海运操作流程.docx
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海运操作流程
货代公司操作流程、操作部工作流程
I、客户服务
一、订舱
1．客户向我司订舱的
2．客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：
1）托运人/发货人2）船公司/船名/航次或船期3）起运港4）目的港/中转港5）货名6）柜型、柜量7）运价8）托运人的签字、盖章
3．客服人员收到订舱单后，须与SALES核对运价是否正确，并由SALES在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱（特殊情况可先口头与SALES确认,待SALES返回公司再补签字确认）。
向订舱时，需先在各船公司专用台帐上自编S/O号。
4．订舱单发出后，客服人员应主动向船公司确认舱位，并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确，以免造成混淆。
5．订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入电脑，具体步骤如下：
1）新建委托–输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量。
2）工作号，并按各业务员创建业务编号，比如“客户服务”以KF开头。
3）输入费用明细-主要是应收费用。
4）订舱确认–输入订舱号。
输入电脑时，应确保准确，并特别注意以下信息：
船公司名称、船名、航次（一律采用V。
XXX的格式）、开船日期。
6．操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点：
1）托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清电话、传真、及联系人；
2）费用明细应仔细填写，“应收”为向客户收取费用；“应付”为由我公司支付的费用；运费到付的需填写在“到付”栏，各种费用应分项列明；向客户收取的费用为ALLIN时，须注明包含哪些费用；免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认；
3）需由我司目的港代理代收运费的，须在台帐上注明使用哪家代理。
SALES在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认，不可使用公司公布名单之外的代理（特殊情况如用其他代理,必须公司领导确认）；
4）客户需倒签、顺签、预借提单的，须由SALES在台帐上特殊事项一栏注明申请，由操作部经理或公司主管领导签字确认；
5）订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写；
6）客服人员应在台帐上相应位置签字。
7．客服按业务员设立登记台帐，客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上，以便统计查询。
二、拖车、报关
1．出书面申请，公司批准后方能安排。
2．安排拖车前，需与工厂或SALES联系确认装柜时间及地点。
3．安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/ONBR、工厂联系人及联系电话等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与报关。
需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。
对个别重要客户有特殊要求的，需提下资料：
客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。
4．应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。
5．委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂。
6．客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担。
7．一般贸易在深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往，可委托车行代办转关手续。
8．安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，以便船公司通知码头做PTI检验及相应安排。
9．如客户要求冻柜需带发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。
10．在客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。
盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。
11．在给货运站的委托书中需注明提空柜时间，可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空柜，还是等货到后再提，避免产生还空费用。
12．安排报关时，需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记，由报关行签收。
在收到由报关行退回的退税联后，应立即通知客户，并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户，并做好交接纪录。
三、其他
1．如由我司安排拖车、报关的，客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场，避免发生额外费用。
若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。
2．客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料。
3．客服收到财务打印出来的DEBITNOTE，与电脑资料核对无误后，立即传真给客户。
客户需开税务发票的，须由客户发书面传真，写明发票抬头及金额、币种。
4．对由客户自拖自报的，客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。
如已做柜，将箱号登记在台帐上，即可将台帐立即交文件组。
5．对由我司安排拖车报关的，客服在与报关行确认放行后，即可将台帐交文件组。
II、文件
1．文件组收到船公司的LOADINGLIST后，与台帐核对，已经装上船的，应立即向客户催要补料。
2．文件组需核对船公司的LOADINGLIST及费用清单，如有发生超堆费、超期柜租的，而客服尚未确认的，应立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。
3．文件员根据客户提供的补料，先与客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取在短时间内将提单资料核对清楚，并根据客户的要求签发HB/L或MB/L。
4．提单的缮制应注意以下几点：
1）提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：
SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSL‘SNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO。
/SEALNO。
，DELIVERYAGNET等。
2）提单表面应清洁，避免过多涂改，一份提单最多不可超过3个更正章。
一些重要的项目，比如船名/航次、卸港、箱号等不可更改。
3）应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人。
4）客户要求出船证的。
船证的内容（比如船级社、船龄的要求）应与相关船公司核实确认。
5）如客户要求倒签提单的，原则上短航线倒签不超过三天，长航线不超过七天，在收到客户保函后，交操作部经理或公司主管领导签字，必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。
6）外代提单不允许预借。
5．使用我司目的港代理收运费或代放货物时，应注意：
1）出我司HB/L给客户，HB/L上打真正的收货人与发货人，并可注明到付运费的金额，DELIVERYAGENT为我司代理。
2）OB/L上面SHIPPER为我司，CONSIGNEE、N。
PARTY均为我司目的港的代理，其它资料与HB/L相同，将OB/L电放给我司代理。
3）事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款（预付或到付）。
4）制作CHARGESSETTLEMENT，列明货物相关信息及要求代理收取的费用，支付给船公司的费用，代理费及应退给我司的费用。
5）制作放货通知书，通知代理是凭正本HB/L放货还是HB/L电放，然后与OB/LCOPY件、HB/LCOPY件，OB/L电放信、CHARGESETTLEMENT于船开后尽早一起传给代理。
6）对代理有向我司退代理费的，应在台帐上注明，并输入电脑。
6．缮制美线提单时，应注意：
1）HB/L与OB/L的缮制可参考第5项
2）OB/L上注明我司与船公司的S/C号，但HB/L上不得显示该S/C号
3）核对货名、价格、中转港，必须与合约中规定的一致
7．将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务，以便财务在收妥运费后放提单给客户。
具体放单、放货办法根据我司相关规定执行。
8．将提单号、提单日期填在台帐上，并将文件费、电放费、拖车费、报关费、超堆费、改船费、改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑，核对无误后通知财务。
9．将台帐、提单、与代理的CHARGESETTLEMENT（若有）复印交财务签收。
10．费用通知财务后不可缮自更改，特殊情况可填写费用更改单，列明更改费用项目、金额、更改原因，由操作部经理签字，再交财务部。
但需注意以下几点：
1）海运费的更改需由公司领导批准同意；
2）改船费、超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚；
3）因漏输、错输费用造成公司损失的，按公司相关规定给予责任人处罚。
11．将台帐分船公司按月份存档。
《国际货运代理操作流程》
第一节出口货运代理业务流程如图2－2所示。
（一）接受委托
1．揽货人员或客户服务人员在对客户报价时，必须核实相关运价、运输条款、船期，在确定有能力接受委托的情况下，如实告知客户完成此次委托所需时间和船期，并按公司对外报价表向客户报价，如所报价格低于本公司公布运价，则按公司《运价管理规定》执行。
2．当客户接受报价并下委托时，揽货人员或客户服务人员有责任向客户提供该公司的空白集装箱货物托运单，也可接收客户自己的托运单；但此类托运单应包括该公司托运单的主要条款，如托运单上无运价，则需将有关书面报价附于其后（对合约客户、公司的老客户已在电话中确认的运价可不在托运单上显示）。
同时要求客户在托运单上签字、盖章（境外客户、托运私人物品的非贸易订舱者签字即可），如客户不能及时提供内容详细的托运单，则必须在装船前补齐，否则由此产生的费用由客户负责。
3．接受客户的委托后，揽货人员应详细填写业务联系单。
揽货人员在通知客户服务人员订舱的同时，把业务联系单和上述客户订舱资料交给客户服务人员。
4．对不符合本控制程序的订舱委托，客户服务人员可以拒绝接受订舱，并有义务向部门经理汇报。
（二）操作
1．一旦接受客户订舱，应尽快安排向船公司订舱及安排拖车、报关事宜（客户自拖、自报除外），并从拖车公司那里获取箱号、封条号；
2．尽快按委托书要求制单，并传真给客户确认。
如有需要，还应将目的港代理打印在提单上，并在货物装船前完成单证校对工作；
3．认真填写操作过程记录，对需换单转船、电放的委托应有记录，并提供给相关部门；
4．客户服务人员将计费人员已签字盖章的收费单交给客户（或揽货人员）；揽货人员有责任及时向客户催收运费或按合同（或协议）规定，定期向客户催收运费；
5．客户服务人员应及时通知报关行等分承包方，退回有关资料，如出口退税核销单、报关手册等，这些资料需退还给客户，揽货人员有责任对客户服务人员给以提醒；
6．当客户或揽货人员询问二程船信息时，客户服务人员应给予提供。
（三）提单签发
提单签发人员必须核实货物已装船离港，验证运费收取满足合同（协议）中运费支付条款后，才能签发此次委托所对应的提单，具体操作按提单签发管理规定进行。
第二节进口货运代理业务流程
进口货运代理业务分为船舶到港前的准备工作和船舶到港后的准备工作，然后是审查提单等有关单证，签发提货单给收货人提货，最后，还要做好每一航次船的文件归档工作。
进口货运代理业务程序如图2－3所示。
（一）船舶到港前的资料准备及电脑初步录入工作
1．建立航次档案。
船舶到港前，收到船公司或其代理的传真舱单／放货特别指示（如有）等有关资料，建立相应的船舶航次档案。
2．初步审核相关资料。
初步审核传真舱单，主要根据海关要求审核舱单上每票货的中文货名、收货人、质量、件数等。
3．预报船舶动态。
船舶到港前10天、7天、5天、3天、1天，向进口舱单的收货人或通知人发“船期预报”，并向收货人确认舱单内容是否正确，补充中文货名等（集装箱班轮除外）。
4．电脑预录入。
根据客户确认舱单传真件后，在业务电脑系统上输入舱单的各项内容，输入时注意提单号、收货人、卸港、存货地、中文货名、规格型号（如有）、件数、毛重、体积、箱号等的准确性。
5．往来函电处理。
对于船舶到港前收到的船公司或其代理有关修改进口舱单的函电指示，在电脑系统上作相应更改，并尽快通知外勤业务员在给口岸单位的舱单上做相应的修改。
6．扣货通知的处理。
（1）收到扣货通知后，应在台账和该票二程提单正反面盖“暂不放货”专用章和登记时间，并通知货主货已到，但暂不放货；
（2）接到放货通知后，立即在台账和提单正反面加盖“可以放货”专用章并登记时间、签名，同时通知货主办理提货；
（3）放货通知和其他进口资料一并归档。
7．进口舱单制作或收集。
（1）对于散杂货船进口，如无随船正本舱单，根据委托方的要求，代理应严格按照委托方或船长所提供的资料制作进口舱单，并要求其确认；
（2）对于班轮，要求班轮公司提供符合要求的进口舱单，多家班轮公司共用舱位的情形下，应将多家班轮公司的进口舱单收集齐全；
（3）将制作或收集齐全的进口舱单，在船舶到港前交给外勤人员签收；
（4）对所有预抵船舶，按船舶航次、到港时间进行初步归档，并作适当标识。
（二）船舶到港后的资料核对及提货单准备工作
1．进口舱单、提单等资料的接收。
（1）船舶到港后，从船务部外勤处接收进口舱单、提单等有关进口单证、资料等，并在单证交接本上签收；
（2）如有需本公司转交货主的随船文件，应妥善保管并在舱单相应的提单下注明，以便货主提货时交货主。
2．正本舱单的审核。
根据收到的进口正本舱单，仔细核对已录入电脑的舱单资料，主要核对总票数、提单号、收货人、卸港、存货地、中文货名、规格型号（如有）、件数、毛重、体积、箱号等，如发现不符合，应以进口正本舱单为准进行修改，有疑问时，与船公司落实不符之处。
3．制作进口提货单。
（1）打印进口提货单和条形码，将打印的提货单和舱单、随船提单进行核对；
（2）如发现提单和舱单不符需及时和船公司或其代理联系；
（3）如船公司电函确认为其舱单内容有误，原则上不允许直接修改进口舱单，进口业务员应将其书面更正指示保存在船公司更改通知文件夹中，作为以后货主来办理舱单更改手续时向海关提供的凭证；
（4）船公司或其代理确认其提单内容有误，也应将其书面更改指示附在此票货的进口提单后面，以便在签发提货单时告知货主。
4．进口电子舱单发送海关。
根据已审核无误的进口舱单于当日传输到海关电脑系统，并在海关电脑资料（舱单）传送登记本上登记，注明海关舱单航次号、发送人和发送时间。
5．分船名航次打印进口登记台账，并按船公司分类归档，以方便客户办理进口提货手续。
（三）通知收货人办理提货手续
1．发到货通知。
（1）在收到进口正本舱单的当天，根据进口提货登记台账以电话或传真的形式发出到货通知，并在台账通知方式一栏中注明通知方式、日期、对方通知人；
（2）若无法按舱单等单证内容与通知方或收货人取得联系，或舱单中未注明联系电话时，应及时向船公司或其代理查询，得到答复后根据所提供的联系资料发出到货通知；
（3）对按港口规定需限时提取的危险品或其他特种货，应及时以书面或电话方式通知货主严格按要求提货，确保装卸作业正常进行。
2．货物催提通知。
对货物到港后5日内仍无人来办理提货手续的收货人，需再次发出到货通知，在进口单证台账中作好第二次催提记录，视情况报船公司或其代理，以便其通过发货人督促收货人及早提货。
（四）审单及签发提货单
1．提单审核。
如正本提单由提货人出具，需对提货人所出具的提单进行审核，内容包括：
（1）确认船公司对该票货物是否有扣货指示，如有，则及时协助收货人与船公司联系协助解决放货问题；
（2）与舱单中该票货的有关内容是否一致；
（3）提单是否为船公司正本海运提单，如船公司或其代理提供的有关单证资料中有签发提单复印传真件的，要将收货人出示的正本提单与提单复印传真件核对，以确认其真实性；
（4）对于指示提单需审核背书是否连贯、完整；
（5）海运费等费用是否到付，如是，则根据船公司的指示收取运费或其他费用；
（6）对于记名提单，由该收货人加盖公章背书、签名并填写身份证号码，第一次提货需留身份证复印件；如收货人公司的公章不便外带，需有用其他印章代替公章背书的授权委托书，并用授权的其他印章背书；
（7）对于指示提单（“CONSIGNEE”一栏为TOORDER），需有发货人和收货人同时背书；
（8）如“CONSIGNEE”一栏为“TOORDEROFXXX”则须有XXX的背书，最后提货人的公章背书须和本公司签发的提货单收货人一致。
2．正本提单的回收。
要求提货人在正本提单背面加盖公章或该公司的授权章（需有授权证明书在本公司备案）、提货人签名、注明身份证号码及提货日期。
分以下几种情况，收回正本提单，并在收回的正本提单上签字或盖核销章：
（1）一般情况下收回三份正本中的一份即可，在特殊情况下按船公司要求收回全套正本提单，才可签发提货单；
（2）对于改港货物，必须收回全套正本海运提单；
（3）对于转船货物，能否接受收货人出具的全程海运提单，需依据舱单上注明或船东书面提示。
3．签发提货单。
（1）确认提单及背书完全无误后，在提货单上加盖提货单签发章，经办人和审核人审核提货单有关内容，并在相应栏内签字；
（2）指示提单的提货单上，必须标上实际收货人的单位全称；
（3）提货单留底联上，要求实际收货人签字、盖章。
4．无单放货。
对所有需要无单放货的提单在无单放货登记本上登记船名、航次、提单号、货名、货量、进口日期，由部门经理签字后，方可放货给收货人。
无单放货有以下两种情况：
（1）电报放货。
船公司或委托方有明确书面指示已收回全套正本提单，可以放货给进口收货人，并有船公司授权之有关员工的签字和盖章，可直接放货给收货人。
（2）保函放货。
是否接受保函，原则上要由船公司确定。
在接到收货人的保函后，传真给委托方签字确认后，方可放货给收货人。
保函放货必须填写无单放货审批表，由部门经理或总经理审核后方可签发提货单交指定收货人。
5．归档。
待该航次所有进口货签发提货单完毕后，将进口业务的有关单证，包括正本进口舱单、提货单留底联、有效背书的正本提单、头程正本提单（如有）等，连同与该票货有关的往来电函等一并归人航次档案，并在档案封面上登记有关的归档资料名称，一般情况下文档保存期为3年。
（一）接受货主询价：
1、海运询价：
①需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格；
②主要船公司船期信息；
③需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。
（水路危规）
2、陆运询价：
（人民币费用）
①需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格；
②各港区装箱价格；
③报关费、商检、动植检收费标准。
3、不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。
（二）接单：
接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息：
1、船期、件数
2、箱型、箱量
3、毛重
4、体积
1×20'GP=31CBM6*2.38*2.382517MT
1×40'GP=67CBM12*2.38*2.385525MT
1×40'HC=76CBM12*2.7*2.38
1×45'GP=86CBM
5、付费条款、货主联系方法
6、做箱情况，门到门还是内装
（三）订舱：
1、缮制委托书（十联单）；制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。
2、加盖公司订舱章订舱：
需提供订舱附件的（如船公司价格确认件），应一并备齐方能去订舱。
3、取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。
（四）做箱：
1、门到门：
填妥装箱计划中：
做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。
2、内装：
填妥装箱计划中:
船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。
3、取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP）
（五）报关（有时同时、有时先于做箱）：
1、了解常出口货物报关所需资料。
①需商检
②需配额
③需许可证
④需产地证
⑤需提供商标授权、商标品名
⑥出口香港地区货值超过$10万，其他地区超过$50万，核销时需提供结汇水单（复印件）
⑦需提供商会核价章
2填妥船名航次，提单号，对应装箱单（packinglist），发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。
3、显示报关单所在货物的“中文品名”，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。
4、备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单（十联单第五联以后），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。
5、跟踪场站收据，确保配载上船。
6、凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。
否则只会顺延船期，造成麻烦。
（六）提单确认和修改：
1、问明顾客“提单”的发放形式：
①电放：
需顾客提供正本"电放保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司电放。
②预借（如可行）需顾客提供正本"预借保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司预借。
③倒签（如可行）需顾客提供正本"倒签保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司倒签。
*此种情况下，多半是签发HOUSEB/L.
④分单：
应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。
⑤并单：
应等船开以后3、4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单
⑥异地放单：
须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。
2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。
（七）签单：
1、查看每张正本提单是否都签全了证章。
2、是否需要手签。
（八）航次费用结算：
1、海运费
①预付（FREIGHTPREPAID）
②到付（FREIGHTCOLLECT）
2、陆运费
①订舱
②报关（包括返关之前己经报关的费用）
③做箱（内装/门到门）
④其他应考虑的费用：
冲港费、冲关费
商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改
（九）提单、发票发放（提单样本）：
1、货主自来取件的,需签收
2、通过EMS和快递送达的,应在“名址单”,上标明诸如:
“提单号”、“发票号”、“核销单号”、“许可证号”、“配额号”等要素以备日后查证
（十）督促退单：
应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单”
（十一）海关退税有问题的,需更改并要提供如下资料：
l、报关数据正确、舱单不正确的
①经预录后的〈海关返还的〉报关单复印件；
②场站收据复印件〈十联单的第七联即黄联〉；
③提单正本复印件两张；
④装箱单（ContainerLoadPlan）复印件；
⑤
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