工程项目文件编制归档管理办法.docx

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工程项目文件编制归档管理办法

XX县XXXXX指挥部

XX县规划和建设局工程项目文件编制归档管理办法

第一章总则

第一条根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28一2002），结合XXXXX工程项目（以下简称“XX工程项目”）的实际情况制定本办法。

第二条本办法适用于XXXXX指挥部工程项目的竣工文件编制归档管理。

各相关科室、监理单位、施工单位均应配备兼职人员负责竣工文件材料的收集、整理及归档工作,确保工程建设项目竣工文件材料的安全、完整、准确.

第二章工程项目文件的收集整理及编制顺序

第三条工程项目文件收集从项目立项至竣工验收过程中所形成的反映与项目有关重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的文件,都应按文件形成的先后顺序和归类要求，及时收集齐全,分类组卷，归入工程项目建设科技档案.

第四条XX工程项目在准备阶段形成的立项前期文件：

项目建议书；可研报告等审批文件;水土保持批准文件.环境影响评价及批准文件；关于立项有关的会议纪要、领导讲话、调查资料及项目评估研究材料；工程招投标文件,评标文件，合同文件,合同协议，工程管理文件等由指挥部合同科专人负责收集整理、并逐件编号登记移交档案室。

第五条XX工程项目在准备阶段形成的前期文件：

选址申请及选址规划意见通知书、征用土地申请、批准文件.红线图、坐标图、行政区域图;征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书方案;建设用地规划许可证及附件；划拨、出让建设用地文件；国有土地使用证；建设前原始地形、地貌的状况图、照片等由拆迁科指定专人负责收集整理、并逐件编号登记移交档案室.

第六条XX工程项目勘察、设计的基础材料（包括地质、水文、气象资料、勘察报告地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明；地形、地貌控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观察记录等）;初步设计、总体规划设计、施工图设计、补充设计、设计变更等重要文件及有关设计的审批文件；由规划科、指定专人负责收集整理、并逐件编号登记移交档案室。

第七条凡是XXXXX指挥部管辖的工程项目的会议纪要、领导讲话、向上级单位请示批复、工程项目执行情况报告,综合性重要文件以及与工程项目有关单位的来往函件、文件等由办公室指定专人负责收集整理、并逐件编号登记移交档案室。

第八条XX县XXXXX指挥部在新县城基础设施建设,市政设施建设、房建工程等管理工作中形成的系列文件由工程一科指定专人负责收集整理、并逐件编号登记移交档案室.

第九条XX县XXXXX指挥部在六个集镇基础设施建设、房建工程、泥石流治理工程等管理工作中形成的系列文件由工程二科指定专人负责收集整理、并逐件编号登记移交档案室

第十条XX工程项目在施工阶段形成的施工文件（含施工组织设计、方案、报批文件、施工计划、设计变更通知、工程更改洽商单、施工定位（水准点、导线点等）；隐蔽工程验收记录；竣工图表、工程质量检查评定、交工验收记录证明、竣工验收报告、工程管理、施工质量控制、施工安全和文明施工、计量支付、工程变更、合同管理、施工原始记录和音像资料等），由各施工单位负责收集,并在监理工程师审核、指导下进行具体操作,整理归档后移交指挥部档案室。

有分包工程的由总承包单位负责竣工资料的汇总。

第十一条XX工程项目在监理工作中形成的有关工程质量控制文件、监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复;施工组织设计，施工方案，施工计划,技术措施审核、施工进度文件、付款报审;监理通知、报告、开（停、复）工令、许可证、工地会议纪要、监理平行抽检记录、监理日志、监理周（月季年）报、备忘录。

工程竣工决算审核意见书、合同争议、违约报告及处理意见;合同变更材料；监理工作总结、工程竣工总结、会议纪要及重要往来文件等由监理单位负责收集、整理、归档并逐件编号登记移交档案室。

第十二条各项试验资料由质监站负责收集,按施工合同段或建筑单位分类单独归档移交指挥部档案室.

第十三条工程决算、财务决算、工程后评价等相关资料及报表由施工单位、监理单位配合业主和指挥部相关部门完成移交档案室。

第三章监理单位、施工单位竣工文件编制的质量要求

第十四条竣工文件要做到字迹清楚、内容完整、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。

第十五条纸张要求:

竣工文件采用的纸张为80克重的白色书写纸或胶版纸，一般情况下文字资料为A4幅面,图纸资料为A3幅面.破损文件应用标准纸张托裱；图纸大于A3幅面的，应按风箱式折叠为A3大小;各种原始材料（如外购材料材质证明、出厂证书、试验检测报告等）小于A4幅面的用A4纸托裱；竣工文件不能用热敏纸等不易保存的纸张,传真件、材质证明等纸张不符合要求的文件,应在原件后附复印件，以便于保存。

第十六条文字要求:

（1）各类总结、报告、正式文件严格按国家公文管理办法执行，并参照如下规定：

各种特殊字符用国标宋体或PMingLiU体，文件标题名用2号方正小标宋体；文件编号用4号仿宋体,文件内容、说明及其标点符号用3号仿宋体，行距为单倍行距。

“主题词"三个字用3号黑体，内容为3号方正小标宋体;抄送单位用3号仿宋体.

（2）各类质量检测资料采用业主和指挥部统一制定的表格样式，填报字体应与表格字体相适应，达到协调、美观的要求.

（3）竣工图所有文字均采用仿宋体,宽高比一般取0。

65。

尺寸标注数字字高为2。

5毫米（特殊情况可放宽至3毫米）；图名字高为4毫米，“竣工说明"字高为4毫米,“竣工说明”的内容字高为3。

5毫米；图框标题栏内,建设单位名称和竣工图名字高为6。

5毫米（一排装不下,必须用两排时,字高为4毫米），其它图框各栏字高为4毫米.

（4）竣工文件材料中凡是需用手写的地方如原始记录、签名等，必须采用黑色或碳素墨水书写.

第四章监理单位、施工单位文件的分类原则及其成册顺序

第十七条XX工程项目竣工文件参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范进行分类

第十八条监理单位竣工文件的分类及成册顺序

（1）监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复；

（2）施工组织设计，施工方案，施工计划,技术措施审核；

（3）施工进度文件、付款报审;

（4）监理通知、报告、开（停、复）工令、许可证。

中间验收证明书。

（5）工地会议纪要、监理平行抽检记录、工程质量计划进度控制文件；工程技术管理文件；

（6）监理日志、监理周（月.季.年）报备忘录。

（7）工程竣工决算审核意见书、合同争议、违约报告及处理意见。

（8）合同变更材料；

（9）监理工作总结、工程竣工总结、质量评价意见报告、会议纪要及重要往来文件等.

第十九条施工单位竣工文件的分类及成册顺序

施工单位的竣工文件按以下内容依次进行编制。

（1）竣工图：

说明书；路线平、纵面竣工图;路基、路面竣工图;桥梁、涵洞竣工图；隧道工程竣工图;路线交叉工程竣工图；沿线设施及交通工程竣工图;广场工程竣工图;排水工程竣工图；供水.供热。

供气。

电力。

电讯等下管线工程竣工图；污水.垃圾工程竣工图;环保工程竣工图；通用图等；竣工表。

（2）施工文件：

开工报告、开工令、交工申请、交工证书及附件；单位工程、分部工程质量检验评定表；质量检验评定汇总表；原材料试验、检测报告:

施工试验记录；隐蔽工程检查记录;功能性试验记录；施工记录；

第一册装原材料试验报告（含筛分试验报告）；外购材料合格证书、出厂合格证、外购件进场检查记录（注：

材料试验报告中应指明材料使用部位）。

第二册装砼、砂浆的配合比试验报告、击实试验报告等。

第三册装稳定土强度试验报告、石灰（水泥）剂量试验报告、油石比试验报告及其他各种试验报告.

分项工程质检报告：

每个分项工程按工程施工先后顺序进行组卷,其成册顺序为：

分项工程开工申请批复单-分项工程质量评定表—试验检测报告-现场检测表-中间交工证书。

工程项目质量检验评定表（分部、分项工程质量检验评定表及单位工程评定表）单独成册，各分部、分项工程的评定表的原件附在单位工程综合评定表后。

（3）、路基工程：

路基工程每个合同段为一个单位工程，压实度分区评定，分别汇总到相应分部工程；软基处理、片石盲沟、挖方区盲沟、零填挖换填等路基工程作为路基的加固工程单独组卷.

（4）防护工程：

（包括一级护面墙、二级护面墙、实体护坡、拱形护坡、绿化防护边坡、下边坡与绿化防护上边坡）.

（5）、桥梁工程

（6）、涵洞;

（7）、隧道工程

（8）、给排水工程

（10）、路面工程：

路面工程全线主线路面每个合同段分成两个单位工程。

组卷需按竣工文件编制办法分类执行,如:

一个分项工程的配套资料可以组一卷;中、上面层油面桥面铺装单独组卷；基层的资料归档包括宽度、强度、压实度、筛分、含水量、水泥剂量等配套资料。

（11）、绿化工程、交通工程、机电工程：

（12）、建筑工程

（13）、设计变更报告、变更令

（14）、施工组织设计、施工计划、施工总结及重要的往来综合文件

（15）、工程声像材料

照片档案按统一的照相册归档应附底片和说明，说明必须打印，应写明照片所反映的工程所在位置、部位与内容，要求文字简洁，一般不超过200字；数码照片应先冲印出照片用专门的影集归档,再刻录成光盘，装入档案盒。

影集与光盘中的照片要保持一致;声像档案的说明必须打印，必要时应附解说词；声像资料卡片上文字要打印。

（16）、施工日志

（17）、电子档案归档

承包人和监理以及业主和指挥部各部门应建立电子文档和各类台帐数据资料的复制、登记与保管工作，各单位每月应清理、复制、保存至少2份,同时递交业主（指挥部）与监理等部门各1份;各单位应提交竣工图、竣工表、汇总表、计量支付报表、变更设计、竣工结算报表及各类台帐的光盘1套给合同科.

第二十条其他注意事项

1、竣工表:

竣工表按填写顺序单独组卷,内容填写要求详细、准确，与实际竣工数量保持一致；监理用表、施工记录、试验检测资料按计量支付的排列方式组卷。

2、隐蔽工程：

试验检测资料要齐全（自检频率和抽检频率不足，应说明原因，原则上不允许出现）；有报告的，必须有批复,变更不能缺项，必须有照片资料，签字不缺不漏;资料有遗漏的要补齐。

3、开工报告和施工组织设计:

各单位工程、分部工程、分项工程的开工报告作为质量证明文件之一，和中间交工证书、质量检验评定表（复印件）、施工放样单、施工记录、试验检测报告等系列证明材料为一套完整的资料，不单独组卷,分部及分项工程的施工方案作为开工申请批复单的附件附后,整个工程的总开工报告、开工令、总体施工组织设计应单独组卷。

4、质量评定汇总表和试验检测资料:

压实度、混凝土强度等检测资料不单独组卷,附在检验单后；检测结果填入相关质量评定汇总表单独组卷以便于交竣工验收时抽查。

5、凡定性为质量事故的事件其处理过程所发生的文件应专门立卷保存.如属于一般的返工事件（如某处护面墙石料强度不合格），承包人对此所作的返工报告与检测报告的原件应装入各施工项目相应部位的质量保证资料文档中。

6、伸缩缝施工与安装的资料应独立组卷。

第五章监理单位、施工单位文件的组卷、编目与归档

第二十一条组卷要求

一个完整的科技档案案卷应由案卷封面、卷内目录、卷内文件、备考表及案卷目录组成,组卷时应遵守项目文件的自然形成规律及分类特点，以便于利用和保管。

第二十二条案卷编目

案卷编目包括编写页号、填写卷内目录和备考表，编写案卷封面和案卷目录。

（一）编写页号

卷内文件材料应按排列顺序依次在有文字和图表的每一页资料右下角、背面的左下角用编号机从1起逐页编号（卷内目录和备考表不编页号）。

（二）卷内目录的编制

卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等组成，排列在卷内文件首页之前。

（1）序号：

用阿拉伯数字从1开始按文件资料内容的不同依次标注;

（2）文件编号：

填写文件或图表的文号或编号；

（3）责任者：

填写文件材料的直接形成部门或主要责任者（可采取通用的标准简称,）;

（4）文件材料题名：

应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并用括号“[］"括上；

（5）日期:

填写文件最终形成日期；

（6）页号：

填写本卷内每份文件首页上标注的页号,最后一份文件填起止号,起始页号和终止页号之间用短划线“—”隔开;如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写页次；

卷内目录每套档案按一式五份复制，其中四份随竣工文件装订,另一份卷内目录单独装汇集订成册，与案卷一起移交.

（三）备考表的编制

（1）备考表排列在文件材料尾页之后;

（2）说明栏包括:

卷内材料件数、页数以及组卷和使用过程中需要说明的问题;

（3）立卷人应由竣工文件编制者签名，并填写完成立卷的时间；

（4）检查人应由案卷质量审核者（施工单位为技术负责人,监理部为总监）签名，并填写审核时间；

（5）互见号应填写反映同一内容、形式不同且另行保管单位的档案保管单位的档号。

（四）案卷封面的编制

案卷封面由案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等组成。

（1）案卷标题：

应简明、准确揭示卷内文件内容，结构完整，文字通顺,标点正确，字数控制在50个内。

基本格式为：

起止桩号（或中心桩号）+工程名称（或分项工程名称）+本卷主要内容+文种（如图、表、报告、检验单等）；

（2）立卷单位：

是指案卷形成单位，填写签署合同的法人单位名称;

（3）起止日期:

是指卷内文件最早及最晚日期（与扉页一样用阿拉伯数字加汉字年月日，中间加“至”，如：

2001年11月12日至2003年7月11日;而竣工图及卷内目录等表格内日期应填写成“20030711”；

（4）保管期限:

按照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范和XXXXX号文规定的期限填写;

（5）密级:

组卷单位不填，由档案保管部门填写；

（6）档号：

由全宗号、分类号、案卷顺序号构成。

卷脊需填写档号和案卷顺序号.

（7）所有档案盒编制文字用铅笔填写。

（五）案卷目录的编制

按每卷案卷封面对应栏目填写在案卷目录内，每套档案一式二份案卷目录，随档案移交时一同移交。

（六）案卷装订要求

（1）装订时必须去掉金属物，装订边和下边取齐，采用三孔一线装订在文件左侧中部，距订口边10mm，装订长度160mm，结头为死结，在背后中孔位置;

（2）案卷封面、备考表、脊背都用粘贴方式附在已装订好的文件材料表面，不露装订线；

（3）案卷封面、备考表、档案盒统一到XX县档案局购买。

第六章竣工文件归档与移交

第二十三条编制文件的各责任单位,应在项目交工验收前完成一套符合档案业务规范（原件）竣工文件,经监理审核，建设单位责任部门初验后，提交到交工验收时验收。

第二十四条项目交工验收完后，对存在的问题进行整改,三个月内按规定上交，填写档案归档移交单，向指挥部档案室移交竣工文件档案。

业主单位、监理单位、施工单位竣工资料提交份数为2套（不含编制单位自留的部分竣工资料）,其中完整的1套原件，包括所有属于归档范围的技术资料，必须交指挥部档案室保管；不完整的1套,指竣工图、竣工表、计量支付报表、变更设计资料、征地资料、文件材料（主要是指请示报告及其批复文件）,同时附上一套完整的案卷目录光盘.

第七章附则

第二十五条本编制办法下发后,参建单位统一按此办法执行。

第二十六条本编制办法由指挥部负责解释,自下发之日起执行.

附件:

一．施工文件归档范围及保管期

二．监理文件归档范围及保管期

三．国家重大建设项目文件归档范围和保管期限

四．XX县重点建设项目档案管理的登记表

（项目及项目档案和资料情况动态表）

五．重大建设项目档案验收申请表

六．竣工图章式样