中小企业适用的管理规章制度.docx
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中小企业适用的管理规章制度
目录
第一章总则.......................3
一、公司管理大纲....................3
二、员工守则.....................4
第一部分公司管理制度..................5
第一章文件管理制度..................5
第二章档案管理制度.................7
第三章保密制度....................9
第四章印章使用管理制度..............10
第五章证照管理制度.................15
第六章证明函管理制度................15
第七章会议管理制度.................16
第八章办公用品管理制度...............18
第九章车辆使用管理制度...............20
第十章车辆管理补充制度...............21
第十一章交通费用补贴制度..............23
第十二章考勤管理制度................24
第十三章出差管理制度................26
第十四章通讯管理制度................29
第十五章公司宴请接待制度.............29
第十六章员工工作餐管理制度.............32
p第十七章借款和报销的规定.............32
第十八章员工招聘、调动、离职等规定span.........34
第十九章计算机管理制度...............36
p第二十章合同管理制度................36
第二十一章卫生管理制度span..............45
第二十二章财务管理制度..............45
第二十三章财务报销管理制度............47
第二十四章员工工资发放管理制度..........51
第二十五章廉政建设制度..............54
第二部分各部门管理制度.................55
第一章行政办公室职责...............55
第二章财务部职责.................57
第三章销售部职责.................58
2.6工作人员健康检查制度和健康档案制度
2.6.1工作人员应按《中华人民共和国食品安全法》的规定，每年至少进行一次健康检查，必要时接受临时检查。
2.6.2新参加或临时参加工作的人员，应经健康检查，取得健康合格证明后方可参加工作。
2.6.3凡患有痢疾、伤寒、病毒性肝炎等消化道传染疾病（包括病原携带者）、活动性肺结核、化脓性或者渗出性皮肤病以及其他有碍食品卫生疾病的，不得从事接本企业食品生产的工作。
2.6.4凡检出患有以上“五病”者，要立即调离原岗位，禁忌症患者及时调利率100%。
2.6.5工作人员有发热、腹泻、皮肤伤口或感染、咽部炎症有碍食品卫生病症的，应立即脱离工作岗位，待查明原因、排除有碍食品卫生的病症或治愈后，方可重新上岗。
2.6.6工作人员必须具有良好的卫生习惯，并且做到：
2.6.6.1工作前、处理食品原料后、便后用肥皂及流动清水洗手；接触直接入中食品之前应冼手消毒；
2.6.6.2穿戴清洁的工作衣、帽，并把头发置于帽内；
2.6.6.3不得留长指甲、涂指甲油、戴戒指加工食品。
2.6.6.4不得在食品加工场所内吸烟。
2.6.7建立工作人员健康档案，及时将工作人员健康情况记录。
办公室负责保存并随时更新。
保存期不得少于两年。
2.7关键岗位质量考核办法
为保证产品质量，特制定本考核办法。
上岗员工有下列情况者，每次罚款5元：
上班未走人流通道和未按规定洗手者；
上班未按规定穿戴工作衣帽者及去卫生间未脱去工作服者；
在工作场所吃东西、吸烟、随地吐痰、乱丢杂物者；
上班时间私自回宿舍和非上班时间未经批准擅自进入车间者；
擅自脱岗和串岗者；
未按规定填写工作记录着。
本条由生产部考核。
未按作业指导书操作，但尚未造成质量后果者每次罚款10元；未按作业指导书操作，造成质量问题较轻或可采取措施纠正的，每次罚款20元；未按作业指导书操作，造成质量后果者罚款100～500元，并调离工作岗位直至下岗或除名。
本条由质检部考核。
3.1目的：
对与质量管理有关的文件进行管理，确保各相关部门使用有效的文件。
3.2适用范围：
适用于本公司质量管理有关的文件执行控制，包括国家标准行业标准等外来文件。
3.3职责：
质量负责人负责技术性文件的编制，更改和批准发放控制。
3.4外来文件的管理：
办公室负责识别与本公司有关的国家标准、行业标准等外来文件，并验证外来文件的有效性，并发放到相关人员处。
3.5文件的审批：
技术性文件由质量负责人审核，总经理负责人批准
3.6文件的发放：
技术文件发放按总经理批准的文件范围要求发放，技术性文件由办公室负责发放，文件领用人在“文件发放/回收/销毁/保留登记表”上签名，文件发放前应对发放的文件做好“受控”“非受控”标识，并注明相应的分发号并归档。
4.1采购管理制度
4.1.1供销部应对供方进行调查，对其生产经营、产品质量、交货期及服务配合等方面进行调查了解，合格后方可经总经理批准列入合格供方名录。
4.1.2对于外包厂、外协厂或提供服务的单位亦应进行调查，合格后列入合格供方名录，作为供方进行控制。
4.1.3每年应对供方进行复评，并依评价情况更新合格供方名录。
4.1.4采购前供销部应制定采购计划经总经理批准后方可进行采购；
4.1.5采购原辅料、包装物料必须达到GB14881-2013《食品企业通用性规范》的标准。
4.1.6对提供食品直接接触包装材料、消毒剂等辅材料的厂家，应提供营业执照、产品检测证明。
4.1.7质检部进料检验员按《检验标准》严格审查原辅料、包装物料产品是否合格，提供证明文件是否齐全，并填写进料检验报告，合格后办理入库手续；
4.1.8采购的原辅料，包装材料等不宜太多（最多使用一年），使用期限不能太长。
4.2原、辅材料采购程序
4.2.1目的：
为了规范采购作业流程，贯彻执行《采购验收管理制度》，明确采购及验收人员的工作职责，规范采购验收人员工作程序，贯彻执行公司《采购管理制度》，特制定操作规程。
4.2.2采购及验收人员要求：
1、生产部每月向采购部上报采购计划，并于每周五将下周采购清单报采购部。
2、采购主管部门在采购各种食品原、辅料前应掌握其基本市场信息，做到品种、规格、市价等情况心中有数。
3、验收人员（指量检员、质检员）应当严格按照实际数量或实际质量要求对采购的原辅材料进行验收，不合格的验收不通过，缺斤少量按实际数量填报验收单或入库。
4.2.3采购规程
1、原辅材料的采购流程在依据“一般性物资采购”流程的基础上，可简化部分程序，但采购前的市场调查、申购、审批、审核、核销程序不得简化（零星原辅材料的采购可为口头申购）。
2、采购部门每周必须定期做出不低于一次的各类原辅材料的市场调研，每周二前向公司办公室递交本周调研内容及本周原辅材料的采购市价、下周市价趋势的市场信息，便于公司及时做出相应的调整、预算方案。
3、与食品有关的原、辅材料的采购应向供货方索取《营业执照》、《检验检疫合格证》等有关证明；其它物资材料的采购也应当索取有关资质、资格证明，以确保所购物资材料符合国家有关的产品质量、卫生标准或规定。
第一章总则
为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司管理制度大纲。
一、公司管理制度大纲
1、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。
2、公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。
3、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。
4、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提供学习、深造的条件和机会，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。
5、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。
6、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。
7、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。
8、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。
二、员工守则
1、遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。
2、维护公司声誉，保护公司利益。
3、服从领导，关心下属，团结互助。
4、爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。
5、不断学习，提高水平，精通业务。
6、积极进取，勇于开拓，求实创新。
第一部分公司管理制度
第一章文件单据管理制度
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
一、文件管理内容主要包括：
本公司上报下发的各种文件、资料、单据。
按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。
三、公文的签收
1.凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由办公室登记签收
2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
3. 公文的编号保管
（1）、 办公室秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。
须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。
（2）、本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
4. 公文的阅批与分转
（1）、凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。
（2）、 一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
（3）、为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
5.文件的传阅与催办
（1）、传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
（2）、 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。
如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
（3）、 文件阅完后，应送交办公室秘书，切忌横传。
（4）、 办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
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规章制度章程
目录
度
一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。
【综合管理制度】
三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
一、
五、各类合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件、复印件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。
3
八、归档资料必须符合下列要求：
二、退工管理办法6
3、根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
三、
十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。
考勤管理办法
十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。
四、假期管理办法
12
第三章
五、员工辞职程序和行为要求的规定20
为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。
【分类
二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。
公司秘密包括下列秘密事项：
1
一、
2、人事决策中的秘密事项；
3、专有技术；
二、绩效考核评估管理办法36
6、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；
7、股东会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。
三、属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。
四、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。
接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。
非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。
五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。
如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。
六、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。
违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。
七、档案室及相关机要重地，非工作人员不得随便进入；工作人员更不能随便带人进入。
八、办公室应定期检查各部门的保密情况。
第四章、印章使用管理制度
印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确使用人与管理人员的责权，特做如下公司印章使用与管理条例：
各类印章的具体管理条例：
一、印章的刻制
刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由总经办统一办理。
印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》备案并留好印章样图。
1.新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，后交由人事行政部备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。
2.因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写《印章制发申请表》经总经理核准后送交人事行政部门刻制。
二、印章的保管和使用
1.印章的保管
通过总经理授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。
由被授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。
2.印章的使用
任何部门在启用印章前，均需与公司（人事行政部）办理领取手续，接受相应的责权告知，签定《印章签收手续》并备案。
（已经开始使用的需自通知当日补办理领取手续）
（1）、公章：
公章由公司行政经理或各分公司行政经理保管。
各部门有需盖公章的文件、通知等，须先到综合办公室处领取并填写《印章使用申请表》，经由分公司经理核准后并在《印章使用申请表》中签批，盖章后经手人需将签批申请表交由综合办公室，并在《印章使用登记薄》签字。
综合办公室需将《印章使用申请表》与《印章使用登记薄》同期留档。
（2）、合同章：
合同章由财务部保管。
主要用于公司签订各类合同使用专用章，盖章前须先到综合办公室领取并填写《印章使用申请表》，经由公司或分公司行政经理或各分公司行政经理审批，财务经理审核并在《印章使用申请表》中签批，经手人需将签批后申请表交由综合办公室并在《印章使用登记薄》签字。
综合办公室需将《印章使用申请表》与《印章使用登记薄》同期留档。
（3）、法人私章：
法人私章由公司或分公司出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。
（4）、财务章：
由财务部经理（或负责人）保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章。
（5）其他职能部门章：
其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，需由部门负责人进行保管并严格该章的使用办法。
3.印章的废止、更换：
（1）、废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》，并呈分公司经理核准后交由公司综合办公室负责人统一废止或缴销。
（2）、遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》，并呈公司经理核准后，签批遗失处理及处罚办法后，交由人事行政部按批示处理，如是遗失公司基本印章时必需登报申明。
（3）、更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写《废止申请单》，并呈分公司经理核准后，交由人事行政部按批示处理。
如有需要须填写《印章制发申请表》申请新的印章。
4.印章保管人的责权范畴：
对于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互监督的办法。
人事行政部主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下：
（1）职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力，同时负全部使用责任。
（2）公章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由负责人或保管人（公司经理）签批的公章使用经手人负主要责任，保管人负部分责任。
（3）、财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由保管人（财务负责人）签批的公章使用经手负主要责任，保管人负部分责任。
（4）、 法人私章的保管者是出纳，即是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则负全部责任。
（5）、公司严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，因此保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时，需与办事人一同前往或指派代表一同前往。
如遇要办理工商等年检等事务，需将表格带回公司盖章。
（6） 公司高、中层领导，因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司董事长或总经理审批并及时归还。
（7）、如遇个人需开具个人相关证明，需由部门负责人以上担保签批后方能使用，但如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明，其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。
（8）、所有印章的使用，必须严格执行公司的公章使用章程，做好申请和使用登记。
公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。
（9）、印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章，如出现问题，后果自负。
给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。
第五章、证照管理制度
一、公司证照由总经办指定专人统一管理。
二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。
如：
营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、ISP经营许可证等等。
三、证照的使用包括借用、复印等。
四、证照使用必须填写《证照使用申请单》。
五、证照借用程序：
借用人申请→部门负责人复核→主管副总经理审核→总经理核准→办理借用手续→归还借用完毕后，应在时限内归还证照保理人。
六、证照复印程序：
借用人申请→部门负责人复核→主管副总经理核准→办理借用手续→归还（如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人）。
七、如需使用原件，则须总经理核准。
八、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。
证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》
第六章证明函管理制度
一、证明函的范围包括：
介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。
二、公司证明函由总经办指定专人统一管理。
三、使用证明函必须填写《证明函使用申请单》，经部门经理核准后方可。
四、法定代表人证明书、授权委托书须经主管副总经理核准。
五、使用证明函必须做好登记，填写《证明函使用登记表》。
六、严禁开出空白证明函或外借证明函。
七、证明函开出后，使用人应妥善保管。
如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使用，应立即退还总经办。
总经办应妥善保管证明函存根。
第七章会议管理制度
一、总经理办公会议制度
1、参加人员：
公司领导、行政办公室经理或总经理指定相关部门负责人参加，行政办公室秘书做好会议记录。
2、开会时间：
原则上每月召开一次，遇特殊情况，总经理可提议随时召开。
第三条、会议主持：
总经理办公会由总经理主持或由总经理委派人员主持。
3、会议要求：
（1）、凡提交总经理办公会议研究解决的问题和事项，各部门须以书面形式上报行政办公室，经行政办公室呈分管领导审阅认可，由总经理审定是否为会议议题。
（2）、凡提交会议研究有关经营决策、销售策略、设备更新、项目投资等重大问题必须在调查研究的基础上反复酝酿，并提出方案供领导决策时参考。
5、会议主要内容：
会议着重讨论研究公司各阶段行政工作，如安全生产、经营管理、项目投资、成本控制、资金运作、更新改造、后勤保障等方面的重要问题。
6、会后工作：
（1）、行政办公室应根据办公会议形成的决定，三天内下达“总经理办公会议决定事项通知单”或“总经理办公会议纪要”。
（2）、总经理办公会议决定的事项，其主办部门和协办部门必须以“决定事项通知单”或“会议纪要”为依据，在限期内认真执行落实。
如有特殊情况，难以执行时，应提前将具体原因和情况反馈到相关部门或公司分管领导。
（3）、无特殊情况，对总经理办公会议决定拒不执行，拖延不办或不按原则执行的，公司将追究有关部门负责人的责任。
（根据实际工作情况第一次：
200元至2000元的经济处罚，第二次：
给予年终奖20%—50%处罚，第三次：
降职使用或劝其自动离职）
（4）、总经理办公会议下达的决定内容由综合管理部负责解释。
（5）、有关部门必
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