行政会议事务管理制度与表单会务接待会议室管理会议外包.docx

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行政会议事务管理制度与表单会务接待会议室管理会议外包

会务接待管理制度表单

6．4．1会务接待管理制度

制度名称

会务接待管理制度

受控状态

编号

执行部门

监督部门

编修部门

第1章总则

第1条目的

为了规范公司会务接待工作，树立公司的良好形象，依据公司相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于公司各类会务接待活动的管理工作，包括涉外会务的接待管理。

第3条管理部门

1．行政部是公司会务接待的主管部门，负责协调公司的会务接待活动。

2．公司其他职能部门的会务接待活动，由所在部门自行承办，行政部予以必要的协助。

第2章接待准备工作细则

第4条接待管理部门应根据来访单位（团体、个人）的要求，分情况及时处理。

1．有关单位检查指导工作时，要按照事先安排的接待计划，做好接待前的相关准备工作，确保接待工作的有序进行。

2．有关单位要求公司解决某些业务方面的问题时，经公司领导同意后，介绍到相关部门接待。

3．凡要求会见公司领导的客人，要首先问清客人姓名、工作单位和来访意图等情况，向公司领导请示后再安排。

4．如果来访客人商洽的事项比较简单，所涉及的问题都在行政部职权范围内，可由行政部直接处理。

第5条相关部门按照领导要求，做好接待工作中所需的公司相关文件资料、产品等准备工作。

第6条公司行政部要做好接待地点的卫生工作，并准备茶具、饮用水等所需物品。

第7条接待人员要提前安排好客人住宿、用餐等事宜。

第8条接待人员在接待过程中要严格遵守公司的礼仪规范。

第9条接待人员凡遇到超出自己职权范围的问题，应主动向领导请示，不能擅自做主。

第3章涉外会务接待

第10条公司接待国外来宾时，除由总经理或其他高级管理人员亲自接待以外，其余由行政部配合有关部门负责安排接待工作。

第11条外事会务接待工作必须按照公司的有关规定和统一部署安排。

第12条外事会务接待工作的基本原则是：

认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体和严守机密。

第13条外宾来访时，接待人员要准确掌握客人或领导乘坐的交通工具抵离的时间，提前通知有关单位和人员做好接送准备。

第14条外宾来访时，接待人员要根据来访者的目的、规格及兴趣、意愿等选择、安排参观项目，确定活动内容，拟订接待方案，报请主管批准。

第15条公司应根据批准的接待方案，认真做好业务洽谈工作。

洽谈时如遇到超出权限范围的事情，应向公司领导请示。

第16条安排外宾用餐除特殊情况外，原则上陪同人员不得超过两名；安排娱乐活动时，陪同人员亦应适当控制，坚决杜绝出现高消费、大吃大喝等现象。

第17条在接待来宾的工作中，要认真做好安全保卫工作。

第4章接待费用管理

第18条接待标准

1．住宿标准

安排住宿人员时，原则上在公司所属宾馆或招待所订房，特殊情况可在其他宾馆订房。

2．用餐标准

（1）用餐标准为：

宴请公司负责人以上领导（含随行人员，下同），每人每餐____元；宴请公司部门领导、业务合作公司领导每人每餐____元；宴请业务合作公司部门领导、公司管理人员每人每餐____元；宴请普通工作人员每人每餐____元，工作餐统一按每人每天____元（早餐____元，中、晚餐____元）的标准。

宴请公司领导以上人员时，酒水费用可另计，其他宴请标准含酒水消费。

（2）由公司高层领导出面宴请的费用标准不受以上限制，原则上由行政部统一办理。

（3）无论宴请哪一级领导，除公司领导外，其他陪餐人员不超过____人。

第19条接待费用使用

1．接待费的使用应遵循勤俭节约、效能优先的原则。

2．接待费的使用只限于招待来宾用餐、娱乐、购买礼物，不得挪作他用。

3．接待人员在招待任务完成之后须及时（____小时之内）凭“请款单”和接待费用的正式发票到财务部办理报销手续。

第20条接待费用审批

1．接待费审批权限

（1）使用接待费金额____元（含）以下的由行政部经理批准。

（2）____～____元（含）由行政总监批准。

（3）____～____元（含）由总经理批准。

（4）____元以上由董事会批准。

2．接待人员原则上应事先填写“接待请款单”，报批准人批准后施行。

特殊情况必须向批准人提前口头声明，获准后方可施行，事后必须补办相应手续，否则财务部有权拒绝报销。

3．除办公室分管主任、主任或办公室指定的专人外，其他人员一律不得在餐厅、宾馆、餐馆和商店签单，否则费用自理，公司不予报销。

第5章附则

第21条本制度由行政部负责制定、解释，修订亦同。

第22条本制度自发布之日起正式实施。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

6．4．2会务接待管理表单