会议纪要及总经理临时布置的工作填写，计划总结要写明完成时间，未按要求完成工作说明原因；
二、会议纪律
1、与会人员不得无故缺席，如有要事无法参加会议应于会前向综合办公室请假。
2、会议召集部门要做好有关会议的各类资料分发工作，并指定专人负责做好会议记录及会后记录的整理工作。
3、会议主持人应按会议议程执行，要求会议开得简明、有效。
4、会议期间，与会人员不得吸烟、不得随意离开会场。
5、与会人员在会议进行中都必须关闭身边的通讯工具或保持震动状态，原则上不得在会议进行中接听电话。
6、与会人员在会中必须讲普通话，汇报工作应有条理，要有针对性地提出本部门内部存在问题及解决问题的想法和建议，对未完成工作要有弥补措施和善后意见。
7、与会人员必须严格遵守会议时间，准时参加会议。
三、会后事项处理
1、原则上会后三天内必须形成有关会议纪要（备忘）送达与会部门或人员。
2、会议结束后，有关部门要对会议形成的决议或纪要内容进行承办、落实。
综合服务部应对会议中布置的有关工作内容安排专人负责跟踪催办。
3、对公司内重大会议及有外来人员参加的会议，有关人员要负责将各类文件原稿、材料、会议照片、录音录像带等及时收集整理，并报综合部，综合服务部要对这些材料及时进行专门的分类归档。
第三部分会议安排程序
一、公司各部门、各管理处所召开的会议由部门、各管理处负责人自行安排。
二、公司召开的会议，会议召集部门应提前一天通知有关部门以保证会议的正常举行。
三、公司常设性会议综合服务部应订出具体的时间、地点，如有特殊原因，取消或延迟召开常设性会议，应及时通知与会部门或人员。
四、在会议过程中，主持人应保证会议的顺利进行，对突发事件进行及时有效地处理。
五、会议纪要的起草、发送要及时准确。
部门内部会议纪要应于次日发到部门内所有员工手上，并由公司综合服务部备案。
公司工作例会、临时性会议纪要应于会后三天内发送到各相关部门。
六、公司各部门对有关会议下发的重要文件、材料，必须及时组织部门员工传阅学习，贯彻落实会议精神。
七、公司各类会议原则上应按规范及安排的程序进行，遇特殊情况可酌情处理。
八、对会议管理工作列入考核，对违反上述规范及程序的，会议主持部门应追究责任，对有关当事人处以警告、罚款10-200元等处罚。
第六章印章管理制度
第一条为了加强对公司印章的管理，维护公司对内对外行使权利的严肃性，防止在印章使用过程中出现失误及违法违纪事件，特制订本规定。
第二条本规定所指印章指公司章、部门公章、各管理处公章、合同专用章、财务专用章、票据专用章和独立法人、部门负责人印章等集体用印章。
第三条印章刻制必须遵循合法性的原则，符合公司规定的规格，式样、字体等，根据用途刻制成的钢印、原子印、牛角印、塑料印。
第四条印章的刻制，应由公司综合部指定专人办理，合格后应立即进行登记，建好登记台帐，留好图样以备查考。
第五条公司印章由专职文书人员保管，未经领导批准，不得擅自委托他人代管，各部门公章一般由各部门负责人自已保管，合同专用章由合同管理人员保管。
第六条用印须经各级有权审批负责人签字批准使用，且都要进
行登记，用印登记台帐必须按年度归档。
第七条印章被指定使用人在盖印前应对所盖的内容、手续、格
式等进行把关检查，必须确保用印审批件与用印件完全一致，尤其是特殊情况用印，更要细心，发现问题，及时请示有关领导妥善解决。
对于重要用印要复留。
第八条不得在空介绍信或信低纸上盖印，以防发生弊端。
第九条印章统一为红色或蓝色，根据实际情况选用，一般情况
下用红色。
第一十条印章保管必须安全可靠，所有印章都应加锁，一旦发现
印章有异常，要迅速报告相关部门。
第十一条印章不得擅自拿出办公室，更不得随身携带。
任何人不得私盖公章，包括印章管理人员和领导人。
第十二条印章保管人员变更要及时做好印章的移交工作，并重新落实印章保管责任。
第十三条由于机构的变动、印章损坏等原因需要停止使用时，停用单位应及时做好封存，并上交公司综合部统一注销。
第一十四条印章停用、封存要进行登记，填好登记表，以备日后
查验。
第一十五条在印章制作、使用、保管、审查、停用过程中有不符
合规定的、违纪行为的，处以当事人50-500元的罚款。
第十六条违反印章管理规定，给企业造成重大损失的，视情给予赔偿损失、开除及追究法律责任等处罚。
第十七条本规定解释权属公司综合部。
第七章档案管理办法
第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作，完整地保存和科学地管理公司档案，充分发挥档案在公司发展中的作用，根据国家有关档案法律法规，结合公司实际情况，特制定此办法。
第二条公司档案包括公司在各项经济活动中形成的全部档案的总和，按保存时间分为永久保存（五十年以上）、长期保存（十六年至五十年）、和短期保存（十五年以下）。
第三条公司档案管理遵循统一领导，集中管理的原则，由综合部加强对公司档案管理的领导，负责建立健全档案工作制度，以达到档案完整、准确、安全和有效利用的目的。
第二章档案管理工作机构和管理员职责
第四条公司档案管理由综合部统一领导，由业务素质过硬，热爱公司的专职人员担任，同时其他各部门要设置兼职的档案管理员。
第五条档案管理人员基本职责：
一、认真贯彻公司有关的档案管理制度；
二、忠于职守，严格执行档案管理制度，维护档案的完整与安全。
三、负责统一管理公司全部档案（除公司另有管理规定的特殊资料外）。
四、负责建立健全公司档案管理的工作方针、工作目标、工作程序。
第三章档案的形成
第六条归档文件要求书写工整，图样清晰，材料完整，能准确地反映公司本次活动的真实内容和整个过程。
第七条档案材料必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
第八条档案管理员必须按公司公司档案管理的有关制度和要求定期编制各类材料的归档范围。
第九条各部门工作人员因公外出参观学习等活动中带回的材料要及时归档。
第十条各项经济活动中形成的文件材料在次年5月份前必须完成归档，公司档案管理员要督促各部门执行。
第四章档案管理
第十一条公司档案管理员必须对公司各部门移交的档案按规定进行分类：
一、根据公司公司档案分类编号的有关规定进行档案分类编号，并要求保持一定的稳定性，不得随意改动。
二、分类和编号要遵循材料的形成规律，要求为档案的保管和利用提供方便。
三、公司各项经济活动、技术性及财务等管理性文件，要按其文件内容分别归入各类档案中统一编号。
第十二条公司综合部要根据需要编制案卷总目录、全引目录、专题目录、分案目录、底图目录等不同形式的检索工具，并且进行档案著录工作，便于查找利用。
第十三条档案保管要求：
一、对底图保管必须采取平放或卷放，不允许折叠保管。
二、声像档案要统一分类编号，单独存放。
三、实物档案要统一编号集中保管。
第十四条经鉴定需要销毁的档案，要编制销毁清册，经批准后指派专人负责监销，并由监销人员在销毁清册上签字。
第五章移交和利用
第十五条公司档案室要按公司公司档案有关规定及时向公司档案室移交有关档案。
第十六条公司档案应简化借阅程序，做到科学而不繁琐，利于公司员工查阅档案。
第十七条公司档案原则上不借出，若特殊情况，须由档案主管领导签字，并进行登记，但不得超出三天。
第十八条公司档案原则上不外借，仅供内部参阅。
若情况特殊，经主管领导签字同意，可借出复印件，原件概不外借。
第六章附则
第十九条本办法自下发之日起执行，解释权归综合部。
第八章对外宣传报道管理规定
第一条为加强对外宣传工作，充分挖掘公司发展中的新闻点和闪光点，积极、客观、准确地宣传公司管理业绩及经营发展的成就，更好地推动并提升公司形象，特制定本规定。
第二条宣传内容可以包括公司、部门内管理、服务、经营、发展过程中的方方面面，如公司管理工作中的新举措、新方法，经营项目的拓展，业务的突破，以及平时发生的好人好事、人物志等等，还可以是工作中的心得等。
第三条本规定适用于云南牟定乾勋物业服务有限公司。
第四条本规定由综合部负责解释。
第九章合同管理实施细则
一、总则
第一条为加强合同管理，维护企业合法权益，实现公司对合同的规范化、
程序化管理，根据《合同法》、《合同管理制度》，结合本公司的实际，特制定本细则。
第二条对合同的管理要符合国家相关法律、法规，同时接受公司合同
主管部门的监督、检查。
第三条对合同的管理实行统一管理原则。
在本公司范围内，凡涉及到提供服务项目、计价收费、设备和物质采购、工程外包等经营活动的均要求签订书面合同（协议）后方可实施；各部门、管理处不得擅自签订合同（协议），所有合同（协议）需上报公司，按ISO9001：
2000的有关程序及有关制度要求进行评审，经公司有关职能部门审核后，报请总经理批准。
凡以公司法人名义签订的合同（协议）一律需请律师审核同意后，方可签订。
二、合同管理组织
第四条合同管理由公司办归口管理，并落实专人负责。
第五条合同管理员的主要职责：
1、审查公司各类合同是否合法、明确、完整、规范，并监督、检查合同
履行情况。
2、为公司其它人员签订合同提供法律咨询、业务指导，必要时参加合同的签订工作；
3、负责建立公司的合同统计台帐和合同评审台帐。
4、提出有关合同管理的培训方案并实施，宣传有关合同及合同法知识。
5、不断完善合同管理实施细则，并督促各部门落实、执行好。
6、根据需要依法参加对公司重大合同纠纷的协商、调整、仲裁、诉讼；
三、合同评审管理的内容
第六条合同类型包括：
买卖合同，供用电、水、气、热力合同，增与合同，借款合同，租赁合同，融资租赁合同，建设工程合同，运输合同，技术合同，保管合同，仓储合同，委托合同，纠纷合同，居间合同等涉及企业和生产经营过程中各类合同及协议。
第七条合同主要条款包括：
一、当事人的名称或者姓名和住所；
二、标的；
三、数量；
四、质量；
五、价款或报酬；
六、履行期限、地点或方式；
七、违约责任；
八、解决争议的方法；
九、法律规定或按照合同不同性质而要求必备的条款以及当事人要求在
合同中必须约定的条款；
第八条签订合同前，经办人必须做好合同涉及事项的详细调查工作，
如对对方当事人的经济状况、商业信誉及履约能力进行认真的审查，不可盲目草率。
1、对方是法人的，要看是否依法取得营业执照，参加签订合同的人是否
是该法人的法定代表人或法定代表人所授权委托的委托代理人。
前者出示法人代表证明书等身份证明，后者除授权委托书外，应出示本人身份证明，注重审查授权委托书的内容、权限范围、有效期限。
对方是其他经济组织，要看是否有工商机关核准登记的证明材料。
2、要审查签约对方的注册资金、生产经济能力，以保证公司合同的履行
率。
3、在签订前，还应当调查了解对方当事人的经营状况、商业信誉与合同
有关的事项。
第九条合同由公司法定代表人或其授权的人员签订，签订时必须严格
执行本细则，并对公司负责；有关经办人员XX不得擅自以委托人名义与其它单位签订合同，否则应当对因此造成的损失负责。
第一十条合同经办人应对签订合同所要达到的目标有明确有认识，合同
的主要、必要条款不能遗留，语义要具体、明确、完整，条款要讲求逻辑性和严密性。
在审查由对方草拟的合同时，要从合同共同必备条款是否符合国家有关法律、法规和企业有关制度等方面审查，并可提出本方认为须增加的条款以使本方权益受到最大限度的保护。
另外，要特别注意分析制约性条款，避免因失误造成不必要的损失。
签订合同或协议，必须经合同管理员审议，并经办公室、财务部审核后，呈总经理审批，有必要据相关制度报董事长核准。
四、合同的台帐、归档
第一十一条合同管理员必须建立合同评审台账，以便于及时收回盖章后的
文本。
第一十二条合同或协议签章人员必须严格执行印鉴保管使用方面的管理制
度，未经审查、审批和未经合法程序签订的合同，一律不得盖章；并严格登记备案。
合同文本要合法化，即使用统一文本和经工商部门监制的规范文本，也可使用经批准在一定范围内使用的标准文本。
第一十三条合同、协议签订后合同管理员分类设立台帐，要求台帐内容完
备，数据正确，能确切反映合同的签订、履行、变更、解除等情况。
台帐设立应包括合同编号、类别、标的、价款、签约单位和人员、履行期限、签约时间及地点、履行情况、备注等内容。
第一十四条合同管理员应对合同正本统一管理并归档，合同履行过程中往
来的信函、电报、传真、电话记录等能反映合同签订、履行等状态的有效凭证，
升级会员 