商铺管理信息系统建设方案.docx
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商铺管理信息系统建设方案
商铺管理信息系统
建设方案
编写单位：
成都市宝树科技有限公司
二O一四年五月
1系统背景1
2系统目标1
3建设内容1
3.1商铺信息管理1
3.2客户资料管理1
3.3租赁合同管理2
3.4客户入住管理2
3.5客户退租管理2
3.6客户缴费管理2
3.7租金折扣管理3
3.8短信通知3
3.9风险预警管理3
3.9.1合同到期预警3
3.9.2逾期缴费预警3
3.9.3商铺空置预警4
3.10查询功能4
3.11统计功能4
3.12基础数据管理6
3.13员工账号管理6
3.14权限管理6
4实施计划7
5项目预算8
6系统维护8
6.1.1维护保障体系8
6.1.2维护方式和内容8
6.1.3其他维护服务9
1系统背景
目前公司管理着上千家商铺，但是所有的管理工作均通过手工方式进行，效率十分低下。
领导无法方便快捷的查看商铺的分布情况，无法及时的了解各商铺缴费情况，无法准确的掌握商铺的出租和空置情况。
通过手工方式管理商铺，已经无法满足公司业务的快速发展，因此，需要借助信息化技术，建设一套实用、高效、管理规范的应用系统，为领导决策提供详细、科学的数据支持。
2系统目标
系统建成后，将使商铺的管理工作更加高效和规范。
具体将实现以下目标。
1）实现商铺详细信息的登记、查询。
2）实现客户详细信息的登记、查询。
3）实现租赁合同管理。
能够对合同进行打印和统计。
4）实现租户缴费短信通知。
5）实现铺位欠费自动提示及预警。
6）实现物业的收费标准和收费（如：
收取水、电、卫生管理、保卫管理等）的统一管理
7）实现铺位费用的月、季度、年度等的费用统计报表。
3建设内容
3.1商铺信息管理
实现商铺详细信息的登记管理。
包括商铺名称、位置、面积、类型、用途、租金、折扣、状态等信息。
工作人员可以对商铺信息进行编辑、删除操作。
3.2客户资料管理
实现客户详细资料录入。
包括客户姓名、证件名称、证件号码、押金、手机号、其他联系电话、联系地址等详细信息。
工作人员可以对客户资料进行编辑、删除操作。
3.3租赁合同管理
工作人员从客户资料库中选择商铺和客户信息，自动生成租赁合同。
系统可以将生成的租赁合同导出到word模版中，可以对合同细节做修改。
如果不需要修改合同，可以直接打印租赁合同。
3.4客户入住管理
租赁合同签订后，客户入住商铺。
系统需要先打印出水电气抄表单，工作人员抄表完成后，将水电气初始数据录入系统。
同时将商铺状态修改为“已出租”。
3.5客户退租管理
客户退租时，系统会自动显示该客户租住的商铺的详细信息。
包括该商铺的编号、名称、位置、租金等信息，然后系统将打印出该商铺的水电气费的抄表单。
工作人员抄表后填写抄表结果，并计算出该客户应缴纳费用。
如果该客户还有其他费用未缴清费用，则将显示出具体哪些费用未缴清，未缴清部分是否还有滞纳金等信息。
当客户缴清所有费用后，系统将显示该商铺可以退租。
工作人员将该商铺状态设置为“已退租”状态。
3.6客户缴费管理
客户缴费应包括商铺租金、物业费、水电气费、管理费、垃圾处理费，以及其他等费用。
系统会根据商铺面积、折扣、费用单价等信息，在缴费日期前一周自动生成客户缴费通知单。
工作人员可以批量打印缴费通知单，也可以单独打印某一商铺缴费通知单。
如果客户逾期不缴纳费用，系统会弹出预警提示，告知工作人员哪些商铺逾期未缴费，以及已经拖欠的时间、滞纳金额等信息。
同时，系统能自动生成费用催缴单，并提供催缴单打印功能。
3.7租金折扣管理
工作人员可以根据客户类型设置不同的租金折扣。
在登记客户资料时，系统选择客户类型，则该客户就自动绑定该类型的折扣。
同时，系统提供折扣调整功能，可以针对具体某一客户，修改折扣。
但是修改后，不影响该类型其他客户的折扣。
工作人员在修改具体客户折扣时，需要填写相关信息。
如：
修改原因、修改人、修改日期等信息，以便将来查询和统计。
3.8短信通知
当系统自动生成缴费通知单时，系统会自动向客户发送一条缴费通知短信，提醒客户缴费日期、缴费金额。
当客户预期不缴费时，系统会根据生成的催缴单，自动向用户发送催缴短信。
提醒用户缴费日期、缴费金额、滞纳金额等信息。
如果有通知公告需要发送给客户时，可以通过短信方式发送到每一位客户。
3.9风险预警管理
3.9.1合同到期预警
即将到期的合同，系统会自动显示到“合同到期预警”列表中。
工作人员可以随时通过不同的颜色和状态关注哪些合同即将到期，哪些合同已经到期。
并提前做好风险应对准备。
当合同续签或者客户退租后，该预警信息自动取消。
3.9.2逾期缴费预警
当客户逾期缴费，系统会自动将该客户信息以及应缴纳的费用显示到“逾期缴费预警”列表中。
工作人员可以随时查看哪些客户逾期缴费，能够对逾期缴费的金额进行汇总。
当客户缴清费用后，该预警信息自动取消。
3.9.3商铺空置预警
当商铺处于空闲状态超过2个月（具体时限可以用户自己设定），系统将对该商铺进行空闲预警。
当该商铺重新出租后，该预警信息自动刚取消。
3.10查询功能
系统将提供多种查询功能，满足用户不同需求的查询要求。
可以按照商铺名称、地址、用途、类型、状态等条件进行查询。
可以按照客户姓名、联系电话、联系地址等条件进行查询。
可以按照合同编号、合同到期时间等条件进行查询。
可以按照客户入住时间、抄表时间进行查询。
可以按照用户是否缴费进行查询。
3.11统计功能
系统将提供多维度的统计分析功能，并以图形的形式显示统计结果。
可以按照商铺所在区域进行数据统计。
可以按照缴费情况进行统计。
可以按照商铺用途进行统计。
可以按照商铺状态进行统计。
以上统计结果都可以采用柱状图、饼状图或者线状图显示，具体如下所示：
缴费情况统计
商铺用途统计
商铺状态统计图
3.12基础数据管理
商铺用途设置：
用户可以自行添加、编辑和删除商铺用途。
一旦设置完成后，用户在添加商铺信息时，只需要选择商铺用途即可，而不需要每次输入。
商铺位置设置：
用户可以添加常用的商铺位置。
在添加商铺信息时，直接选择商铺位置。
缴费项设置：
用户可以自定义缴费项，并设置各缴费项的单价。
系统在计算客户所需缴费金额时，自动调取该缴费项进行计算，而不需要人员手工计算。
3.13员工账号管理
系统将为每一位使用系统的员工设置登录账号和登录密码。
并且能够为每一位员工设置部门、职务等信息。
员工登录密码丢失，可以通过该功能重置密码。
3.14权限管理
系统将按照每一位员工的部门、职务，进行权限分配。
每一位员工只能使用和查看自己权限范围内的功能和数据。
公司领导可以使用和查看所有功能和数据。
4实施计划
本项目将按照以下计划进行实施：
阶段名称
时间
第1月
第2月
第3月
第4月
第5月
第6月
第7月
第8月
第9月
第10月
第11月
第12月
需求调查和分析
系统设计
系统开发
系统上线、测试、培训、手册编写
用户测试期调整修改
普通用户培训
系统验收
后期维护
5项目预算
序号
功能
报价（元）
1
商铺信息管理
20,000
2
客户资料管理
10,000
3
客户入住管理
20,000
4
客户退出管理
5,000
5
客户缴费管理
15,000
6
租金折扣管理
5,000
7
租赁合同管理
10,000
8
短信管理
20,000
9
预警管理
30,000
10
信息查询
20,000
11
数据统计
20,000
12
基础数据管理
10,000
13
权限管理
10,000
14
账号管理
5,000
15
合计
200,000
6系统维护
系统现场部署工作完成后，我们将按计划组织用户培训、系统管理培训等工作。
系统验收后，我们将免费提供6个月的系统维护服务。
6.1.1维护保障体系
系统维护服务工作由项目经理牵头组织成立系统维护小组，项目技术负责人监督，由项目部协调公司各部门人员密切配合、共同承担。
6.1.2维护方式和内容
公司针对本项目成立专门的系统维护服务小组，整个小组协作提供系统维护服务，服务方式和内容包括：
1）维护小组通过网上消息工具、电话、传真、E-mail、远程桌面等方式提供远程维护服务（国家例行节假日除外）；
2）维护小组通过远程维护服务定期、不定期的系统检查发现潜在的问题（系统需求、功能与数据上的错误）并予以排除，对于不能立即排除的问题，以文档方式记录问题或错误，并提交用户确认；
3）系统维护小组收到问题文档后，在一个工作日内组织小组技术会议对问题进行会诊，然后通过远程维护服务的方式进行问题排除。
对于远程维护方式还不能解决的严重问题，小组向公司提出现场维护申请，并在一个工作日内安排技术人员出发，进行现场维护；
4）在6个月免费维护期间，主要维护服务工作包括系统安装、系统更新、系统问题（Bug）解决、数据备份恢复。
6.1.3其他维护服务
1）对系统的发展完善和持续建设进行技术咨询；
2）对主要用户提供免费使用培训；
3）对主要维护人员提供免费日常系统管理培训.
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