用户安装及使用手册.docx

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用户安装及使用手册

XXX系统

用户手册

目　　　录

手册编写约定3

第一章系统概述5

第一节系统结构5

第二节应用流程6

第三节日常处理6

功能17

功能二12

第四节权限与控制13

手册编写约定

＜即为使手册更加简洁、明了，我们可以用简单的符号或词语代替部分文字描述＞如：

文字描述

代替符号

举例

按钮

【】

确定按钮，可简化为：

【确定】

文件或文件夹

“”

双击KDSETUP.EXE文件，可简化为：

双击“KDSETUP.EXE”

菜单项

〖〗

点击文件菜单，可简化为：

单击〖文件〗

按下鼠标左键点击某一对象

单击

点击确定按钮，可简化为：

单击【确定】

选中某一对象按下鼠标右键

右击

选中MyDocuments文件夹，按下鼠标右键，可简化为：

右击“MyDocuments”

双击鼠标左键打开某一对象

双击

双击鼠标左键打开“picture”文件，可简化为：

双击“picture”

连续选择菜单及其子菜单

→

选择〖程序〗→〖K/3系统〗→〖K/3系统控制台〗

窗体

用黑体突出显示

引入凭证窗口

窗体中的项

＜＞

下图窗体中的“源科目代码”可表示为＜源科目代码＞

输入信息

用下划线

输入admin用户名和＊＊＊密码

提示信息

用斜体显示

提示框中显示是否确认删除多栏账　产品销售收入多栏式明细帐？

第一章安装说明

详细描述如何完成程序安装

第二章系统概述

<本段概述开发功能和作用>

例：

总账系统主要用于各类企业、行政事业单位进行凭证处理、账簿查询、账务结转、损益调整、往来管理及系统维护。

第一节系统结构

<可用简短的语言概括系统结构并引出系统结构图>

例：

总账系统共分为凭证、账簿、报表、结账、往来和维护六大功能模块，各模块的组成及联系参见下面的总账系统结构图。

<系统结构图>

<分别图中各个功能模块进行描述>

功能模块1　　<描述内容>

如：

账簿查询　　在凭证过账处理中，系统将记账凭证自动记入账簿。

只要所录入的凭证经过过账，就可以在此功能中查询到总分类账、明细分类账等各个账目的有关数据及各类账簿的有关本位币、各种外币以及综合本位币的发生额余额数据。

功能模块2　　<描述内容>

…

第二节应用流程

<应用流程图>

第三节日常处理

功能1

（例，账龄分析表）

<以流程图的形式表示进入该功能处理的过程，请注意，在下面的例子中出现的“Z01”是模块代号，“Z0112”表示该模块的子模块的代号，公司将会对所有系统的模块进行编号>

例：

一、明细功能1

（例，账龄分析表）

<本段用文字描述进入该功能处理的过程>

例

进行总账系统后，单击【往来】，进入往来管理模块，在该模块中单击【账龄分析】表进入该处理过程。

账龄分析表主要是用来对设置为往来核算科目的往来款项余额的时间进行分析。

进入该处理过程后，系统弹出账龄分析表条件设置窗口，在此窗口中，您可以对账龄分析表输出范围以及账龄分析表的时间段等项目条件进行设置。

快速浏览　

<列出该功能处理的关键步骤>

☐步骤1

☐步骤2

☐…

例：

账龄分析表可以进行以下操作：

Ø设定账龄分析查询条件

Ø浏览查询账龄分析表

Ø重新设置往来账龄分析表的条件

Ø引出

Ø打印、预览

Ø退出

准备工作

<列出处理该功能之前的准备工作>

☐准备1

☐准备2

☐…

<插入与过程1相关的窗口图（注意：

文中不要插入太多的的图片，必要时插入不经常改动的、重要的窗口图片即可>

<需要读者参见其它手册或书目的地方，应在内容后，注明参见书目>

参见

•<关于文中涉及到的内容1请参见书目1>

•<关于文中涉及到的内容2请参见书目2>

•…

<以下分别对各个组成部分进行详细描述>

二、步骤1

（例：

设定账龄分析表查询条件）

<描述该步骤>

例：

在往来管理窗口中选择【账龄分析表】后，系统即可弹出账龄分析表条件设置窗口。

在此窗口中，将执行以下步骤：

1.输入会计科目代码

2.输入账龄分析表的核算类别

3.输入账龄分析表涉及到的核算项目类别中的具体某一个核算项目

4.选择要查询账龄分析表的货币币别

5.输入您需要的截止日期

6.定义账龄分析表栏目结构

（一）步骤1-1

（例，输入会计科目代码）

<描述执行该步骤的操作方法>

<可以以表格的形式对一些步骤或运算产生的结果举实例进行说明>

<对于该步骤中重要参数也要进行说明>（本例中可把各个不同的会计科目代码作为参数进行说明）

<特别强调，在文中插入的所有表格均为电子表格。

插入的方法：

在Excel中制作好表格后，选中表格区域并“复制”，在Word文档中，在“编辑”菜单中选择“选择性粘贴”，在弹出的“选择性粘贴”对话框中，选择粘贴形式为“MicrosoftExcel工作表对象”即可。

这样做的目的是使为了保持表格的完整性。

以免在翻页的情况下表格分成两部分。

>

＜在描述每个操作过程时，用户可能会遇到难以理解的计算机或财务术语用户，这时要在适当的位置及时加入定义。

＞

定义＜对文中出现的财务及计算机等术语进行解释说明。

＞

例如，可以对“会计科目”进行定义。

＜在描述每个操作过程时，有些步骤可能会产生严重的后果，要提示用户在做之前应该三思而后行。

此时要在相应位置对用户提出警告＞

警告＜对一些操作行为的提醒。

＞

例：

警告　此处所选的科目代码必须是下设业务核算的科目。

如果没有下设往来业务核算，则会输出一张空白账龄分析表。

＜在描述每个操作过程时，有时经过专家指点，可以帮助用户进行决策。

＞

专家指点＜是从个人财务书籍和其他有关管理方面的各种图书中摘录的话。

＞

<需要读者参见其它手册或书目的地方，应在内容后，注明参见书目>

参见

•<关于文中涉及到的内容1请参见书目1>

•<关于文中涉及到的内容2请参见书目2>

•…

（请手册编写人员注意：

定义、警告、专家指点为可选项，不一定在每个处理过程中都要出现，只是在需要的时候，可以起到对用户指导和提醒的作用。

不要为了定义而定义，避免画蛇添足。

）

（二）步骤1-2

<参见步骤1-1>

三、步骤2

<参见步骤1>

四、…

功能二

<参见功能一形式>

……

第四节权限与控制

<本章是对系统权限设置及控制进行说明。

可以以表格的形式进行分类说明>

用户分类

权限控制及约束