新邮通文本智能审查软件操作手册.docx
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新邮通文本智能审查软件操作手册
新邮通文本智能审查
软件操作手册
总体概述
文本智能审查系统是一套通过人工智能、机器学习、实时留痕、规则引擎等一系列系统底层部署,来完成对合同、信用证、审计、公检法四个系统板块的自动审查。
通过机器的学习来完成对各种类型文本的智能审查、自动化审查。
辅助我们的文本审查工作者。
以高效、专业、专注为理念,致力于建设企业风险防控体系,提高运营成本,降低运营效率,实现企业宝贵数据的资产化。
系统介绍:
1、系统设计:
自有知识产权;平台依据JAVA框架技术、根据企业合规及法务部门工作场景、在留痕、数据分析的管理思想的指导开发出来;形成一个完整的法律文书专业审查、流程及统计分析的管理系统;
2、编程语言:
JAVA
3、操作系统:
Linux、CentOS
4、数据库:
Oracle、PostgreSQL、SQLServer
5、系统性能:
200个并发请求/秒
6、系统安全性:
登陆验证码认证和短信验证码认证。
功能介绍:
实际上我们这套系统是涵盖了合同管理、智能审查、留痕、比对、报表五个大的模块;那么合同管理呢,实际上我们涵盖的比如说合同的权限管理,合同的模板库管理、合同的工作流、审批流管理,以及合同状态的管理;智能审查主要是对我们规则的整理,通过对各类文本的规则收集,来做到文本输出标准化的结果;留痕功能主要是针对客户在我们文本内容上的修订批注的留痕,可以用来用来事后回溯;比对这一功能模块主要是针对我们的文本文件在事前与事后的比对,利用OCR技术,减少我们人工比对出现的错误率;报表功能为定制功能,根据客户需要可以定制为各种类型的报表,清晰明了的给客户展示在文本审查过程中出现的问题。
安装介绍
1.点击安装文件进入以下界面
2.点击立即安装按钮等待安装进度完成。
3.安装完成后弹出以下提示
4.点击我已确认后
显示完成安装。
然后登录浏览器进行登录。
操作介绍
1、登录
输入登录账户密码,通过拖动验证,点击登录即可登录成功进入系统主页。
右上方文档搜索框:
可通过搜索文档名称、编号来打开本人创建或审查过的文档。
2、工作台
①新建文档
点击新建文档→输入文档信息→点击创建→创建成功!
A、文档名称;
B、文档编号:
可以手动输入自定义编号也可以点击系统自动生成;
C、文档类型:
选择该合同所属的类型;
D、创建空白文档或者选择上传现有文档。
②模板库
展示最近使用过的文档模板和用户部门下所属的文档模板。
3、我的文档
①文档列表
展示用户创建所有文档的列表;展示信息:
文档名称、创建人/审核人、文档编号、文档状态、文档类型、创建时间。
②文档分类
按文档状态分为:
全部、待提交、修订中、审核中、已审核、已退回、已拒绝、已作废、已提交。
③文档操作
用户在列表中可以对文档进行操作:
A、未提交审核时:
可下载、重新上传新版、修改基本信息、作废
B、提交审核后:
可下载和重新指派
C、审核完成(通过或作废):
下载
4、文档审核
①文档审核列表
展示用户审核文档的列表;展示信息:
文档名称、创建人、文档状态、文档类型、创建时间。
②文档操作
审核人可以在列表中做下载操作。
5、系统设置
①通用设置
管理人员通过通用设置对系统的基本信息进行配置:
A、本单位名称:
设置公司名称;
B、文档编号:
设置文档标号格式5-20位数字,编号格式为当前时间+设置随机5-20位数字;
C、智能审查时间点:
设置需要执行智能审查的时间点。
设置为前置审查时:
文档在创建后,第一步提交前即需要执行智能审查,未执行则无法提交,提示用户执行智能审查;
设置为法务审查时:
文档在创建后,在法务审查提交前,需要执行智能审查,未执行则无法提交,提示用户执行智能审查;
D、保存:
对设置内容进行保存。
②部门管理
设置公司各个部门以及部门信息,部门与文档类型、文档模板、用户关联,即可在部门下创建文档类型、文档模板、用户。
A、新建
填写部门名称以及部门描述点击确定后即可完成新建。
B、部门列表
展示所有部门列表,包含部门信息:
部门名称、部门描述、创建时间。
C、操作
点击编辑,对部门基本信息进行修改;修改完成后,点击确定,保存成功。
③文档类型
按不同的分类创建文档类型,父类型下可创建子类型,如:
租赁合同下可创建房屋租赁,服务租赁等子类型;文档类型与部门关联,审核规则与审核流程在文档类型下创建。
A、创建文档类型
文档信息:
名称:
文档类型名称,文档类型名称唯一,如:
租赁合同;
描述:
对文档的描述;
合同方称谓:
我方称谓,如甲方,可添加同义词,如出租方;
相对方称谓,如乙方,可添加同义词,如承租方;
如有第三方存在,可点击“+”继续添加,如:
第三方。
所属部门:
选择该文档类型所属的部门。
B、文档类型列表
展示所有文档类型列表,点击类型前的箭头展开分类;
点击分类名称预览分类信息;
点击分类后的操作按钮,可在该类型下创建子类型,设置信息与父类信息创建设置一致;
点击编辑,可对文档类型信息进行修改,与设置信息时一致;
点击删除,可对文档类型执行删除操作;需要注意,如果文档类型已有关联的审核规则或审核流程,则无法删除该文档类型,提示该类型已有关联无法删除。
④文档模板
设置文档模板,与文档类型关联;
A、新建
新建文档模板,填写模板信息:
模板名称:
输入模板名称;
文档类型:
选择文档类型,每个类型下可创建多个文档模板;
上传文档:
上传已有的文档模板文件,可预览和删除文件,点击文件名预览,点击删除按钮删除文件,重新上传;
点击确定,创建文档模板成功。
B、文档模板列表:
展示模板信息:
模板名称、文档类型、创建时间;
C、操作:
编辑模板信息,与新建时内容一致。
⑤用户管理
系统用户管理,可新建、编辑、删除用户,筛选用户状态。
A、新建:
用户信息:
登陆账号:
用户登陆系统所需要的账号,不支持汉字;
登陆密码:
用户登陆系统所需要的账号密码,支持英文字母和符号,密码区分大小写,且必须存在大小写,长度为8位以上;
姓名:
用户姓名;
手机号码:
用户手机号;
所属部门:
用户所属部门;
角色:
角色分为4种,法务、决策者、业务人员、管理员;管理员权限只能操作系统设置;其他角色除系统设置不能操作,可操作工作台,我的文档,文档审核;
点击确定,用户新建成功。
B、用户列表:
展示用户列表信息,包括信息:
用户名称、用户账号、角色、部门、手机号;
点击用户手机号后的编辑按钮,可编辑手机号码;
C、操作:
对用户进行操作,重置密码和注销用户;
重置密码时需要输入当前管理员密码,输入
新密码后,点击确定即可重置密码。
注销用户:
点击注销用户时,提示是否确认注销?
确认后用户注销成功,无法再登录。
(注意:
注销
后的用户名,不能再次用户创建新的用户)
D、筛选用户状态:
筛选全部、已注销、已启用用户;
⑥审核规则
设置审核规则,包括检查点和条款,与文档类型关联;父类的审查规则可以被子类型使用,如:
父类存在检查点A,子类存在检查点B,那么子类执行的检查点为A,B。
A、搜索框
对文件类型名称的筛选,注意:
输入子类时只展示其父类名称。
B、文档类型列表
展示文档类型信息:
类型名称、类型描述
C、操作
已有规则时为编辑规则,当前还没有规则时为添加规则;
进入编辑页面后,左侧展示规则列表,右侧为规则预览界面;点击合同类型名称后的操作按钮,可以创建检查点和子条款;对条款可进行创建检查点、创建子条款、编辑、删除操作,对检查点可进行编辑、删除操作。
C-1、创建检查点:
注意:
系统执行检查点时是通过参考条款和最小语义匹配文档内容。
·基础规则:
检查点名称:
输入检查点名称,当名称不确定时,可以用占位符代替。
?
:
代表一个中文字符;*:
表示0个或多个字符;
风险等级:
风险等级分为低、中、高,根据风险等级不同,审核时提示语颜色分别不同,低:
蓝、中:
黄、高:
红;
风险提示:
检查点缺失或者存在问题时的风险提示;
倾向性:
设置该检查点的倾向性,如:
甲方的权利与义务,倾向性选择甲方;
问题说明:
该检查点存在问题的说明;
律师提醒:
该检查点存在问题时的律师提醒;
参考条款:
该检查点缺失或存在问题时给出参考值,也是匹配文档内容的条件之一;可添加同义词;
最小语义表达:
在检查点中至少应该存在的最小语义,如:
甲方的权利与义务中,甲方、权利、义务为其最小语义;可添加同义词,
关键词:
在检查点的关键性词汇,如:
甲方的权利与义务中:
权利、义务为关键词。
·触发条件、逻辑表达:
触发条件与逻辑表达的关系为,首先需要满足触发条件所设置的参数值,审查时才会执行逻辑表达;如:
租赁期限,首先触发条件参数设置值为“租赁期限”参数包含“租赁期限”值;后设置逻辑表达:
“租赁期限”参数值“不大于”“20”“年”,按照此设置,检查点中含有“租赁期限”后检查“租赁期限”后的值“不大于”“20年”,大于20年则提示错误;
参数:
参数名称;
参数类型:
参数类型,如汉字租赁期限,则参数类型为字符串;如租赁期限时长,参数类型则为时间;
表达式:
判断条件,如:
租赁期限不能大于20年,即设置表达式:
不大于;
值:
判断值,如:
租赁期限不能大于20年,即值为:
20
单位:
判断值的单位,如:
租赁期限不能大于20年,即单位为:
年;
信息输入完成后,点击添加,一条触发条件或逻辑表达设置完成,点击右上角添加后,设置成功;如存在触发条件有多条的情况,则继续添加:
可选择组内关系,并且或者;如有多个组,也可与其他组选择关系,并且或者。
C-2、创建子条款:
基础规则:
条款名称:
输入条款名称,当名称不确定时,可以用占位符代替。
?
:
代表一个中文字符;*:
表示0个或多个字符;
风险等级:
风险等级分为低、中、高,根据风险等级不同,审核时提示语颜色分别不同,低:
蓝、中:
黄、高:
红;
风险提示:
条款缺失或者存在问题时的风险提示;
倾向性:
设置该条款的倾向性,如:
甲方的权利与义务,倾向性选择甲方;
问题说明:
该条款存在问题的说明;
律师提醒:
该条款存在问题时的律师提醒;
参考条款:
该条款缺失或存在问题时给出参考值,也是匹配文档内容的条件之一;
关键词:
条款的关键性词汇。
D、导入、导出
可对审核规则进行导入导出。
⑦审核流程
设置审核流程,每个文档类型对应一个审核流程;如子类型没有创建流程,则继承父类流程使用;反之,如子类型有自己的审核流程,则执行子类流程。
A、搜索框
对文件类型名称的筛选,注意:
输入子类时只展示其父类名称。
B、文档类型列表
展示文档类型信息:
类型名称、类型描述
C、操作
已有规则时为编辑规则,当前还没有规则时为创建规则;
流程至少要有三步,第一步发起部门不做限制;从第二步开始,审核分为:
业务修订、协同审查、法务审查;业务修订:
同部门人员对业务的修改检查;协同审查:
可由同部门的多个人审查;法务审查:
一般由法务部门进行;可灵活定义。
点击“+”,添加下一步流程,添加后点击“-”,可删除这步流程,点击“+”继续添加下步流程;
审查流程从发起人开始到决策审查结束;
发起人对文档有提交、保存、作废、重新上传和重新指派的权限;
审查流程中的其他人,对文档做的任何修改、批注都会被记录,同样也可以保存和提交;
决策审查部门对文档有:
通过、作废、退回的权限;通过后流程结束,作废后,流程结束,文档不能再被启用;退回后,流程回到发起人手里,由发起人重新修改提交,提交后,不经过流程中的其他人,直接到决策审核者手中。
应用场景介绍
1.业务部门对合同审查的使用
业务部门登录账号以后,可以选择先新建文档(合同相对方提供合同模板)或者规则库选择模板(我方已有合同模板)
填文档名称、生产合同流水编号后点击创建提交,创建待审查合同文档成功。
创建文档成功后,进入审查界面,图中红色方框部分为对文本的流程流转部分,分为保存、提交、下载、退出。
图中的黄色方框部分时对文档的专业识别部分,分为审查、操作留痕、差异比对、审查状态几个功能。
下面将逐一进行介绍。
1.常规审查:
审查进行前可以对上图中的蓝色方框部分进行选择,分为甲方、乙方、中立三种审查视角进行审查合同文档。
上图中的黄色椭圆部分将文档审查分为两个部分,左边为常规审查,主要针对合同中的错别字进行审查。
2、专业审查
将审查的检查点、问题点、修订点进行统计展示。
3、批注
将审查结果可以一键批注也可以点击到某一具体条款问题后,实现快速定位、及风险提示,律师提醒、参考条款的呈现,人工审查人员可以选择采纳或者否定系统提供的提示。
这些操作系统都将记录留痕。
4、修订
同时也可以对批注的内容进行一键修订或者逐条修订。
5、保存提交
业务部门完成合同文档的信息填写、并对人工智能审查结果进行自动化批注修订后,选择保存提交到审查流程的下一个环节。
2.协同部门、法务部门对合同审查系统的使用
法务人员对人工智能批注或者修订的内容进行回复,并可标注为已解决状态。
法务人员对内容中的条款可以添加手工批注,操作行为也进行留痕管理。
修订记录:
系统也会对法务人员的删除,增加内容等任何操作进行留痕记录。
文档历史比较:
可以选择当前文档与之前任何版本文档的全文比较。
快速统计寻找出差异内容。
减少使用者阅读量。
审查状态统计:
使用者可以看到所有的审查流程状态,并可看到所有审核人输入的审核意见。
退回:
可对文档进行输入或不输入意见进行退回。
保存提交:
协同或者法务部门完成合同文档的信息填写、并对人工批注、修订后的文档选择保存提交到审查流程的下一个环节,提交时可输入或不输入意见。
3.决策者对合同审查系统的使用
决策者可以对文档的批注过程进行查阅。
决策者可以对文档的修订过程进行查阅。
决策者通过查看合同文档的批注、修订过程,可以输入或不输入意见进行同意、作废或拒绝操作,也可以输入或不输入意见进行退回操作,将文档退回到发起部门让其与合同相对方进行沟通(此操作可能循环多次,与现实中的合同双方博弈过程一致)。
下载则是可以将电子文档字纸化后成为线下讨论材料。
平台扩展性
1、提供Webservice接口;应用程序集接口及数据库接口并有丰富的开发示例程序;提供公文交换接口;
2、支持OCR系统对扫描件结构化;
3、支持电子签章;
4、移动签批系统;
5、移动编辑系统。