新版GMP修改文件文件管理规程.docx
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新版GMP修改文件文件管理规程
新版GMP修改文件文件管理规程（总28页）
目的：
建立一个文件管理的操作规程，用于GMP文件系统的设计，起草、修订、审核、批准、生效、替换或撤销、复制、发放、保管和销毁、周期复核的管理办法，规范各类文件的编写模式及管理，形成具有企业特色、具有可操作性的、符合GMP要求的管理文件。
范围：
公司所有用于GMP管理的文件。
职责：
1质量管理部负责GMP文件的管理和审核；
2各有关部门对本规程的实施负责。
制订依据：
《药品生产质量管理规范》2010年版
规程：
1定义
文件是质量保证系统的基本要素，本规程所称的文件是指技术标准、管理标准、工作标准及各种记录、凭证、报告等。
技术标准
技术标准是指药品生产技术活动中，由国家、地方、行政及企业颁布和制定的技术性规格、准则、规定、办法、规格标准、规程和程序等书面要求，包括：
产品的质量标准、检验规程、工艺用水及环境检测标准、生产处方和工艺规程、工艺和清洁验证等。
管理标准
管理标准是指由国家、地方或行政单位所颁发的有关法规、制度或规定等文件及企业行使生产计划、指挥、控制等管理职能，使之标准化、规范化而制定的规章制度、规定、标准或办法等书面要求，包括质量保证和质量控制、人员、厂房设施、设备、物料、卫生、生产、质量、验证、销售等管理规程。
工作标准
工作标准是指企业内部对每一项独立的生产作业或管理活动所制定的规定、标准程序等书面要求，或以人或人群的工作为对象，对其工作范围、职责权限以及工作内容考核所规定的标准、程序等书面要求，包括各种岗位操作规程和标准操作规程、工作职责等。
记录、凭证、报告
记录：
岗位操作记录、批生产记录、批检验记录、质量管理记录、各种台账、工程维修记录等。
凭证：
标示物料、仪器、设备或操作间等状态的单、证、卡、牌以及各类证明文件、标签等；
报告：
药品申请报告、产品质量回顾报告、验证报告、质量审计报告、各种检验报告等。
2建立GMP文件系统的目的及流程
明确规定保证高质量产品的企业质量管理体系。
行动可否进行以文字为准，一切活动有章可循、责任明确、照章办事、有章可查，以达到有效管理的最终目的。
一个行动如何进行只有一个标准，保证有关人员收到有关指令并切实执行，规范操作者的行为，保证对GMP的遵循。
任何行动后均有文字记录可查，可以对不良产品进行调查和跟踪，为追究责任、改进工作提供依据。
文件管理流程
文件管理流程图（图一）
3文件起草要求
各部门负责人应负责组织编写或设计本部门用于管理与操作的文件，其内容必须符合现行的GMP标准。
文件的编制应符合以下原则
系统性
质量体系文件要从质量体系总体出发，涵盖所有要素及活动要求作出规定，反映质量体系本身所具有的系统性，文件应当标明题目、种类、目的以及文件编号和版本号,文件编号的具体制定方法详见《文件分类编码管理规程》SMP-QD-DO002-V00。
动态性
药品生产和质量管理是一个持续改进的动态过程，因此，文件必须依据验证和日常监控的结果而不断修订。
适用性
应根据本公司的实际情况，按有效管理的要求制订出切实可行的文件。
严密性
文件的书写应用词确切、清晰、易懂，不模棱两可，标准应量化。
可追溯性
文件中的标准涵盖了所有要素，记录反映了执行的过程，文件的归档要充分考虑其可追溯性要求，为公司的持续改进奠定基础。
文件制作或修订前应由各申请部门（起草部门）人员填写“文件制作申请单”（文件编号）（见附件1）或“文件修订申请单”（见附件2），申请部门负责人审核，质量副总批准，批准后开始起草文件，文件编码由质量管理部统一编发。
质量标准的起草要求
物料和成品应当有经批准的现行质量标准；中间产品或待包装产品也要有质量标准。
物料的质量标准一般应当包括：
物料的基本信息：
.1企业统一指定的物料名称和内部使用的物料代码；
.2质量标准的依据；
.3经批准的供应商；
.4印刷包装材料的实样或样稿。
取样、检验方法或相关操作规程编号；
定性和定量的限度要求；
贮存条件和注意事项；
有效期或复验期。
外购或外销的中间产品和待包装产品应当有质量标准；如果中间产品的检验结果用于成品的质量评价，则应当制定与成品质量标准相对应的中间产品质量标准。
成品的质量标准应当包括：
产品名称以及产品代码；
对应的产品处方编号（如有）；
产品规格和包装形式；
取样、检验方法或相关操作规程编号；
定性和定量的限度要求；
贮存条件和注意事项；
有效期。
工艺规程的起草要求
每种药品的每个生产批量均应当有经企业批准的工艺规程，不同药品规格的每种包装形式均应当有各自的包装操作要求。
工艺规程的制定应当以注册批准的工艺为依据。
工艺规程不得任意更改。
如需更改，应当按照相关的操作规程修订、审核、批准。
制剂的工艺规程的内容至少应当包括：
生产处方：
.1产品名称和产品代码；
.2产品剂型、规格和批量；
.3所用原辅料清单（包括生产过程中使用，但不在成品中出现的物料），阐明每一物料的指定名称、代码和用量；如原辅料的用量需要折算时，还应当说明计算方法。
生产操作要求：
.1对生产场所和所用设备的说明（如操作间的位置和编号、洁净度级别、必要的温湿度要求、设备型号和编号等）；
.2关键设备的准备（如清洗、组装、校准、灭菌等）所采用的方法或相应操作规程编号；
.3详细的生产步骤和工艺参数说明（如物料的核对、预处理、加入物料的顺序、混合时间、温度等）；
.4所有中间控制方法及标准；
预期的最终产量限度，必要时，还应当说明中间产品的产量限度，以及物料平衡的计算方法和限度；
.6待包装产品的贮存要求，包括容器、标签及特殊贮存条件；
.7需要说明的注意事项。
包装操作要求：
.1以最终包装容器中产品的数量、重量或体积表示的包装形式；
.2所需全部包装材料的完整清单，包括包装材料的名称、数量、规格、类型以及与质量标准有关的每一包装材料的代码；
.3印刷包装材料的实样或复制品，并标明产品批号、有效期打印位置；
.4需要说明的注意事项，包括对生产区和设备进行的检查，在包装操作开始前，确认包装生产线的清场已经完成等；
.5包装操作步骤的说明，包括重要的辅助性操作和所用设备的注意事项、包装材料使用前的核对；
.6中间控制的详细操作，包括取样方法及标准；
.7待包装产品、印刷包装材料的物料平衡计算方法和限度。
批生产记录的起草要求
每批产品均应当有相应的批生产记录，可追溯该批产品的生产历史以及与质量有关的情况。
批生产记录应当依据现行批准的工艺规程的相关内容制定。
记录的设计应当避免填写差错。
批生产记录的每一页应当标注产品的名称、规格和批号。
原版空白的批生产记录应当经生产管理负责人和质量管理负责人审核和批准。
批生产记录的复制和发放均应当按照操作规程进行控制并有记录，每批产品的生产只能发放一份原版空白批生产记录的复制件。
在生产过程中，进行每项操作时应当及时记录，操作结束后，应当由生产操作人员确认并签注姓名和日期。
批生产记录的内容应当包括：
产品名称、规格、批号；
生产以及中间工序开始、结束的日期和时间；
每一生产工序的负责人签名；
生产步骤操作人员的签名；必要时，还应当有操作（如称量）复核人员的签名；
每一原辅料的批号以及实际称量的数量（包括投入的回收或返工处理产品的批号及数量）；
相关生产操作或活动、工艺参数及控制范围，以及所用主要生产设备的编号；
中间控制结果的记录以及操作人员的签名；
不同生产工序所得产量及必要时的物料平衡计算；
对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准。
批包装记录的起草要求
每批产品或每批中部分产品的包装，都应当有批包装记录，以便追溯该批产品包装操作以及与质量有关的情况。
批包装记录应当依据工艺规程中与包装相关的内容制定。
记录的设计应当注意避免填写差错。
批包装记录的每一页均应当标注所包装产品的名称、规格、包装形式和批号。
批包装记录应当有待包装产品的批号、数量以及成品的批号和计划数量。
原版空白的批包装记录的审核、批准、复制和发放的要求与原版空白的批生产记录相同。
在包装过程中，进行每项操作时应当及时记录，操作结束后，应当由包装操作人员确认并签注姓名和日期。
批包装记录的内容包括：
产品名称、规格、包装形式、批号、生产日期和有效期；
包装操作日期和时间；
包装操作负责人签名；
包装工序的操作人员签名；
每一包装材料的名称、批号和实际使用的数量；
根据工艺规程所进行的检查记录，包括中间控制结果；
包装操作的详细情况，包括所用设备及包装生产线的编号；
所用印刷包装材料的实样，并印有批号、有效期及其他打印内容；不易随批包装记录归档的印刷包装材料可采用印有上述内容的复制品；
对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准；
所有印刷包装材料和待包装产品的名称、代码，以及发放、使用、销毁或退库的数量、实际产量以及物料平衡检查。
操作规程和记录的起草要求
操作规程的内容应当包括：
题目、编号、版本号、颁发部门、生效日期、分发部门以及制定人、审核人、批准人的签名并注明日期，标题、正文及变更历史。
厂房、设备、物料、文件、卫生等和记录应当有编号，并按照《文件分类编码管理规程》（SMP-QD-DO002-V00）进行管理，确保编号的唯一性。
以下文件需制定相应的操作规程，其过程和结果应当有记录：
确认和验证；
设备的装配和校准；
厂房和设备的维护、清洁和消毒；
培训、更衣及卫生等与人员相关的事宜；
环境监测；
虫害控制；
变更控制；
偏差处理；
投诉；
药品召回；
退货。
GMP执行过程中的记录的设计应当能够体现操作规程的要求。
验证文件起草要求
质量管理部每年根据生产、设备、检验情况制订验证总计划，成立验证小组，进行药品生产的相关验证，根据生产需求提出验证项目，制定验证方案，并组织实施，以证明有关操作的关键要素能够得到有效控制。
我公司的验证包括：
厂房、空气净化系统、工艺用水系统、生产工艺及其变更、设备、设备清洗、检验仪器、仪器仪表、衡器、量器的校验、主要原辅材料变更等内容的验证和再验证。
各验证小组根据验证总计划制定小组验证总计划，根据验证项目制订职责明确的验证方案，并经审核、批准，按照审批的验证方案组织实施，开展验证工作，做好各项验证项目的验证记录。
验证工作完成后写出验证报告，有评价和建议，由验证工作负责人审核，并交验证委员会负责人批准。
验证的结果和结论（包括评价和建议）应当有记录并存档。
根据验证的结果确认工艺规程和操作规程。
4文件的格式
标准类文件：
按文件格式1（附件3）
验证总计划、方案、报告、验证证书：
按文件格式2（附件4）
文件封面：
按文件格式3（附件5）
记录性文件按记录的内容设计，记录的编号用宋体。
各种格式的文件均要求（记录性文件及表格可根据内容需要确定）。
正文行间距为倍，缩进左、右0字符，段前、段后0行，字间距为标准字间距。
页面设置使用统一格式上3厘米，下厘米，左、右厘米，页眉1厘米，页脚厘米，装订线厘米。
文件正文的页眉宋体，公司名称标准小二号字加粗、居中，文件题目标准四号字加粗；表格中的其它为标准小四号字。
标志大小为（=×）。
正文：
文字部分宋体，标准小四号字；字母及数字部分TimesNewRomam字体，标准小四号字。
章1宋体标准四号字加粗，条、款、项宋体标准小四号字加粗
封面：
题头宋小二号加粗，标题楷体小初号，日期为四号楷体，“发布、实施”为五号楷体，下方公司名称为三号楷体，“发布”为小四号楷体（楷体GB2312）。
页面设置同文件的页面设置。
验证证书标题字体大小为2号字，其它字体为4号字。
5文件的称谓
标准性文件
技术标准：
工艺规程、质量标准、验证方案等在前面冠以具体品名或部门、岗位名称，如“黄连羊肝丸（水蜜丸）成品质量标准”。
工作标准：
各种标准操作规程称之“标准操作规程”或“程序”如：
“生产指令下达程序”；工作职责称“工作职责”，如：
“总经理工作职责”。
管理标准：
各种管理规程称“管理规程”如“仓库安全管理规程”、“检验用对照品（或标准品）的管理规程”。
记录性的文件，根据不同的内容设计格式，编号在右上角。
6文件内容顺序编号
文件内容顺序编号，按章、条、款、项的顺序分别用阿拉伯字编好章1，条，款，项，两个数字右下角用小圆点作分隔。
章，一般有标题，编号应左起顶格书写，在编号后空一个字写标题。
文件内容一行写不下，另起一行时应顶格书写。
条可有标题，也可无标题，在同一文件中有无标题应一致。
条、款、项的编号左起顶格书写，在编号后空一个字写内容。
7文件的起草、审核、批准程序
文件的起草人、审核人、批准人如下：
各种编制规范由质量管理部文件管理员起草，质量管理部经理审核，质量副总批准，并注明执行日期。
各种质量标准由质量管理部审核员起草，质量管理部、研发部经理审核，质量副总批准，并注明执行日期。
工艺规程由生产部生产技术员起草，生产部、研发部、设备部、质量管理部经理审核，生产副总、质量副总批准，并注明执行日期。
检验标准操作规程
中药材、原辅料、内包装材料、成品、中间产品、工艺用水的检验规程由化验室主任起草，质量管理部经理审核，质量副总批准，并注明执行日期。
取样标准操作规程、外包装材料检验操作规程由质量管理部车间外监控员起草，质量管理部经理审核，质量副总批准，并注明执行日期。
各部门管理标准类文件除财务部以外的各部门管理标准类文件由相关部门人员起草，部门负责人审核，质量副总批准，并注明执行日期。
财务部管理标准类文件由财务部相关人员起草，财务部经理审核，总经理批准。
各级人员职责
总经理职责由总经理办公会讨论委托人力资源部经理起草，总经理助理审核，总经理批准，并注明执行日期。
质量副总职责、生产副总职责、财务副总由总经理办公会讨论委托人力资源部经理起草，总经理助理审核，总经理批准，并注明执行日期。
各部门职责、各部门经理职责由人力资源部经理起草，各分管副总、质量副总审核，总经理批准，并注明执行日期。
化验员职责由化验室主任起草，质量管理部经理审核，质量副总批准，并注明执行日期。
质量管理部以外的各部门人员职责由各部门负责人起草、质量管理部经理审核，质量副总批准，并注明执行日期；质量管理部人员职责由质量管理部经理起草，质量副总批准，并注明执行日期。
车间各岗位人员职责由工艺员起草，车间主任、生产部经理、质量管理部经理审核、生产副总批准，并注明执行日期。
化验室仪器、设备标准操作规程、维护保养规程、清洁规程由化验员起草，化验室主任、质量管理部经理审核，质量副总批准，并注明执行日期。
车间设备标准操作规程、设备维修保养规程由设备动力部设备员起草，设备动力部经理、车间主任、生产部经理、质量副总审核，生产副总批准，并注明执行日期。
车间设备清洁规程、岗位标准操作规程、各岗位卫生清洁规程、清场规程由车间工艺员起草，车间主任、生产部经理、质量副总审核，生产副总批准，并注明执行日期。
公用工程设备的标准操作规程、维修保养规程由设备动力部设备员或设备档案员起草，设备动力部经理审核，质量副总经理批准，并注明执行日期。
其他标准操作规程由各部门人员起草，部门负责人审核、质量副总经理批准，并注明执行日期。
验证方案由各验证小组组长负责组织起草，验证委员会成员会审、验证委员会主任（质量副总）批准，并注明执行日期。
文件的草稿编制完毕应复印数份，由制订部门发给有关部门的相关管理人员和文件使用人员会稿。
在规定时间内会稿完毕后交起草部门，会稿意见交文件起草人进行修改后定稿。
会稿意见如有分歧，应提交质量管理部负责人进行意见裁决。
各部门文件的起草由起草人员签名，注明起草日期。
文件审核的内容
文件的内容应当与药品生产许可、药品注册等相关要求一致，并有助于追溯每批产品的历史情况。
与现行的GMP标准相符；
文件内容可行性；
文件应简练、确切、易懂、不能有二种以上的解释；
同公司已生效的其他文件没有相悖的含义；
经审核后的文件如需改正，交回原编写人员所属部门负责人进行修改，直至符合要求。
文件的审核由本部门负责人进行初审，与本规范有关的所有文件均需经质量管理部门负责人的审核，并分别签名，注明审核日期。
文件的批准和生效
打印好的文件经起草人签名后，由制订部门和相应审核部门负责人签名，再送公司领导批准签名，并注明日期。
公司级领导审批后，应在规定的空格内签署姓名和日期，并规定文件生效日期。
文件的制定、审核、QA审核、批准日期不应为同一时间，应至少有一天的时间审核以保证文件审核的严肃性。
并且批准日期应与生效日期至少间隔4-7天以上，以保证文件的发放以及执行部门和执行人员的培训和学习。
日期应具体到年月日。
如““或“2011年元月1日”均为正确的书写格式。
记录的制定、审核、批准，应填写“记录审批表”（文件编号）（见附件6），经公司级领导批准后方可执行。
8文件的印制与分发（受控形式需确定）
由质量管理部将审核批准的文件按每个文件首页“分发部门及份数”规定的复印份数复印。
原版文件复制时，不得产生任何差错；复制的文件应当清晰可辨。
复印好的文件填写文件页头“部门编号、复印件号”，加盖“文件有效”（红色）印章，部门编号由两位阿拉伯数字组成具体规定如下：
如：
部门编号
QD
复印件号
3-2
表示为质量管理部文件，该部门共有复印件3份，此份为质量管理部第2份复印件。
文件应于文件批准之日后5日内分发于公司领导及各部门，并做好文件复制发放收回记录（文件编号REC-QD-DO002-V00）（见附件7）。
有关各部门按规定领取文件，原稿由质量管理部档案室归存。
分发、使用的文件应当为批准的现行文本，文件收到后，各部门应当按生效日期执行文件有关规定，新文件执行当日应收回过时文件，已撤销的或旧版文件除留档备查外，不得在工作现场出现。
由于各种原因需要增发或补发相关文件的，应填写“GMP文件增发/补发申请表”（文件编号）（见附件8），经批准后交质量管理部档案室进行文件的增发/补发，并且增补文件的复印件也应盖上“文件有效”，复印件号添加“补”字。
如：
部门编号
QD
复印件号
补01
表示为质量管理部文件，此份为该部门补发的第1份复印件。
用于生产管理及质量管理的表格等，如未经批准，不得予以印刷，财务亦不予报账。
9文件的修订、撤销与销毁
文件修订条件
国家法令、法规变更时，如法定标准或其它依据文件更新版本。
生产环境及生产用厂房改变。
设备改变。
工艺的改变。
企业组织机构发生变化，管理模式发生改变，现行文件不能符合管理要求。
定期对现行文件进行复审。
其它原因认为有必要修订文件。
文件修订但文件的题目不变，不论内容改变多少均称修订，应由修订部门填写GMP文件修订申请表（文件编号REC-QD-DO003-V00）（见附件2），交质量管理部批准。
修订后的文件应按新文件批准程序进行审批，若修改内容小于主要内容的三分之一，修订后文件的文件编号、版本号不变，页版号改变以防止旧版文件的误用；若修改内容大于主要内容的三分之一，修订后文件的文件编号不变，版本号改变以防止旧版文件的误用。
文件一经修订，应立即检查该文件的相关文件（记录、表格等）是否应作相应的修订。
文件的题目改变，内容不论变或不变，原文件即称撤消；或由于组织机构调整、产品结构调整等原因，原文件不再适合实际时，也可撤销，撤销文件要做好记录“文件撤销记录”（文件编号REC-QD-DO004-V00）（见附件9）。
对于回收的GMP文件应及时销毁，销毁时应有人监督，并做好销毁记录“文件销毁记录”（文件编号REC-QD-DO005-V00）（见附件10）。
10记录的管理
与本规范有关的每项活动均应当有记录，以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。
记录应当留有填写数据的足够空格。
记录应当及时填写，内容真实，字迹清晰、易读，不易擦除。
采用生产和检验设备自动打印的记录、图谱和曲线图等应附在批记录中，必须标明产品或样品的名称、批号和记录设备的信息，操作人签注姓名和日期。
记录应当保持清洁，不得撕毁和任意涂改。
记录填写的任何更改都应当签注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，在更改投料量、设备参数等关键数据时，应当说明更改的理由。
记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁，应当作为重新誊写记录的附件保存。
每批药品应当有批记录，包括批生产记录、批包装记录、批检验记录和药品放行审核记录等与本批产品有关的记录。
如使用电子数据处理系统、照相技术或其他可靠方式记录数据资料，应当有所用系统的操作规程；记录的准确性应当经过核对。
使用电子数据处理系统的，只有经授权的人员方可输入或更改数据，更改和删除情况应当有记录；应当使用密码或其他方式来控制系统的登录；关键数据输入后，应当由他人独立进行复核。
用电子方法保存的批记录，应当采用磁带、缩微胶卷、纸质副本或其他方法进行备份，以确保记录的安全，且数据资料在保存期内便于查阅。
11文件的执行
为保证文件的正确执行，特制订以下使用管理措施：
建立“文件总目录”（文件编号REC-QD-DO006-V00），见附件12），新版文件的执行之日时收回旧版文件，由文件管理人员统一处理。
对保存的旧版文件应与现行文件隔离保存。
文件的复制由质量管理部统一操作，经审核后加盖“文件有效”印章，登记发放。
文件由文件规定的责任人于文件生效之日开始严格遵守执行。
质量管理部每年对各部门拥有的现行文件进行数量复核，以保证文件的实施。
文件的定期复核
定期进行文件复核修订，以保证所有GMP文件的现行性、有效性。
管理文件复核修订周期至少为每两年进行一次，质量标准、检验标准操作规程每五年复核修订一次，在国家法令、法规变更时，工艺改进、设备改造时必须修订；工艺规程、验证方案、职责、其它标准操作规程每三年复核修订一次，并填写“文件复核记录”（文件编号REC-QD-DO007-V00）（见附件11）。
文件的复核修订由质量管理部负责安排具体计划。
文件的周期性复核修订应由原文件起草、审核、批准人员进行。
12拥有并执行文件的部门职责
拥有并执行文件的部门为文件的责任部门，部门负责人为第一责任人。
部门负责人应将文件存放到方便使用者操作和管理的地方。
部门负责人应采取各种形式对执行者进行学习教育，保证有关员工对文件理解的正确性和唯一性。
部门负责人应随时检查文件和记录的执行情况，保证有关员工对文件的正确实施。
各部门不准私自复印文件，如个别部门确实需要追加发放数量，应向质量管理部提出申请，在取得同意后由文件管理室进行追加发放。
13使用者培训
文件在执行前应对各部门负责人和文件使用者进行专题培训，可由人力资源部会同有关部门编制培训计划，由起草人或审核人等进行培训，并做好培训记录，保证每个文件使用者知道如何使用文件。
14文件保管
文件的起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、保管和销毁等应当按照操作规程管理，并有相应的文件分发、撤销、复制、销毁记录存档。
质量管理部档案室保留一份现行文件或样本，并根据文件变更情况随时更新记录在案。
所有存档GMP文件应统一管理，建立文件目录。
分类存放、条理分明，便于查阅。
质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察、确认、验证、变更等其他重要文件应当长期保存。
批记录应当由质量管理部门负责管理，至少保存至药品有效期后一年。
15附件
附件1文件制订申请表标准格式
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