ppt常用小技巧.docx

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ppt常用小技巧

ppt常用小技巧

1.更改样式检查1

2.Word文档快速转换为PowerPoint文稿2

3.旋转表格中的文本3

4.拆分正文文本4

5.自己绘制表格4

6.设置表情符和箭头的格式为符号4

7.打开或关闭自动更正选项5

8.在PowerPoint中巧用Flash动画6

9.用声音强调文本8

10.在幻灯片上添加幻灯片编号8

11.在段落中另起新行8

12.如何快速替换字体8

13.拖动文本9

14.如何使字的出现与讲演同步9

15.长时间闪烁字体的制作10

16.目录式的跳转10

17.为什么有的文件特别大10

17.ppt中声音在不同电脑中正常播放11

18设置循环播放锁定11

19.自动选定整个单词12

20.快速选择幻灯片上全部文本12

21.快速选定超级链接文本12

22.创建嵌入的Word表格12

23.利用文本文件转换演示文稿13

24.在拼写检查时跳过文本13

25.设置不同的模板13

26.把演示文稿变小巧的技巧15

27.PowerPoint中超链接常用技巧15

28.去掉链接文字的下划线16

29.如何取消出现链接提示信息16

30.巧用PPT制作树状结构图17

31.幻灯片备注页特殊播放技巧18

32.背景音乐的连续播放19

33.PowerPoint播放器的使用与技巧20

34.多重方法实现淡入淡出效果21

35.快速将PowerPoint幻灯片转换为图片22

36.播放及连续播放演示文稿的方法23

37.PowerPoint播放器启动开关的使用：

24

38.设置幻灯片的播放范围25

39.设置循环播放27

40.设置锁定密码（/K）27

41.如何利用PowerPoint制作互动式图片28

42.制作图片册目录30

43.制作图片册内容30

44.如何使用动画效果33

45.绘制路径34

46.增加更多可取消操作数。

35

使用PowerPoint进行办公，是现代办公中的一项基本技能，我们要制作出漂亮的演示效果，必须具备一定的ppt使用技巧。

1.更改样式检查

在演示文稿中进行样式检查时，PowerPoint会在标点符号、大写和文本的可视元素等方面检查一致性。

但有时，可能需要对这些作一些设置：

选择“工具”→“选项”，再在弹出对话框中使用“拼写检查和样式”选项卡。

再在“样式”之下，选中“样式检查”复选框，再单击“样式选项”。

接下来，就可以在“样式选项”对话框中进行自由设置：

在“大小写与句尾标点”选项卡上，选中要检查其样式的任何复选框，然后单击复选框旁边的列表来指定样式检查的类型；在“视觉清晰度”选项卡上，选择要更改的可视样式检查，然后在列表框或旋转中选择一个新编号。

如果你希望还原到默认设置，请单击“默认”。

　　选择庄重/轻快字体：

如果你的观众属于保守型的，或要呈现的内容较严肃，建议选择TimesNewRoman字体；对于一些轻快消息，可以选择“活泼的”字体，如ComicSansMS字体。

　　注意一致性：

由于Windows上的字体很多，而且各有各的特点，因此保持字体的一致性就显得很重要。

如果字体变化过于频繁，则可能向观众表达的消息会不一致。

在同一演示文稿中使用的字体最好不要超过三种或四种。

　　使用较强对比

　　字体颜色与背景之间应有较强的对比以确保可读性。

　　仅在强调时才用粗体和斜体

　　记住，仅仅在强调时才需使用粗体和斜体，但过多使用则会降低其效果。

　　使用适当联机查看字体

　　当设计为联机幻灯片查看时，请使用适合联机查看的字体。

Verdana、Tahoma和Bookman等字体都是专门为联机查看设计的。

而且字体Arial和TimesNewRoman也是不错的。

　　字体选择技巧：

SansSerif字体（例如Arial和Verdana）则更清晰一些，一般宜用作文件标题和正文标题。

而Serif字体（例如TimesNewRoman和Bookman）适合于大段的文本，可方便阅读。

2.Word文档快速转换为PowerPoint文稿

我们通常用Word来录入、编辑、打印材料，而有时需要将已经编辑、打印好的材料，做成PowerPoint演示文稿，以供演示、讲座使用。

如果在PowerPoint中重新录入，既麻烦又浪费时间。

如果在两者之间，通过一次次地复制、粘贴，一张张地制成幻灯片，也比较费事。

其实，我们可以利用PowerPoint的大纲视图快速完成转换。

方法如下：

①打开Word文档，全部选中，执行“复制”命令。

然后，启动PowerPoint，如果是Word2003版，选择“普通”视图，单击“大纲”标签；如果是Word2007版，显示的方法是在“视图”菜单上，单击“普通（恢复窗格）”或在窗口的左下角，单击［普通视图（恢复窗格）］按钮；如果是Word97/2000版，可直接选择“大纲”视图，将光标定位到第一张幻灯片处，执行“粘贴”命令，则将Word文档中的全部内容插入到了第一幻灯片中。

接着，可根据需要进行文本格式的设置，包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐方式等；然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处，直接按回车键，即可创建出一张新的幻灯片；如果需要插入空行，按［Shift+Enter］。

经过调整，很快就可以完成多张幻灯片的制作。

最后，还可以使用“大纲”工具栏，利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行调整。

反之，如果是将PowerPoint演示文稿转换成Word文档，同样可以利用“大纲”视图快速完成。

方法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开始处，按［Backspace］（退格键），重复多次，将所有的幻灯片合并为一张，然后全部选中，通过复制、粘贴到Word中即可。

3.旋转表格中的文本

　　如果你的幻灯的文本是横排的，想变成竖排，你可以将单元格内的文本旋转90度，然后单击“确定”即可把文本变为竖排的。

　　注：

在“格式”→“设置表格格式”→“文本框”下还有很多命令，利用这些命令还可以制作出更多的效果。

4.拆分正文文本

此技巧可让你无需“剪切”、“粘贴”，而直接把一个幻灯片上的正文文本拆分为两个幻灯片。

单击“格式”工具栏上的“减少缩进量”按钮，直到出现一个新的幻灯片图标和编号（拆分文本作为正文文本出现在下方），再键入新幻灯片的标题即可。

5.自己绘制表格

　　PowerPoint中的插入表格功能只能创建简单的表格，如果你想自己制作复杂的表格，这时可以先打开“表格和边框”工具栏，再单击“表格和边框”按钮，等鼠标指针变成笔形时，拖拉鼠标，创建表格中的行和列线。

　　如果想删除表格中的某根线，单击“表格和边框”工具栏上的“擦除”按钮，再单击该线条即可。

6.设置表情符和箭头的格式为符号

如果你在PowerPoint中键入:

）或==>时，PowerPoint会自动将:

）更改成笑脸，而把==>更改成→。

如果在PowerPoin2007中，可以这样来操作：

选择“工具”→“自动更正选项”，单击“键入时自动设置格式”标签，选中“笑脸:

-）和箭头（==>）替换为特殊符号”复选框。

7.打开或关闭自动更正选项

　　如果想要打开/关闭自动更正中的一些内容，可以这样操作：

选择“工具”→“自动更正选项”，然后在弹出的菜单中选择“自动更正”标签，再根据自己的需要。

[---分页---]

　　创建自动更正项的例外：

PowerPoint的自动更正功能可以自动更正单词首字母的大写，但对于某些特定的单词，你可能希望能够保持输入原始状态不进行更正，这时可以设置自动更正的例外。

选择“工具”→“自动更正选项”，在弹出对话框中单击“自动更正”标签，再单击“例外项”，此时PowerPoint将会弹出“自动更正例外项”对话框。

　　接着，就可以创建单词首字母大写的例外，这时p以单击“首字母”标签，再在“其后不大写”之下，键入不希望带有大写字母的单词或缩写。

再单击“添加”按钮即可。

　　如果希望创建更正两个首字母大写的例外，则要使用“前两个字母连续大写”选项卡，在“不更正”之下，键入不希望自动更正修改的单词和短语。

之后单击“添加”。

　　设置完所有的例外后，单击“确定”关闭对话框，然后在文稿中输入例外单词时，就不会被系统自动更正了。

8.在PowerPoint中巧用Flash动画

如果你已经接触过Flash的话，一定会对它爱不释手，因为用它制作的文件小巧玲珑，晶莹可爱。

PowerPoint简单易用，制作出的幻灯片结构简洁、条理清晰，非常适合教师上课使用。

那么，如何将Flash动画加入到PowerPoint中呢，经过笔者的不断摸索，终于能够实现，写出来与大家分享。

方法一：

　　1、打开PowerPoint工作界面，新建一个文件。

　　2、选择菜单栏“视图”、“工具栏”、“控件工具箱”，打开“控件工具箱”面板。

　　3、在“控件工具箱”面板中用鼠标单击［其他控件］按钮（即最后一个按钮），打开系统安装的ActiveX控件清单，选择“ShockwaveFlashObject”，此时光标变成“十”字形，用鼠标在幻灯片上拖出一个任意大小的区域，此时拖出的图形呈矩形，以后Flash动画就将在其中播放。

　　4、在刚拖出的区域中，单击鼠标右键打开快捷菜单，选择“属性”。

　　5、在打开的“属性”窗口中选择“自定义”。

　　6、单击“自定义”行右边的按钮，弹出“属性页”对话框，在对话框的第一行“MovieURL”栏中输入Flash动画（*.swf）文件的完整的路径，注意要加上扩展名.swf，按［OK］按钮退出。

　　7、单击菜单栏“幻灯片放映”、“观看放映”命令，就可以看到演示效果了。

　　如果Flash动画的大小不合适，可以在PowerPoint编辑状态下先选中Flash动画，其四周会出现八个控制点，当鼠标形状变成双“十”字形时，拖动鼠标可调整动画的位置；当鼠标放至控制点上时，鼠标形状变成单“十”字形时，拖动鼠标可调整动画的大小。

再看一下效果，是不是满意了？

方法二：

点击“插入”菜单中的“对象”。

进入后在对象类型中选择“flash文档”，然后选左边的“由文件创建”，再点击“链接”，到电脑里去找你需要引用的flash，确定后，幻灯片上就有一个小图标。

之后，在小图标上右击，选择“动作设置”，进去后再选择“超级链接到”，在里面选择“其它”，再去指定你要用到的flash文档即可。

方法三：

运用一种在PPT插入Flash文件的插件（SwiffPointPlayer），安装好后，在Powerpoint中的插入菜单里选择FlashMovies就可插入Flash文件，与插入图片一样简单！

实际上，SwiffPointPlayer使Powerpoint与Flash在使用上更紧密的结合，网页设计师或Flash设计师能快速方便的将制作好的Flash作品加入到Powerpoint格式的投影片中，当演示文稿浏览到含有Flash的那一页时就会自动播放内含的Flash动画为演示文稿增添了不少的流畅性和互动性。

9.用声音强调文本

如果希望强调幻灯片中的某一部分文字，则可以对这些文字进行动作设置，使得单击或鼠标移过这些文字时有声音效果出现。

先选中欲强调的文本，选择“幻灯片放映”→“动作设置”，然后你选择“单击鼠标”标签，并选中“播放声音”复选框，再指定所需的声音。

完成以后单击“确定”返回即可。

10.在幻灯片上添加幻灯片编号

　　你可以在幻灯片上添加幻灯片的编号，方便定位和演示时掌握节奏。

方法在幻灯片上定位幻灯片编号的插入点，选择“插入”→“幻灯片编号”即可。

11.在段落中另起新行

　　如果想在段落中另起新行，只要在输入文字后，按下Shift+Enter即可。

要注意，一定不能直接使用Enter，这样软件会自动给下一行添上制表位。

12.如何快速替换字体

如果在设计完演示文稿后，发现有一种字体用得不合适，希望换成别的字体，该怎么办？

如果从头到尾地修改，那将是一件很麻烦的事情。

这时，可以选择PowerPoint的字体替换功能。

选择“格式”→“替换字体”，再在“替换”框中，单击要替换的字体样式，在“替换为”框中单击要替换成的字体，再单击“替换”按钮即可。

13.拖动文本

　　你一定知道可以在编辑文本时通过拖动来复制或移动文本。

事实上，甚至可以在整个Office组件直接进行这种拖动编辑。

使用这一功能需要进行如下设置。

选择“工具”→“选项”，并在弹出对话框中单击“编辑”标签，然后选中“拖放式文本编辑”复选框。

　　以后，就可以直接拖动文本进行移动了。

如果想进行复制，就需要在拖动的过程中按下Ctrl键。

在大纲视图中拖动文本：

如果要拖动项目符号或幻灯片图标旁边的选定段落，请指向该项目符号或幻灯片图标，四向箭头出现后可以任意拖动。

拖动的同时鼠标指针会变成垂直或水平的双向箭头，并且出现标记文本目标的线条。

14.如何使字的出现与讲演同步

为使字与旁白一起出现，可以采用“自定义动作”中按字母形式的向右擦除。

若是一大段文字，字的出现速度还是太快。

这时可将这一段文字分成一行一行的文字块，甚至是几个字一个字块，再分别按顺序设置每个字块中字的动画形式为按字母向右擦除，并在时间项中设置与前一动作间隔一秒到三秒，就可使文字的出现速度和旁白一致了。

15.长时间闪烁字体的制作

在中也可制作闪烁字，但PowerPoint中的闪烁效果也只是流星般地闪一次罢了。

要做一个可吸引人注意的连续闪烁字，可以这样做：

在文本框中填入所需字，处理好字的格式和效果，并做成快速或中速闪烁的图画效果，复制这个文本框，根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数，再将这些框的位置设为一致，处理这些文本框为每隔一秒动作一次，设置文本框在动作后消失，这样就成功了。

16.目录式的跳转

利用字的跳转功能，可以建立页漂亮的目录。

设置跳转时，建议不要设置字体的动作，而要设置字所在的边框的动作。

这样既可以避免使字带有下划线，又可以使字色不受母板影响。

具体操作为选中字框，单击右键，选“动作设置”选项，链接到所要跳转的页面。

17.为什么有的文件特别大

同样是一份六十页，四十张左右图片的文件，一个是4M左右，一个却近50M，这是怎么回事呢？

经仔细检查，原来是因为一个用BMP图片，一个用JPG格式的图片。

在该文件中，由于原图片较大（A3纸大小），存成BMP格式的作者，看一个文件就4M左右，就将其在图片编辑器中压缩了16倍（长宽各为原来的25％），结果BMP文件仅为200K左右。

而用JPG格式的作者，看每个图片文件只不过120K左右，就直接在文件中插入，结果一个PowerPoint文件中存一个JPG图片，其大小就变成了47M。

所以选用大小适中的BMP图片，可以使你做的文件不至于太大。

17.ppt中声音在不同电脑中正常播放

在PowerPoint文档中插入了声音，有时到其他计算机上不能正常播放，这是由于插入的声音对象含有盘符和路径，而在其他计算机上路径不一致，所以不能正常播放。

为了避免这样现象的出现，可以在建立PowerPoint文件时，将所要插入的声音文件和演示文件放在同一文件夹下，完成后将该文件打包。

打包后再将该文件解压，然后用解压后的文件覆盖原演示文件即可。

18设置循环播放锁定

当演示文档用于无人看守的公众展示区时，为了防止他人按ESC键取消播放，可以设置锁定密码，这样他人就无法随意的取消ppt播放了。

操作方法是对的播放器进行设置，右击选择"属性"菜单，单击"快捷方式"选项卡，在"目标"文本框中加入开关及需要播放的演示文稿，如：

C：

PPVIEW32.EXE/k/a、c:

\ppt\公众.ppt。

19.自动选定整个单词

你可以设置PowerPoint，使得每次在一个单词上双击鼠标左键，就能选定整个单词和单词后的空格，而不必用鼠标拖过每个字符，以方便选择。

选择“工具”→“选项”，在弹出对话框中单击“编辑”标签，选中“自动单词选定”复选框。

20.快速选择幻灯片上全部文本

　　按下Ctrl+A键将会选择幻灯片中的所有对象，如果你想选择幻灯片上的所有全部文本，只需要在普通视图的“大纲”选项卡上，单击幻灯片图标，当四头箭头出现时单击就可以了。

21.快速选定超级链接文本

想要选中带有超级链接的文本，你一般的方法是用鼠标进行拖动，经常会拖过头，或没有完全选中，较为麻烦。

其实，可以通过下面的技巧来快速、准确地选中超级链接文本：

只需将光标定位到超级链接文本的前面，按下Del键就可以快速选定了。

22.创建嵌入的Word表格

　　通过下面的技巧可以让你在演示文稿中创建一个嵌入的Word表格：

选择“插入”→“对象”→“新建”→“对象类型”→“MicrosoftWord文件”，再单击“确定”。

接下来，你可以使用“表格”菜单上的命令创建所需的表格，完成以后只需要单击表格以外的区域就可以返回PowerPoint。

23.利用文本文件转换演示文稿

如果你的程序不能将演示文稿保存成图形文件，则可以使用文本格式来转换演示文稿。

可以将文稿保存为RTF格式的文件。

如果不希望保存文本格式，或是你的程序不支持.rtf，可以将演示文稿保存为纯文本文件（.txt）。

保存为RTF或TXT文件，有利于其他的应用程序能够识别。

24.在拼写检查时跳过文本

　　如果使用了一些具有特殊含义或拼写方法的文本。

例如，让别人更改单词对错的一段文本。

这时，可以设置文本格式，让拼写检查忽略选定范围内的拼写错误，而在演示文稿的剩余部分中将继续识别拼写错误。

　　首先选定不需要检查拼写的文本，单击“工具”→“语言”，然后在“将所选文字标为”框中，单击“不作校对”，再单击“确定”按钮。

25.设置不同的模板

在PowerPoint中存有大量设计模板，使用它可以使你轻松制作出漂亮的幻灯片。

但也有一个缺陷，即采用一种模板后，在所有的幻灯片中，都是一样的背景和图案，显得过于单调。

有一种变通的办法：

将近似的内容采用一种设计模板制作在一个幻灯片文件中，例如为参加某会议提交的论文需要制作幻灯片，可将论文标题、摘要、正文、结论、参考文献等分别采用一种设计模板制作存储为不同的幻灯片文件，这样的幻灯片看起来就富于变化了。

但在幻灯片放映时有一个问题，一个个的幻灯片文件需多次打开，太麻烦了！

这时我们可以使用PowerPoint的“动作设置”功能很方便地解决。

首先按照需要根据个人的喜好分类采用不同的设计模板制作并存储为若干个不同的幻灯片文件，如WJ1、WJ2等。

在第一个文件如WJ1的最后一幅幻灯片上，可以选中一段文字，也可以选中一幅卡通画，在“幻灯片放映”中点击“动作设置”。

也可以首先在“幻灯片放映”中点击“动作按钮”，在幻灯片合适的位置设置一个按钮，设置完成后自动进入“动作设置”。

根据个人的习惯，选取“单击鼠标”或“鼠标移过”，动作则选中“超级链接到”，再选取“其它PowerPoint演示文稿”。

在“超级链接到其它PowerPoint演示文稿”弹出选单中，输入第二个幻灯片文件名如WJ2。

为了在第二个幻灯片文件放映完毕后能顺利返回到调用它的幻灯片或再转到其它的幻灯片，同样方法在该幻灯片的最后一幅适当位置选中文字或设置按钮，超级链接到其它PowerPoint演示文稿或返回。

26.把演示文稿变小巧的技巧

为了美化PowerPoint演示文稿，我们往往会在其中添加大量图片，致使文件变得非常大。

由于演示文稿文件主要用于屏幕演示而不作为打印输出，所以我们可以利用PowerPoint2003的压缩图片功能让演示文稿变得小巧起来。

具体步骤如下：

①打开PowerPoint制作的演示文稿，选择“文件”菜单下“另存为”命令。

②在弹出的“另存为”窗口中，点击右上角的[工具]按钮，在下拉菜单中选择“压缩图片”。

③在弹出的“压缩图片”窗口中，点击“更改分辨率”选项，将分辨率从默认的“打印”（分辨率200dpi）选项改为“Web/屏幕”（分辨率96dpi）。

再将“选项”中的“压缩图片”和“删除图片的剪裁区域”复选框选中。

④单击［确定］按钮，关闭“压缩图片”对话框，随后会弹出一个警告窗口警告“压缩图片”命令可能会降低图像的质量。

是否应用图片优化？

点击［应用］按钮退出。

好了，看看新保存文件的属性，是不是比修改前的文件小多了。

27.PowerPoint中超链接常用技巧

PowerPoint中，我们经常要用到超链接，常见的问题有如下几种：

更改链接文字的颜色

　　如果你厌烦了PowerPoint中默认的链接文字颜色和单击后链接的文字颜色，可通过“格式”菜单中的“幻灯片配色方案”（PowerPoint2003应为“幻灯片设计”中的“编辑配色方案”），从弹出的“配色方案”对话框中选中“自定义”选项卡，然后就可以进行相应的设置了。

28.去掉链接文字的下划线

　　如果想去掉链接文字的下划线，可通过向幻灯片中插入一个新的文本框（不要使用幻灯片版式中自带的文本框），输入文字标题后，选中整个文本框再设置该文本框的超链接，这样就看不到链接文字的下划线了。

29.如何取消出现链接提示信息

有时我们需要在幻灯片演示过程中链接到某一可执行程序，即使将“宏”的安全性设置为“低”，链接时系统都会出现“该文件可能会携带病毒”的提示。

怎样关闭这一提示信息呢？

其实只须选中链接标题，使用“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”，选择需要运行的可执行文件就可以了。

小提示：

在PowerPoint2000中用该方法打开可执行文件不需要设定“宏”的安全级别，但在PowerPoint2003中需将“宏”的安全性设为“低”才不会出现该提示信息。

30.巧用PPT制作树状结构图

方法一：

打开PowerPoint，新建一演示文稿，单击“插入”菜单，指向“图片”，选择“组织结构图”命令，打开“Microsoft组织结构图”窗口。

此时“Microsoft组织结构图”窗口以及其自有的菜单和工具栏代替了PowerPoint的菜单和工具栏，并且两者差别很大，可将鼠标指针移到每个工具栏按钮处并停留几秒，可获得有关该按钮的提示。

这时，可以在方框中输入相关内容。

如果要在某一个结构的左、右、下方增加分支时，根据需要单击窗口中不同的工具（部下、同事、经理、助理等）至目标位置即可。

方法二：

先在第一框中输入“计算机系统”，再在其下属位置分别输入“软件部分”和“硬件部分”，用“Del”键将无用文本框删除（因为只需两个下属），然后再在其下面插入相应数量的文本框并输入内容，PowerPoint会根据组织结构图的大小自动调整整体大小。

如果你不满足默认的效果，可以通过设置文本字体、颜色；图框样式、颜色；线条样式、颜色等来进行设置，来满足你的要求。

在Microsoft组织结构图编辑器中，还提供了多种样式的组织结构图，可以在“样式”菜单上选择一种样式，但此前必须先选中需要更改样式的部分。

一旦创建好了一个组织结构图，应将其保存后再放置至幻灯片上，PowerPoint会将其作为一张普通的图表来对待。

也可以使用PowerPoint中的“绘图”工具栏对其进行多种文字和图形的添加，编辑和修改操作。

还可以通过“文件”菜单下的“另存副本为”保存图表为组织结构图文件。

如果你是一位管理人员，经常为编辑和绘制组织结构图而头疼的话，不妨也使用一下PowerPoint，它可以帮你轻松完成此类工作哟！

31.幻灯片备注页特殊播放技巧

Powerpoint有很强的备注页功能，很多人没有很好的