门店损耗分析员工作职能及规范.docx

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门店损耗分析员工作职能及规范

家福特门店损耗分析员

工作职能及标准

（试用）

家福特沈阳香江店

第一部分：

门店损耗分析员工作简介

1、门店损耗分析员工作阐述与作用

家福特门店损耗分析工作是防损工作的一部分，它从防止损失的角度出发，去发现商店经营管理中现存的和潜在的一些问题，为商店管理者提供经营和决策的依据。

家福特门店损耗分析人员其目前主要职责是：

根据店领导的授权，对店内商品库存和日常销售等情况进行监督、审查，发现问题，分析原因，并针对不同情况提出解决和预防措施，以保障店内系统库存的准确性和销售工作的正确性。

2、加强门店损耗工作分析的意义

当前同业态的竞争已经到了白热化的地步，价格差异不大，成本优势不明显，损耗控制能力就成了克敌制胜的关键，因此门店损耗分析人员应当充当公司内审的作用，其工作的有效性。

1、是保证门店前台资金安全的需要；

2、是维护库存准确、提高库存质量的需要；

3、是保证制度、流程正确执行的需要；

4、是保证标准化、规范化管理的需要；

5、是发现漏洞、纠正异常的需要；

6、是避免损耗、防止损失的需要；

3、主要工作职责划分：

主要包括销售审计、库存审计以及其他稽核工作。

具体内容如下：

销售审计：

a）“过后取消”、“重列印小票”等收银操作记录进行审计；

b）对顾客退货、退订金、退订金卡等业务进行审计；

c）对收银员大额长短款差异审计；

d）对收银单据的完整性、规范性、真实性审计；

e）对金库单据、库存现金、现金平衡真实性进行审计；

f）对特殊销售业务进行审计；

库存审计：

1、对负库存审计；

2、对负毛利审计；

3、对循环盘点、大盘点差异审计；

4、库存调整和实施或审核；

5、对收货业务进行审计；

6、对商品返厂业务进行审计；

7、非库存物资的管理

稽核工作：

1、定期对门店各部门SOP执行情况进行稽核检查；

2、门店采购环节稽核；

第二部分：

门店损耗分析工作职责详解

第一章销售审计

职责：

针对前台销售发生的所有业务及操作流程，进行全面审核，监督并维护各操作环节的规范性和准确性。

第一节对“过后取消”、“重列印小票”等收银操作记录的审计；

一、对“过后取消”的审计

1.1、过后取消使用范围：

当天没有出门的购物小票（收银员操作错误、顾客改变主意）等，可操作过后取消。

1.2、操作流程：

1.2.1、收银员同时通知收银部经理和值班经理。

1.2.2、收银部经理和值班经理同时确认。

1.2.3、由收银部经理操作收银机做过后取消。

1.2.4、收银部经理在原始小票上注明原因，和值班经理共同在原始小票上签字。

1.2.5、原始小票盖“作废”章、过后取消小票盖“内部核对”章

1.2.6、收银部经理在过后取消登记表上登记相关信息

1.2.7、值班经理、顾客、收银部经理共同签字

1.2.8、“作废”小票与“内部核对”小票钉在一起，由收银员填写在日结单上，结帐后上交金库

1.3销售审计审核内容：

1.3.1、销审通过系统查寻过后取消交易，同时与收银员上交的小票及日结单、过后取消登记表进行核对，确定交易是否一致。

1.3.2、“作废”小票应为常规销售小票、应有收银部经理和值班经理的签字、有作废原因、盖有“作废”章，“过后取消”小票盖有“内部核对”章。

1.3.3、查实“过后取消”登记表上记录时间、银台号、收银员、金额、交易号、付款方式、收银部经理签字、值班经理签字

1.3.4、检查收银员结帐时，在日结单上是否进行登记

1.3.5、收银部经理是否在收银员的日结单上签字

1.4关键控制点：

1.4.1、“作废”小票应为不出门小票

1.4.2、各项签字、表单齐全

1.5案例分析：

曾经有员工利用过后取消操作盗取大量现金

二、对“重列印小票”的审计

1.6、重列印使用范围：

出门凭证、内部核对

1.7、操作流程：

1、出门凭证

1.7.1、收银机卡纸、日志卷缺纸、死机等收银机故障时由收银部经理操做重列印

1.7.2、收银部经理、值班经理在重列印小票上签字，注明原因交给顾客

1.7.3、同时在“作废”登记表上记录时间、银台号、收银员、金额、交易号、付款方式、收银部经理签字、值班经理签字

1.7.4、顾客凭重列印小票出门，门检做重列印小票出门登记

1.7.5、重列印小票发生退货时，退货处对重列印退货进行登记

2、内部核对

1.7.8、店内发生赊销业务时，或其他特殊原因需做重列印

1.7.9、由收银部经理操作，小票盖“内部核对”注明

1.7.10、在重列印登记表上与出门的重列印分开登记

1.8、销售审计审核内容：

1.8.1、由于重列印的特殊性，因此在审核时更要注意真实性

1.8.2、查看重列印登记表的业务是否准确、原因是否真实

1.8.3、查看防损记录

1.9、关键控制点：

重列印小票不可做“过后取消”

1.10、案例分析：

曾经有员工利用收银部经理操作重列印，让顾客凭重列印小票出门，在找不同的经理把原始小票操作过后取消

2.1、顾客退货原则：

退货处

2.1.1、顾客退货时必须出据原始购物小票和发票，如付款方式为支票，须待支票到帐后方可办理

2.1.3、特殊商品如加工、订做、裁剪类及部分进口商品，出售后无质量问题不与退货

2.1.4、打折商品出售后不与退货

前台退货

2.1.6、收款过程中出现错误，顾客未出门时在前台操作退货

2.1.7、由收银部经理核实后，填写退货单，值班经理、收银部经理、收银员、顾客签字，进行退货

2.1.8、顾客投诉（多收、SKU收错），登记顾客相关信息

2.1.9、经防损和商品部共同对商品进行盘点

2.1.10、核实后情况属实，经值班店长同意，前台退货

2.1.11、退货单应由收银部经理、防损部经理、值班店长、顾客共同签字

2.2退货流程：

2.2.1、退货处处理所有常规退货业务

2.2.2、退货处员工凭顾客的小票及发票，对商品进行验货

2.2.3、核实系统打印退货单

2.2.4、门检核对后在退货单上盖章

2.2.5、收银员核对小票与退货单，进行POS录入及退款

2.2.6、超限额退货1000以上值班经理签字，2000元以上值班店长签字，5000元以上店长签字

2.2.7、特殊原因需操作打折退货，应由值班经理或值班店长签字

退订金的业务范围：

未转销售的特单商品

退订金卡的业务范围：

常规消费订金卡、退余额

2.3销审的审核内容：

2.3.1、退货原因是否注明

2.3.2、退货单与退货小票内容是否一致

2.3.3、签字是否齐全（退货员、收银员、顾客、门检章）特殊情况是否有批准人签字

2.3.4、退货汇总表是否有商品部员工、门检、收银部经理签字

2.3.5、退订金的原因是否合理

2.3.7、如部分退货是否注明，全额退货是否有原始小票

2.3.8、特单单据挂失，须由防损核实交易后方可进行挂失

2.4关键控制点：

2.4.1、退货单是否与小票一致

2.4.2、签字是否齐全

2.5案例分析：

收银员虚退或多退

2.5.1、退货商品与退货单不符

2.5.2、订金卡余额写错

第三节、对收银员大额长短款差异的审计，对备用金的审计；

3.1、对收银员大额长短款差异分析常见原因：

3.1.1、付款方式输错

3.1.2、在收款过程中发生错误

3.1.3、交大额时出现错误

3.1.4、结帐后备用金留错

3.1.5、换零钱后未把零钱放入钱箱中

3.1.6、与开票处换零钱时出错

3.2销审审核内容：

3.2.1、每日通过系统对前一天的交易金额进行核查

3.2.2、收银员的Z报表、钱箱收据、日结单一一核对

3.2.3、10元以上的长短款是否有差异说明

3.2.4、收银员出现50元以上的差异时进行登记，了解原因

3.2.5、收银员出现1000元以上的差异时上报防损部，由防损部查找原因并登记备案

3.2.6、收银员出现2000元以上的差异时，当日上报防损部，留下收银员的联系电话、住址、及身份证号备查

3.3关键控制点：

3.3.1、收银员的Z报表、钱箱收据、日结单是否一致

3.3.2、短款的性质

3.4案例分析：

恶意短款

收银部经理做完Z报表后，收银员未将货款全部拿出，在钱箱里留有大额现金

3.5、备用金的差错原因：

3.5.1、私自挪用公款

3.5.2、备用金中有假币

3.5.3、工作时间携带现金上岗

3.5.4、日结时留错备用金

3.5.5、顾客忘记所找零钱

3.5.6、作弊后所长款项未及时取出

3.5.7、与开票处换零钱时出错

3.6、对备用金销审审核内容：

3.6.1、每周2次定期抽查收银员备用金

3.6.2、金额是否准确

3.6.3、是否有假币

3.7关键控制点：

3.7.1、是否有假币

3.7.2、差异原因的性质

3.8案例分析：

恶意短款

3.8.1、收款过程中误收假币，以假币冲抵备用金

3.8.2、工作中造成的短款用备用金抵赔

第四节、对收银单据的完整性、规范性、真实性的审计；

4.1收银单据的种类及使用范围：

4.1.1、提折价单：

店内某些商品因某种原因要打折出售时，需填写此单据

4.1.2、裁减包装单：

用于出售各种无法粘贴SKU号的商品、裁减类商品

4.1.3、支票付款单：

收银员确定顾客以支票付款时，应填写此单

4.1.4、手工销售出库结算单：

店内停电、收银系统出现故障等原因，收银机无法正常操作的情况下，或收银机已正常结帐后仍有顾客结款时使用

4.1.5、退货单（机打）：

顾客在办理退货时退货处使用

4.1.6、退货单（手写）：

前台操作退货时使用（退订金、顾客未出门发现错误）

4.1.7、钱箱收据：

收银员交大额、退货处领取退货底金时使用

4.1.8、日结单：

收银员结帐时，当天的所有收入款项填写在此单据上

4.1.9、退换货汇总表：

各商品部当天的退货汇总

4.1.10、备用金发放登记表：

收银员在金库领取或归还备用金时使用

4.1.11、发票领用登记表：

收银员在金库领取或归还发票时使用

4.1.12、店内购买单：

新店开店期间，某个部门需领用店内商品时，使用此单

4.1.13、加工付款单：

加工间员工根据加工商品的难易程度及各种工具的磨损情况，填写此单

4.1.14、赠品发放单：

开票处员工在为顾客办理发放赠品时使用

4.1.15、送货单：

送货部员工在为顾客办理送货时使用

4.1.16、工具租赁单：

顾客租用我店的工具时使用

4.1.17、特殊订单：

顾客在特殊订单部订购商品，根据性质的不同，填写相应的单据

4.1.18、日志卷：

记录所有交易及相关信息

4.2销审审核内容：

4.2.1、单据不得涂改，各项内容填写完整、签字齐全

4.2.2、单据金额必须与POS打印小票金额一致

4.2.3、交易后上交金库的所有单据，金库必须按照规定归档保存

4.2.4、所有作废单据必须标有“作废”字样

4.2.5、需要有审批人签字的单据，必须签字齐全

4.2.6、收银员与金库交接的单据必须手续齐全

4.2.7、与金库交接后，由收银员自己留存的单据，收银部应定期收回统一保管

4.2.8、所有单据在收款后必须填写银台号、交易号

4.2.9、提折价单注明原因，有值班店长签字

4.3关键控制点：

4.3.1、特殊订单单据不得轻易挂失

4.3.2、所有单据必须签字齐全

4.4案例分析：

收银员撕毁单据

收取特单业务时，不进行POS录入，撕毁单据，盗取钱款

第五节、对金库单据、库存现金、现金平衡真实性的审计

5.1.金库稽核实施细则

5.1.1金库安全管理稽核

5.1.1.1未经店长和财务经理批准，非金库人员一律不准随意进入金库，非金库人员有事应通过金库窗口进行联系。

5.1.1.2金库人员出入金库，必须随时锁门，金库内各保险柜、抽屉、文件柜等应随时上锁。

5.1.1.3金库防盗门钥匙闭店后须存放在店长室，开店前由金库人员取回，金库保险柜钥匙必须存放在金库内，不得随意带出金库。

5.1.1.4门店金库钥匙与密码必须实行两人分管，共同开启，掌管密码的收款人员调整或离职，金库密码应做相应修改，金库人员必须保管好钥匙和密码，不得泄露给其他人。

5.1.1.5金库所有的各种文件、数据、信息等必须妥善保存，未经允许严禁外传他人。

5.1.1.6金库每日货款及备用金严禁擅自向其他部门兑换、外借和挪用。

5.1.1.7收银员和金库的交接必须在金库窗口进行，交接过程中双方都不能离开窗口，核对无误完成交接后，收银员才能离开。

5.1.1.8每日闭店前金库人员须将当日货款的尾款、备用金及相关票据分类放置与保险柜内，保证收取的货款、备用金及票据的安全完整、准确无误。

5.1.1.9金库人员离职、转岗时，妥善办理好交接工作。

5.1.1.10加强安全报警系统的维护，定期检查。

5.1.2.金库交接班制度稽核

5.1.2.1管帐人员交班时，应清点各种应交接的单据并在金库日志上注明交接明细。

接班人员须查点收到的文件，如与清单相符，则在交接明细下注明“查收无误”并签字；如与清单不符，则应注明差异并签字，同时向财务经理汇报差异情况，尽快与交班人联系查出差异原因。

5.1.2.2管库人员交班时，交班人须在结束工作时，准备好备用金并与货款分开。

交班人第二日须向接班人移交保险箱钥匙和备用金，接班人清点备用金后与交班人一起清点前日货款，清点完毕后由交班人填写银行进帐单。

5.1.3金库日常业务稽核

5.1.3.1现金业务

5.1.3.1.1金库人员每日为收银员准备上岗的备用金、退货处备用金及兑换零钱备用金，收银员在金库窗口领取和归还备用金时，必须亲自在“备用金发放表”上签名，收银员需要增加备用金，必须填写“钱箱收据”，选择“放款”项，由收银部经理签字后方可增加。

5.1.3.1.2退货处收银员领取退货备用金时，填写“钱箱收据”经收银经理签字认可到金库领取。

金库人员在“钱箱收据”上签字后，将单据的收银员留存联和如数现金交给收银员，收银员要当面点清后才能离开金库窗口。

5.1.3.1.3收银员交大额时，必须准确清点金额，正确填写“钱箱收据”并与货款一同交给金库，金库人员核对无误后在“钱箱收据”上盖“金库收讫”章。

单据的第一联交收银员，第二联金库保存。

5.1.3.1.4收银员做日结后，正确填写“日结单”，清点现金、票据、单据交给金库，金库员工将实际交款额与钱箱收据、日结单进行核对，清点无误后签章，及时登记“金库收款明细表”。

5.1.3.2支票业务

5.1.3.2.1对支票票面进行严格的实质性审核，对不合格的支票坚决拒收。

5.1.3.2.2对收取的支票及时背书，填写“支票进帐单”交存银行。

5.1.3.2.3退货处收银员领取支票时应填写“金库收款表”，金库人员核对“退货单”与“金库收款表”无误后打印支票，收银员在支票存根及支票领用登记本上签字。

5.1.3.2.4将收取的和退还给顾客的支票逐笔登银行日记帐。

5.1.3.2.5记录并监控退回支票，由责任人负责七日内追回支票，确属无法追回的应及时向财务经理汇报。

5.1.3.3信用卡业务：

5.1.3.3.1将信用卡分别打印交易明细，手续费及净额分类汇总；

5.1.3.3.2定期分行汇总卡单，交付银行后办理进帐手续；

5.1.3.4订金卡业务：

5.1.3.4.1将收银员上交的订金卡严格审核后填写副卡，在客户消费时应严格审核确认，并在主副卡上做相应记录并结出余额；

5.1.3.4.2根据订金管理制度的要求，订金（含订金卡、特殊订单订金、设计中心订金、其他押金等）设立备查帐簿。

订金卡帐是订金总帐下设的明细分类帐，订金卡帐需按每张订金卡分设明细。

管帐人员每日随时对订金卡业务发生情况进行登记帐簿。

订金卡帐的核对由收银部于次日根据系统的数据与金库核对。

5.1.3.5赠券业务：

5.1.3.5.1赠券由财务统一发放，活动期间收银员每日从金库领取一定数量的赠券并在赠券发放明细表中签字确认。

营业结束后收银员将剩余赠券交回金库，将当日发放赠券的明细一同交回。

当顾客用赠券消费后，收银员填写钱箱收据将赠券上交金库，金库人员填写赠券交接清单与出纳交接。

5.1.3.6金库与财务日常交接：

5.1.3.6.1金库人员每日将前日各种支付形式的货款汇总填写“收款结算单”交财务。

附：

“现金缴款单”、“支票进帐单”、“金库收款表”、“银行卡明细表”（2份）、赠券、银行卡单等；

5.1.3.6.2将开票处交来的使用完毕发票进行整理返还给财务；

5.1.4金库与损耗分析员日常交接：

5.1.4.1金库人员每日将收银员前一天所交的“提/折价单”、“店内购买单”、“库存调整单”交给店内损耗分析员。

5.1.5帐簿的管理要求：

5.1.5.1现金、银行日记帐和订金卡备查帐要求逐日逐笔进行登记，帐簿须填写日期、摘要、借方、贷方和余额五项内容。

入库金额记借方，出库金额记贷方。

每日结出帐面余额。

5.1.6发票的管理要求：

5.1.6.1发票是商店为顾客开具的合法购物凭证，分为增值税专用发票、服务业发票和普通发票三种，由开票处统一对顾客开具。

发票由财务出纳购买，加盖“发票专用章”后，转交金库。

开票处每天早上从金库领用空白发票，每天闭店前将所有发票交存金库，金库员工对已开完的发票核对无误后返还给出纳保管。

金库人员与出纳之间的发票交接应在“发票登记簿”上进行签字确认；金库员工与开票处员工之间的发票交接应在“发票领用表”上进行签字确认。

5.2、关键控制点

5.2.1金库相关岗位人员的设置情况。

重点检查是否存在不相容职务混岗的现象

5.2.2金库和保险柜的钥匙是否安全保管，密码是否专人设置、保管

5.2.3检查库存现金或随到随查，如在营业时间之前，应根据前一日库存中所载今日库存数目查点，如在营业时间之后应根据当日现金簿中今日库存数目现款、银行存款查点，如在营业时间之内应根据前一日现金簿中今日库存数目加减本日收支查点。

现金、银行存款日记帐记录是否详细

5.2.4门店当日缴存的各种形式货款，是否与当日实现销售收入及时核对，保证二者相符，如出现长短款，是否及时查找原因并做相应处理。

5.2.5订金卡的办理和消费是否有详细的总帐和明细帐的记录

5.2.6支票的领取和使用是否有详细记录，支票签发数额与银行存款帐卡是否相符，空白未使用支票是否齐全，作废部分有无办理注销。

5.2.7是否将信用卡分别打印交易明细，手续费及净额分类汇总，并定期分行汇总卡单，交付银行后办理进帐手续

5.2.8赠券的发放和顾客使用赠券是否有详细的记录，赠券使用单的填写是否规范

5.2.9每日应上交财务、审计部门的各种报表是否按时、准确地填制

5.2.10审查金库对于各种票据的领用是否有详细的记录

第六节、对特殊销售业务（提折价单、团购、赠券）的审计；

6.1.1提/折价单：

适用范围：

店内商品因某种原因需要打折出售时需填写此单据。

6.1.2使用方法：

此单据应由商品部员工填写。

并将打折原因填写清楚。

6.1.3稽核实施细则：

A、表格填写完整、准确、不得涂改。

B、提/折价原因填写清楚、真实。

C、任何打折商品出售前必须由当日值班店长签字认可。

D、单据只在当日有效。

E、如发生退货，应以顾客的购买金额（折扣后金额）退款。

。

6.1.4关键控制点：

A、提折价原因真实、合理，如有必要应向签批人核实。

B、签批权限应符合规定。

C、审计于次日将前一日的提折价单从金库取回，存档备查。

D、将提折价单的折扣金额相加汇总后，应与系统折扣金额相同。

6.2团购业务：

参照公司团购业务标准，是否有违规现象

6.3赠券业务：

参照赠券发放流程，是否有违规现象。

第七节、送货业务及票据的审计

7.1送货票据的种类及使用情况介绍

门店运行中送货部的票据主要是：

7.1.1送货单：

用以记录送货信息、确认送货情况的单据。

7.1.2送货单借用登记表：

送货单借出或送货时，登记送货单号的表格。

7.1.3预装车登记表：

送货部领班以上人员根据送货单上记录的送货区域及送货时间等信息，预先将需一个车装运的送货单进行分配登记，送货司机根据预装车登记表，进行装车送货。

7.1.4、送货单回收登记表：

送货完成后，送货司机将签收后的送货单白联及粉联返回送货文员处，进行回收登记。

7.2送货车辆及费用管理稽核细则

7.2.1、自有送货车辆情况

7.2.1.1、送货车辆是否按行驶路线、装载商品性质进行合理搭配

7.2.1.2、送货车辆是否合理排班，使送货司机出车情况基本平衡

7.2.1.3、送货车辆是否定期保养

7.2.2、外租车情况

7.2.2.1外租车协议是否符合市场价格

7.2.2.2外租车装车情况是否合理（以商品总额及商品结构综合考虑）

7.2.2.3外租车出车情况是否均衡

7.2.3、送货部费用

7.2.3.1、送货车辆油票管理或加油情况记载

7.2.3.2、送货车辆保修合同及保修费用

7.2.3.3、送货车辆修车费用

7.2.2.4、送货时的上楼费是否及时上交，是否有私自收取额外费用的情况

7.3送货票据稽核细则

7.3.1、送货单

7.3.1.1、送货单是否连号，缺号情况是否有记载及跟踪

7.3.1.2、送货单的各联是否配齐，缺联次是否有情况说明

7.3.1.3、送货单是否有门检签章

7.3.1.4、送货单涉及单品自提后是否注明

7.3.2、送货单借用登记表

借用登记是否完整，经手人是否签字

7.3.3、预装车登记表

7.3.3.1、预装车分配是否合理

7.3.3.2、单据是否完全领用，未装车单据是否有记载，并说明原因

7.3.4、送货单回收登记表

7.3.4.1、回收登记是否完整，经手人是否签字

7.3.4.2、是否与借用登记表进行核对，确保单据完整

7.3.4.3、送货单丢失是否及时上报

7.4、关键控制点

7.4.1、保证送货单的完整，以便及时发现问题，同时妥善保管送货单

7.4.2、原始单据的重做，必须有相关审批程序

7.4.3、送货费用不允许私自收取，特殊情况下需要报批

7.5、案例分析

以前的盘点工作中发现TOTO座便器丢失2个，在进一步查找中，发现此单无门检签章，为后列印的单据，并且退货单签字人与顾客不符，同时与该门店发生的一起内盗事件有一致性。

最终发现为门店保安员先盗取送货单，再盗取商品后，在退货处进行正常退货。

第二章库存审计的工作内容及实施细则

第一节、库存审计

1.1负库存的定义

1.1.1、库存的定义：

是指通过收货部验收入店的、存放在店内的可供销售的商品，不包括供应商提供的非库存样品、赠品、展示品等。

1.1.2、负库存的定义：

商品在系统中的出库数量大于其在系统中的入库数量时，系统中会出现负库存现象。

1.2、负库存产生的原因及处理方法

负库存是库存中的不正常现象，除特殊商品外，它的存在都是不正确的，它的出现表明商店在库存管理的某个环节出现了问题，多数情况为不按流程操作或人为失误导致系统数据失真，影响销售与补货工作，影响货款结算等等。

其产生原因分析如下：

1.2.1、与收货环节有关：

1.2.1.1、人工收货

商品到货，由于某种原因，收货部无法进行收货录入，此时只能进行人工收货。

如此类商品进行销售，就会产生负库存。

处理方法：

先补下订单，然后做正常收货

1.2.1.2、录入错误

收货文员在录入时将一种商品录入成另一种商品，当发生销售或销售到一定数量时，就会出现负库存。

处理方法：

针对录错的单据进行收货调整。

1.2.1.3、供应商送货型号有误

供应商送货时商品型号出现错误，实物与收货单型号不一致。

我们收货时并未发现，而误认为一致进行了收货及录入