行政办公管理规定.docx

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行政办公管理规定

审核人：

签发人：

2011年2月27日

行政办公管理规定

一、劳动纪律基本规定

1．不准使用公司电话拨打私人电话或信息电话；

2．工作期间禁止会客，确因重要事情，须经领导批准后方可会客；

3．工作期间不准聚众聊天或从事与工作无关的事情；

4．工作期间不准抽烟、喝酒、吃东西；

5．不准酒后上岗，不准睡岗、无故脱岗、串岗；

6．工作期间不准高声喧哗、搬弄是非，扰乱工作秩序；

7．不准随地吐痰、不准乱扔果皮、纸屑等垃圾；

8．损坏公物照价赔偿；

9．不允许在公共场所泄漏公司主要领导的身份及行踪，员工不准与客人发生争吵；

二、印信管理

1．公司印章、介绍信分别由行政人事办公室（以下简称办公室）专人保管，印信保管人负责监印。

需使用公章时，由经手人填具《用章登记表》，交董事长或总经理审核签字后方可盖章。

2．印章、介绍信必须放在办公室，不准随便乱放或不加锁擅离职守，不准由他人代管；

3．印章原则上不准携带外出，如有特殊需要必须携带外出，借章人填写《用印申请单》，经公司领导签字同意后，由办公室派人携带使用，财务印章由财务负责人批准且两人以上方可带出；

4．介绍信统一编号。

使用介绍信须填写《介绍信使用登记表》，经公司领导签字同意后，方可办理；

5.印章、介绍信保管人员不在位时，公司领导应指令其它人员代为保管。

代理期间，代理人要认真执行印章使用管理规定，并承担全部责任；

6．章、介绍信保管人需定期对印章进行维护，并保证印章和介绍信的正常使用。

保管人离岗时，由公司领导安排办理交接事宜；

7.印章、介绍信遗失时，除立即向上级报备外，并应依法公告作废。

三、员工通讯录

1．员工通讯录的制发由办公室负责；工程项目部通讯录的制发由项目部负责，并需上报公司办公室。

2．新员工到职第二天，部门经理应负责通知本人将通讯联络方式告知办公室，以便及时调整通讯录；

3．员工更换通讯联络方式，应在发生日的第二天告知办公室，以便及时更改；

4．办公室文员应及时掌握员工通讯联络方式的变化，每月定期修改员工通讯录以确保公司指挥系统畅达、信息沟通敏捷。

四、员工名片管理

1．办公室负责名片印制；

2．员工需印制名片，应写清本人姓名、部门及联络方式，经部门经理签字后交办公室；

3．名片印制后由本人签领，办公室负责统一结账，费用计入各部门；

4．名片式样一经确定，任何人不得私自改动。

五、电话管理

1．公司固定电话由办公室统一管理维修；

2．员工打电话，用语应尽量简洁明确，以减短通话时间；

3．公司不提倡在工作时间打私人电话。

六、办公用品购买、领用

1．办公用品由办公室统一购买、保管、分发。

办公用品实行定额管理；

2．各部门在每月25日向办公室申报下月度办公用品使用预算，经办公室审核后，报公司领导批准；

3．部门领取的办公用品，除消耗性之外，由部门使用责任人负责，丢失照价赔偿；

4．新进员工每人应提供笔、本等必需工具；

5．员工领用笔记本等需验旧领新。

七、复印、传真管理

1．复印机由办公室管理；

2．公用传真机由办公室负责管理；

3．由办公室统一负责复印机、传真机的使用，维护等。

八、微机管理

1.部门经理（含工程项目部负责人）为本部门微机管理的第一责任人，具体责任人负责微机的日常维护、保养工作（包括保管购买微机时附带的技术资料）。

若因维护、保养不当造成微机损害，部门经理和具体责任人承担相应损失；

2．上机应按规范操作，因操作不当而造成微机损坏，由部门经理及操作者承担损失；

3．公司聘请专门微机管理员对微机的软硬件进行统一检查、维护、保养、修理；

4．微机需进行维护或更换配件，金额较大时，应由使用部门填写《办公设备维修申请单》，经部门主管批准后实施。

5．部门微机在使用过程中出现故障时，应及时与微机管理员联系；

6．上述规定适用于复印机、打印机、扫描仪等办公设备。

九、人事管理制度

1．员工的招聘

①公司员工招聘由办公室统一负责，各部门提出招聘计划填写申请表，经总经理办公会议研究通过后，由办公室结合各部门招聘意见，拟定招聘计划，包括：

✧职位、名额

✧资格及条件

✧拟定招聘计划及经费预算

✧招聘

②招聘基本条件是德才兼备，坚持学历与能力相结合的招聘原则。

以品德素质、最高学历、实际能力、工作阅历四个大的方面进行综合考核。

③办公室对招聘信件及应聘人员进行初步筛选和初步面试，审核所招人员是否与应招聘的条件是否相符，主要包括：

✧近期一寸照2张

✧身份证原件、复印件

✧最高学历原件、复印件

✧技术职称原件、复印件

✧奖励证书原件、复印件

✧个人简历

✧应聘人员自述的成绩证明原件、复印件

④办公室将面试情况汇总登记，报主管副总审核后确定复试人员。

⑤复试由用人部门领导及主管副总把关，选定聘用人员。

决定是否录用由总经理和副总经理、对复试人员进行最终评定，决定是否录用。

⑥录用后由办公室通知报到试用。

⑦基本流程：

部门申请，填写《人员增减申请表》→办公室发布招聘信息，应聘人员填写《员工应聘申请表》，初步面试→部门经理、办公室主任和专业主管面试，初步考评→分管副总经理面试，二次考评→总经理或董事长面试考评，确定聘用→办公室下发《录用通知书》，受聘人员报到。

2．员工录用

①受聘人员接到办公室通知后，应在指定的日期到办公室报到。

报到后走下列程序：

✧填写员工登记表

✧复印存档身份证、照片、学历证书、技术职称证书、获奖证书等。

✧由办公室将录用人员交用人部门。

✧由办公室及用人部门领导带录用人员到各部门熟悉情况。

✧安排办公地点，领取办公用品。

✧用人部门安排工作。

②录用人员实习期为一至三个月；普通员工试用期一般为三个月；部门经理、副经理一般为二个月；高级管理人员一般为一个月或不设试用期。

试用期满，个人提出转正申请，一般员工由部门经理和主管副总审定；部门经理、副经理由主管副总审核报总经理和董事长审定。

表现突出者，可提前转正，但最低不少于一个月，由部门经理写出转正申请报告，报主管副总审核，报总经理或董事长审定。

试用期内，不理想的员工或实习期有过失，公司将予以辞退。

3．员工辞职

①员工辞职：

普通员工应提前15日向部门经理提出，书面申请，报主管副总经理批准。

②部门副职以上人员辞职，应提前1个月向总经理和董事长提出申请。

③未提前申请擅自离岗人员，公司冻结其当月工资及各种保险、统筹，并有权要求擅自离岗人员及时回公司办理辞退手续。

④基本流程：

辞职人提交辞职申请→部门经理审核，报请意见→分管公司领导审核，批复意见→辞职人员办理交接手续，部门经理监交，交回办公用品和相关资料→财务部确认无欠款，审核签字→辞职人内部所有手续交接完毕，办公室下发《离职人员结算工资通知单》，辞职人到财务部领取离职结算工资。

4．员工辞退

①员工有下列情况之一者，公司将予以辞退；

✧试用期间不能胜任工作岗位者。

✧患病及非因工受伤医疗期满后仍不能适应原工作岗位者。

✧不服从工作调整，不服从管理者。

✧公司经营调整裁员。

✧严重违反公司规章制度者。

✧违反国家法律、法规需追究刑事责任者。

✧擅离岗位造成不良影响者。

②基本流程：

办公室填写拟辞退人申请单→分管公司领导审核，批复意见→辞退人员办理交接手续，部门经理监交，交回办公用品和相关资料→财务部确认无欠款，审核签字→辞退人内部所有手续交接完毕，办公室下发《离职人员结算工资通知单》，辞退人到财务部领取离职结算工资。

十、部门及人员岗位职责

董事长的职权

1.审定公司的经营计划和投资方案。

2.审定公司增加或减少经营资本方案，股东会决定。

3.审定公司的年度财务预算方案、决算方案，股东会决定。

4.审定公司的利润分配方案或弥补受损方案，股东会决定。

5.审定公司内部管理机构的设置、规章制度的颁布实施。

6.制定公司合并、分离、变更公司形式或解散的方案，股东会决定。

7.聘任或解聘公司总经理、副总经理、财务负责人并决定其报酬事宜。

8.协调疏通政府主要相关职能部门及主要媒体的关系。

9.审定公司近期和长远发展规划。

10.指导经营管理团队的工作。

11.审定经营管理团队提出的建议。

12.审定公司招投标制度、重大经济合同，签署或授权签署主要经济合同。

13.审定和调整副总及以上人员工作职权。

14.审定和签署财务报表和财务支出。

15．其他董事长权限内事宜

总经理岗位职责

1.负责公司日常经营管理，主持每周工作例会、年度总结会；主持定期或不定期职工大会。

2.负责经营管理团队的建设，协调、指导、督促、检查工作任务的完成，考核完成情况。

3.负责召集经营管理班子制定公司年度、季度经营目标，报经董事会批准后组织实施。

4.负责召集经营管理班子制定公司规章制度，报董事会批准后组织实施。

5.负责员工队伍的建设，审定中层干部及员工的聘用、培训、晋升、奖惩、解聘等事项。

6.负责审定企业文化建设的计划，检查落实该项工作。

7.负责组织、协调与工程施工项目有关的主要协作单位的关系。

8.审核经济合同，检查、监督执行情况。

9.负责审核工程施工项目的总体规划。

10.负责审核公司及工程项目日常经营管理费用。

11.接受董事会安排的其它工作。

副总经理岗位职责

1.接受授权在总经理离岗期间，代理履行总经理职责。

2.参与公司经营管理，主管公司工程、预算及工程材料采购工作。

3.负责授权审核、签署公司工程类合同工作。

4.负责工程管理计划编制。

5.负责编制项目工程施工进度、材料采购、工程质量、工程费用和管理程序等。

6.编制项目过程管理控制纲要。

7.负责协调合作单位（含联营单位、分保单位和施工队伍，下同）的关系，审定计划合作单位提交的方案、计划。

8.负责建立、健全公司工程管理质量保证体系，对工程质量进行有效监控。

9.参与公司新项目策划、市场客户群定位及项目定位分析。

10.负责授权主持招标工作，审定工程招标文件；主持工程开标，议标工作。

11.负责编制招投标运作管理程序。

12.负责编制材料、设备采购运作管理程序。

13.负责审定工程预算及竣工结算资料，审核工程付款凭证。

14.主持编制工程付款运作管理程序。

15.主持编制工程结算运作管理程序。

16.参与公司职工技术培训计划，协助人力资源部组织实施；负责对主管部门内员工进行考核。

17.起草工程技术部、物资采购部员工、工程项目经理部考核标准，负责对主管部门内员工进行考核。

18.指导工程技术部、物资采购部和各工程项目经理、副经理工作，对分管各部门员工的招聘、晋升、奖惩、解聘提出建议。

19.审核工程预算和费用开支。

20.审核分管部门工程技术部、物资采购部和工程项目经理部日常费用开支。

21.创建公司项目成本控制体系。

22.接受和完成董事长和总经理交办的其它工作。

办公室主要职责

1.负责公司本部门的行政管理和日常事务，当好领导的参谋，协助领导搞好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。

2.加强公司企业文化建设及团队建设。

3.根据总经理批示精神及有关会议决定，起草会议纪要及相关文件。

负责公司的公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报。

4.负责公司来往文电的处理和文书档案的管理工作，负责对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实。

5.加强对外联络、拓展、公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象。

6.全公司组织系统及单位工作职责，编制人数的规则，研讨、修订。

7.各项管理制度（人事、行政管理制度、印章、文档管理制度、合同管理制度、车辆管理制度等）的建议、推行与修订。

8.对公司新来员工的办公用品及工装的配置。

9.负责对员工进行月考勤统计及劳动纪律考评。

10.每月负责对公司通讯费用的审核与管理。

11.对公司办公用品及其它物品的购买、发放与保管。

12.建立员工档案，定期组织员工培训。

13.做好工商、建设、项目经理资质等年审工作。

14.做好卫生、安全防火管理工作。

16.做好安全保卫工作，加强对保安人员培训、训练、教育工作。

17.对公司属固定资产的物品的使用进行管理。

18.负责公司网站的建立和维护。

19.其他公司领导安排的事宜。

办公室主任岗位职责

1.负责办公室的行政管理和日常事务，协助主管领导搞好各部门之间的综合协调，督促和检查办公例会纪要决定事项的执行情况，草拟行政、人事规章制度，检查制度的执行情况。

2.草拟公司企业文化及团队建设计划，待批准后组织落实。

3.根据办公例会决定，起草会议纪要及相关文件；负责公司的公文、资料、文件的管理，草拟管理及借阅规定，待审批后执行。

4.负责公司来往文电的处理和文书档案的管理工作，负责对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实。

5.加强对外联络、拓展公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象。

6.参与全公司组织系统及单位工作职责，编制人数的规则，研讨、修订。

7.提出内部管理制度（人事、行政管理制度、印章、文档管理制度、合同管理制度、车辆管理制度等）的合理化建议。

8.主持本部门日常会议，引导建立本部门工作制度，制订本部门工作计划，安排日常工作和阶段性工作，做好工作总结。

9.掌握全体工作人员实施目标管理责任制的情况和工作分配，组织阶段性工作评比。

检查本部门工作人员执行公司政策、遵守公司各项规章制度的情况，有计划地对本部门人员进行考核。

10.掌握本部门工作的进度，及时协调、督促、落实，并及时向主管领导汇报。

11.审核、签发以公司和本部门名义的行文。

12.关心员工的工作生活，稳妥协调内部人事关系，加强团队建设。

13.具体承办企业决策层、各职能部门和下级部门或员工要求办理的事项。

组织员工通过理解、目标分解、任务分配，有效地执行。

14.做好公司保密工作。

15.起草公司大事记并做好工作日记。

16.敏锐地捕捉信息，利用公司机构的系统作用，促进信息流动，并督促工作人员或部门工作人员严格遵守工作流程。

17.完成领导交办的其它工作。

办公室文员岗位职责

1.文印：

负责本部门、公司性文稿及领导起草的文稿的打印；其它部门文稿的复印；办公室不再负责其它各部门的文稿打字；负责对文印设备的使用、维护和保养，对设备规范操作，提高设备完好率。

2.档案管理：

负责公司各种文档的接收、分类管理、借阅手续办理，具体可执行有关档案管理办法。

3.印章管理：

负责公司公章与合同章的管理，具体可执行有关印章管理办法和合同管理办法。

4.办公用品与固定资产：

对公司办公用品进行保管与发放，做好入库与发放登记，负责对各部门所报每月办公用品计划汇总；对公司属固定资产的物品保管与管理。

5.负责公司员工考勤的统计、报送工作。

6.承办会议通知、会议记录、会议纪要等会议工作。

7.参与行政管理制度、印章、文档管理制度、合同管理制度、车辆管理制度等内部管理制度的拟订、修订并监督实施。

8.参与公司车辆管理工作。

9.参与工商、建委等有关资质年审、管理工作。

10.负责承办公司物业费用的核对和缴纳工作。

11.负责办理员工个人的档案管理手续。

12.本部门对外事务及采购：

包括办公用品的购买、工装、临时用物品；负责交每月电话费；提前定购员工生日蛋糕，保证按时发放到个人等福利事项。

13.负责承办对公司员工日常工作考勤监督。

14.参与对公司员工转正、提升、奖惩及业绩绩效考评。

15.参与公司员工教育培训方案和福利制度的拟订、执行。

16.参与公司人事管理制度的拟订、修订并监督实施。

17.负责公司网站的建立和维护

18.完成领导交办的其他工作。

财务部主要职责

1.根据国家颁布的《会计法》、《企业会计准则》和《企业会计制度》等有关法律法规，做好各项会计核算工作，做到手续完备、内容真实、数字准确、帐目清楚，要按时记帐、及时报帐和编制会计报表。

2.根据公司各部门编制的计划，从财务的角度分析、评价，并提出改进的建议意见。

3.负责办理资金筹集、调拨、使用、分配和偿还等手续；提出合理组织使用资金，挖掘增收节支的潜力的建议，待批准后组织落实。

4.草拟公司财务管理规定；工程及采购审批程序；费用报批程序，待公司批准后负责实施。

严格执行国家规定的各项财务开支范围和标准；不断建立健全各项财务管理制度，如实反映公司的财务状况和经营成果。

5.负责公司经营、工程项目成本核算，对工程材料和设备采购等事项进行询价、监控；对重大经济合同进行审计并将监控、审计结果报告董事长、总经理、主管副总经理。

6.审核按经济合同支付的审批程序是否完善，检查、监督经济合同的执行情况。

7.按费用报销审批程序办理各种费用报销事宜，定期清理债权债务，堵塞漏洞，防止损失与浪费发生。

8.按照规定妥善管理和安全使用货币资金、有价证券、印章、支票等，按时发放职工工资和各项工资性补贴。

9.办理交纳税款和政府规定交纳的其它款项，在认真进行财务监督的基础上，接受财政、审计、银行、税务等部门的监督和检查。

10.做好各类资产的分类核算工作。

11.及时收取客户交纳的临时保证金、押金等，并建立台帐记录。

12.按照规定及时准确的编报各种会计报表和财务分析资料，搞好年终财务决算工作。

13.按照国家会计档案管理规定，做好财会档案资料的归集、汇总、整理与归档管理工作。

14.会计人员调动工作（或因故离职），要将经管的会计凭证、帐目、款项和未了事项，向接管人员认真办理移交手续，并经会计主管人员监交。

15．负责收缴公司系统（含各工程项目）财务报表并汇总编制、分析整体公司财务报表。

16．负责监督检查公司本部及所属各关联单位、工程项目会计核算和财务管理工作。

17．做好公司系统财会稽核和内部审计工作。

18．对公司系统财会人员的岗位分工、调配和绩效考核具有建议权和部分审定权。

19．委派各工程项目财务人员。

20．其他财务事项。

财务部经理岗位职责

1.负责财务部日常管理工作；协助公司领导协调税务、银行、会计师事务所等关系（内部及业务关系）。

2.组织财务人员每周召开一次财务工作例会，检查上周工作、布置本周工作，研究解决工作中存在的问题，重大问题及时报告。

3.负责建立健全有关合同台帐、低值易耗品台帐、固定资产及车辆费用台帐、岗位检查记录薄、工程项目财务预算与实际比较分析考核记录等；

4.负责组织合理筹划税收；复核公司本部记帐凭证、帐薄；组织编制并分析公司本部及公司整体系统财务报表等。

5.严格把握财务用章，并监督资金动态。

6.检查、分析、落实每月经济运营情况

①各项收入是否及时入帐。

②各项成本、费用开支能否节约，存在什么问题。

③应收的各项款项是否收到。

④对每月经济运营情况进行及时汇总分析，并每月向领导报告一次情况。

7.监督会计档案的保管。

8.负责同各部门工作协调。

9.参与审核合同中有关财务部分事项内容。

10．做好资金收支计划和财务预算管理工作。

11．协助委派各工程项目财务人员。

12．完成领导交办的其他工作。

财务部主管会计岗位职责

1.负责审核本部会计凭证。

2.负责编制公司本部会计报表、统计报表。

3.负责登记公司本部部分台帐。

4.负责管理公司本部会计凭证和帐表。

5.负责登记除现金日记帐、银行存款日记帐以外的各类明细帐，月底是否达到帐帐相符。

6.负责公司本部会计档案的保管。

7.负责审核每月工资表及工资表的签批、银行未达帐项调节表的编制。

8.负责公司本部发票的领购、使用和保管。

9．协助财务经理做好有关财务制度的拟订、执行。

10．参与项目财务预测。

11.完成主管领导交办的其它各项工作。

财务部出纳岗位职责

1.负责按财务制度支付费用报销，审核费用报销的审批程序是否执行完毕。

2.负责银行、现金帐日清月结（发生未达帐项，按月做出银行调节表）和资金安全性。

3.负责按时与有关人员对帐。

4.负责银行帐与银行对帐单保持勾对。

5.负责每月现金帐和银行日记帐与总帐进行勾对。

6.负责对公用借款按规定及时催办结帐。

7.负责各种款项的收付。

8.负责编制原始凭证及工资的发放。

9.完成主管领导交办的其他各项工作。

工程技术部主要职责

1.按照国家有关规定，公司与监理、其他施工单位、材料设备供应商等签订的合同要求以及工程的实际情况，组织并开展工程管理工作。

2.负责工程项目开工前的准备工作及现场布置策划。

3.组织编制内部工程总进度计划，设备订货计划，甲供材料订货计划，报建计划，分期（年、季、月、周）付款计划等，审查施工方上报各类方案和计划。

4.为有关单位（本公司其他部门）提供技术支持

①参与项目可行性评估；

②收集有关信息、资料，了解掌握政策、法规的要求；

③编制设计任务书；

④编制招投标文件（技术条件），参与招标工作；

⑤参与确定投资控制目标、质量控制目标，并跟踪管理；

⑥负责设备、材料技术审核及确认；

⑦提供对承包（分包）商的考察意见，对其资质、信誉、资金、业绩及能力等进行初审工作；

⑧参与公司建设成本控制体系的编制。

5.工程验收

①参与分部工程验收提出意见；

②参与主体工程验收提出意见；

③参与工程初验提出意见；

④主办各专项、专业工程验收；

⑤主持竣工验收及工程交接工作；

⑥工程索赔技术审核；

6.信息、资料管理

①项目全过程资料管理；

②收集、更新技术资料及政府各项技术要求；

③负责各专业工程技术审图，提出各专业意见负责与设计院沟通；

④审核施工单位竣工资料；

⑤工程总结；

⑥文件收发记录；

⑦信息返馈。

7．委派并管理各工程项目工程技术人员。

8．监督检查各工程项目现场管理（质量、安全、文明施工、进度等）。

9．其他工程技术事宜。

工程技术部经理岗位职责

1.对公司负责及对公司主管领导负责。

2.主持部门工作，组织部门各项制度的制定与完善，完成部门职责，合理有序地安排部门内每位员工的工作，协调各种工作关系。

3.带头执行公司各项规章制度，考核本部门员工的执行情况，根据公司要求定期对本部门员工工作情况进行评价。

4.及时汇报各工程项目进展情况及计划，不夸大或隐瞒事实。

5.组织编制各工程项目总进度控制计划、月进度控制计划。

6.组织编制分包工程、甲供设备、材料计划；组织材料、设备的审验。

7.全面负责工程施工的管理工作，监督和控制项目的质量、安全、进度、成本等。

8.协调现场施工过程中联营方、分包、安检、质检等单位的关系，确保工程按计划实施。

9.提供联营、分包工程合同招（议）标的基本工程技术要求条款，参与对联营、分包队伍的考察、筛选、评价工作。

10.参与甲供设备及材料招（议）标工作及评价工作。

11.对工程质量重大事故或问题提出处理意见。

12.组织内部对施工图的审查工作，参与图纸会审及施工组织设计初审。

13.组织协调营销等部门的现场工作。

14.每周主持召开部门工程例会。

15.现场工程有关事项签证的确认。

16.参与部门员工工作评价标准制定工作。

17.参与公司项目成本控制体系建立工作。

18．及时做好工程盘点安排，有效配合经营和约部、物资采购部和财务部工作。

19．做好施工队伍人员和组织管理工作。

20.完成领导交办的其他工作。

电气工程师岗位职责

1.积极参加各工程项目初步设计及施工图设计审查，提出专业审查意见或专业技术方案。

2.参加各工程项目施工图图纸会审，并作好图纸修改的跟进工作。