高速公路工程资料过程控制及工程档案管理信息化研究.docx
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高速公路工程资料过程控制及工程档案管理信息化研究
高速公路工程资料过程控制及工程档案管理信息化研究
摘要：
高速公路工程资料档案管理，必须跟得上高速公路工程管理的发展，这样才能保证高速公路工程建设需要。
高速公路工程在建设过程中，管理各方面将十分复杂，面临许多新的问题，直接影响到对整个高速公路工程管理的有效程度。
不仅高速公路工程的建设管理与控制需要信息化的手段来辅助完成，工程资料档案也需要信息化的手段来提高管理效率。
信息化的核心就是利用现代网络技术、通信技术、计算机技术等现代信息技术手段来解决信息的采集、加工、利用的问题，提高我们的信息收集、加工和利用的水平，高速公路工程文件、资料、档案是信息化的对象和核心，传统的手工方式已远远不能满足高速公路工程管理信息化的要求，这是目前高速公路工程资料、档案管理面临的新形式下的课题。
关键词：
工程资料，工程档案，信息化
1、引言
高速公路工程资料、资料、档案管理控制体系经过高速公路工程建设的多年实践和探索日趋完善，资料、资料、档案分类和管理流程已经基本完整，但随着高速公路工程建设的发展，高速公路工程资料、资料、档案管理控制工作量越来越大，参加建设单位的业务水平参差不齐，“手工管理”模式越来越不适应当前管理的需要，在资料、资料管理中出现资料、资料收集跟踪、收集管理困难，管理不及时；资料、资料、档案分类及现场资料编制规则不统一；档案编制时间长，效率低，费用高；缺少信息化的管理手段，检索效率低；公路工程资料、资料检查手段落后，工作强度大，效率低等问题，如何解决这些问题是提高高速公路工程资料、资料、档案管理水平的关键。
在建设过程中，各单位的管理水平的高低，也是决定高速公路工程资料整理水平的重要方面。
高速公路工程资料、资料、档案的管理是高速公路工程项目管理的重要组成部分，也是项目管理的重要基础数据来源。
没有建立高速公路工程项目的资料、资料、档案管理控制体系，要实现高速公路工程项目的核心管理将无从谈起，高速公路工程资料、资料、档案管理是贯穿于高速公路工程建设的整个生命周期中，传统的高速公路工程资料、资料、档案管理是基于人工的管理方式，管理效率低下，资料、资料、档案检索和利用十分不便，不利于高速公路工程资料、资料、档案的查找利用，在编制现场档案过程中需要投入大量的人力、物力，编制周期长，工作量大，出错率高，编制完成的高速公路工程档案基本上只有纸质文档，无法提供作为信息化基础的电子文档，很多的资料、资料、档案都变成了死资料、死资料、死档案。
传统高速公路工程资料、资料、档案的管理基本上采用手工管理，存在着资料、资料、档案分类和编制不统一，管理过程纷乱，无法监控，甚至发生资料、资料、档案丢失的现象。
如何解决高速公路工程资料、资料、档案的管理、利用和信息化问题是当前高速公路工程主管部门、建设单位、监理单位和施工单位所面对的复杂问题。
高速公路工程资料、资料、档案管理，必须跟得上高速公路工程管理发展的需要，才能保证高速公路工程建设管理。
高速公路工程在建设过程中，管理各方面十分复杂，面临许多新的问题，直接影响到对整个高速公路工程管理的有效程度。
不仅高速公路工程的建设管理与控制需要信息化的手段来辅助完成，工程资料、资料、档案都需要信息化的手段来提高管理效率。
2、术语
工程资料：
指项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图象、声像等形式的以纸制、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部资料，包括前期资料、施工资料、监理资料、竣工图资料、竣工验收资料等。
项目前期资料：
指工程开工以前在立项、谈判、审批、勘测、设计以及工程准备过程中形成的资料。
项目施工资料：
指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的资料。
项目监理资料：
指监理单位对项目工程质量、工期和建设资金使用等内容进行控制的资料。
项目竣工图资料：
指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。
项目竣工验收资料：
指项目竣工后试运行中以及竣工验收时形成的资料。
工程档案：
是指从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、验收等工程建设及管理过程中形成并应归档保存的文字、表格、声像、图纸等各种载体材料的综合。
归档：
是指建设项目的建设、设计、施工、监理单位在项目（单位/分部/分项工程）完成时由文书部门，工程技术部门以及业务部门将其有保存价值的资料、技术资料和图纸进行整理立卷，按照规定依时移交报送档案管理机构（或人员）。
竣工资料（档案）：
是工程项目按照《工程竣工验收办法》等相关规定的要求需要向竣工验收委员会提交审查并向档案管理部门移交的重要资料（档案），竣工资料（档案）应该按规定的要求进行整理。
竣工验收：
是指建设项目竣工、试运行后，由有主管部门组织的对项目的全面考核、检查。
建设项目：
指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工的独立组成的单位。
单位、分部、分项（单元）工程：
单位工程是指在建设项目中，根据签定的合同，具有独立施工条件，可以单独作为成本计算对象的工程。
分部工程是指在单位工程中，应按结构部位、路段长度及施工特点或施工任务划分为若干个分部工程。
分项工程是指在分部工程中，应按不同的施工方法、材料、工序及路段长度等划分为若干个分项工程。
工程图档：
特指设计院向业主提供的施工图，以及在施工图的基础上编制的竣工图。
工程表格：
特指各类国家、部门制定的报表模板。
以及在报表模板的基础上编制的工程报表。
案卷：
由互相联系的若干资料材料组成的一种档案保管单位
3、高速公路工程资料控制过程
公路项目建设资料管理模式
管理模式。
主要业务内容：
项目建设实施准备期：
●招投标管理业务：
招标清单编制及发、投标和评标管理.
●征地拆迁业务：
征地拆迁的计划进度及拆迁费用管理。
项目建设实施期：
●合同管理：
合同信息管理，价格调整，合同结算，变更管理；
●计量支付：
材料到场计量（录入、审核），材料消耗计量（录入、审核），垫付动员款（申请、审核），返回保留金（申请、审核），中间计量单（录入、审核），中期支付证书，生成报表册，计量项分类，监控台账（计量支付完成情况）。
中间支付管理流程：
填写中间计量单审批（中间计量单<中期支付报表>，中期支付证书）支付款
●计划进度：
分进度（施工）计划和形象计划两大类，按时间范围分：
总体、年度、季度、月度计划，并形成相应的计划图表。
系统现有业务内容：
计划监控，计划报表。
管理流程：
计划上报->计划调整->计划审批
●质量管理：
内容有：
工程信息，工程开工申请，重要单项指标汇总，工程质量认可书，标准评定，分类评定，工程交工证书，资料管理，监理月报表，监理质量文件
●工程图纸：
工程图纸电子文件的管理，竣工图的制作。
●文档资料管理：
工程资料的收集和管理，竣工资料的整理和竣工档案的制作。
高速公路工程过程中产生大量的资料，这些资料是高速公路工程项目管理的基础，如何实现资料的收集、审查、审批、归档和利用是实现高速公路工程项目管理的基本要求，当前国内的高速公路建设过程中工程资料的数量大、种类多，与高速公路工程管理结合紧密，如何保证资料的完整、系统和准确是资料产生、收集过程的管控难点，高速公路工程现场资料管控是将资料分类分解到单位/分部/分项公路工程，文件再分解到由相关的表格材料构成，按照公路工程的时间和施工前进方向进行控制，实现按照单位/分部/分项对文件、表格种类、数量、填表时间、填表人员的管控。
现场文件、资料管理整体业务流程图
按照交通部《公路公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》交办发[2001]390号和《公路公路工程竣（交）工验收办法》交通部2004年第3号令工程资料必须按照相关要求进行收集、整理和编制档案进行管理。
公路工程资料、档案管理流程图
4、高速公路工程档案特点
高速公路工程档案包含有文书、人事、财务、经营、科技和声像等各种档案，其管理由于不同的业务特点管理的方式相对较为复杂，其主要有以下管理特征：
◆档案管理的专业特征
由于高速公路工程档案的多样性，高速公路工程档案的管理也主要由业务专业部门进行收集、立卷归档，需设立分散到各个项目部档案室进行管理，在档案的特征上也呈现出不同的专业特点，也文书档案管理相比具有一定的复杂性。
◆档案划分、组卷的特殊性
在高速公路工程档案管理，科技档案、专业档案占相当大的数量，在档案分类划分，组卷要求和著录项等方面有不同的专业要求，其与高速公路工程业务性质、建设管理过程、文档管理模式等十分紧密相关，这对档案管理提出了较高的要求。
◆档案管理的专业性
高速公路工程档案类别繁多，划分复杂，档案管理必须由专业部门进行鉴定、收集、立卷和归档，必须有一套专业的管理方法，
◆档案数量的海量性
高速公路工程档案是高速公路工程管理的成果的记载和反映，由于高速公路工程的多方面性，高速公路工程档案的数量十分庞大，采用传统的档案管理手段无法解决档案利用的效率问题。
◆档案载体的多样性
高速公路工程档案不仅有大量的纸质档案，还有实体档案、声像档案和电子档案等多种档案载体形式。
5、案管理手段的信息化是发展潮流
高速公路工程资料档案管理，必须跟得上高速公路工程管理的发展，这样才能保证高速公路工程建设需要。
高速公路工程在建设过程中，管理各方面将十分复杂，面临许多新的问题，直接影响到对整个高速公路工程管理的有效程度。
不仅高速公路工程的建设管理与控制需要信息化的手段来辅助完成，工程资料档案也需要信息化的手段来提高管理效率。
信息化的核心就是利用现代网络技术、通信技术、计算机技术等现代信息技术手段来解决信息的采集、加工、利用的问题，提高我们的信息收集、加工和利用的水平，高速公路工程文件、资料、档案是信息化的对象和核心，传统的手工方式已远远不能满足高速公路工程管理信息化的要求，这是目前高速公路工程资料、档案管理面临的新形式下的课题。
高速公路工程建设中的现场资料、档案管理进行信息化管理要求达到以下目标：
A、实现现场资料管理的规范化管理，将高速公路工程规范和高速公路工程划分（WBS）、高速公路工程表格直接挂钩，简化施工、监理单位公路工程资料表格的填报程序，提高现场资料填写的准确性和规范性，节约管理时间。
B、建立一个较完整的现场资料的管理体系，将现场资料的产生和高速公路工程进度计划及资料检查结合起来，采用事前计划，事中控制，事后检查的方式进行管理，形成一套现场资料、资料填报、审批、检查的信息化系统，指导和控制现场资料的形成。
C、使用、资料的自动编制和自动导入系统，达到高速公路工程档案的自动编制，保证编制的规范和准确，提高竣工档案的编制效率，减少竣工验收阶段资料归档工作量，缩短竣工档案的编制时间。
D、在以上的基础上实现公路工程资料、资料的网络化审批和计算机智能化审查，提高资料、资料审查的准确性、完整性和系统性，提高资料、资料的审查效率并能及时对高速公路工程过程中资料数据进行统计、分析。
高速公路工程资料、档案管理信息化就是采用软件控制技术实现现场资料、资料的分类、填报的规范化，利用网络技术实现资料、资料的事前计划、事中控制及事后检查，发挥计算机速度及准确的优势实现公路工程档案的自动编制，提高公路工程档案的编制水平。
以工程项目管理为核心，融入PMBOK等现代项目管理思想，以工程项目前期决策、项目实施、项目竣工验收到缺陷责任期的项目全过程为线索，覆盖工程项目整个生命周期，实现项目资料、档案的全过程管理。
6、高速公路工程文件、资料、档案管理信息化系统开发思路
系统目标
高速公路工程项目文件、资料、档案管理信息化系统分为两大部分，一部分为现场工程文件、资料填报、审查、流转、利用等，另为高速公路工程档案及档案编制信息化管理。
第一部分主要解决高速公路工程管理过程中的文件、报表、资料的填报、文件报表的审查、流转、检查、检索、利用。
着重解决高速公路工程管理过程中的文件、资料、报表管理困难，流转时间长，报表审查审核不及时、工作强度大、准确性不高、文件资料查询困难等高速公路工程文件资料及报表管理的问题。
该部分主要实现以下几个目的：
A、实现现场文件、资料和表格的规范管理，减少施工、监理现场误用表格和表格的填写错误，提供填写表格的标准规范和技术标准要求。
简化表格的查找和规范的对照检查。
将表格的填写与单位/分部/分项公路工程关联检查。
B、建立完全的现场文件和资料管理体系，采用事前规范、事中控制、事后检查的方法，结合报表自动检查系统实现对文件、资料和报表的填报、审查、流转、审批、归档等计算机管理。
第二部分主要解决高速公路工程文件、档案的分类管理、检索利用及高速公路工程档案的编制问题。
着重解决人工组卷出错率高，组卷很难做到统一规范问题。
采用电子填报和自动归档技术，实现竣工档案的自动收集和管理，减少竣工档案的录入工作量，提高编制水平。
提高日常的档案管理（主要是档案借阅、检索、拆卷、并卷、编研、统计和库房管理等）效率。
在高速公路工程完工后，就进入竣工档案编制阶段，竣工档案编制阶段主要是合并各家的监理、施工单位已经完成的档案，按照竣工档案的编制要求整理、编制形成可供归档（向档案管理部门）的竣工档案。
业主、监理、承包商都有编制竣工档案的责任，各负责一定范围的编制任务。
各单位形成卷宗后汇总到业主处，统一向归档部门移交
控制流程
A、高速公路工程报表、文件、资料收集过程控制
高速公路工程文件、资料的特点是数量大、种类多，与高速公路工程管理结合紧密，如何保证文件、资料的完整、系统和准确是文件、资料产生、收集过程的管控难点，针对这一问题开发现场文件、资料管控系统，其思想是将文件、资料分类分解到单位/分部/分项公路工程，文件再分解到由相关的表格材料构成，按照公路工程的时间和施工前进方向进行控制，不仅可以实现单位/分部/分项公路工程文件材料的控制，还可以实现文件的表格种类、数量、填表时间、填表人员的管控、检查，系统可定期上报文件、材料收集数据，对文件缺少、文件组成规范、文件形成时间等自动进行检查，为文件、材料的控制提供了一个良好的管控工具，保证了文件、材料的收集完整、系统和准确。
现场文件、资料管理整体业务流程图
报表管理系统数据处理结构图
B、文件著录及数字化处理流程
作业流程
作业流程图
信息系统开发技术及工具
在信息系统开发方面目前理论和方法已经十分成熟，在开发时可采用以下开发模式和规范：
●采用MVC模式开发
软件开发的模式直接决定了系统将来维护和升级的工作量大小甚至是否可以升级。
采用MVC模式进行开发是众多成功系统的最佳实践总结。
将系统的模型层（M）,表现层（V）和控制层（C）有效分割，可以保证系统高度的可扩展性和灵活配置。
基于此架构，系统各层次间有统一的入口，构件有风格一致的入口，保证了个层次间，各构件间耦合程度最低。
●采用XML标准定义数据规范
XML语言得到了业界最广泛支持开放的数据交换标准。
在系统中，采用XML进行数据标准的定义并将定义开放。
这样，不论是哪家公司开发的软件系统，只要符合数据定义标准，就可以在授权范围内在高速公路建设管理系统中无缝的进行数据交换。
●支持Web服务标准
Web服务标准也获得了业界的最广泛支持。
对Web服务支持使得在对远程调用支持的同时确保了系统模组完好的封装性和松散耦合。
只要符合定义的调用标准，在系统授权的范围内就可以远程调用功能模块。
同时，如果系统功能模块升级，只要调用的接口不变，第三方的软件就不需要发生变化。
●采用工作流引擎技术
系统的工作流引擎要符合国际上通行的WfMC（工作流标准管理组织）的标准，提供组织结构接口、应用接口、用户接口、监控接口和工作流定义接口。
用户可以根据自己的业务流程对业务工作进行流程化定义。
●采用灵活的通用报表
业务流程随着组织机构，流程改进而相对较多的发生变化的话，作为数据表现的报表是变化更多的部分。
采用传统技术，每次报表的改动都要变动程序，造成变化的响应时间较长、变化后的稳定性较差以及维护成本高。
系统采用智能化的通用报表系统制作报表。
制定一张全新的报表仅需要几分钟的时间。
通用报表系统包括报表格式定义模组、数据源定义模组和报表运行引擎。
高速公路项目管理系统接口
高速公路项目管理系统结构如下图：
通讯服务层：
该层是整个业务架构的基础部分，主要负责处理信息流。
为企业提供用户管理，安全管理以及工作流管理等协作功能，使企业信息可以及时交流和处理。
业务功能层：
该层提供开放式的应用接口，使用户可以自由选择同望工程项目管理系统中的各个业务模块，以完成相应的业务处理，实现办公业务一体化。
综合信息处理层：
该层提供综合快速的查询分析工具，使项目管理者能够准确及时地掌握工程项目建设的各项进展情况，以支持其进行科学决策。
高速公路工程资料、档案控制系统与高速公路项目管理系统是高速公路工程项目管理紧密相关的两个部分，高速公路项目管理系统着重于管理过程的控制，高速公路工程资料、档案控制系统着重于资料的收集和竣工档案的管理，前者是资料产生，而后者是资料档案的管理。
网络拓扑结构图：
整个系统网络建设是通过Internet或RAS（远程访问服务器）将业主、监理、承包商网络连为一体，实现互连互通和双向数据交换。
指挥部内的日常办公事务除了在局域内进行外还可以通过Internet从任何地方访问，从而真正实现随时随地办公。
采用虚拟专用网络技术（VPN）实现远程互联，这种方法是以Internet公众网络为基础通过通道加密技术实现指挥总部（省厅、省高指、市高指、市局）与分部（项目建设指挥部）之间的安全互联。
即在总部设置VPN网关调制出加密通道并连通Internet，分部联网时直接连接到本地Internet，通过加密通道连接指挥总部网络。
部署模式图：
A）子系统的部署
业主、承包商和监理分别部属不同的子系统，不同的子系统也可由不同的角色来进行操作，具有不同的权限：
业主（办公系统、计量支付、计划进度、质量管理、合同管理、综合信息查询、竣工资料管理等），承包商（计量支付、计划进度、质量管理、合同管理和竣工资料管理等），监理（计量支付、计划进度、质量管理、合同管理和竣工资料管理）。
业主、承包商和监理通过数据交换平台形成一个虚拟的局域网，在网内进行协同的业务工作。
B）数据交换平台
系统在业主内部建立数据交换平台。
业主、承包商和监理通过数据交换平台来交换数据。
承包商和监理通过远程接入的方式，进入设在业主的数据交换中心取数据，业主方则可直接进入数据交换中心取数据。
结构特点及要求
根据系统的开发目标和原则，结合不同业务的特点，整体方案采用C/S（客户端/服务器）加B/S的混合模式体系结构来满足客户目前和以后的业务需求。
C/S结构具有执行速度快、使用维护方便等优点。
业主单位采用C/S（客户端/服务器）结构，监理、施工单位采用用C/S（客户端/服务器）或Win32单机系统运行模式。
检索系统采用目前流行的B/S（浏览器/服务器）模式，整个系统在逻辑上分为三层，第一层为表示层，提供用户和系统之间的交互；第二层是应用服务器，实现具体的业务逻辑；第三层是数据库服务器，负责数据的存储、访问及其优化。
●良好的可扩展性
系统所采用的硬件平台、软件平台、网络协议等符合开放系统的标准，并能够与其他系统实现互联。
在总体设计中，采用开放式的体系结构，使系统易于扩充，使相对独立的子系统易于进行组构调整。
具有适应外界环境变化的能力，即在外界环境改变时，系统可以不作修改或仅作少量设置修改就能在新环境下运行。
同时系统建立开放式的数据接口，支持其他厂商工程应用软件在网络化工程管理系统中运行。
●稳定可靠，易于维护
整个系统运行稳定、易于维护；系统的执行文件与数据文件分离，系统能检测文件系统的完备性，并提供数据库文件备份及恢复的功能模块。
●通用性
同时，系统所采用的数据库平台、软件平台、网络协议等均符合国际标准或工业标准，将不同应用环境和不同的网络优势有机地结合起来。
也就是说，使系统的硬件环境、通讯环境、软件环境、操作平台之间协调统一，发挥各自优势，为信息的互通和应用创造有利的条件。
●经济性
由于系统是一个通用的集成系统信息平台，能够在最大限度上减少投入，具有最佳的性能价格比，能够在完成系统目标的基础上，力争用最少的投资办好最多的事情，充分利用现有资源，使各部门已有的各种软、硬件资源，在系统中得到充分利用，以保护原有投资。
●安全和保密性
系统运行安全可靠是整个系统建设的基础。
系统具有较高的安全保密机制，保证数据完整可靠，不被非法读取或更改，能对关键数据提供多重保护。
对网络病毒的传播要提供防范措施，可根据具体情况采用访问控制列表、子网隔离和“防火墙”等安全控制措施，保证网络安全运行，拒绝XX的访问。
主要功能模块
文件管理
模块综述
文件（资料）管理是工程项目管理的重要一环，该模块提供给用户强大的文件管理功能，在文件资料收集完成后还能构按照档案编制要求完全自动预组各种案卷。
解决了用户的文件收集、登记、检查、统计、目录编制和预组案卷的各项复杂需求，
主要功能
●根据文件资料分类，分门别类登记存放各种文件资料；
●文件资料的条目管理和电子原文管理
●文件资料的快速检索、借阅、归还、检查、统计、移交接收等文件管理功能；
●支持各种文件格式的电子原文查看；
●文件目录的快速自动编制；
●支持案卷组卷、按件（归档改革）两种归档方式
●支持手动归档和自动组卷归档模式，尤其自动组卷归档模式极大的减轻了用户组卷的工作量和困难度，大大缩短了组卷的时间，提高了案卷组卷的质量。
档案管理
模块综述
提供了工程各个单位项目档案室的档案业务管理功能，为项目的档案管理、利用提供了全面的解决手段。
主要功能
●根据档案分类，分门别类登记存放各种工程档案；
●工程档案条目管理和电子原文管理；
●工程档案的快速检索、借阅、归还、检查、统计、移交接收等文件管理；
●支持各种文件格式的电子原文查看；
●工程档案目录的快速自动编制；
●支持案卷、按件（归档改革）两种档案管理方式
●提供了档案室内部散列文件管理功能，支持手动归档和自动组卷归档模式。
图纸管理
模块综述
实现了设计图、竣工图管理，为用户提供了工程各类图纸的分类存放、检索、编辑等功能。
主要功能
●工程图纸条目管理和电子原图管理；
●实现了工程图纸的快速检索、检查、接收、编辑等功能；
●支持各种DWG格式电子原图查看；
●支持由设计图编辑制作竣工图。
表格文件
模块综述
实现了表格模板、工程各项电子表格管理，为用户提供了工程各类表格的分类存放、检索、编辑、审查等功能。
主要功能
●工程表格条目管理和电子原文管理；
●工程电子表格快速检索、检查、接收、编辑等功能；
●支持各种专用电子格式电子表格编辑、修改、报表制作、查看；
●支持由表格模板编辑制作工程各项专用电子表格。
工程文件计划
模块综述
根据工程进度计划，按照管理单位划分、工程类型划分、文件类型划分制定工程文件管理分类树和文件收集完成时间计划。
并分发给各级编制单位。
主要功能
●工程结构分类、文件分类树和完成时间进度表编制；
●工程文件完成进度检查；
●编制单位参数设置调整；
●计划表和分类树分发、导入。
网络流转审批
模块综述
根据工程进度计划，由施工单位填报文件表格通过网络发给监理、业主审查，采用数字签名方法保证了数据的合法性及安全性。
主要功能
●数字签名加密文件及表格；
●报表规范性、合理性、系统性智能检查；
●支持流转自定义和修改痕迹保留；
●文件、报表完成情况检查。
系统管理
模块综述
系统部门信息、用户权限管理，数据备份恢复管理，主界面设置和著录项数据初始化管理。
主要功能
●部门信息、用户权限管理；
●数据备份恢复管理；
●主界
升级会员 